【正文】 文件的邏輯結(jié)構(gòu) 從用戶的角度出發(fā)，在用戶概念中抽象信息的組織方式，以及用戶可見并可處理的數(shù)據(jù) 集合。 樹形目錄結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)： 1）、較好地反映現(xiàn)實(shí)世界數(shù)據(jù)集合之前的層次關(guān)系 2）、不同文件可以重名，只要不在同一個(gè)目錄中 3）、容易以目錄為單位進(jìn)行文件的保護(hù)、保密和共享 文件的全名，應(yīng)該從根目錄開始，到該文件名為止，目錄路徑 +文件名。 43 文件目錄 如何實(shí)現(xiàn)按名存取 ? 當(dāng)用戶要求存取某個(gè)文件時(shí)，系統(tǒng)查找目錄文件，獲得對(duì)應(yīng)的目錄?？煞譃椋汗潭ㄩL度記錄，可變長度記錄。前者表示文件內(nèi)容，后者表示文件特性。 ? 文件系統(tǒng)是操作系統(tǒng)中負(fù)責(zé)存取和管理信息的模塊，它用統(tǒng)一的方式管理用戶和系統(tǒng)信息的存儲(chǔ)、檢索、更新、共享和保護(hù)，并為用戶提供一整套方便有效的文件使用和操作方法。 案卷及卷內(nèi)文件不重份，同一卷內(nèi)若有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。 檔案管理是最基本地，須有有力的監(jiān)督機(jī)制和有效的監(jiān)督才行。檔案室除塵最好使用吸塵器。（柜內(nèi)可根據(jù)需要放置一些袋裝石灰粉，用以防潮、消毒） ? 新建庫房竣工后，應(yīng)經(jīng) 612個(gè)月干燥后，方可將檔案入庫。 5%。 裝訂前去掉金屬物，對(duì)存在問題的文件，做好補(bǔ)齊頁面、修復(fù)、折疊等工作。備考表必須要有，檔案如有變更，須在備考表上作好記錄。 B、反映單位一般性工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值地，列為 長期保管。 不要用鐵制文件夾；重要文件不要訂，書釘會(huì)生銹。用于成卷裝訂的卷皮，上、下側(cè)裝訂處要各有 20mm寬的裝訂紙舌。 設(shè)備檔案歸檔時(shí)間：安裝調(diào)試完畢三個(gè)月內(nèi)歸檔。 管理制度里面必須包含的內(nèi)容應(yīng)有：目的、適用范圍、術(shù)語或定義、相關(guān)文件、職責(zé)權(quán)限、操作流程、相關(guān)的記錄。 6 職工檔案管理部門的職能 ? 保管職工檔案 ? 收集、鑒別和整理職工檔案材料 ? 辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù) ? 登記職工工作變動(dòng)情況 ? 為有關(guān)部門提供職工情況 ? 做好職工檔的安全、保密、保護(hù)工作 ? 定期向企業(yè)檔案室移交檔案 ? 辦理其它有關(guān)事項(xiàng) 7 企業(yè)檔案的一般分類 ? 管理類 — 所有制度類檔案 ? 業(yè)務(wù)類 — 含技術(shù)類、研發(fā)類、營銷類等 ? 財(cái)務(wù)類 — 獨(dú)立管理 ? 人事類 — 所有人力資源類檔案 ? 其它類 — 不能歸入上述四類的檔案 8 檔安室的類型 ? 普通檔案、文書檔案 ? 技術(shù)檔案 ? 音像檔案 ? 人事檔案 ? 綜合檔案 ? 聯(lián)合檔案室，比如集團(tuán)公司，有些類似于服務(wù)中心、文件中心 9 企業(yè)檔案的工作性質(zhì) ? 管理性 — 對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理 ? 服務(wù)性 — 為各單位提供查閱和參考 ? 保密性 — 維護(hù)和保護(hù)企業(yè)資源，避免不必要的損失。包括檔案的收集、整理、鑒定、編目和檢索、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和提供利用等。 ? 正規(guī)的檔案管理，對(duì)文件夾、檔案標(biāo)識(shí)等都有要求。 2 什么是檔案管理 ?什么是檔案 收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等活動(dòng)。 為維護(hù)檔案的完整與安全，進(jìn)行檔案管理必須要有相應(yīng)的管理制度，并便于企業(yè)各單位的利用。 ? 第三、是在電子文件不斷生成的情況下， 進(jìn)行及時(shí)有效地收集、整理，不斷 豐富檔案內(nèi)容和檔案信息。比如，紙張大小、格式、字體、編碼裝訂位置等。 業(yè)務(wù)檔案歸檔時(shí)間：由動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)靜態(tài)后移交。 卷內(nèi)目錄用紙，下白邊（地腳）寬 15177。 20 檔案如何分類管理 A、時(shí)間分類法： 年度分類法 時(shí)期分類法。 ? 編號(hào)： 歸檔規(guī)格及填寫要求；修整與裝訂。 類目名稱：全宗內(nèi)第一級(jí)類目，機(jī)構(gòu)或問題。 案卷排列時(shí)，一般先按保管期限，再按機(jī)構(gòu)或問題，具體根據(jù)分類方案。庫房內(nèi)外溫濕度應(yīng)定時(shí)測記，一般每天兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時(shí)予以控制調(diào)節(jié)。 ? 檔案庫房宜安裝火警及防盜報(bào)警裝置，并有切實(shí)可行的防盜措施。 ? 檔案庫房不宜采用自然光源，有外窗時(shí)應(yīng)有窗簾、窗板等遮陽措施。 31 科技文件歸檔整理 ? 科技文件組卷的原則及要求 原則：組卷要遵循科技文件材料形成的規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。詳見《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》 ? 聲像檔案 按載體 問題分類，以盒、張為整理單位。也可以理解成，在所有 TransactSQL （存貯過程）語句中引用文件時(shí)所使用的名稱。 ? 文件名中一般不要加特殊符號(hào)，因?yàn)榭赡軙?huì)使文件變?yōu)閬y碼。） 二、文件的使用 ? 兩類接口 操作或控制臺(tái)命令，如 dos命令、 dir、 cd等 系統(tǒng)調(diào)用（ API），如 open、 write等，功能包括：建立文件、打開文件、讀 /寫文件、文件控制、關(guān)閉文件、撤消文件等。 44 文件目錄結(jié)構(gòu) 一級(jí)目錄：一級(jí)目錄為主文件目錄，用于管理所有用戶文件。 塊：存儲(chǔ)介質(zhì)上連續(xù)信息所組成的一個(gè)區(qū)域，也叫物理記錄，是主存儲(chǔ)器與輔助存儲(chǔ)器 進(jìn)行信息交換的單位。（無結(jié)構(gòu)） 2）、記錄式文件：是一種有結(jié)構(gòu)的文件，包含若干邏輯記錄。 特點(diǎn)：邏輯記錄順序獨(dú)立于物理記錄順序，增、刪、改方便，但性能較低。（硬盤的一個(gè)分區(qū)為一個(gè)卷） Windows/Dos系統(tǒng)中，不需用戶顯示地進(jìn)行文件卷安裝操作。 文件存儲(chǔ)空間管理方法：位示圖、空閑區(qū)表、空閑塊鏈、成組空閑塊鏈。 磁性載體每滿 2年，光盤每滿 4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率 不低于 10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。 ? 底片冊(cè)、照片冊(cè)：所有封面、封底、芯頁均應(yīng)采用中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其pH值應(yīng)在 ，化學(xué)性能穩(wěn)定，且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。 ? 長期儲(chǔ)存的磁性載體檔案的信息要經(jīng)過清潔的設(shè)備錄制。 ? 庫房地面不應(yīng)打蠟和鋪地毯。 ? 重要檔案應(yīng)專柜存放。 55 工作間要求 ? 工作間應(yīng)是清潔的，且溫、濕度可