【正文】 .......................... 24 采購(gòu) 審批權(quán)限表 ...................................................................................................... 26 供應(yīng)商信息收集表 .................................................................................................. 27 授權(quán)供應(yīng)商清單 ...................................................................................................... 28 供應(yīng)商選擇比較表 .................................................................................................. 29 訂單匯總表 .............................................................................................................. 30 供應(yīng)商評(píng)估記錄 ...................................................................................................... 31 供應(yīng)商考核報(bào)告 ...................................................................................................... 32 采購(gòu)訂單 .................................................................................................................. 33 采購(gòu)檢驗(yàn)單 .............................................................................................................. 34 領(lǐng)用單 ...................................................................................................................... 35 1 第一部分 概述 1 前提說(shuō)明 采購(gòu)的范圍 ? 采購(gòu)是指企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中因購(gòu)買商品或接受勞務(wù)供應(yīng)并支付價(jià)款的活動(dòng)。 特殊職責(zé) 計(jì)財(cái)部 費(fèi)用會(huì)計(jì) ? 預(yù)算控制 ? 從供應(yīng)商處直接獲得發(fā)票并對(duì)數(shù)量、金額進(jìn)行復(fù)核 ? 編制與采購(gòu)相關(guān)的會(huì)計(jì)分錄 ? 編制與采購(gòu)相關(guān)的憑證 ? 依合同及時(shí)付款給供應(yīng)商 計(jì)財(cái)部 會(huì)計(jì)經(jīng)理 ? 預(yù)算控制 ? 復(fù)核并批準(zhǔn)所有付款憑證 行政部 采購(gòu)員 ? 根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)要求聯(lián)系供應(yīng)商并詢價(jià)，確定綜合成本最低的供應(yīng)商 ? 向供應(yīng)商發(fā)訂單并進(jìn)行訂單管理 ? 維護(hù)供應(yīng)商資料庫(kù)和采購(gòu)業(yè)務(wù)資料 行政部 行政部總經(jīng)理 ? 審批采購(gòu)申請(qǐng)單和訂單 使用部門 部門總經(jīng)理 ? 控制部門采購(gòu)預(yù)算 ? 審核、批準(zhǔn)部門采購(gòu)申請(qǐng)單和付款申請(qǐng)單 使用部門 行政員 ? 匯總部門采購(gòu)申請(qǐng) ? 及時(shí)取得本部門財(cái)務(wù)信息，協(xié)助進(jìn)行預(yù)算控制 3 3 采購(gòu)管理 運(yùn)作分類 采購(gòu)管理的運(yùn)作可分為： 控制環(huán)境 運(yùn)作分類 具體工作 控制程序 ? 經(jīng)營(yíng)管理的觀念、方法和風(fēng)格 ? 組織結(jié)構(gòu) ? 權(quán)限和責(zé)任分配 ? 監(jiān)控方法 ? 內(nèi)部審計(jì) ? 人事政策和實(shí)務(wù) ? 采購(gòu)申請(qǐng)與批準(zhǔn) ? 文件設(shè)計(jì)和記錄 ? 獨(dú)立復(fù)核 ? 授權(quán) ? 預(yù)算管理 ? 供應(yīng)商授權(quán) ? 文件設(shè)計(jì)和記錄 ? 資料管理和接觸控制 ? 獨(dú)立復(fù)核 ? 授權(quán) ? 確認(rèn)供應(yīng)商 ? 資料管理和接觸控制 ? 獨(dú)立復(fù)核 ? 授權(quán) ? 供應(yīng)商再評(píng)估 ? 文件設(shè)計(jì)和記錄 ? 資料管理和接觸控制 ? 獨(dú)立復(fù)核 ? 職責(zé)分工 ? 編制采購(gòu)訂單 ? 文件設(shè)計(jì)和記錄 ? 資料管理和接觸控制 ? 獨(dú)立復(fù)核 ? 出具 采購(gòu) 訂單 ? 資料管理和接觸控制 ? 獨(dú)立復(fù)核 ? 授權(quán) 采購(gòu) 供應(yīng)商選擇 采購(gòu)申請(qǐng) 及授權(quán) 4 控制環(huán)境 運(yùn)作分類 具體工作 控制程序 ? 驗(yàn)收貨物 ? 文件設(shè)計(jì)和記錄 ? 資料管理和接觸控制 ? 職責(zé)分工 ? 獨(dú)立復(fù)核 ? 確認(rèn)采購(gòu) ? 文件設(shè)計(jì)和記錄 ? 資料管理和接觸控制 ? 獨(dú)立復(fù)核 ? 會(huì)計(jì)系統(tǒng) ? 付款 ? 獨(dú)立復(fù)核 ? 職責(zé)分工 ? 授權(quán) ? 會(huì)計(jì)系統(tǒng) 收貨并記錄 5 第二部分 業(yè)務(wù)流程 1 采購(gòu)申請(qǐng)及授權(quán) 流程圖 使用部門 計(jì)財(cái)部 管理層 采購(gòu)申請(qǐng)與批準(zhǔn) 使用人 部門秘書 部門經(jīng)理 費(fèi)用會(huì)計(jì) 相應(yīng)授權(quán)人 管理方法 管理原則 ? 采購(gòu)申請(qǐng)必須根據(jù)預(yù)算得到部門經(jīng)理的批準(zhǔn)。詳細(xì)寫明項(xiàng) 目名稱、項(xiàng)目編號(hào)、購(gòu)貨型號(hào)和數(shù)量。 使用部門秘書 口頭提出 申請(qǐng) 1 填制采購(gòu) 申請(qǐng)單 2 匯總采購(gòu) 申請(qǐng) 3 采購(gòu)申請(qǐng)單 – 附件 1 7 主要步驟 描述 負(fù)責(zé)部門 ? 部門秘書對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行預(yù)算控制之后，由申請(qǐng)人直接主管和使用部門經(jīng)理進(jìn)行審核，如果采購(gòu)申請(qǐng)合理，則在采購(gòu)申請(qǐng)單上簽字，否則退回申請(qǐng)。 ? 對(duì)供應(yīng)商資料庫(kù)實(shí)行權(quán)限控制管理。供應(yīng)商主要信息包括供應(yīng)商名稱、編號(hào)、地址、供貨數(shù)量級(jí)和相應(yīng)的供貨價(jià)格、最小訂購(gòu)量、供貨質(zhì)量、付款條件、運(yùn)輸方式、交貨周期和信用記錄等。 ? 填寫 供應(yīng)商選擇表 交行政部總經(jīng)理審核。 ? 采購(gòu)員負(fù)責(zé)對(duì)其采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行匯總分析。 ? 采購(gòu)員必須及時(shí)的進(jìn)行訂單確認(rèn)。 行政部采購(gòu)員 ? 行政部總經(jīng)理對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行審核，對(duì)于內(nèi)容與采購(gòu)申請(qǐng)單和供應(yīng)商選擇表不符合的采購(gòu)訂單予以退回。 ? 采購(gòu)員將供應(yīng)商要求做的訂單修改向行政部總經(jīng)理作口頭匯報(bào)，取得采 購(gòu)部總經(jīng)理口頭同意后，采購(gòu)員更新原采購(gòu)訂單（訂單編號(hào)不變，加后綴－修改稿；并在原訂單的編號(hào)后加后綴－作廢），報(bào)行政部總經(jīng)理和 管理層相應(yīng)授權(quán)人 批準(zhǔn)。 ? 發(fā)票必須直接寄到計(jì)財(cái)部費(fèi)用會(huì)計(jì)處。 ? 驗(yàn)收合格，行政部資產(chǎn)管理員及采購(gòu)申請(qǐng)部門 檢驗(yàn)人員行政部資產(chǎn)管理員及采購(gòu)申請(qǐng)部門檢驗(yàn)人員在 采購(gòu)檢驗(yàn)單 上簽字。 應(yīng)付帳款會(huì)計(jì) ? 總帳會(huì)計(jì)復(fù)核采購(gòu)確認(rèn)的相關(guān)記帳憑證和原始單據(jù)，審核無(wú)誤后簽字批準(zhǔn)，并將會(huì)計(jì)分錄過(guò)入采購(gòu)明細(xì)賬和總賬；如果記帳憑證和原始單據(jù)存在錯(cuò)誤，總帳會(huì)計(jì)在憑證上說(shuō)明原因并退回應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)。 總賬會(huì)計(jì) 領(lǐng)用 主要步驟 描述 負(fù)責(zé)部門 ? 對(duì)于固定資產(chǎn)領(lǐng)用，在辦理完領(lǐng)用后，資產(chǎn)管理員登記固定資產(chǎn)臺(tái)帳，馬上將領(lǐng)用單交費(fèi)用會(huì)計(jì)更新固定資產(chǎn)登記表；對(duì)于低值易耗品等領(lǐng)用，資產(chǎn)管理員月末對(duì)這些領(lǐng)用按部門進(jìn)行匯總，將匯總表和領(lǐng)用單交費(fèi)用會(huì)