【正文】 (2)公文形成的條件是行使職權(quán)和實(shí)施管理。第三，集思廣益的原則。如果計(jì)劃內(nèi)容既不是單項(xiàng)工作，又不是很宏大的，這就該用真正的“計(jì)劃”了。因?yàn)橐?guī)劃不必也不能寫得太細(xì)，只要能起到明確方向，鼓舞人心，激發(fā)熱情的作用也就差不多了。方案和安排還有一種較為概要一點(diǎn)的寫法，以便于下級(jí)具體實(shí)施時(shí)靈活掌握，叫做“意見(jiàn)”：方案大多稱“實(shí)施意見(jiàn)”，如《市“七五”期間社會(huì)主義精神文明建設(shè)的實(shí)施意見(jiàn)》；安排往往稱“安排意見(jiàn)”，如《系統(tǒng)關(guān)于開(kāi)展增收節(jié)支活動(dòng)的安排意見(jiàn)》。安排的正文一般由“開(kāi)頭”、“主體”和“結(jié)尾”三部分組成；也有的省略“結(jié)尾”，“主體”結(jié)束，正文即隨之結(jié)束。但不管哪種寫法，“主要目標(biāo)”、“實(shí)施步驟”、“政策措施”這三項(xiàng)必不可少的，實(shí)際寫作時(shí)的稱呼可以不同，如把“主要目標(biāo)”稱為“目標(biāo)和任務(wù)”或“目標(biāo)和對(duì)策”等，把“政策措施”稱為“實(shí)施辦法”或“組織措施”等。正文寫法，由于要點(diǎn)的內(nèi)容是摘錄計(jì)劃的主要之點(diǎn)，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個(gè)方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒(méi)有過(guò)渡段，段落也不長(zhǎng)。正文寫法，由于計(jì)劃是對(duì)一個(gè)單位的全面工作或某一項(xiàng)重要工作的具體要求，所以寫作是要比規(guī)劃和設(shè)想都要具體、詳細(xì)得多。設(shè)想的標(biāo)題可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略單位名稱，或省略時(shí)間期限，還可以是“兩要素”省略單位名稱和時(shí)間期限，如《關(guān)于機(jī)構(gòu)改革的初步設(shè)想》。這部分要寫得簡(jiǎn)短、有力、富有號(hào)召力。這是制定規(guī)劃的依據(jù)，因此不能簡(jiǎn)單地羅列事實(shí)，而應(yīng)把諸多有關(guān)情況以過(guò)認(rèn)真地綜合、分析，找出其有得因素和不得因素。不管其如何分類，計(jì)劃內(nèi)容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”三大項(xiàng)。在具體業(yè)務(wù)工作中，黨的方針、政策和上級(jí)的批示、部署的任務(wù)，是如何在自己分管的部門或單位得以貫徹實(shí)施的……等等。述職報(bào)告的種類很多，從時(shí)間上分有任期述職報(bào)告、年度述職報(bào)告、臨時(shí)述職報(bào)告；從范圍上分有個(gè)人述職報(bào)告、集體述職報(bào)告；從內(nèi)容上分則有專題（單項(xiàng)）述職報(bào)告、綜合述職報(bào)告。電子公文的寫法電子公文主要由主題、事項(xiàng)或附件落款組成。前言。 會(huì)議紀(jì)要的寫法會(huì)議紀(jì)要一般由首部、正文、尾部三部分組成。說(shuō)明寫出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)。四、 例行工作報(bào)告例行工作報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)，因工作需要定期向上級(jí)所寫的報(bào)告。其內(nèi)容大體包括工作進(jìn)展情況，成績(jī)或問(wèn)題，經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)以及對(duì)今后工作的意見(jiàn)或建議。二、報(bào)告中一般不提建議或意見(jiàn)。 二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫被通知單位，這是不妥當(dāng)?shù)?。上?jí)機(jī)關(guān)要召開(kāi)比較重要的會(huì)議時(shí)，一般都要提前通知所屬有關(guān)單位，這就是會(huì)議通知。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。結(jié)語(yǔ)。請(qǐng)示的標(biāo)題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。四、時(shí)效性。請(qǐng)示的特點(diǎn)一、針對(duì)性。關(guān)于材料的修改。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡(jiǎn)潔通順，又要注意交代的問(wèn)題清楚明了。寫作中注意兩點(diǎn)：要觀點(diǎn)鮮明，用材得當(dāng)。 提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。二、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究 發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個(gè)主題搜集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究當(dāng)然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。公文的擬寫通常按以下步驟進(jìn)行：一、明確發(fā)文主旨任何一份公文都是根據(jù)工作中的實(shí)際需要來(lái)擬寫的。（七）正確使用順序號(hào)[ 一、（一）、（1）]。（二）文字要精煉，篇幅要簡(jiǎn)短。 四、要注意黨政不分的現(xiàn)象。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫。如：“（此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)）”。機(jī)密等級(jí)由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機(jī)密程度來(lái)劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機(jī)密的安全。編號(hào)的位置：凡有文件版頭的，放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無(wú)文件版頭的，放在標(biāo)題下的右側(cè)方。 八、文件版頭。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時(shí)間發(fā)生困難。 四、發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題的位置在公文的開(kāi)首，居于正文的上端中央。 二、有工作依據(jù)和憑證的作用。 公文的特征 一、有鮮明的政治性。聯(lián)系人：，電話：，傳真：。中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院一九九六年十二月十六日通知格式：（會(huì)議性通知）關(guān)于會(huì)議的通知各職能處室：定于月日召開(kāi)會(huì)。例如“為了解決的問(wèn)題，經(jīng)批準(zhǔn)，現(xiàn)將，具體規(guī)定通知如下。插入頁(yè)碼：凡超過(guò)兩頁(yè)的公文，都需居中插入頁(yè)碼。三、排版頁(yè)面設(shè)置：公文文字從左至右橫排，每自然段前空兩個(gè)漢字，一般每頁(yè)二十四行，每行二十八個(gè)字。附件說(shuō)明和附件：有附件的公文，應(yīng)在正文之下、成文日期之上標(biāo)明附件順序和名稱，或在正文相關(guān)處用括標(biāo)注“見(jiàn)附件”等字樣。如“嘉文廣[2008]23號(hào)”。成文時(shí)間用漢字，“零”可寫為“○”，右空4個(gè)字。公文標(biāo)題用2號(hào)宋體。一、格式公文名稱：置于首頁(yè)上方，一般用紅色套印。主送機(jī)關(guān)：應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。生效標(biāo)識(shí)：包括印章和成文日期。此類操作可在“文件－頁(yè)面設(shè)置”中進(jìn)行設(shè)置。日期寫法：正式文件需使用中文日期，如上報(bào)的計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告等，其他一般的文字材料可以用阿拉伯?dāng)?shù)字來(lái)標(biāo)明日期，如通知。㈡在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過(guò)渡語(yǔ)，結(jié)尾可用“特此通知”結(jié)尾㈢再次明確主題的段落描寫。會(huì)議時(shí)間月——日（會(huì)期，報(bào)到。①標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種或者事由、文種組成。 三、有法定的權(quán)威和特定的格式。 公文的格式 公文的格式一般包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)（或機(jī)關(guān)用章）、發(fā)文時(shí)間、抄送單位、文件版頭、公文編號(hào)、機(jī)密等級(jí)、緊急程度、閱讀范圍等項(xiàng)。主送機(jī)關(guān)一般寫在正文之前、標(biāo)題之下、頂行寫。也可蓋印，不寫發(fā)文機(jī)關(guān)。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個(gè)詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財(cái)務(wù) 管理 規(guī)定”等，詞組之間不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，用醒目的黑體字標(biāo)出，以便分類歸檔。 九、公文編號(hào)。許多文件尤其是請(qǐng)示或報(bào)告，需要印有簽發(fā)人名，以示對(duì)所發(fā)文件負(fù)責(zé)。 十二、緊急程度。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。注意： 一、下級(jí)機(jī)關(guān)一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級(jí)行文。 二、要符合客觀實(shí)際，符合工作規(guī)律。（四）論理要合符邏輯。一九八一年二月，國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》將國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文歸納為九類十五種，即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)求、批復(fù)、函。 明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象。怎樣為擬寫公文搜集材料和進(jìn)行調(diào)查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實(shí)際當(dāng)中搜集活材料。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。在寫作當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語(yǔ)不能含糊不清，模棱兩可、詞不達(dá)意，似是而非。自古以來(lái)，好文章都要經(jīng)過(guò)反復(fù)修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過(guò)幾稿才能通過(guò)。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹(jǐn)。因而請(qǐng)示具有很強(qiáng)的針對(duì)性。二、 請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示。二、 正文，其結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭、主體、結(jié)語(yǔ)構(gòu)成。請(qǐng)示應(yīng)注意的問(wèn)題一、 一文一事的原則。這里僅介紹“一般性通知”、“會(huì)議性通知”、“任免通知”三種。 三、任免通知。報(bào)告是陳述性文體。四、報(bào)告廣泛使用于下級(jí)向上級(jí)反饋信息，是溝通上下級(jí)機(jī)關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。這種報(bào)告是針對(duì)某項(xiàng)工作中的某個(gè)問(wèn)題，向上級(jí)所寫的匯報(bào)性報(bào)告。 公告的寫法公告是一種嚴(yán)肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達(dá)直截了當(dāng)，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明快。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應(yīng)標(biāo)明發(fā)文地點(diǎn)。有的會(huì)議紀(jì)要的首部還有成文時(shí)間等項(xiàng)目?jī)?nèi)容。它是會(huì)議機(jī)要的核心內(nèi)容，主要記載會(huì)議情況和會(huì)議結(jié)果，寫作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題，把會(huì)議的基本精神，特別是會(huì)議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達(dá)清楚。四、事項(xiàng)。正文　述職報(bào)告的正文包括三部分內(nèi)容。要注意論斷準(zhǔn)確，重點(diǎn)突出，有針對(duì)性，既不要脫離自己的職責(zé)范圍和工作目標(biāo)，又要分析概括，不能寫成流水帳；既要突出政績(jī)，又要評(píng)價(jià)正確、適當(dāng)，不能故意夸大或縮??；缺點(diǎn)和不足的地方也要說(shuō)夠、說(shuō)充分。這就要求寫作者必須首先進(jìn)行深入的調(diào)查和周密的測(cè)算，在掌握大量可靠資料的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨、國(guó)家和具體單位的發(fā)展方針確定發(fā)展遠(yuǎn)景和總體目標(biāo)，然后充分吸收有關(guān)意見(jiàn)，以科學(xué)的態(tài)度，反復(fù)經(jīng)過(guò)多種方案的比較、研究和選擇，確定各項(xiàng)指標(biāo)和措施。這是規(guī)劃的綱領(lǐng)和原則，是在前言的基礎(chǔ)上提出的，因此既要寫得鼓舞人心，又要寫得堅(jiān)定有力，要用精煉的語(yǔ)言，概要地闡述出來(lái)。一般說(shuō)來(lái)，時(shí)間長(zhǎng)遠(yuǎn)些的稱“設(shè)想”；范圍較廣泛的稱為“構(gòu)想”；時(shí)間不太長(zhǎng)、范圍也不太大的則稱為“思路”或“打算”。第二種是也按規(guī)劃、計(jì)劃、方案或安排的格式結(jié)構(gòu)，只是內(nèi)容粗略一些的想法，適用于預(yù)備性計(jì)劃，即只是征求意見(jiàn)的“構(gòu)想”、“思路”或“打算”。（３）結(jié)尾，或突出重點(diǎn)，或強(qiáng)調(diào)有關(guān)事項(xiàng)，或提出簡(jiǎn)短號(hào)召，當(dāng)然也可不寫結(jié)尾。由于一些具有某種職能的具體工作比較復(fù)雜，不作全面部署不足以說(shuō)明問(wèn)題，因而公文內(nèi)容構(gòu)成勢(shì)必要繁瑣一些，一般有指導(dǎo)思想、主要目標(biāo)、工作重點(diǎn)、實(shí)施步驟、政策措施、具體要求等項(xiàng)目。 安排的具體寫法：安排的內(nèi)容由于是涉及范圍較小或單位內(nèi)部的工作，所以一般有兩種發(fā)文形式：一種是上級(jí)對(duì)下級(jí)安排工作，盡管涉及面較小，也要用“文件頭”形式下發(fā)。在結(jié)構(gòu)上可按這四方面內(nèi)容分項(xiàng)來(lái)寫；也可把任務(wù)和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來(lái)寫；還可以先寫總?cè)蝿?wù)，然后按時(shí)間先后順序一項(xiàng)一項(xiàng)地寫具體任務(wù)，每一項(xiàng)有每一項(xiàng)的要求及措施，要依據(jù)工作性質(zhì)及具體內(nèi)容來(lái)定。因?yàn)檫@不僅僅是個(gè)文字表達(dá)上的事，還是個(gè)涉及具體工作業(yè)務(wù)的組織和安排問(wèn)題，需要有長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光和領(lǐng)導(dǎo)魄力，這種寫作是一個(gè)人綜合能力的表現(xiàn)。因?yàn)樵O(shè)想是為計(jì)劃作準(zhǔn)備的，也不必寫得很細(xì)，甚至不用寫得很好，只要能把大致的“思路”或想法寫出來(lái)也就夠了。 （三）計(jì)劃寫作注意事項(xiàng) 不論哪種計(jì)劃，寫作中都必須注意掌握以下五條原則：第一，對(duì)上負(fù)責(zé)的原則。要分清輕重緩急，突出重點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，不能眉毛胡子一把抓。二、公文的發(fā)展、演變，反映了歷代政權(quán)的性質(zhì)，也反映了統(tǒng)治者的需要及其對(duì)公文在行使政治權(quán)力中的重要性的認(rèn)識(shí)程度。五、公文的作用主要表現(xiàn)在五個(gè)方面(1)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。法規(guī)文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規(guī)文件。在機(jī)關(guān)起草的實(shí)踐中，起草公文的任務(wù)可以由一人承擔(dān)，也可以由多人承擔(dān)，這主要取決于公文的重要程度和機(jī)關(guān)的文書人員隊(duì)伍條件。(5)急迫之作，時(shí)限性強(qiáng)。(2)收集有關(guān)材料。(5)有較好的文字功底。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達(dá)兩個(gè)方面．在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、收文處理標(biāo)記、發(fā)文機(jī)關(guān)版頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人姓名等項(xiàng)；公文的行文部分包括公文標(biāo)題、題注、主送機(jī)關(guān)、正文、無(wú)正文說(shuō)明、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、機(jī)關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署、注釋及特殊要求說(shuō)明等項(xiàng)；公文的文尾部分包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)說(shuō)明、頁(yè)碼等項(xiàng)。公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括行文關(guān)系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個(gè)方面。(2)上行文。它的寫作要求是：(1)必須根據(jù)憲法，法律規(guī)定的權(quán)限范圍發(fā)布命令；(2)要注意各類型命令寫作的共同點(diǎn)和不同點(diǎn)；(3)語(yǔ)言要準(zhǔn)確、凝練、莊重有力； 二、議案，是供各級(jí)人民代表大會(huì)和各級(jí)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)在開(kāi)會(huì)期間審議使用的一種書面文件．它的特點(diǎn)主要有：(1)行文關(guān)系及辦理程序的法定性；(2)行文內(nèi)容的單一性和可行性。決定的標(biāo)題由決定機(jī)構(gòu)、決定事由、文種三部分構(gòu)成。其特點(diǎn)主要是針對(duì)性和原則性。其特點(diǎn)為：發(fā)布的公開(kāi)性、事項(xiàng)的重要性和操作的嚴(yán)肅性。②統(tǒng)計(jì)公報(bào)必須由國(guó)家各級(jí)統(tǒng)計(jì)部門或國(guó)家指定的機(jī)構(gòu)發(fā)布，任何機(jī)構(gòu)不得隨意發(fā)布全國(guó)性、地區(qū)性的統(tǒng)計(jì)數(shù)字。按照行文的目的的不同，可將報(bào)告分為呈報(bào)性報(bào)告和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。批復(fù)寫作要注意這樣三點(diǎn)：①要先回應(yīng)后批復(fù)：⑦態(tài)度要鮮明，措辭要明確；⑧要及時(shí)批復(fù)。會(huì)議紀(jì)要的寫作：(1)會(huì)議紀(jì)要一般是在會(huì)議結(jié)束后起草的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人簽字同意才算定稿?？蓪l例和規(guī)定的寫作要點(diǎn)綜合為以下四點(diǎn)：①草擬條例和規(guī)定要遵循一定的原則；②起草條例和規(guī)定，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進(jìn)行清理，同時(shí)應(yīng)當(dāng)注意與其他有關(guān)法規(guī)的銜接和協(xié)調(diào)；③條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達(dá)，常見(jiàn)的有“章條式”和“條款式”兩種寫法?！罢聴l式”和“條款式”兩種?？偨Y(jié)的特點(diǎn)：回顧性、經(jīng)驗(yàn)性。講話類文書一般都包括以下特點(diǎn)；口頭性、直接性、針對(duì)性、情感性。電話記錄可分為發(fā)出電話記錄和接收電話記錄。簡(jiǎn)報(bào)類文書的寫作要求：內(nèi)容要真實(shí)、確刨；篇幅要短??；針對(duì)性、指導(dǎo)性要強(qiáng)。、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接的程序和環(huán)節(jié),構(gòu)成機(jī)關(guān)信息運(yùn)轉(zhuǎn)與處理的科學(xué)流程。四、公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系可以從以下幾個(gè)方面分析。(3)機(jī)關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。 二、收文,是指機(jī)關(guān)文書部門收進(jìn)外單位發(fā)來(lái)的文件材料。收文登記的形式一般可分為簿冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式三種。查辦是指文書工作人雖協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查各項(xiàng)方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實(shí),以及對(duì)某些問(wèn)題進(jìn)行查處,解決的一項(xiàng)承辦性工作。公文的簽發(fā)是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿最后審批。它是文書部門整理與保存文件的一種重要方法，也是機(jī)關(guān)公文處理工作的重要內(nèi)容。根據(jù)這一原則對(duì)公文立卷工作捉出了“保持文件間的歷史聯(lián)系”、“區(qū)分保存價(jià)值”、“便于保管和利用”三個(gè)方面的要求。在編制或者修訂立卷類目時(shí)，必須堅(jiān)持由公文處理部門為主的原則。調(diào)整定卷，是指在平時(shí)立卷的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每一條款中所積累的文件材料，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項(xiàng)工作。案卷的編目，是指在卷內(nèi)文件排列編號(hào)的基礎(chǔ)上，填寫卷內(nèi)文件目錄,備考表和案卷封皮等工作。案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門逐年向機(jī)關(guān)檔案室交接案卷的依據(jù)和憑