【正文】 the phone regarding issues about report development and the XXX project. 2. I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A. 我想跟你電話討論下報(bào)告進(jìn)展和 XXX項(xiàng)目的情況 。 五 C原則 (14/14) 36 ? 商務(wù)英語電子郵件的格式 ? 商務(wù)英語電子郵件的寫作要求 ? 商務(wù)英語電子郵件寫作注意事項(xiàng) ? 商務(wù)英語電子郵件常用句式 Contents 37 ? Some tips – 文法 (1/8) 1. 切忌主客不分或模糊 例子： Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $4,000 for new equipment. 應(yīng)改為： Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. 問題： decide 的主語是 we , 而不是 report 注意事項(xiàng) (1/12) 38 ? Some tips – 文法 (2/8) 2. 句子不要凌碎 例子： He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections. 應(yīng)改為： He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections. 問題： 第二句是第一句的原因，應(yīng)合并成為一句 注意事項(xiàng) (2/12) 39 ? Some tips – 文法 (3/8) 3. 結(jié)構(gòu)對(duì)稱 例子： The owner questioned the occupant39。 在寫電子郵件時(shí) ， 可以通過使用 虛擬語氣 、 委婉語氣 等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn) ，提出要求 。 U Pls FYI Info Qty BTW ASAP/asap IMO FAQ 五 C原則 (4/14) As soon as possible In my opinion Frequently asked questions 26 ? Conciseness – 簡潔原則 (3/3) 舍長句、復(fù)合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征，縮略語的使用，不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。 商務(wù)英語電子郵件的格式 (15/15) 簽名檔可包括姓名 、 職務(wù) 、 公司 、 電話 、 傳真 、 地址等信息 ， 但信息不宜行數(shù)過多 ， 一般不超過 4行 。 14 ? Opening – 開頭 (2/3) 商務(wù)英語電子郵件的格式 (11/15) 2. 如果回復(fù)客戶的咨詢 ， 向他們對(duì)公司的興趣表示感謝 Thank you for contacting us. 3. 如果對(duì)方已經(jīng)回復(fù)過你的一封郵件了 ， 感謝回復(fù) Thank you for your prompt reply. Thanks for getting back to me. 1. 如果你主動(dòng)給別人寫郵件 ， 表明意圖 I am writing to… 15 ? Opening – 開頭 (3/3) 商務(wù)英語電子郵件的格式 (12/15) 5. 如果有人給了你特別的幫助 Thank you for all your assistance. 6. 某個(gè)客戶或是經(jīng)理寫對(duì)你的工作提出了一定的質(zhì)疑 I truly appreciate… Thank you for your feedback. 4. 如果你詢問一些信息 ， 對(duì)方花了點(diǎn)時(shí)間才發(fā)送給你 Thank you for providing the requested information. 16 ? Body – 正文 正文是電子郵件的主要部分 ， 大多把話題分成幾個(gè)小主題 ， 每個(gè)小主題一段 ， 每段一般只有一兩句話 。 YES： New Email Address Notification Detailed calculation NO： detailed calculation 商務(wù)英語電子郵件的格式 (5/15) 9 ? Salutation 稱呼 (1/4) 根據(jù)發(fā)信人的具體情況以及發(fā)信人與收信人之間的關(guān)系而定 。 商務(wù)往來中的電子郵件代表著公司的 形象 ， 顯示著公司的 水平 和 實(shí)力 ， 直接影響到客戶對(duì)公司的評(píng)估 。 商務(wù)英語電子郵件的格式 (2/15) 6 ? Subject – 主題 (1/3) 1. 主題 (Subject) 框的內(nèi)容應(yīng) 簡明 地 概括 信的內(nèi)容 ，短的可以是一個(gè)單詞 ， 如 greetings；長的可以是一個(gè)名詞性短語 ， 也可以是完整的句子 ， 但長度一般不超過 35個(gè)字母 。 商務(wù)英語電子郵件的格式 (6/15) Jennifer Aniston Miss/ Mrs/ Ms Aniston 10 ? Salutation 稱呼 (2/4) 3. 有榮譽(yù)學(xué)位多不喜歡用一般的頭銜 。 齊頭式是指正文中各部分都從每行的左邊開始 ， 這種格式便于打字和節(jié)省時(shí)間 ， 提高工作效率 。 五 C原則 (2/14) 24 ? Conciseness – 簡潔原則 (1/3) 簡潔原則是商務(wù)英語寫作最重要的原則 ， 指在不影響完整性和禮貌性的前提下 ， 盡量使用 簡單句子 和 簡短詞語 。 五 C原則 (6/14) 28 ? Clarity – 清楚原則 (1/2) 商務(wù)英語電子郵件的寫作要做到層次清楚 ，用詞準(zhǔn)確 。 虛擬語氣和委婉語氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對(duì)方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，易為對(duì)方接受。 MUST change immediately. 要強(qiáng)調(diào)的話，用 底線 ， 斜體 或者 粗體 。 下周一北京下午五點(diǎn)半開會(huì) 。 隨函附寄我公司價(jià)