【正文】 經(jīng)常保持與各部門的信息溝通，及時(shí)掌握酒店活動(dòng)情況，當(dāng)好總經(jīng)理的參謀和助手。 （十三）人事管理制度 人員調(diào)配管理 （ 1）辦公室員工調(diào)配和招聘，報(bào)請(qǐng)人力資源部負(fù)責(zé)辦理。辦公室秘書請(qǐng)假需經(jīng)酒店總經(jīng)理同意。 （ 4） 設(shè)備因使用年久和因損壞不能使用，或 因技術(shù)進(jìn)步而淘汰，需要報(bào)廢時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部和工程部組織技術(shù)鑒定小組進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無使用價(jià)值時(shí)，才能辦理報(bào)廢手續(xù)。 調(diào)研工作程序是準(zhǔn)備、調(diào)查、研究、寫出調(diào)研報(bào)告。 值班時(shí)要根據(jù)授權(quán)范圍主動(dòng)積極地處理各種問題。 （ 7） 討論員工重大獎(jiǎng)懲事項(xiàng)。 （八）辦公室設(shè)備管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 辦公室必備的設(shè)備：電話、電腦、電腦打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案柜等。 會(huì)議服務(wù)工作有安排，有檢查，件件落實(shí)。 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第 二層為“（一）”、第三層為“ 1”、第四層為“（ 1）”。 視病員病情，征求病員或接待單位意見，確定是否與病人家屬聯(lián)系，并盡可能滿足病員合理要求。 如酒店兩路進(jìn)水管均受影響，應(yīng)迅速召集各部門夜間值班人員研究制定控制節(jié)水措施和辦法。 （十三）夜間運(yùn)行管理工作流程 項(xiàng) 目 工 作 規(guī) 范 接 班 掌握當(dāng)日酒店經(jīng)營(yíng)管理情況、重要接待任務(wù)以及總經(jīng)理交辦的工 作事項(xiàng)。 （十二）檔案管理工作流程 辦公室負(fù)責(zé)酒店主體檔案的管理，并對(duì)各職能部門的檔案保管工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。 填寫文件傳閱單，設(shè)置專用文件夾。 : 13823056333 16 收文登記 等。 酒店 宴請(qǐng)招待應(yīng)落實(shí)好陪同人員、餐廳、菜單。 （八）行政接待工作流程 項(xiàng) 目 接 待 規(guī) 范 來 信 及時(shí)拆閱信件，認(rèn)真做好登記，按信函內(nèi)容呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 辦公室根據(jù)專題會(huì)議要求制訂接待計(jì)劃，成立若干工作小組，逐項(xiàng)落實(shí)，如有必要，計(jì)劃報(bào)政府有關(guān)部門。 酒店各部門根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理需要和設(shè)備設(shè)施老化的情況提出本年度設(shè)備設(shè)施更新和裝修改造的計(jì)劃向總經(jīng)理申報(bào)。 熟練掌握電腦操作。 會(huì)撰寫本職范圍內(nèi)的應(yīng)用文，語言清晰。 熟悉經(jīng)濟(jì)法、企業(yè)法、財(cái)稅法及相關(guān)的旅游法規(guī)。 1按規(guī)定的手續(xù)嚴(yán)格管理和使用印章、介紹信，對(duì)需要用印的文件、材 料和報(bào)表，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字并登記后用印。 （三）夜間經(jīng)理 [管理層級(jí)關(guān)系 ] 直接上級(jí)：總經(jīng)理 [崗位職責(zé) ] 代表總經(jīng)理主持酒店夜間的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，對(duì)酒店總經(jīng)理負(fù)責(zé)，并報(bào) 告工作。 根據(jù)市場(chǎng)變化和發(fā)展紀(jì)律，制訂市場(chǎng)營(yíng)銷工作的方針、政策和策略，并組織實(shí)施和有效控制。 全面負(fù)責(zé)酒店的安全管理，抓好安全生產(chǎn)、食品衛(wèi)生和消防、治安安 全工作，確保賓客和酒店的人身、財(cái)產(chǎn)安全。 負(fù)責(zé)編寫“夜間工作日記”，記錄當(dāng)天工作 的重要情況，發(fā)生和發(fā)現(xiàn) 的問題及處理的意見和結(jié)果，及時(shí)遞交總經(jīng)理閱示。 熟悉打字機(jī)、復(fù)印機(jī)和電腦的性能，做好保養(yǎng)工作，保持機(jī)件處于良好狀態(tài)。 能用一門外語與客人流利交流，通過酒店外語 A 級(jí)考核和電腦考核。 掌握應(yīng)用文撰寫方法，懂得接待禮儀、禮節(jié)。 總結(jié)年度工作和編制下一年度工作計(jì)劃流程如下： （二）編制年度經(jīng)濟(jì)預(yù)算計(jì)劃的工作流程 酒店在本年度經(jīng)濟(jì)預(yù)算計(jì)劃執(zhí)行情況的基礎(chǔ)上，根據(jù)對(duì)下 一年度市場(chǎng)的調(diào)查研究、分析、預(yù)測(cè)，于每年的十月開始著手編制下一年度的經(jīng)濟(jì)預(yù)算計(jì)劃，十月底完成年度經(jīng)濟(jì)預(yù)算計(jì)劃初稿，十一月中旬進(jìn)行討論，修改下一年度的經(jīng)濟(jì)預(yù)算計(jì)劃，十二月中旬形成正式預(yù)算計(jì)劃，下發(fā)酒店各部門貫徹執(zhí)行。 根據(jù)上報(bào)審批意見，正式下達(dá)年度設(shè)備設(shè)施更新和裝修改造的計(jì)劃，貫徹執(zhí)行。 接待任務(wù)結(jié)束后，認(rèn)真做好總結(jié)工作。 審稿并提出修改意見，然后再行修改，形成正式文稿。 書面通知會(huì)議出席人員。對(duì)一些緊急件，注明收件時(shí)間，以分清責(zé)任。 催辦可視情況作電話催辦或派人催辦。 : 13823056333 17 整 理 酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個(gè)全宗。 對(duì)難以當(dāng)場(chǎng)解決的問題做好記錄，報(bào)總經(jīng)理批示后作出處理。 立即向酒店總經(jīng)理報(bào)告。 電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)等自動(dòng)化辦公用品必須保持良好狀態(tài)，有專人負(fù)責(zé)管理，發(fā)生故障應(yīng)及時(shí)修理。 是否符合公文的審批程序和行文規(guī)則，需要與有關(guān)部門會(huì)簽的是否會(huì)簽。 掌握文稿時(shí)效，急件先打印，印制要認(rèn)真細(xì)致，文件美觀大方，無油污、沾頁。 （ 5）電器設(shè)備 的電源應(yīng)置固定位置，以免人為造成斷電，影響機(jī)器使用 和設(shè)備、軟件損壞。 酒店專題會(huì)議一般可分為：經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析會(huì)；價(jià)格政策會(huì)議；餐飲工作會(huì)議；銷售工作會(huì)議；酒店質(zhì)量管理會(huì)議；培訓(xùn)工作會(huì)議；酒 店更新改造會(huì)議；重大接待任務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)等等。 酒店調(diào)研和信息工作由辦公室秘書負(fù)責(zé)，其他人員協(xié)助。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得把印章和介紹信交他人管理和使用。工具類物品，除因業(yè)務(wù)發(fā)展需要增領(lǐng)外，實(shí)行以舊換新的辦法，并須填寫“物料用品領(lǐng)用單”和“酒店低值易耗品報(bào)廢單”，報(bào)廢的物品由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一處理。接待客人應(yīng)在指定接待場(chǎng) 所。辦公室員工必須按《員 工手冊(cè)》的規(guī)定，準(zhǔn)確填寫員工登記表和如實(shí)反映情況，員工家庭 地址和電話號(hào)碼變更，家庭人口和婚姻狀況變化等情況，均應(yīng)及時(shí) 向上級(jí)報(bào)告，并轉(zhuǎn)報(bào)人力資源部備案。 協(xié)同人力資源部做好本室員工的考勤統(tǒng)計(jì)，以及專業(yè)職稱和技術(shù)等級(jí)的評(píng)定考核工作。酒店各職能部門應(yīng)按各自的職責(zé)分工具體抓好落實(shí)。辦公室預(yù)算編制應(yīng)服從酒店的總體平衡。 辦公室人員考勤每月匯總一次，填寫在酒店統(tǒng)一印制的“員工出勤情況月報(bào)表”，送人力資源部，作為工資造表和發(fā)放工資的依據(jù)。 嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)擅自用印和使用介紹信。 （ 2）客人信息：住店客人的投訴、意見和表 揚(yáng)。 （四）文件傳閱制度 酒店領(lǐng)導(dǎo)日常應(yīng)閱讀上級(jí)黨、政部門和業(yè)務(wù)主管部門的許多文件、信息資料以及重要的期刊雜志，了解黨和政府部門及業(yè)務(wù)主管部門各類重要信息和最新的方針、政策精神，正確指導(dǎo)酒店的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。 （ 2） 研究討論酒店發(fā)展規(guī)劃、改革方案。 : 13823056333 20 文書檔案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表及案卷目錄、目次、說明等，均應(yīng)符合文書檔案立卷格式要求。 禮貌待客，精心安排各種接待活動(dòng)，不出差錯(cuò)。使用簡(jiǎn)稱應(yīng)當(dāng)前后一致，一般先用全稱，加以注明后再使用簡(jiǎn)稱。 迅速向酒店總經(jīng)理報(bào)告。 督導(dǎo)保安部門工作人員嚴(yán)守崗位，加強(qiáng)巡邏與控制，防止壞人乘機(jī)搗亂和其他不測(cè)事件的發(fā)生。 借閱結(jié)束后，請(qǐng)借閱者在檔案借閱單上簽名。 正確填寫封套后，并嚴(yán)密封緘。 凡屬上級(jí)下發(fā)的閱知文件，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)閱示意見，即行貫徹執(zhí)行。 收集各部門落實(shí)會(huì)議精神情況向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。 來 訪 熱情接待，禮貌在先，問清來訪者姓名、單位、身份和 事由，認(rèn)真做好來訪記錄單，對(duì)來訪者提出的問題應(yīng)予負(fù)責(zé)地解答，不能解答的應(yīng)請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如來訪者要求見領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后按安排會(huì)見地點(diǎn)與時(shí)間，如領(lǐng)導(dǎo)不在或不便會(huì)見應(yīng)做好解釋工作。 函 適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢 問和答復(fù)問題，向不相隸屬的有關(guān)部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。 各營(yíng)業(yè)部門根據(jù)銷售部 的意見，結(jié)合本酒店的實(shí)際，制定出具體的銷售、服務(wù)價(jià)格及實(shí)施方案。 辦公室根據(jù)討論中提出的修改意見進(jìn)行修改補(bǔ)充 ，形成正式文稿，由總經(jīng)理簽發(fā)正式上報(bào)下發(fā)，整個(gè)工作應(yīng)于十二月下旬結(jié)束。 具有秘書工作經(jīng)驗(yàn)。 夜 間 經(jīng) 理 大學(xué)?？飘厴I(yè)或同等學(xué)歷。 三、總經(jīng)理辦公室人員素質(zhì)要求 總經(jīng)理辦公室工作人員必須具有強(qiáng)烈的事業(yè)心、自信心和奉獻(xiàn)精神，堅(jiān)持依法經(jīng)營(yíng)、多謀善聽、銳意改革、清廉公正、嚴(yán)于律己、以身表率、身體健康、外貌端正，能勝任本職工作。 負(fù)責(zé)來往文件及書報(bào)、信件的收發(fā)工作，處理有關(guān)來電、來信 等信息，分類整理，做好記錄及時(shí)上傳下達(dá)。 在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，具體負(fù)責(zé)酒店管理模式的實(shí)施、檢查和落實(shí)工作，確保酒店服務(wù)質(zhì)量。 : 13823056333 1 總經(jīng)理辦公室運(yùn)轉(zhuǎn)管理手冊(cè) : 13823056333 2 總經(jīng)理辦公室運(yùn)轉(zhuǎn)管理手冊(cè) 目 錄 總經(jīng)理辦公室前言 ???????????????????????? 4 一、總經(jīng)理辦公室組織機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置 （一）組織機(jī)構(gòu)圖 ?????????????????????? 5 （二）崗位設(shè)置圖 ?????????????????????? 6 二、總經(jīng)理辦公室崗位職責(zé) （一）總經(jīng)理 ???????????????????????? 7 （二）副總經(jīng) 理 ??????????????????????? 7 （三）夜間經(jīng)理 ??????????????????????? 8 （四）總經(jīng)理辦公室秘書 ??????????????????? 8 （五）總經(jīng)理辦公室文員（兼檔案管理員、打字員） ??????? 9 三、總經(jīng)理辦公室工作人員素質(zhì)要求 （一）總經(jīng)理 ???????????????????????? 10 （二）副總經(jīng)理 ??????????????????????? 10 （三）夜間經(jīng)理 ???????????????????? ??? 10 （四）總經(jīng)理辦公室秘書 ??????????????????? 11 （五）總經(jīng)理辦公室文員（兼檔案管理員、打字員） ?????? 11 四、總經(jīng)理辦公室工作規(guī)范 （一）編制酒店年度工作計(jì)劃，總結(jié)年度工作流程 ??????? 12 （二）編制年度經(jīng)濟(jì)預(yù)算計(jì)劃的工作流程 ???????????? 12 （三）酒店重要設(shè)備設(shè)施添置、更新和裝修改造的工作流程 ??? 13 （四）酒店價(jià)格政策制定的工程流程 ?????????????? 14 （五）重大接待任務(wù)工作流程 ?? ??????????????? 15 （六）秘書工作流程 ????????????????????? 16 （七）酒店公文撰稿規(guī)范 ??????????????????? 16 （八）行政接待工作流程 ??????????????????? 18 （九）會(huì)務(wù)工作流程 ????????????????????? 18 （十）文印工作流程 ????????????????????? 19 （十一）收發(fā)文工作流程 ??????????????????? 19 （十二）檔案管理工作流程 ?????????????????? 20 （十三）夜間運(yùn)行管理工作流程 ???????????????? 21 五、總經(jīng)理辦公室工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) （一）辦公室環(huán)境質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) ?????????????????? 23 （二）文件草擬質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) ??????????????????? 23 （三）公文審核質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) ??????????????????? 23 （四）公務(wù)客人接待工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) ??????????????? 24 （五）會(huì)務(wù)工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) ??????????????????? 24 （六）文印工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) ??????????????????? 24 （七）檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) ??????????????????? 24 （八）辦公室設(shè)備管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) ???????????????? 25 六、總經(jīng)理辦公室管理制度 （一）總經(jīng)理辦公會(huì)制度 ?????????????????? 26 : 13823056333 3 （二）專題工作會(huì)議制度 ?????????????????? 26 （三）酒店晨會(huì)制度 ???????????????????? 26 （四）文件傳閱制度 ?????? ??????????????