【正文】 貨與索賠。9．結(jié)案即凡驗(yàn)收合格付款，或驗(yàn)收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項(xiàng)書面資料有無(wú)缺失，績(jī)效好壞等，簽報(bào)高階層管理或權(quán)責(zé)部門核閱批示。3．選擇可能的供應(yīng)來(lái)源即就需求說(shuō)明，從原有供應(yīng)廠商中，選擇實(shí)績(jī)良好廠商，通知其報(bào)價(jià)。譬如，請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等權(quán)責(zé)均予區(qū)分。超過(guò)此一權(quán)限，仍需呈請(qǐng)上級(jí)主管核定。除了前述地理因素造成采用分散制的理由外，若散布各地的工廠，在生產(chǎn)設(shè)備、貯藏設(shè)備、社區(qū)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任等，具有獨(dú)特的差異性時(shí)，亦以采用分散制較為適宜。例如規(guī)格確認(rèn)，物品轉(zhuǎn)運(yùn)等費(fèi)事耗時(shí)。（一）優(yōu)點(diǎn)1．集中采購(gòu)可使數(shù)量增加，提高對(duì)賣方的談判力量，較易獲得價(jià)格折讓與良好服務(wù)。9．本公司對(duì)物料采購(gòu)應(yīng)實(shí)施市場(chǎng)調(diào)查工作，建立有關(guān)資料，作為選擇供應(yīng)商之依據(jù)。2．本公司物料采購(gòu)計(jì)劃系根據(jù)物料需求計(jì)劃而擬訂。第二章 采購(gòu)的定義采購(gòu)的定義企業(yè)根據(jù)需求提出采購(gòu)計(jì)劃、審核計(jì)劃、選好供應(yīng)商、經(jīng)過(guò)商務(wù)談判確定價(jià)格、交貨及相關(guān)條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的過(guò)程。5．本公司采購(gòu)得經(jīng)由供應(yīng)商或制造商以詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)方式辦理。二．采購(gòu)政策之評(píng)估與修訂采購(gòu)政策之評(píng)估作業(yè)，應(yīng)先依據(jù)公司現(xiàn)行的采購(gòu)政策，對(duì)各采購(gòu)項(xiàng)目的供應(yīng)來(lái)源展開(kāi)研究，并列出其優(yōu)、缺點(diǎn)；其次再以“采購(gòu)項(xiàng)目”為主，針對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目的采購(gòu)政策，予以檢討修正，進(jìn)而消除現(xiàn)有政策對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目所既存的缺點(diǎn)。4．建立各部門共同物料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，可以簡(jiǎn)化種類，互通有無(wú)，亦可節(jié)省檢驗(yàn)工作時(shí)間。或部門與需用部門雖非同處一地，但因距離亦非遙遠(yuǎn)，通信工具相當(dāng)便捷，采購(gòu)工作集中由一單位辦理，尚不至于影響需求時(shí)效。公司組織架構(gòu)圖參見(jiàn)后附圖第六章 采購(gòu)授權(quán)采購(gòu)授權(quán)為了圓滿執(zhí)行工作并達(dá)到目標(biāo)，采購(gòu)部門應(yīng)有下列四種決策權(quán)：1． 供應(yīng)商之選擇。公司采購(gòu)核決表 負(fù) 責(zé) 人權(quán)項(xiàng) 目 限供應(yīng)部負(fù)責(zé)人技術(shù)部負(fù)責(zé)人質(zhì)量部負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人公司副總經(jīng)理公司總經(jīng)理原輔材料采購(gòu)合同復(fù)審復(fù)審復(fù)審復(fù)審復(fù)審核決原輔材料采購(gòu)訂單復(fù)審核決零星材料采購(gòu)復(fù)審復(fù)審復(fù)審核決采購(gòu)計(jì)劃及預(yù)算復(fù)審核決入庫(kù)單核決檢驗(yàn)單核決退貨單核決結(jié)算單復(fù)審核決稅票復(fù)審核決第七章 作業(yè)流程作業(yè)流程凡企業(yè)規(guī)模愈大，采購(gòu)金額偏高者，對(duì)程序的設(shè)計(jì)愈為重視。反之，則可略予放寬，以求提高工作效率。合約或訂單，均屬具有法律效力的書面文件，對(duì)買賣雙方的要求、權(quán)利及義務(wù)，須予列明。第八章 采購(gòu)表單 XXXXX有限公司供應(yīng)商送貨單 NO 000084 送貨單位： 鉤稽單號(hào):年 月 日 編 碼品 名規(guī) 格單 位數(shù) 量單 價(jià)金 額備 注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　合 計(jì)　　　送貨人：制表人：三聯(lián)①存根聯(lián)②送貨聯(lián)③升達(dá)聯(lián) XXXXX有限公司入庫(kù)單 NO 000084 送貨單位： 鉤稽單號(hào):年 月 日 編 碼品 名規(guī) 格單 位數(shù) 量單 價(jià)金 額備 注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　合 計(jì)　　　記帳人：經(jīng)辦人：庫(kù)管：四聯(lián)①存根聯(lián)②倉(cāng)庫(kù)聯(lián)③記帳聯(lián)④供應(yīng)聯(lián) XXXXX有限公司退貨單 NO 000084 退貨單位： 鉤稽單號(hào):年 月 日 編 碼品 名規(guī) 格單 位數(shù) 量單 價(jià)金 額備 注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　合 計(jì)　　　記帳人：經(jīng)辦人：庫(kù)管：四聯(lián)①存根聯(lián)②倉(cāng)庫(kù)聯(lián)③記帳聯(lián)④供應(yīng)聯(lián)62 / 62請(qǐng) 款 單請(qǐng)款金額請(qǐng)款部門請(qǐng)款人請(qǐng)款日期合同編號(hào)合 同經(jīng) 辦 人簽 訂付款額已付款額欠付款入庫(kù)驗(yàn)收人入庫(kù)時(shí)間財(cái) 務(wù) 部審核意見(jiàn)付款時(shí)間收款單位開(kāi) 戶 行帳 號(hào)請(qǐng)款理由：供 應(yīng) 部審核意見(jiàn)審批意見(jiàn)：編號(hào) 請(qǐng) 購(gòu) 單 年 月 日 編 號(hào)品 名規(guī) 格單位數(shù)量需用日期請(qǐng)購(gòu)原因 及 用 途備 注核準(zhǔn)： 供應(yīng)部負(fù)責(zé)人： 請(qǐng)購(gòu)部門負(fù)責(zé)人： 請(qǐng)購(gòu)人： XXXXX有限公司貨款結(jié)算單 NO：供應(yīng)商： 合同號(hào)： 時(shí)間： 收貨單號(hào)： 驗(yàn)收單號(hào)：品種規(guī)格結(jié)算規(guī)格換算率（每片）計(jì)算單位數(shù)量（片）面積含稅單價(jià)不含稅單價(jià)稅率（%）金額稅額價(jià)稅合計(jì)　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　合 計(jì)　　　　　　　預(yù)付金額：實(shí)付金額（大寫）：備注：經(jīng)辦人：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：制表人：四聯(lián)①存根聯(lián)②財(cái)務(wù)聯(lián)③客戶聯(lián)④供應(yīng)聯(lián)有限公司聯(lián)絡(luò)單NO：供方： 聯(lián)絡(luò)內(nèi)容品 種規(guī) 格（mm）等級(jí)數(shù) 量（㎡）交貨時(shí)間備 注合 計(jì)我公司向貴公司采購(gòu)如下業(yè)務(wù)：要求：敬請(qǐng)貴公司收到本單后，簽署一份傳回本公司。8．供應(yīng)廠商之管理。7．主持采購(gòu)人員教育訓(xùn)練。5．訪客之安排與接待。5．一般索賠案件辦理，處理退貨事宜。6．監(jiān)督和協(xié)調(diào)輔料供應(yīng)廠商的質(zhì)量執(zhí)行?？傊少?gòu)人員必?cái)U(kuò)充視聞，具備“察言觀色”的能力，對(duì)物品將來(lái)供應(yīng)的趨勢(shì)能預(yù)謀對(duì)策?！爸乩x”之徒，實(shí)難勝任采購(gòu)職責(zé)。而生產(chǎn)計(jì)劃系包括采購(gòu)預(yù)算（直接原料成本）、直接人工預(yù)算及制造費(fèi)用預(yù)算。2．避免材料儲(chǔ)存過(guò)多，積壓資金，占用堆積的空間。根據(jù)此表可以精確計(jì)算制造某一種產(chǎn)品的用料需求數(shù)量。銷售預(yù)測(cè)的決定因素，包括外界的不可控制因素，如國(guó)內(nèi)、外經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況（GNP、失業(yè)率、物價(jià)、利率等）、人口成長(zhǎng)、政治體制、文化及社會(huì)環(huán)境、技術(shù)發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)者狀況等；以及內(nèi)部可控制因素，如財(cái)務(wù)狀況、技術(shù)水準(zhǔn)、廠房設(shè)備、原料零件供應(yīng)情況、人力資源及公司聲譽(yù)等。若賬上數(shù)量與倉(cāng)庫(kù)架臺(tái)上的數(shù)量不符；或存量中并非全數(shù)皆為規(guī)格正確之物料；這將使倉(cāng)庫(kù)的數(shù)量低于實(shí)際上的可取用數(shù)量，故采購(gòu)計(jì)劃中的應(yīng)購(gòu)數(shù)量將會(huì)偏低。（七）價(jià)格預(yù)期在編訂采購(gòu)預(yù)算時(shí)，常對(duì)物料價(jià)格漲跌幅度、市場(chǎng)景氣之榮枯、乃至匯率變動(dòng)等多加預(yù)測(cè)，甚至列為調(diào)整預(yù)算之因素。一般而言，供應(yīng)商的家數(shù)愈多，選擇最適當(dāng)供應(yīng)商的機(jī)會(huì)就愈大。最后，值得一提的是，供應(yīng)商的尋找不應(yīng)局限于本地，也應(yīng)該利用外地的供應(yīng)來(lái)源。（5）主要客戶。（2）有無(wú)與國(guó)際知名機(jī)構(gòu)技術(shù)合作。（4）有無(wú)政府機(jī)構(gòu)的評(píng)鑒等級(jí)。分類的目的，避免廠商包辦各種采購(gòu)條件，預(yù)防外行人做內(nèi)行事；分級(jí)的目的，防止廠商大小通吃，是配合采購(gòu)的需求，選擇適當(dāng)?shù)膹S商。因此，對(duì)于規(guī)格復(fù)雜且不屬于標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品，應(yīng)采用書面詢價(jià)為宜。此一定價(jià)方式，即俗稱的“將本就利”。2．現(xiàn)金價(jià)與期票價(jià)①現(xiàn)金價(jià)以現(xiàn)金之方式支付貨款。4．定價(jià)與實(shí)價(jià)①定價(jià)指物品標(biāo)示之價(jià)格。若以報(bào)價(jià)的方式而言，可分為：1．口頭報(bào)價(jià)此即由供應(yīng)商以電話或當(dāng)面向采購(gòu)人員說(shuō)明報(bào)價(jià)內(nèi)容，報(bào)價(jià)之物品則以買賣雙方常交易、規(guī)格簡(jiǎn)單且不易產(chǎn)生錯(cuò)誤者為宜。4．直接及間接人工成本。4．運(yùn)用制式的成本分析表，可以提高議價(jià)的效率。將不同的報(bào)價(jià)基礎(chǔ)加以統(tǒng)一，以利將來(lái)的議價(jià)及比價(jià)工作，而不會(huì)發(fā)生“拿蘋果和橘子比”的錯(cuò)誤。同時(shí)有了過(guò)去及未來(lái)的詳細(xì)采購(gòu)資料，有助于在談判時(shí)得到較大的折扣。b．供應(yīng)商處理上次談判的方式。（對(duì)非緊要項(xiàng)目可予退讓，對(duì)重要項(xiàng)目緊守談判原則）（8）利用供應(yīng)商的情報(bào)網(wǎng)絡(luò)可從銷售人員處得到一些有價(jià)值的資訊（例如價(jià)格趨勢(shì)、科技的重要發(fā)明、市場(chǎng)占有率、設(shè)計(jì)的改變等）。（三）．分析1．如何建立報(bào)價(jià)系統(tǒng)利用專業(yè)成本分析師從事成本分析，借以估算底價(jià)。因此，耐心地等待銷售人員提出漲價(jià)的妥協(xié)意見(jiàn)。三．議價(jià)技巧之一 —— 當(dāng)買方占優(yōu)勢(shì)時(shí)（一）借刀殺人通常詢價(jià)之后，可能有數(shù)個(gè)廠商報(bào)價(jià)。若此一“底價(jià)”比原來(lái)報(bào)價(jià)最低者還低，表示第三、第二低者承做的意愿相當(dāng)高，則可再找原來(lái)報(bào)價(jià)最低者來(lái)議價(jià)。因此，如果采購(gòu)人員對(duì)議價(jià)的結(jié)果不太滿意，此時(shí)應(yīng)要求上級(jí)主管（課長(zhǎng)）來(lái)和供應(yīng)商（業(yè)務(wù)員或課長(zhǎng)）議價(jià)，當(dāng)買方提高議價(jià)者的層次，賣方有受到敬重的感覺(jué)，可能同意提高降價(jià)的幅度。如此做法，也會(huì)面臨以完成品買進(jìn)或以個(gè)別零件買進(jìn)自行組裝的采購(gòu)決策問(wèn)題。所以，此時(shí)買方應(yīng)采取“若即若離”的姿態(tài)，以試探性的詢價(jià)著手。（三）哀兵姿態(tài)在買方居于劣勢(shì)下，應(yīng)以“哀兵”姿態(tài)爭(zhēng)取賣方的同情與支持。六．議價(jià)技巧之四——當(dāng)供應(yīng)商要提高價(jià)格時(shí)由于外在環(huán)境的快速變遷，如國(guó)際局勢(shì)動(dòng)蕩、原料的匱乏（例如稀少金屬鈷等之取得困難）等，往往造成供應(yīng)商有機(jī)可乘，占有優(yōu)勢(shì)，形成賣方市場(chǎng)，并進(jìn)而提高售價(jià)。（2）當(dāng)議價(jià)結(jié)果已達(dá)到買方可以接受的價(jià)格上限。2．運(yùn)用“低姿勢(shì)”在議價(jià)協(xié)商時(shí)，對(duì)賣方所提之價(jià)格，盡量表示困難，多說(shuō)“唉！”“沒(méi)辦法！”等等字眼，以低姿勢(shì)博取對(duì)方同情。2．善用“妥協(xié)”技巧在賣方價(jià)格居高不下時(shí)，買方若堅(jiān)持繼續(xù)協(xié)商，往往不能達(dá)到效果，此時(shí)可采取妥協(xié)技巧，在少部分不重要的細(xì)節(jié)，可做讓步，再?gòu)耐讌f(xié)中要求對(duì)方回饋。即“說(shuō)之以理，動(dòng)之以情，繩之于法”。第十七章 合同的簽訂買賣雙方經(jīng)過(guò)詢價(jià)、報(bào)價(jià)、議價(jià)、比價(jià)及其它過(guò)程，最后雙方簽訂有關(guān)協(xié)議，合約即告成立。（二）正文合同的正文主要包括以下內(nèi)容：1． 標(biāo)的物的名稱、規(guī)格、型號(hào)、等級(jí)、單位、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)。9． 解決爭(zhēng)議的方法。3． 單價(jià)及交貨數(shù)量對(duì)于生產(chǎn)用原材料與零部件的采購(gòu)合同，單價(jià)及交貨數(shù)量盡可能采用“開(kāi)口”方式。7．簽字蓋章同時(shí)操作合同簽訂時(shí)，簽字、蓋章應(yīng)同時(shí)進(jìn)行，避免其它問(wèn)題發(fā)生。3． 合同跟蹤檢查合同的執(zhí)行情況，對(duì)未按期交貨的合同研究對(duì)策，加強(qiáng)監(jiān)督。2． 滿足企業(yè)物料需求正常的交貨時(shí)間要嚴(yán)格執(zhí)行，而且要有一定的柔性，對(duì)要求緊急交貨的貨物要能按時(shí)完成，對(duì)于需要延遲交貨的物料要妥善處理。所謂“必要的時(shí)候”，系指為了要以最低的成本達(dá)成生產(chǎn)活動(dòng)，而預(yù)無(wú)計(jì)劃的貨品之進(jìn)貨時(shí)間而言。2．一般人總以為提早交貨并無(wú)太大的不良影響，實(shí)際上提早交貨也會(huì)成為增加成本。為期能在必要的時(shí)候?qū)⒉牧匣蛄慵_實(shí)拿到手，務(wù)必設(shè)定適當(dāng)?shù)呢浧凇?．期中稽催，駐廠查驗(yàn)：請(qǐng)供應(yīng)商提供生產(chǎn)計(jì)劃或工作日程表，以便在交貨之前查核進(jìn)度，若有落后事情，即促其改善；若已缺乏交貨能力，即停止交易，另有來(lái)源。其所以未能準(zhǔn)時(shí)交貨，通常都是在交貨日期之前的生產(chǎn)過(guò)程中，其計(jì)劃進(jìn)度與實(shí)際進(jìn)度發(fā)生