【正文】 如有關(guān)重要問題的請(qǐng)示、備案材料，重要的或以上的工作報(bào)告、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。高校雖然多數(shù)購買了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。高校文書檔案原始資料的質(zhì)量缺陷大致為：文書檔案歸檔時(shí)常常出現(xiàn)公文制發(fā)不規(guī)范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領(lǐng)導(dǎo)批示的原稿更具存檔價(jià)值，但歸檔時(shí)，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規(guī)范、正文和附件的名稱不一致、缺批復(fù)、缺日期、少作者；在修改文件或批注時(shí)，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時(shí)字跡就模糊不清，很難看清內(nèi)容）、擴(kuò)散，紙張規(guī)格大小不一等現(xiàn)象。文書檔案工作的根本目的在于服務(wù)利用，在于通過認(rèn)真收集保存好第一手資料，為單位做好翔實(shí)的歷史記錄，積極開發(fā)利用檔案資源，為單位各項(xiàng)工作提供更加便捷的服務(wù)。（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提。目前文書檔案工作在單位中的地位還沒有達(dá)到應(yīng)有的高度，有的甚至還停留在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的地步。加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。文書和檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué) 科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，在職教 育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新； 第三，現(xiàn)代科技知識(shí)。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不 能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培 養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。因此，要想使單位的文書 檔案工作有起色，首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善 自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出 業(yè)績(jī)，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。堅(jiān)持“學(xué) 用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用 有所長(zhǎng)的原則。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。一、當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題目前我國企事業(yè)單位中的文書檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。一些檔案部門為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢查，隨便選幾個(gè)選題來編研，其編研產(chǎn)品層次低、質(zhì)量差實(shí)用性不大，利用價(jià)值更小。二是要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有檔案專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)技能的人才充實(shí)文書檔案隊(duì)伍。一、高校文書檔案工作存在的問題（一）文書檔案立卷質(zhì)量不高。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開拓創(chuàng)新的新局面。凡本機(jī)關(guān)形成的，反映本機(jī)關(guān)工作職能活動(dòng)和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應(yīng)歸檔。（5）關(guān)于各種稿本的歸檔范圍。此外，強(qiáng)化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項(xiàng)基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點(diǎn)。因此多數(shù)高校檔案室目前長(zhǎng)期處于缺人或人員配備不夠合理狀態(tài)。近年來，隨著科技進(jìn)步的加快，高校辦公自動(dòng)化程度不斷提高。其次，要提高管理素質(zhì)，拓寬服務(wù)渠道。（二）制度健全是做好文書檔案工作的保障。在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定掛鉤，對(duì)不參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的取消評(píng)聘資格，激勵(lì)文檔工作者增強(qiáng)參加在職教育的主動(dòng)性和積極性。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。如何和檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，是新時(shí)期文書和檔案管理人員的歷史責(zé)任。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工 作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作 精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科 技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。管理方法 手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代 化，才能有效地加以解決。筆者從事文書和檔案管理工作多年，結(jié)合實(shí)際工 作談?wù)剬?duì)做好文書和檔案工作的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技