文檔管理李永忠(專業(yè)版)
【正文】 ? 遵守公司及部門公文管理、保密相關(guān)制度 ? 負(fù)責(zé)對本部門發(fā)出文件的嚴(yán)肅性、規(guī)範(fàn)性、嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行監(jiān)督、檢查 ? 有責(zé)任注意本部門發(fā)文內(nèi)容與其他部門發(fā)文不發(fā)生沖突、矛盾 ,發(fā)現(xiàn)問題時(shí) ,應(yīng)告知主管並提供相關(guān)文件、資料等 ? 文件 編號 應(yīng) 統(tǒng)一 管理 ? 文種 選用應(yīng) 統(tǒng)一 管理 ? 應(yīng)對所制作的文件做好 磁盤處理 ,並在磁盤和計(jì)算機(jī)內(nèi)建立 文件目錄 ,便於修改或查詢 ? 應(yīng)在保證時(shí)效性和保密性前提下跟蹤完成文件的會簽和印刷 .文件在 簽發(fā)當(dāng)日即應(yīng)發(fā)放到指定單位或人員 手中 ? 發(fā)文前應(yīng) 保存文件底稿、附件及磁盤文件原稿 ,發(fā)文后應(yīng)將文件原稿附 發(fā)文簽收記錄收存入檔 ? 傳真 發(fā)出前 應(yīng)檢查所發(fā)傳真是否有錯漏 。發(fā)出后 應(yīng)向?qū)Ψ诫娫挻_認(rèn)是否收到 .密級傳真 ,應(yīng)確認(rèn)發(fā)至對方親收 .傳真完畢頇在傳真件上 註明 ,並根據(jù)需要決定是否存檔 167。概論 一 .文件、檔案的概念 ── 法定機(jī)關(guān)或組織按照一定的 形式經(jīng)過一定的處理程序而形成的書面 文字材料 ── 是一個(gè)單位在公務(wù)活動中形成的具有查考利用價(jià)值的歸檔 集中保存 起來的文件材料 (包
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