檔案歸檔整理流程圖(更新版)
【正文】 按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。 在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)，分類一起排列，不得分開。發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)。(二)文檔管理員必須堅(jiān)持文書隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。 會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類:年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料?？缒甓鹊囊?guī)劃，歸在文件所針對(duì)的第一年立卷。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意。工程竣工驗(yàn)收之日起二月內(nèi)，項(xiàng)目?jī)?nèi)業(yè)將裝訂成冊(cè)、成盒的資料移交至工程部。(三)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地制定檔案銷毀清單，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，登記造冊(cè)，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀，銷毀時(shí)需有兩人以上參加，并在銷毀清冊(cè)上簽字。會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部自行保管。 （二）文書的檔案立卷 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁(yè)數(shù)，均應(yīng)齊全完整。組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料。(三)檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。 質(zhì)量管理類:質(zhì)量管理方面的制度?？缒甓鹊目偨Y(jié)，放在所針對(duì)的最后一年立卷，跨年度的會(huì)議文件，歸在會(huì)議召開的年度立卷。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。工程部資料員審查合格后，項(xiàng)目?jī)?nèi)業(yè)按照公司“檔案業(yè)務(wù)管理”軟件進(jìn)行打印，并按要求進(jìn)行裝訂成冊(cè)、成盒。如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。其它各類檔案如聲像檔案、活動(dòng)檔案、工程檔案等由各部門暫時(shí)保管，月底統(tǒng)一匯總到人力資源部。 銷售紀(jì)事類:公司大規(guī)模的銷售活動(dòng)紀(jì)事。制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件。 二、文書檔案管理(一）歸檔范圍 行政綜合類:包括重要的會(huì)議材料。 技術(shù)類:產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術(shù)文檔。 三、歸檔時(shí)間 公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的各種合同及常規(guī)性報(bào)表，根據(jù)各自不同的時(shí)限要求及時(shí)上繳總經(jīng)理和人力資源部。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司。
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