經(jīng)典培訓(xùn)課程秘書、助理的必備技能劉巍(完整版)
【正文】 自己的 “ 嚴(yán) ” 師 第二節(jié)、秘書 /助理的角色素質(zhì) 英國(guó)倫敦工商會(huì)考試局負(fù)責(zé)行政管理方面的主考官 ShirleyTaylor女士對(duì)中國(guó)想從事秘書的年輕人 ，提出建議： “ 要成為一名好秘書 ， 最關(guān)鍵的是對(duì)這份工作真正感興趣 ， 并以此為動(dòng)力抓住每個(gè)機(jī)會(huì) ， 不斷學(xué)習(xí) ，提高自我 ， 以適應(yīng)不斷發(fā)展著的市場(chǎng)的需求 。 崗位的服務(wù)要求 管理風(fēng)格 提升秘書 /助理人員的溝通協(xié)調(diào)能力 、 任務(wù)執(zhí)行和完成能力； 增強(qiáng) 秘書 /助理對(duì)突發(fā)時(shí)間的應(yīng)變和處理能力； 工作網(wǎng)絡(luò) 職權(quán)范圍 ” 案例討論（ 1）： 一位合格（優(yōu)秀）秘書應(yīng)如何表現(xiàn)？ 一、 秘書 /助理必須具備的基本能力 事務(wù)性工作 判斷力 表現(xiàn)力 記憶力 執(zhí)行力 信息收集能力 信息管理能力 洞察力 組織力 決策力 影響力 承受力 適應(yīng)力 應(yīng)變力 自制力 學(xué)習(xí)力 愛的能力 從容鎮(zhèn)定，嚴(yán)守機(jī)密 忠實(shí)守信，公正克己 獨(dú)立工作，求知欲強(qiáng) 靈活應(yīng)變，做事干練 主動(dòng)熱情，性情隨和 思路清晰，善于溝通 觀察敏銳，未雨綢繆 良好的理論修養(yǎng)和職業(yè)品德是秘書人員必備的基本素養(yǎng)。 第二節(jié)、文書 首先，端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺學(xué)好秘書寫作。 ? 報(bào)告中一般不提出建議或意見。 擬寫通知格式要求有五個(gè)部分： 標(biāo)題、稱謂、正文、落款、日期。用簡(jiǎn)短的詞句 定量預(yù)見性 。 語(yǔ)言能力 。商務(wù)檔案 是商務(wù)活動(dòng)中的原始憑證，歷史的真跡。 二、職場(chǎng)中的體態(tài)語(yǔ) 思想 情感 文化教養(yǎng) 社會(huì)地位 個(gè)人品味 性格特征 儀態(tài)是商務(wù)活動(dòng)的重要組成部分 擋駕 打斷 中止 三、應(yīng)變擋駕的技巧： * 用語(yǔ)規(guī)范禮貌； * 主動(dòng)通報(bào)單位、身份、事由及請(qǐng)求幫 助的事宜； * 問清對(duì)方單位、身份、事由及聯(lián)系電話； * 語(yǔ)氣親切溫和，語(yǔ)調(diào)平穩(wěn)，語(yǔ)速稍慢， 口齒清楚，音量適度 * 耐心傾聽，完整、準(zhǔn)確地作好記錄； * 及時(shí)傳達(dá)、處理和反饋。 高層次的思考 ” 案例分析 （ 10） ： 一語(yǔ)不慎 ， 險(xiǎn)致上司失和 。 *感情溝通 。 請(qǐng)求接受授權(quán)，確保出色完成它 第七，凡事多觀察。 第九，能扮黑白臉。 主動(dòng)擔(dān)當(dāng)特別任務(wù) 展示自己的才能 二十一世紀(jì) 專業(yè)秘書 /助理的十大必備 第一，有問題，能自己找答案。 組織內(nèi)部會(huì)增強(qiáng)凝聚力 ， 信任感 ， 會(huì)促使更多的諒解 、 尊重 ， 更真誠(chéng)的團(tuán)結(jié)和合作 。 案例（ 12）：“ 打招呼 ” 五、秘書 /助理與上司溝通 * 隨時(shí)進(jìn)行自我心理調(diào)整 * 掌握合適的上下關(guān)系 * 了解并理解上司 * 加強(qiáng)溝通，積極向上反饋信息 * 一視同仁，堅(jiān)持等距交往 讓上司喜歡的 20妙計(jì) 下級(jí)上行交往的基礎(chǔ) 下級(jí)上行交往的藝術(shù) 六、報(bào)告 /聯(lián)絡(luò) /商量的技巧
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