【正文】 案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門逐年向機關檔案室交接案卷的依據和憑證。調整定卷，是指在平時立卷的基礎上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進行適當的調整，并且最后確定組合案卷的一項工作。根據這一原則對公文立卷工作捉出了“保持文件間的歷史聯系”、“區(qū)分保存價值”、“便于保管和利用”三個方面的要求。公文的簽發(fā)是指機關領導人對文稿最后審批。收文登記的形式一般可分為簿冊式、聯單式和卡片式三種。(3)機關收發(fā)文件數量的多少。、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接的程序和環(huán)節(jié),構成機關信息運轉與處理的科學流程。電話記錄可分為發(fā)出電話記錄和接收電話記錄?？偨Y的特點：回顧性、經驗性。可將條例和規(guī)定的寫作要點綜合為以下四點：①草擬條例和規(guī)定要遵循一定的原則；②起草條例和規(guī)定，應當對現行內容相同的法規(guī)進行清理，同時應當注意與其他有關法規(guī)的銜接和協調；③條例和規(guī)定的內容用條文表達，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。批復寫作要注意這樣三點：①要先回應后批復：⑦態(tài)度要鮮明，措辭要明確；⑧要及時批復。②統計公報必須由國家各級統計部門或國家指定的機構發(fā)布，任何機構不得隨意發(fā)布全國性、地區(qū)性的統計數字。其特點主要是針對性和原則性。它的寫作要求是：(1)必須根據憲法，法律規(guī)定的權限范圍發(fā)布命令；(2)要注意各類型命令寫作的共同點和不同點；(3)語言要準確、凝練、莊重有力； 二、議案，是供各級人民代表大會和各級人民代表大會常務委員會在開會期間審議使用的一種書面文件．它的特點主要有：(1)行文關系及辦理程序的法定性；(2)行文內容的單一性和可行性。公文行文規(guī)范的內容包括行文關系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個方面。公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面．在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。(2)收集有關材料。在機關起草的實踐中，起草公文的任務可以由一人承擔，也可以由多人承擔，這主要取決于公文的重要程度和機關的文書人員隊伍條件。五、公文的作用主要表現在五個方面(1)領導和指導作用。要分清輕重緩急，突出重點，以點帶面，不能眉毛胡子一把抓。因為設想是為計劃作準備的，也不必寫得很細，甚至不用寫得很好，只要能把大致的“思路”或想法寫出來也就夠了。在結構上可按這四方面內容分項來寫；也可把任務和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來寫；還可以先寫總任務，然后按時間先后順序一項一項地寫具體任務，每一項有每一項的要求及措施，要依據工作性質及具體內容來定。由于一些具有某種職能的具體工作比較復雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內容構成勢必要繁瑣一些，一般有指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。第二種是也按規(guī)劃、計劃、方案或安排的格式結構，只是內容粗略一些的想法，適用于預備性計劃，即只是征求意見的“構想”、“思路”或“打算”。這是規(guī)劃的綱領和原則，是在前言的基礎上提出的，因此既要寫得鼓舞人心，又要寫得堅定有力，要用精煉的語言，概要地闡述出來。要注意論斷準確，重點突出，有針對性，既不要脫離自己的職責范圍和工作目標，又要分析概括，不能寫成流水帳；既要突出政績，又要評價正確、適當，不能故意夸大或縮小；缺點和不足的地方也要說夠、說充分。四、事項。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。 公告的寫法公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。四、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯系的一種重要形式。 三、任免通知。請示應注意的問題一、 一文一事的原則。二、 請求批準性請示。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中搜集活材料。一九八一年二月，國務院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關公文處理暫行辦法》將國家行政機關的公文歸納為九類十五種，即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、報告、請求、批復、函。 二、要符合客觀實際，符合工作規(guī)律。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負責。一般是將文件的核心內容概括成幾個詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財務 管理 規(guī)定”等，詞組之間不使用標點符號，用醒目的黑體字標出，以便分類歸檔。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。 三、有法定的權威和特定的格式。會議時間月——日（會期，報到。日期寫法：正式文件需使用中文日期，如上報的計劃、總結、請示、報告等，其他一般的文字材料可以用阿拉伯數字來標明日期，如通知。生效標識：包括印章和成文日期。一、格式公文名稱：置于首頁上方，一般用紅色套印。成文時間用漢字，“零”可寫為“○”，右空4個字。附件說明和附件：有附件的公文，應在正文之下、成文日期之上標明附件順序和名稱，或在正文相關處用括標注“見附件”等字樣。插入頁碼：凡超過兩頁的公文，都需居中插入頁碼。中華人民共和國國務院一九九六年十二月十六日通知格式：（會議性通知）關于會議的通知各職能處室：定于月日召開會。 公文的特征 一、有鮮明的政治性。公文標題的位置在公文的開首，居于正文的上端中央。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時間發(fā)生困難。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標題下的右側方。如：“（此件發(fā)至縣團級）”。 四、要注意黨政不分的現象。（七）正確使用順序號[ 一、（一）、（1）]。二、收集有關資料，進行調查研究 發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。寫作中注意兩點：要觀點鮮明，用材得當。關于材料的修改。四、時效性。結語。上級機關要召開比較重要的會議時，一般都要提前通知所屬有關單位，這就是會議通知。二、報告中一般不提建議或意見。四、 例行工作報告例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。 會議紀要的寫法會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。電子公文的寫法電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。在具體業(yè)務工作中，黨的方針、政策和上級的批示、部署的任務，是如何在自己分管的部門或單位得以貫徹實施的……等等。這是制定規(guī)劃的依據，因此不能簡單地羅列事實，而應把諸多有關情況以過認真地綜合、分析，找出其有得因素和不得因素。設想的標題可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略單位名稱，或省略時間期限，還可以是“兩要素”省略單位名稱和時間期限，如《關于機構改革的初步設想》。正文寫法，由于要點的內容是摘錄計劃的主要之點，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒有過渡段，段落也不長。安排的正文一般由“開頭”、“主體”和“結尾”三部分組成；也有的省略“結尾”，“主體”結束，正文即隨之結束。因為規(guī)劃不必也不能寫得太細，只要能起到明確方向，鼓舞人心，激發(fā)熱情的作用也就差不多了。第三，集思廣益的原則。(3)公文有特定的效用。(4)從文件的處理要求來劃分，可分為急件和平件。(4)公文起草要符合統一規(guī)定的體式與程序。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。它具有權威性、指揮性和強制性。其特點有二：即表達群體意志、有權威性和約束力。發(fā)布機關的權威性。三、批復，是答復下級機關請示事項的指示性公文。條例的類型：根據發(fā)布條例的機關的不同，條例可分為三類：①黨的中央機關制定的條例；②國家行政機關制定的條例；③地方權力機關制定的條例。計劃類文書的寫作要求:分析情況要認真細致、確定目標要實事求是、措施要切實可行、條目要分明、語言要簡潔。記錄類文書包括會議記錄、電話記錄、接待記錄和大事記。提案的寫作格式一般包括標題、案由、提案人、理由、辦法、:熱悉同提案有關的情況、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建議性的意見、:是由標題、稱謂、正文和落款組成。五、公文處理工作的組織形式可分為兩種類型；集中形式和分工形式。簽收后，文件的拆封是文書人員的職責。公文擬稿是發(fā)文辦堙的第一個環(huán)節(jié)，同時也是整個公文處理工作的關鍵性環(huán)節(jié)之一。其中，建立和健全文書部門立卷制度是組織好立卷工作首先要解決好的一個問題。包括編目成卷和移交歸檔等項內容。案卷組合和編目成卷工作完成以后，公文處理部門應根據歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，井按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機關檔案室移交。 文件檢索工具的編制是公文處理部門在文件材料立卷后進行的一項重要工作，主要有文號索引、文件分類目錄等。卷內文件在系統排列以后，應當用阿拉伯數字給卷內文件編頁號，以固定它們的排列順序，這樣就便于統計和保護文件。根據文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。公文的繕印是對已簽發(fā)的公文定稿進行印制。公文的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。六、公文處理工作的具體要求可以概括為:①準確周密，確保質量。二、公文處理工作是機關工作的一個重要組成部分,在機關工作中起著重要的作用。大事記的寫作要求：要記錄“大”事、記錄要客觀真實、要言簡意賅。調查報告的作用：提供真實的社會情況，為制定政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露黑暗、解決工作中的疑難問題服務。內容的規(guī)范性、執(zhí)行的強制性和制定的程序性。函的類型：根據內容性質，函大體可分為四類:商洽函、問復函、請準函和知照函。根據適用范圍的不同，通知主要可分為六大類：發(fā)布性通知、批轉性通知、轉發(fā)性通知、指示性通知、任免性通知、事務性通知。七、意見，是黨政機關對重要事項發(fā)表的對工作有指導性質的文件。它的寫作要求有：(1)提出的問題重要且已具備解決的條件；(2)要注意提出的權限和時限； (3)要注意行文格式和辦理程序。國家行政機關的隸屬關系和職權范圍是由《中華人民共和國憲法》(中央人民政府)《中國共產黨章程》規(guī)定的。公文屬應用文體，它除具有應用文體的一般特點外，在表達方式和語言運用上又有它自身的特點：在表達方式上，兼用敘述、說明和議論三種表達方式是公文文體的主要特點；公文在語言運用方面應當做到準確、簡明、莊重、得體。(5)反復檢查修改。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規(guī)范。(4)公文聯系作用。公文寫作基礎知識第一章 公文概述 一、公文的概念公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料,是辦理公務的重要工具。因為方案和安排都必須寫得很細（或很全面，或很具體），否則工作就沒法開展。這也正是方案、安排與規(guī)劃、設想、計劃、要點的根本不同。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標題下。 計劃的具體寫法：計劃由于大多以一個單位的工作內容范圍，只在單位內要求執(zhí)行，所以一般不以文件形式下發(fā)，因而除標題和正文外，往往還要在題下或文后標明“年月日制定”字樣，以示鄭重。這部分寫作通常有兩種結構：對于全面規(guī)劃或任務項目較多的規(guī)劃，因其各項任務比較獨立，沒有多少共同的完成措施，一般采用以任務為主線的“并列式結構”（措施都在各自的任務之后分別提出）；對于專題規(guī)劃或任務較單一的規(guī)劃，因其任務項目較少而其項目之間的聯系又較大，一般采用任務、措施分說的“分列式結構”。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有范圍大小之別。署名及成文時間遞交程序以遞交直屬領導為宜。二、 正文。二、 正文正文一般由主旨與說明構成。寫法報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法一、 匯報性報告匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：綜合報告。 不論哪種類型的通知，都應該注意以下幾點： 一、通知一般都要有一個符合標題“三要素”（即發(fā)文機關、事由、文種）的標題，使人一看標題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。四、 語氣平實、懇切，以引起上級的重視。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。三、擬出提綱，安排結構在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。 下行文──上級機關對所屬下級機關的發(fā)文，如命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、批復等。注意幾點：（一）條理要清楚。 十五、其他。 十一、機密等級。抄報、抄送單位名稱列于文尾，即公文末頁下端。正文內容要求準確地傳達發(fā)文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。 四、有現實的效用。（二）。一、標題：制發(fā)機關＋事由＋通知。二、字體公文名稱紅頭用小初號黑體字；正文和附件的標題均用二號黑體字（不加粗）；正文采用小三號仿宋體字；文中要突出層次的，第一層“一、”“二、”…的用小三號黑體（不加粗），其他層次的用小三號仿宋體字加粗。年份和序號使用阿拉伯數字。一般每頁22行，每行28個字。正文：每自然段前空兩個漢字。序號排列：正文中如果需要分幾個方面來說明事件的，會用到“一、......”“二、......”等，此時在寫完“一、…….”，按回車鍵后會出現電腦自動編號的現象，此時須在工具欄內按一下“撤銷鍵