【正文】 文用紙。用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進行公文交往。目前，淘汰 16 開型紙，采用 A4 型紙作為公文用紙的時機已經基本成熟。黑色油墨應達到色譜所標 BLl00％，紅色油墨應達到色譜所標 Y80％，M80％。裁切成品尺寸誤差177。但如果遇到下一面將有可能出現空白頁時，就需要調整某一面的字數和行數， 以保證下一面有公文的正文內容。由于公文的特殊作用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本標準對眉首所合各要素位置的規(guī)定，就可以設計文件的“紅頭”部分(具體設計方法后文介紹)。這是本標準對公文結構劃分提出的新觀點，也是本標準在結構上的最大特點。發(fā)文機關根據份數序號可以掌握每一份公文的去向。根據《辦法》的 規(guī)定，涉及國家秘密的公文應當按照國家秘密及其密級具體范圍 的規(guī)定分別標明“絕密”、“機密”和“秘密”。 9 緊急程度是對公文送達時限的要求。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關標識上空 2 行向下依次標識(見圖三)。 有一些特定的公文在發(fā)文機關名稱后面不加“文件”二字， 如國務院就有“國務院任免通知”紅頭形式，本標準給這類“紅頭”留了余地，未規(guī)定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。 第二種僅限于上行文，凡上報的公文發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為 80mm，即要留出 80mm 一 25mm＝55mm 的空白供上級機關批示文件用，也就是說上行文發(fā)文機關標識距上頁邊為天頭 37mm 十 25mm 十 55mm＝117mm。 發(fā)文字號之下 4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。 年份要用全稱，不應簡化，如“87”、“93”等均屬標識不正確。有的機關按主辦部門或按文件內容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。在上報的公文中標識簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級單位的領導人了解下級單位誰對上報事項負責。應該說，在目前普遍使用電子設備打印公文的情況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。 正文的標識方法同寫信一樣，在主送機關名稱之下第 1 行開始標注，每起一自然段均要左空 2字。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，而 又是放在公文生效標識印章之后。四是對標識的位置做了規(guī)定，正文后的附件標識要與正文空 l 行，左空 2 字；附件上的“附件”標識在左上角頂格第 l 行。它包括發(fā)文機關印章或簽署人姓名。鑒于行政機關公文的法定性和印章的特定功能，《中華人民共和國刑法．》第二百八十條規(guī)定：“偽造、變造、買賣或者盜竊、搶奪、毀滅國家機關的公文、證件、 印章的，處 3 年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權利；情節(jié)嚴重的，處 3 年以上 10 年以下有期徒刑”。即使是采用印刷技術加蓋印章，制版時也要嚴肅認真，嚴格按本標準執(zhí)行。一種稱之為“下套”方式，適用于帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章。 對只蓋一個印章的單一機關發(fā)文，本標準規(guī)定落款處(即成文日期之上)不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。 8．2，6．1 單一發(fā)文印章 單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。 成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。為了保證 這一點，需要在公文正文之后標注附件的序號和名稱，然后在附件同樣標識附件的序號和名稱， 以顯示附件與正文的不可分割的關系。因為公文中的數字、年份不能出半點紙漏，數字、年份回行權易出現差錯，也易使讀者看錯。本標準又講了當主送機關過多而使首頁不能顯示正文的變通辦法，即將主送機關移至版記中的主題詞之下。在特殊情況下可以在不違背標準規(guī)定原則的前提下適當變通。本標準規(guī)定應平行排列于發(fā)文字號右側，也就是要和發(fā)文字號同處在第 3 行，不過此時發(fā)文字號便不要居中了，要居左空 1 字，簽發(fā)人則右空 1 字，這樣排列起來對稱、美觀。 發(fā)文字號的位置，本標準規(guī)定在發(fā)文機關標識下空 2 行，規(guī)定在發(fā)文字號之下 4mm 處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發(fā)文機關標識與紅色反線之間的距離是 3 行位置，發(fā)文字號應標在第 3 行，并且不要緊貼紅色反線，空出約 4mm 的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。注意六角括號不是數學公式的中括號，因為當引用公文時，標題后面的發(fā)文字號要用圓括號“( )”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。機關代字一般由兩個層次組成。 關于聯合行文，本標準規(guī)定“文件”兩字居于發(fā)文機關名稱右側上下居中。 發(fā)文機關標識的字體，本標準推薦使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某 些書法藝術的成分，應該說不適于標識具有執(zhí)法職能的國家行政機關的公文。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于 22mm15mm(高寬)。具體“特急”和“急件”的時間要求是多少，由各地行政機關主管自行確定。在國家行政機關的公文中應按照上述要求在公文中標識公文的秘密等級。本標準規(guī)定編制份數序號用阿拉伯數碼，對編幾位未作規(guī)定。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第 l 行。由于公文實質性的內容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。本標準將公文的裝訂要求加以規(guī)定，就是對形成公文的最后一道工序嚴格把關，以保證公文的質量。所以在標準中規(guī)定的一般情況是相對特殊情況而言的。長期以來，我們的公文缺乏一個較為系統(tǒng)的印刷和裝訂規(guī)范。7．4 裝訂要求公文應左側裝訂，不掉頁。6 公文中圖文的顏色 未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。紙型規(guī)格的不一，導致有的政府文件的前后頁大小不一，公文質量受到影響，也不嚴肅。但考慮到我國的實際情況，在這兩項標準中，還規(guī)定了我國自己的標準 16 開型。作出這項規(guī)定應該說是在進行大量調查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應工業(yè)系統(tǒng)產生何種影響作調查和分析的基礎上得出的。這也是公文用紙的一項重要指標。對于一些使用高檔印制設備的單位可以采用紙張質量不高于 80g／m2 的膠版印刷紙或復印紙。一“行”的概念(除 2 號標題外)指的是 3 號字高度加其 7／8 倍的距離。3 定義本標準采用下列定義。(2)適用范圍本標準適用于國家各級行政機關的公文，其他機關、企事業(yè)單位的公文可參照執(zhí)行。其他要素從本標準相關要素說明?！∶罡袷矫顦俗R由發(fā)文機關名稱加“命令”或“ 令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定。單頁碼居右空 1 字，雙頁碼居左空 1 字。　抄送公文如有抄送，在主題詞下一行；左空 1 字用 3 號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號?！÷摵闲形挠≌庐斅摵闲形男杓由w兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空 7 字；主辦機關印章在前； 4 兩個印章均壓成文時間，印章用紅色?！「郊娜缬懈郊?，在正文下一行左空 2 字用 3 號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。　簽發(fā)人上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為 25mm。無毛茬或缺損?！⊙b訂要求 公文應左側裝訂，不掉頁。 　公文頁邊與版心尺寸 　　公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm177。GB 148－1977　印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸 3　 定義本標準采用下列定義。本標準主要起草人：孟辛卯、房　慶、李志祥、劉碧松、范一喬、張榮靜、李穎。本標準相對 GB/T　9704－1988 作如下修訂：（1）將原標準名稱《國家機關公文格式》改為《國家行政機關公文格式》 ；（2）刪去原標準中的引言部分；（3）刪去原標準中與公文格式規(guī)定無關的一些敘述性解釋；（4）對公文用紙的幅面尺寸作了較大調整，將國際標準 A4 型紙作為用紙紙型；刪去國內 16 開型紙張的相應說明；（5）對公文用紙的頁邊尺寸作了較大的調整；（6）不設各標識域，而按公文眉首、主體和版記三部分各要素的順序依次進行說明；（7）增加了公文用紙的主要技術指標；（8）增加了印刷和裝訂要求；（9）增加了每頁正文行數和每行字數以及各種要素標識的字體和字號；（10）增加了主要公文式樣。其他機關公文可參照執(zhí)行?！⌒小ine標識公文中縱向距離的長度單位。 7　排版規(guī)格與印制裝訂要求　排版規(guī)格正文用 3 號仿宋字，一般每面排 22 行，每行排 28 個字。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各 1/4 處，允許誤差177。　眉首　公文份數序號公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于 22mm15mm?！≈黧w　公文標題紅色反線下空 2 行，用 2 號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第 1 行頂格標識公文的發(fā)文序號并在其后標識附件（或帶序號） 。當聯合行文需加蓋 3 個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。印發(fā)機關左空 1 字，印發(fā)時間右空 1 字。公文如需附 A3 紙型表格，且當最后一頁為 A3 紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）就為空白，將 A3 紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。分送機關標識方法同抄送機關。其他機關公文可參照執(zhí)行。由于少數民族文字的字體、字型和書寫習慣與漢字不同，執(zhí)行本標準在某些地方可參照本標準另行規(guī)定。3．2 行 line 標識公文中縱向距離的長度單位。4 公文用紙主要技術指標 公文用紙一般使用紙張定量為 60g／m 一 80g／m2 的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，如同報紙一般，很不莊重；紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時間長了很不舒服。出于公文將作為檔案長期保存和使用的需要，因此有必要對此項指標加以規(guī)定。目前常用的復印機、打印機、計算機、傳真機等基本上是以 A4 型標準作為基本紙型的。 (3)淘汰 16 開型紙的必要性及基本條件分析長期以來，我國在公文用紙方面一直沿用 16 開型。將公文用紙由 l 6 開型改為國際標準 A4 型，是我國公文用紙的一場革命性轉變。7 排版規(guī)格與印制裝訂要求7．1 排版規(guī)格正文用 3 號仿宋體字，文中如有小標題可用 3 號小標宋體字或黑體字，一般每面排 22 行，每行排 28 個字。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各 l／4 處，允許誤差177。 (1)在標準中給出排版規(guī)格是保證公文行數和字數的統(tǒng)一。關于印刷制品的質量標準是有很多指標的，在此標準中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術指標；這些指標只要認真對待是很容易實現的。本標準將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了具有多年從事公文處理工作實踐經驗的同志的建議而確定的。因此版記有必要作為一個單獨部分加以敘述。如果發(fā)文機關認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數序號，如國務院文件都編有份數序號。本標準規(guī)定份數序號的位置在版心左上角頂格第 1 行。如：絕密★3 個月，意味著該公文屬于絕密等級，保密的期限為 3 個月， 過期即可解密。8．1．4 發(fā)文機關標識 由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。它是由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成的。 關于發(fā)文機關標識的位置，本標準提出了兩種。因此公文首頁必須顯示正文，發(fā)文機關過多只能擠發(fā)文機關，不能擠正文，可將發(fā)文機關字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發(fā)文字號、主送機關、標題以及最少一行正文的位置)。讀懂機關代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較準確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。有的文件把年份用圓括號括起，今后也要按本標準的規(guī)定使用六角括號。發(fā)文字號居左空 1 字，簽發(fā)人姓名居右空 1 字；簽發(fā)人用 3 號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用 3 號楷體字標識簽發(fā)人姓名。 如果有多個簽發(fā)人，或者有的文件按規(guī)定還需要標注會簽人，這時的標識方法是，發(fā)文字號應始終放在紅色反線之上的最后一行，文件主辦單位的簽發(fā)人要始終放在最上面的位置；其他簽發(fā)人或會簽人在主辦單位簽發(fā)人之下按發(fā)文機關標識的順序排列，最后的簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處一行平行排列；如果 3 行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發(fā)文字號居左空 1 字和簽發(fā)人．姓名居右空 l 字的要求不變。但在變通中還要遵守基本規(guī)定，如發(fā)文機關多但主辦機關排列在前是基本規(guī)定，簽發(fā)人或會簽人多但最后一個簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處最后一行是基本規(guī)定；標題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規(guī)定。所謂同類型機關的統(tǒng)稱如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第 1 行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。其要點一是附件應與正文一起裝訂；如果附件與正文不能一起裝訂，在附件上要標識所屬公文的發(fā)文字號及“附件”二字。規(guī)定零要寫成“O”，是因為“零”與漢字的另一種數字寫法“壹、貳、捌”等是一個序列，而采用“一、三、五”這種寫法用“O”比較協(xié)調。 印章是公文的生效標志。 本標準規(guī)定印章加蓋要端正、居個(即居成文日期之中)。之所以這