【正文】 禁止私留有效文件或廢文件。特殊情況來不 及銷毀，允許由相關人員在文件封面 /作廢頁上手寫“作廢”字樣（需簽名） ，并盡快交回總裁辦銷毀?！段募膯巍飞蠎⒚鞲脑?，主要更改內(nèi)容及需要修改的相關文件等。 9 文件的標識 文件編號按《文件編號規(guī)定》執(zhí)行。 各部門必須完成職責范圍內(nèi)制度文件的擬訂，并按審核、批準程序進行審批。 3 文件的分類 集團文件和資料可分為管理制度文件和程序文件、專業(yè)技術文件、人力資源文件以及外來資料四大類。 —— 管理制度文件規(guī)定了企業(yè)各項功能的運作和發(fā)展原則及要求；程序文件用于描述各部門為實現(xiàn)集團經(jīng)營目標，開展各項工作的程序； —— 專業(yè)技術文件是對產(chǎn)品質(zhì) 量、安全控制、操作規(guī)程等的具體規(guī)范； —— 人力資源文件涉及集團人事檔案、考評獎懲記錄等資料； —— 外來資料是非本集團編制的文件或資料，包括外來引用資料和外來參考資料，用于補充和支持本集團的各類文件。 編制時務必參考原有文件及其他 相關文件。 發(fā)放的文件應有紅色“受控”印章和分發(fā)號 ,對外文件和臨時性文件除外。 文件更改后，總裁辦或各部門對《文件 /資料目錄》進行相應 的修改。 文件換版和文件廢止時，應在《文件 /資料目錄》上作好換版、廢止等記錄。 禁止擅自復印 、打印文件。 16 禁令 禁止使用已作廢的文件。 文件（圖紙除外）換頁 /換版和文件廢止時，除留存 1份外， 其余作廢文件收繳時立即銷毀，作好銷毀記錄。 總裁辦對更改后的文件進行編號，并按統(tǒng)一序號對《文件更改 單》歸檔。 集團本部部門及區(qū)域公司和地域公司內(nèi)部使用的管理文件在遵 循集團整體管理制度的前 提下，可由部門經(jīng)理或區(qū)域公司總經(jīng)理、地域公司經(jīng)理負責批準，但必須報集團總裁