【正文】 6．秘書與領(lǐng)導(dǎo)要在工作上保持協(xié)調(diào)和一致秘書的主要工作就是要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，所以秘書要在工作上與領(lǐng)導(dǎo)保持高度的一致性。凡涉及重要事項，重大問題，須由領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)，秘書不能隨意表態(tài)，秘書只有在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的情況下才可以表態(tài)。二．秘書的心理健康；不患得患失；制定新計劃；確定適度的抱負(fù)水準(zhǔn)；創(chuàng)造良好的人際關(guān)系；及時調(diào)整不良心理；參加各種有益活動第四章秘書的日常事務(wù)工作 （一）含義：辦公環(huán)境即辦公室環(huán)境，是組織或組織的職能部門所處的文化氛圍，公眾環(huán)境，所在地，建筑設(shè)計，裝飾裝修，室內(nèi)溫度一系列因果的綜合構(gòu)成?！皬钠剞k文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事、又出謀獻(xiàn)策；從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從單憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W(xué)化管理；從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?wù)” “三個服務(wù)”：為本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級機關(guān)服務(wù)；為本機關(guān)其他平級的職能部門服務(wù)；為下級機關(guān)和人民群眾服務(wù)。建立常任文官制度培養(yǎng)官吏的學(xué)校里設(shè)置了公文課程?！狈残姑苷咻p則杖責(zé)，重則絞刑宋元宋保密制度：樞密院專管機要文書的官員不準(zhǔn)私出訪問，也不準(zhǔn)接見客人。應(yīng)減少層次，人事結(jié)合，避免分工過細(xì)，因人設(shè)崗。制度化：指在各項秘書工作中，明文制定嚴(yán)格的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則，嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事?！拔夷茏鍪裁础保斑€需要我做什么”，工作性質(zhì)的輔助性，工作要求的主動性，被動中尋求主動，做到被動與主動的矛盾統(tǒng)一注意：秘書本身、領(lǐng)導(dǎo)、工作環(huán)境、秘書工作的有效管理等、與秘書工作的主動性的充分發(fā)揮的關(guān)系關(guān)鍵:越位問題人們把說話辦事、處理問題超出其身份、職權(quán)的現(xiàn)象稱為越位，也稱越權(quán)。（2）領(lǐng)導(dǎo)可能原諒秘書犯錯誤，并允許秘書改正錯誤，但不能允許秘書的欺騙?，F(xiàn)代辦公室設(shè)備的操作與保養(yǎng)，辦公室常用辦公軟件的使用，網(wǎng)絡(luò)、通訊技術(shù)，速記、打字等注意：秘書素養(yǎng)的不同層次需要、秘書班子的群體優(yōu)化秘書的培養(yǎng) 1）、培養(yǎng)途徑學(xué)歷教育、短期專業(yè)培訓(xùn)、崗前培訓(xùn)與在職培訓(xùn)、自我培養(yǎng) 2）、秘書的職業(yè)資格鑒定秘書鑒定及授證工作的開展有助于規(guī)范秘書培訓(xùn)和促進(jìn)就業(yè)服務(wù)。注意1：外在形象與形象管理一般要求：整潔的發(fā)型、清爽的面孔、干凈的手部、合適的著裝、優(yōu)雅的姿態(tài)、謙和的態(tài)度、得當(dāng)?shù)难哉勁e止等 注意2：職業(yè)性格與性格塑造 性格是一個人對外界事物及他人的態(tài)度和行為上表現(xiàn)出來的比較穩(wěn)定的心理特征，也是一個人內(nèi)心情緒的定位。第六章專業(yè)秘書：根據(jù)秘書所從事的專業(yè)工作這一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，在各種具體的專業(yè)領(lǐng)域、專業(yè)部門、或者專業(yè)人員身邊從事秘書工作的人員的一種總稱，簡稱OT類。(注意主動性的“度”，既不越權(quán)，也不失職)；被動與主動的矛盾統(tǒng)一，在被動中尋求主動）（二）機要性與群眾性的統(tǒng)一（甚至于與辯證地處理好兩者的關(guān)系，既保持警惕性，保守機密，又不能以強調(diào)機要性拒群眾于千里之外，脫離群眾，群眾格格不入。秘書與一般同事的關(guān)系：（秘書與一般同事關(guān)系的特征：工作上的合作關(guān)系，平等的相對穩(wěn)固的業(yè)緣關(guān)系）不可盛氣凌人，能真誠地關(guān)心別人要求：熱情助人，廣結(jié)善緣廣交朋友路子寬得理且饒人.（一視同仁，同等友好 維護(hù)上下級及同事間團(tuán)結(jié)，正確對待“敲邊鼓”和“小報告”問題。妥善處理?！薄毡境俏鞔髮W(xué)教授堀江光第二章秘書的職業(yè)道德是人類普遍道德精神在秘書工作實踐中的具體運用，是從事秘書工作的人們，在長期的職業(yè)實踐中形成的調(diào)整相互關(guān)系的行為規(guī)范的總和。官署名（機構(gòu)名）如：秘書寺、秘書省、內(nèi)秘書院現(xiàn)代秘書：是指直接為領(lǐng)導(dǎo)、主管或雇主提供輔助管理、綜合服務(wù)，并以腦力勞動為主的工作人員。應(yīng)變能力。直接向領(lǐng)導(dǎo)承認(rèn)你的過失，比別人向領(lǐng)導(dǎo)匯報你的過失好得多。秘書部門通過綜合性的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，可以加強各職能部門之間的有效聯(lián)系，發(fā)揮最優(yōu)的行政效益。秘書工作的管理涉及的內(nèi)容很多，如機構(gòu)的設(shè)置，秘書的崗位職責(zé)設(shè)置，秘書工作任務(wù)分配，秘書具體工作的制度規(guī)范，工作方法，人員的選用、考核培訓(xùn)、獎懲等多方面。秘書：是為政府機關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體或個人提供輔助管理、綜合服務(wù)的人員。五、秘書的知識結(jié)構(gòu)知識結(jié)構(gòu)，是指個人為實現(xiàn)一定的目標(biāo)，在對人類知識體系進(jìn)行學(xué)習(xí)與選擇后，在自己頭腦中形成的具有一定層次的互相協(xié)調(diào)的知識系統(tǒng)。（2）提出自己想法，應(yīng)針對不同領(lǐng)導(dǎo)采取不同方法（因人而異）。（1）文件的擬、收、發(fā)、存（歸類、立檔）；（2）召開會議、會議紀(jì)要；（3）掌印：開具企業(yè)一切對外證明，加蓋公章（需授權(quán)）；（4）檢查：檢查公司的一切程序是否得到執(zhí)行；（5）負(fù)責(zé)所有文件的打字、復(fù)?。唬?）制作總經(jīng)理會議邀請信，并擔(dān)當(dāng)該會議接待員（7）保持辦公室整潔，做好來賓的接待工作；（8）傳達(dá)總經(jīng)理的各項工作指令，及時檢查是否得到執(zhí)行，迅速反饋信息，同時提出解決的意見?！白烨?、手勤、腿勤、腦勤”秘書工作的關(guān)鍵是進(jìn)退有度,事務(wù)性與思想性并重，秘書人員要有自己的思考和獨特的見解。加強對秘書工作人員的領(lǐng)導(dǎo)和管理?！保渡袝房资蟼?“古代之治天下，朝有進(jìn)善之旌，誹謗之木，所以通治道而來諫者” －－《》（2）、奴隸社會時期的秘書工作隨著國家職能的發(fā)展，秘書工作逐步完善、成型 早期“巫”、“史”不分、后逐步有了專門的機構(gòu)及官員配置、商末周初：秘書機構(gòu)－－太史寮、天府、太史，左、右、內(nèi)、外四史，椽史，掌節(jié)，守藏史等 出現(xiàn)了一些處理行政事務(wù)的專門文書，形成了最初的文書工作如：典志、誥、命、諭等最早的政治文件匯編《尚書》典：上古帝王分布政令、法典的文書。五品以下的在一考、再考、通考后，由吏部、都察院再出題考核，之后再鑒定工作成績。頒布了《陜甘寧邊區(qū)新公文程式》、《改革公文程式的理論與實踐》等文件，簽批電報制度、傳閱文件制度、文件登記、批辦制度等，加強了會議組織工作，制定會場規(guī)則。：對未來的發(fā)展趨勢做出預(yù)測，提出有遠(yuǎn)見、有對策的意見和建議（超前性）：參謀者采取與領(lǐng)導(dǎo)者相同的思路，擬定出各種具體方案，：參謀者采取與領(lǐng)導(dǎo)者總體設(shè)想相反的思路，提出反向的總體設(shè)想，供領(lǐng)導(dǎo)選擇（二）秘書工作的常用方法 ：從把握領(lǐng)導(dǎo)近期工作的重點上領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖；從不同角度捕捉和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖；從把握領(lǐng)導(dǎo)個性特點中領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖：請示的對象要準(zhǔn)確；請示的內(nèi)容要單一；請示時機要恰當(dāng)；請示的形式要靈活（重大事項，涉及政策方面，需要授權(quán)批準(zhǔn)，要書面；一般事項，事務(wù)性工作，可以口頭請示）：報告的內(nèi)容要客觀真實；報告的內(nèi)容要簡明扼要；報告要區(qū)分對象；報告要選擇適宜的時機；報告的方式要靈活：事務(wù)活動擋駕；來訪擋駕；電話擋駕：如出現(xiàn)小矛盾，采取溝通協(xié)調(diào)方法；因為非原則問題，則各執(zhí)一詞，采取變通協(xié)調(diào)方法；如果局部存在利益沖突，就要采取融合協(xié)調(diào)方法；如果矛盾涉及幾個部門，就要采取會商協(xié)調(diào)方法：督促檢查的范圍；督促檢查的方法：時效性較強的要及時催辦、時效性長的要分階段催辦：口頭溝通（是信息溝通的主要方式）；書面溝通；身勢溝通：身勢溝通是口頭溝通的重要輔助形式，具有明顯的暗示性特點，能強化口頭表達(dá)的作用：⑴ABC分類處理的方法：要事、急事列為A類；重要但不急辦的事項列為B類；一般性事務(wù)和可暫緩辦理事項列為C類；⑵集中辦理與分階段進(jìn)行相結(jié)合的方法；⑶統(tǒng)籌計劃法：注重任務(wù)控制；注重質(zhì)量控制：指定時間計劃；合理使用空余時間 第三章 秘書機構(gòu)：秘書機構(gòu)即秘書部門，是秘書人員工作的地方，也是秘書群體和個體活動的組織形式二．秘書機構(gòu)的設(shè)置原則：適應(yīng)性原則；精簡原則；高效原則三．秘書機構(gòu)的組織形式：分離制；綜理制（適用于市縣政府和大多數(shù)企事業(yè)單位） 二．公司企業(yè)的秘書工作（國有大中型企業(yè)、固有公司）“公司辦公室”“集團(tuán)辦公室”特點：全面掌管單位內(nèi)部的行政管理事務(wù) “經(jīng)理辦公室”“廠長辦公室”“行政辦公室” 三．：這一層次，一般不設(shè)秘書部門，在董事會機構(gòu)中設(shè)置的董事會秘書，是公司的高級管理人員。三是約束力不同。在服務(wù)之中文秘人員要堅持實事求是的原則，堅持正確的政策方向，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)做出不妥的決策或工作中有明顯失誤時，文秘人員應(yīng)該予以提醒或建議，切不可明哲保身，更不能為博得領(lǐng)導(dǎo)歡心而迎合屈順，甚至火上加油。愛好上有的喜歡體育運動，有的則喜歡釣魚、養(yǎng)花，也有的喜歡跳舞、下棋等等。（一）答：①7為一個組卷；6為一個組卷②7XX大學(xué)是關(guān)于50周年校慶文藝晚會的文件材料；6XX省教委、XX大學(xué)關(guān)于深入人事改革執(zhí)行中層干部競聘上崗的通知決定 ③7的案卷特征是：作者特征、問題特征；6的組卷特征是：問題特征（二）答：①7為一個組卷；8為一個組卷②7是中央廣播電視大學(xué)全國電大關(guān)于漢語言文學(xué)專業(yè)教學(xué)工作的文件；8是關(guān)于全國電大工作會議的文件③7的案卷特征是：作者特征、問題特征；8的組卷特征是：問題特征。人的性格存在很大的差異性，領(lǐng)導(dǎo)也是如此，會議上講話有的照稿子念，有的則喜歡放開思路談。只有如此，才能快速地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，達(dá)到“心有靈犀一點通”的境地，才能與領(lǐng)導(dǎo)珠聯(lián)璧合，相映生輝。二是目的不同。包括隨機參謀法、預(yù)測參謀法、求同式參謀法和求異式參謀法。秘書處不僅負(fù)責(zé)文書工作，還包括會計、統(tǒng)計、人事及其他各種事務(wù)。德的標(biāo)準(zhǔn)是“四善”，德、慎、公、勤。《》“龍??命汝作納言，夙夜出納聯(lián)命”－－《》 “納言，喉舌之官。問題：（1）、制度規(guī)范的合理性、完善性、可行性、有效性存在問題。（三）事務(wù)性與思想性的統(tǒng)一秘書部門既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)。一視同仁，同等友好、維護(hù)上下級及同事間團(tuán)結(jié)，正確對待“敲邊鼓”和“小報告”問題。不要到處宣揚領(lǐng)導(dǎo)的矛盾。－－《秘書職業(yè)技能培訓(xùn)鑒定教材》任勞任怨，不辭辛勞、服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀，輔助而不干預(yù)、協(xié)助而不干擾、參謀而非全謀(參謀不決策、參與不干預(yù)、分憂不分權(quán)）實際問題是：鋒芒太露，喧賓奪主，搶占風(fēng)頭 甘居幕后（甘當(dāng)無名英雄）協(xié)助上司處理事務(wù)，協(xié)助上司正確思考，協(xié)助上司打理企業(yè)。國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)“秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手：她/他掌握有辦公室工作的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實際行動顯示出主動性和正確判斷的能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定?？茖W(xué)化：指遵循秘書工作規(guī)律，選擇符合這些規(guī)律的最佳方案進(jìn)行工作，以取得質(zhì)量最好，效率最高的效果。具體包括文書撰寫與文字記錄；文書處理；檔案管理；會務(wù)工作；日程安排；出差服務(wù)、安排落實領(lǐng)導(dǎo)活動；接待工作；信息資料工作；調(diào)查研究；參謀咨詢；督查工作；協(xié)調(diào)工作；信訪工作（處理人民來信、來電，接待人民群眾來訪的工作）；保密工作?！袄聿恢v不清，話不說不明”佯作不知，用行動表白不要心存不滿，在背后批評領(lǐng)導(dǎo)。分析綜合能力。讖緯圖錄等一類書籍。具體包括敬業(yè)愛業(yè)，甘于平凡；任勞任怨，不辭辛勞 ；服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀；擺正位置，自尊自重，平等待人；甘居幕后；嚴(yán)守機密，提高警覺；嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，迅速敏捷；知識結(jié)構(gòu)，是指個人為實現(xiàn)一定的目標(biāo)，在對人類知識體系進(jìn)行學(xué)習(xí)與選擇后，在自己頭腦中形成的具有一定層次 的互相協(xié)調(diào)的知識系統(tǒng)。不要到處宣揚領(lǐng)導(dǎo)的矛盾。（1）文件的擬、收、發(fā)、存（歸類、立檔）；（2）召開會議、會議紀(jì)要；（3）掌?。洪_具企業(yè)一切對外證明，