【正文】 靈活方便的信息查詢功能既能滿足服務(wù)公司操作人員查詢某一客戶的明細(xì)資料，又能滿足總公司領(lǐng)導(dǎo)對整體情況的實時查詢。個性化的操作界面系統(tǒng)操作界面友好，圖文并茂，簡單的工具條、自由組合各級菜單和頁面，以及加上各種向?qū)崾?，大大簡化了操作流程。提供業(yè)務(wù)處理子系統(tǒng)以滿足管理處日常使用的功能要求，同時，一體化應(yīng)用，將企業(yè)多個業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行了整合，滿足質(zhì)量設(shè)計與開發(fā)的原則。程序模塊沒有退出的情況下退出主界面時會有提示。完全實現(xiàn)了上述要求。兼容性和跨平臺性 支持多種設(shè)備，不受接口和操作軟件的限制。統(tǒng)計報表：文檔分類表、文檔發(fā)布明細(xì)表、文檔統(tǒng)計表、文檔更新表、文檔借閱統(tǒng)計表、文檔作廢等物業(yè)后勤服務(wù)企業(yè)有大量的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，在日常工作中也不斷產(chǎn)生各種規(guī)章、制度、培訓(xùn)手冊、經(jīng)驗說明、合同、備忘錄等文檔，把這些公司知識進(jìn)行有效的分類、歸納、總結(jié)并推廣共享，將大大提高整個公司的管理水平和競爭力。調(diào)度系統(tǒng)可與倉庫模塊聯(lián)動，為客戶服務(wù)過程中產(chǎn)生的物料費用及工時費用均可通過費用傳遞到財務(wù)系統(tǒng)匯總，在月末可由客服人員統(tǒng)一向客戶發(fā)送收費通知單。對相關(guān)子系統(tǒng)的信息進(jìn)行統(tǒng)計、匯總，產(chǎn)生，各種統(tǒng)計報表。此模塊的規(guī)模很大，其中的二級模塊包括：初始設(shè)置：收費參數(shù)設(shè)置、項目標(biāo)準(zhǔn)定義、收費標(biāo)準(zhǔn)選用等。租賃主控臺 作為租賃子系統(tǒng)主界面，以流程方式引導(dǎo)整個租賃工作。與各項設(shè)備管理的子系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)接口：在機(jī)電設(shè)備出現(xiàn)故障報警時，自動生成維修單，并提交給維修人員?？砂凑詹煌瑯I(yè)態(tài)管理分公司下屬的各個物業(yè)資源，可按需求系統(tǒng)自動排序分類物業(yè)資源，并導(dǎo)成相關(guān)的EXCEL表格。3．自動計算每次合同簽訂的期限及該員工合同總年限4．支持合同附件掛接。、條狀圖等分析圖表,支持交叉表分析。人員的入職/離職/退休等操作都是通過改變?nèi)藛T狀態(tài)來實現(xiàn)，非常方便，可以統(tǒng)計離職原因?？梢詫z索出的檔案提出閱讀或者修改申請，依據(jù)權(quán)限查看摘要或者正文內(nèi)容，對借出的檔案歸檔時進(jìn)行記錄。簽批報告是常用的一種工作流程，可以說是公文流程的一種形式，它的功能點同收發(fā)文流程相似，只是節(jié)點更加概括、抽象一些。秘書可對文件進(jìn)行校稿，并可隨時調(diào)閱文件審批過程中的任何一個版本的文件進(jìn)行對比。 具有閱文記錄功能，記錄用戶閱文的狀態(tài)和時間?？梢园搭A(yù)先設(shè)定的模板進(jìn)行打印輸出。提供常見的九大發(fā)文模版：決定、請示、報告、通知、通報、批復(fù)、意見、函、紀(jì)要支持WORD、EXCEL、HTML、TXT等文檔類型格式。根據(jù)收文流程的步驟，流程可做相關(guān)設(shè)置，承辦人根據(jù)需要來決定文件是交給領(lǐng)導(dǎo)閱示還是直接送部門閱辦。 文件辦理完畢后，應(yīng)進(jìn)行自動歸檔處理。包括：登記、擬辦、批閱、分發(fā)、承辦、協(xié)辦、督辦、傳閱、歸檔等處理環(huán)節(jié)。軟件結(jié)構(gòu)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)信息共享。隨時統(tǒng)計出某個時段的大廈的能耗數(shù)據(jù)，以供管理提供數(shù)據(jù)支持。重視辦公大樓的安全與舒適的辦公環(huán)境要求；重視各大樓類設(shè)備的運行與維護(hù)；重視日常的安全與環(huán)境管理；重視物業(yè)管理品質(zhì)，重視并積極監(jiān)控物業(yè)服務(wù)質(zhì)量。公用事務(wù)管理功能：根據(jù)我國企業(yè)及政府辦公的特點，并以工作流為基礎(chǔ)應(yīng)用理念，可以管理公文中的發(fā)文、收文、簽報、傳閱等各種流程。保安消防管理：包含有保安器械、保安人員、保安排班、保安遍區(qū)的分配、重大事件的登記與查詢等，系統(tǒng)需要有多角度的分析功能，形成相關(guān)的知識庫。同時可以采用PDA移動服務(wù)系統(tǒng)，可以滿足采用管家式或總臺的服務(wù)模式進(jìn)行 提高業(yè)務(wù)運作效率；物業(yè)管理服務(wù)為中心，客戶服務(wù)為主線，貫穿財務(wù)等各職能部門，根據(jù)相應(yīng)的崗位進(jìn)行自動的流程設(shè)定。方便靈活地定制、調(diào)用、打印“簽閱單”、“批辦單”、表格等。178。協(xié)同辦公系統(tǒng)的收文管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)是相聯(lián)系的，收文流轉(zhuǎn)結(jié)束后，系統(tǒng)會自動將文件保存至檔案管理的指定目錄下，多附件可以實現(xiàn)一次性的歸檔。同時綁定人員、部門、角色的收文自動流程更使文件可以自動判斷下一步的處理人，使操作更加簡便、智能。178。部門領(lǐng)導(dǎo)會簽會簽部門領(lǐng)導(dǎo)對正文進(jìn)行修改。形成的正式文件，為了保證文件內(nèi)容的安全性和完整性，可以對文件加蓋電子印章，印章可以保證文件內(nèi)容不被修改，并可以直接驗證印章的真?zhèn)?，采用PKI技術(shù)的電子印章具有很高的可靠性和安全性。傳閱件處理流程步驟示意如下：檔案管理傳閱件起草傳閱人1傳閱人N擬歸檔 公文審批流程通過強(qiáng)大的工作流系統(tǒng)進(jìn)行隨需應(yīng)變的定義。該功能可以依據(jù)標(biāo)題、所屬部門、主題詞、密級、緊急程度、重要程度、收文日期、成文日期內(nèi)容，列示所有擬歸檔資料，對這些擬歸檔資料可以進(jìn)行審核入檔或者放棄入檔等操作。5．允許用戶自定義人事項目，也可以修改系統(tǒng)項目名稱。2．考勤班次規(guī)則管理：各作息時間出勤時間及遲到、早退、曠工、遲到扣款、早退扣款定義，例如：上午上下班時間、下午上下班時間、加班上半夜上下班、加班下半夜上下班的上班時間明細(xì)情況等等。2．一次培訓(xùn)計劃可以制定多個培訓(xùn)課程計劃分步實施。根據(jù)各設(shè)備設(shè)施的實際情況，特別是每臺設(shè)備設(shè)施對于大廈經(jīng)營項目的重要性和關(guān)鍵程度（如是否會危及人身安全，是否會導(dǎo)致主要業(yè)務(wù)停頓，是否會導(dǎo)致重大損失，是否會導(dǎo)致嚴(yán)重環(huán)境污染等等），為每臺設(shè)備設(shè)施區(qū)分級別和控制力度，以便配合不同的巡檢方案和頻度，不同的維保方案和策略，不同的響應(yīng)時間和人力資源，來保證關(guān)鍵、重要設(shè)備的最高優(yōu)先級。按照設(shè)定好的流程在協(xié)同辦公系統(tǒng)中進(jìn)行審批。此模塊由租賃部門工作人員負(fù)責(zé)維護(hù)，向物業(yè)管理處的所有工作人員提供查詢。二級功能模塊包括：大樓檔案：登記公司管理的項目、分區(qū)、樓棟的資料；驗收檢查：大廈運營企業(yè)從開發(fā)商或上家經(jīng)營商手中接管驗收，記錄驗收過程的詳細(xì)情況。特別是在物業(yè)經(jīng)營行業(yè)中，客戶服務(wù)工作是外包給專業(yè)的物業(yè)服務(wù)公司完成的，物業(yè)經(jīng)營方在了解客戶服務(wù)工作質(zhì)量，客戶滿意度等方面就更加需要信息化的大力支持。對大廈下屬物業(yè)分公司所管轄區(qū)域的綠化、清潔等工作進(jìn)行記錄、檢查和管理，此模塊是面向管理處的相關(guān)工作人員。只需數(shù)據(jù)庫的連接。 此物業(yè)信息門戶旨在通過收集與整理物業(yè)企業(yè)內(nèi)部各大系統(tǒng)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上 ，打破信息孤島，實現(xiàn)信息化集成，并在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行精細(xì)化的加工，實現(xiàn)對整個企業(yè)及其內(nèi)部各個環(huán)節(jié)的整體運行狀態(tài)的監(jiān)控，從領(lǐng)導(dǎo)決策層面保證整個企業(yè)內(nèi)部各環(huán)節(jié)穩(wěn)定正常運行。用戶可以自定義報表的名稱、需要統(tǒng)計的項目、排序方法、過濾條件、匯總方法、頁面的左右和上下間距等內(nèi)容，支持報表的無級放大和縮小，可進(jìn)行分組統(tǒng)計, 并提供可以形成多種報表模板的工具。包括網(wǎng)絡(luò)安全策略、系統(tǒng)架構(gòu)安全策略、數(shù)據(jù)庫安全策略、操作安全策略等；能夠防止來自外部非法的訪問。系統(tǒng)數(shù)據(jù)根據(jù)約定格式能自由導(dǎo)入導(dǎo)出。靈活的分級權(quán)限控制非常靈活的權(quán)限設(shè)置功能，可對不同角色不同人員分別設(shè)置項目數(shù)據(jù)權(quán)限、功能點權(quán)限、表單頁面權(quán)限、報表權(quán)限。為了能將管理和技術(shù)緊密的連接起來，在結(jié)合國內(nèi)外最先進(jìn)的ERP、CRM等IT解決方案提供商的經(jīng)驗，和我們自身在國內(nèi)房地產(chǎn)及物業(yè)管理行業(yè)的長期摸索的基礎(chǔ)上，我們提出SYSWIN實施方法論。強(qiáng)大的系統(tǒng)擴(kuò)展性與系統(tǒng)升級系統(tǒng)采用參數(shù)化、模塊化設(shè)計，可以方便地對系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)展升級。加上系統(tǒng)界面的人性化、個性化設(shè)計，可以提升整個系統(tǒng)的運行效率。要求業(yè)務(wù)流程的設(shè)計具有動態(tài)性、即可增、減、刪業(yè)務(wù)流程；在業(yè)務(wù)流程運轉(zhuǎn)過程中，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)變化，在系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)庫中應(yīng)作聯(lián)動變化；能夠產(chǎn)生豐富的、滿足各種需求的報表，系統(tǒng)提供自定義報表功能。系統(tǒng)分為功能級權(quán)限管理和數(shù)據(jù)級權(quán)限管理，功能級權(quán)限包括表單權(quán)限、功能點權(quán)限、通用查詢權(quán)限、通用報表權(quán)限，數(shù)據(jù)級權(quán)限管理主要設(shè)置對管理處數(shù)據(jù)的查看權(quán)。同時本系統(tǒng)提供開放的整體系統(tǒng)界面配置化原則，管理員用戶可以通過系統(tǒng)配置文件，來實現(xiàn)系統(tǒng)整體風(fēng)格的切換與升級，適用不同層次用戶的個性需求。序號系統(tǒng)內(nèi)容備注1智能集成管理系統(tǒng)平臺2樓宇自控系統(tǒng)（可選）3門禁系統(tǒng)4閉路監(jiān)控系統(tǒng)5防盜報警系統(tǒng)6停車場管理系統(tǒng)7巡更系統(tǒng)物業(yè)管理系統(tǒng)不僅要做到物業(yè)管理的規(guī)范化，還應(yīng)集成工作流、設(shè)備監(jiān)控、安全報警等功能于一體，并且住戶端也能通過瀏覽器訪問相關(guān)信息。二級功能模塊包括：詳細(xì)資料：對資產(chǎn)的名稱、當(dāng)前使用狀態(tài)、接管時間、所屬部門、外承包商等情況進(jìn)行登記；資產(chǎn)事件：對資產(chǎn)事件包括事件日期、變動數(shù)量、相關(guān)部門、相關(guān)票據(jù)、相關(guān)援用、事件類型等進(jìn)行登記記錄；建立樓宇的工程文檔資料庫、物業(yè)管理文檔資料庫，通過手工輸入或掃描的方式保留在系統(tǒng)中，可以按照時間、文檔類型的相關(guān)的條件方便檢索。服務(wù)規(guī)則：對服務(wù)的類型（投訴類、工程類、服務(wù)類）進(jìn)行靈活設(shè)定，內(nèi)含按照ISO9002規(guī)范制定的服務(wù)規(guī)則，但可以對服務(wù)的規(guī)則進(jìn)行自行設(shè)定； 報表管理：對執(zhí)行任務(wù)過程中產(chǎn)生的各類報表進(jìn)行管理，以供查詢、預(yù)覽、打印。新聞中心大廈管理具有以下特點：由物業(yè)服務(wù)中心專管員工操作可以看到所有的分公司、項目部物業(yè)大廈信息，也可以進(jìn)行權(quán)限細(xì)分；作為信息平臺的基干信息，物業(yè)大廈管理是整個系統(tǒng)中最重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。合同變更根據(jù)租戶要求或企業(yè)制度，對正在執(zhí)行中的合同進(jìn)行提前解約、變更租價、變更租期等各種變更操作?？梢园凑斩喾N方式進(jìn)行分?jǐn)?，根?jù)面積、樓層、依附與相關(guān)金額等進(jìn)行分?jǐn)?。同時可以根據(jù)這些歷史數(shù)據(jù)和經(jīng)驗分析出每臺設(shè)備的當(dāng)前綜合健康度，制定有針對性的保養(yǎng)計劃和維修計劃（主要是巡查、保養(yǎng)的頻度和維修的提前量），并且長期不斷地重復(fù)分析、完善和優(yōu)化，PDCA模式循環(huán)改進(jìn)，實現(xiàn)設(shè)備設(shè)施的按需維修、狀態(tài)維修、點檢模式，以預(yù)知維修、預(yù)防維修為主，結(jié)合常規(guī)的事后維修、改善維修，在保證設(shè)備安全穩(wěn)定運行的前提下，減少直至最終防止設(shè)備設(shè)施的“過維保”和“欠維?！鼻闆r，降低設(shè)備設(shè)施全生命周期的運作成本（包括儲備材料成本、巡查成本和維修保養(yǎng)用料和人工成本等等）。針對政府機(jī)關(guān)服務(wù)中心所管轄的一切房產(chǎn)，對房產(chǎn)信息進(jìn)行集中管理的模塊，主要是包含辦公大樓的物業(yè)信息、附屬設(shè)施、會議室、組織機(jī)構(gòu)等相關(guān)信息。包括：請假、遲到、早退、未打卡、調(diào)休、外出、出差等情況。10．支持證書、證件的信息管理，同時還支持證書、證件的圖片嵌入。改變傳統(tǒng)業(yè)務(wù)處理方式速度慢、效率低的弊端?？梢蕴幚砥髽I(yè)、行政事業(yè)、黨政府機(jī)關(guān)、大專院校等組織單位的檔案管理工作，也可以作為社會專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，如檔案局、保密局的電子化檔案管理工具?？梢愿鶕?jù)需要選擇需要傳閱的范圍，記錄傳閱人閱讀文件的時間和統(tǒng)計傳閱情況。在協(xié)同辦公系統(tǒng)的發(fā)文單設(shè)計時，可以單獨設(shè)計領(lǐng)導(dǎo)會簽的錄入欄，領(lǐng)導(dǎo)在這里可以簽署意見，并可以對文件內(nèi)容進(jìn)行修改，系統(tǒng)將記錄修改內(nèi)容和時間，并生成新版本。178。 支持手寫體形式的圖片簽名(簽名認(rèn)證)。因為歸檔后的文件都保存在檔案管理中，對檔案管理模塊下的文件訪問是需要授權(quán)的。同時電子公文可以以附件形式保存并和收文流轉(zhuǎn)單一起形成一個收文的流程文件。178。 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖根據(jù)我國企業(yè)及政府辦公的特點，并以工作流為基礎(chǔ)應(yīng)用理念，可以管理公文中的發(fā)文、收文、簽報、傳閱等各種流程。最終目標(biāo)實現(xiàn)需要一定量的功能拓展，并需要大廈提供一系列的統(tǒng)計分析和預(yù)測的計算公式模型。辦公場所設(shè)置等功能。物業(yè)服務(wù)管理解決方案目 錄第一部分 項目解決方案概論 4 4 4 4第二部分 項目整體解決方案 6 6 6 9 17 20 22 工作流定義中心 22 22 24 30 34 35 38 39 39 40 44 45 45 物業(yè)資產(chǎn)管理 46 47 47（可選） 49 51 53 先進(jìn)性原則 53 開放性原則 53 安全性原則 53 實用性原則 53 通用性原則 54 標(biāo)準(zhǔn)化原則 54 高質(zhì)量原則 54 可擴(kuò)展性原則 54 易用性原則 54 可靠性原則 55 55第三部分 目實施服務(wù) 57 57 58 59第四部分 案例 60深圳地王大廈 60香港僑樂 60第一部分 項目解決方案概論寧波市政府大廈是以辦公大樓、綜合營業(yè)廳為一體的綜合建筑，主要是市政府日常辦公場所，含有部分的辦公配套的商業(yè)管理功能，主要管理的側(cè)重是機(jī)關(guān)后勤服務(wù)管理、對外經(jīng)營管理。對大樓相關(guān)人員、科室、對外租賃客戶的登記，房產(chǎn)調(diào)用等功能。BI商業(yè)智能分析及一定量的擴(kuò)展功能，將應(yīng)用實現(xiàn)的數(shù)據(jù)，匯集成數(shù)據(jù)倉庫，建立行業(yè)經(jīng)營分析模型，通過BI實現(xiàn)商業(yè)智能分析和集團(tuán)管控，支持圖型化的管理者個人門戶。 實現(xiàn)行業(yè)數(shù)字倉庫及數(shù)字模型：搭建政府大樓服務(wù)中心數(shù)據(jù)倉庫，搭建數(shù)字分析模型，提供并支持企業(yè)運營決策。 對文件類型、緊急程度、重要程度等有一定規(guī)律的欄目(字段)，做到可選，避免用戶多次重復(fù)輸入。當(dāng)相關(guān)人員收到上級來文，并啟動收文流程時，協(xié)同辦公系統(tǒng)將自動登記文件屬性及相關(guān)信息。提交人、經(jīng)辦人員都可以查詢正在流轉(zhuǎn)的文件，并可以查詢相關(guān)意見。178。 文件辦理完畢后，會自動進(jìn)行歸檔處理。領(lǐng)導(dǎo)會簽對正文進(jìn)行修改或簽署意見。傳閱