【正文】 下發(fā)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，送公司領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。 經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。 （十） 公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù) 8 和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 （六） 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。 “請示”和“報告”的行文程序為： 辦公室 可直接 對外正式 行文 ，也可以向各職能部門行文 ； 各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得對內(nèi)、對外正式行文。 抄送單位名稱的排列順序應(yīng)力求 統(tǒng)一。印章與正文最后一行應(yīng)當(dāng)保持規(guī)定的間距。其中“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人（具體承辦人）的姓名和電話。 會議決定事項如涉及機構(gòu)設(shè)置、人員編制、人員任免、 4 經(jīng)費劃撥以及政策性強、涉及面廣的重大事項等，應(yīng)以其他文種專項行文。 （二）公告 適用于向外部宣布重要事項或者法定事項。 (116) 《前臺接待制度》 (24) 《計算機 、 網(wǎng)絡(luò) 、自動化辦公 管理 規(guī)定》 (122) 《勞保用品管理辦法》 (140) 2 行政公文處理實施辦法 第一章 總則 第一條 為了 使 山東泰盛恒房地產(chǎn)有限公司 （以下簡稱公司） 行政公文 處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù) 陜西金泰恒業(yè)房地產(chǎn)有限公司 《行政公文處理實施辦法》 ，結(jié)合 異地項目 公司 的 實際 ，特制定本 辦法。 （三）通知 適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文，印發(fā)本單位的重要規(guī)范性公文，傳達要求 本單位各部門 辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。 第三章 公文格式 第 八 條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附 注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期和印刷數(shù)量等部分組成。 （六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。當(dāng)正文內(nèi)容排完，所?？臻g不能容下印章位置時，應(yīng)通過調(diào)整行距、字距，使印章與正文同處一面，不得采取“此頁無正文”的做法。 （十四）公文文字從左至右橫寫、橫排，并使用規(guī)定的 6 字號和字體。 第十 三 條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送下級單位。引用公文應(yīng)當(dāng)先 引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。 第十 六 條 公文送 公司 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進行審核。 第 十九 條 上行文一律交由 總經(jīng)理 辦公室按辦文程序處理，主辦部門不得向上級單位直接送文。 第二十 四 條 公文辦理中遇有涉及其他部門職責(zé)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，由主辦部門主要負責(zé)人出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請 分管領(lǐng)導(dǎo) 協(xié)調(diào)或 裁定。 （一） 各種公文定稿、正本，由辦公室收集、整理； （二） 投資項目的調(diào)研、論證、談判、決策的會議記錄、紀(jì)要等，包括原始記錄及有關(guān)材料，由承辦部門或承 辦人收集、整理； （三） 以單位名義召開的工作會議等會議形成的公文、領(lǐng)導(dǎo)講話定稿、正本及有關(guān)材料（包括錄音、錄像等材料），由會議有關(guān)工作人員負責(zé)收集、整理； （四）外出參加會議收到的應(yīng)歸檔的公文等材料，參加會議的人員使用后交 公司檔案部門整理； （五） 有關(guān)重要會議、重大活動的文稿、材料，必要時 11 可由檔案 部門（人員）到現(xiàn)場及時收集； （六） 科技、財務(wù)檔案，分別由技術(shù)部門和財務(wù)部門收集、整理、保管使用，定期向檔案室移交。 第 三十七 條 銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊?2人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。 第 三十九 條 關(guān)于“函”的效力。字號由發(fā)文單位按照醒目、美觀的原則酌定， 13 但一般應(yīng)小于 21mm 14mm（高寬）。由組織部門提出申請并負責(zé)組織，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦公室協(xié)助并備案。 第八條 會議議題、議程和需要會議審議討論的方案等，會議組織部門必須會前 3 天通知或送達給參會人員，并做好解答和溝通，提高會議效率。 第五章 會議紀(jì) 要 第十三條 會議記錄人員要在會議進行期間認真記錄，對結(jié)論性發(fā)言做重點記錄。 第七章 保密事項 第二十條 會議組織部門對會議內(nèi)容的秘密事項的保密負總責(zé)。會議組織部門不得租用高級賓館、飯店召開會議，也不得到風(fēng)景區(qū)等地方召開會議；不得組織會議代表游覽，以及與會議無關(guān)的參觀。為加強對印章管理，規(guī)范印章刻制、發(fā)放 、使用 、管理，以及停用和廢止 ，特制定本制度。 第七 條 刻制 ： 公司印章的刻制由 總經(jīng)理辦公室 統(tǒng)一負責(zé) 。 第十三 條 不準(zhǔn)在空白紙上加蓋公司印章，不準(zhǔn)在和正本內(nèi)容不一 致的介紹信、存根上蓋章。 第六章 印章的損毀、丟失和廢止 第十 八 條 損毀、丟失： 公司印章 發(fā)生損毀、丟失情況時，各管理部門 應(yīng)迅速向 辦公室報告書面 材料。 第二十五 條 本制度 由辦公室解釋并修改。若有配件丟失者，由使用者照原購入價賠償。 第十四條 公司根據(jù)部門和員工工作需要確定互聯(lián)網(wǎng)登錄權(quán)限，未經(jīng)許可不得私自登錄。 第二十 二 條 機要文件、報表數(shù)據(jù)統(tǒng)一交公司檔案室管理、備份，不得存放于計算機上； 第二十 三 條 文件處理完畢后或操作者較長時間離機時，要關(guān)閉文件，防止他人復(fù)制、拷貝。 第二條 公司秘密是關(guān)系公司權(quán)利和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。 （四）公司財務(wù)分析報告、預(yù)決算報告、憑證和報表。 （二）機密是重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受嚴重的損害。 （二）各部門負責(zé)人是本部門保密工作的主要負責(zé)人，負責(zé)管理本部門文件、資料和物品的保密、保管和使用，并指定專人具 體負責(zé)秘密級以上文件資料的管理。嚴禁各部門或個人向廢品站出售內(nèi)部保密級文件、資料等，嚴禁將內(nèi)部文件、刊物、資料等擅自轉(zhuǎn)送他人。 第四章 泄密處罰 第十五 條 泄密是指下列行為之一 （一）使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉的； （二）使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明被不應(yīng)知悉者知悉的。 第二條 本制度適用于公司及 各部門 的檔案管理工作。 第三章 檔案的形成與歸檔 第八條 檔案的形成是隨著公司項目研發(fā)策劃、開發(fā)建設(shè)以及經(jīng)營活動的進程自然形成的。（長期） 辦公室 — 項目手續(xù)辦理資料 （ 1） 開發(fā)建設(shè)項目的勘察報告、定驗線資料、測量成果表等勘察資料；（永久） （ 2）有關(guān)行政主管部門 (規(guī)劃、人防、環(huán)保、消防、交通、園林、文物、供電、市政、通訊等 )的批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議及圖紙；（永久） （ 3）工程項目施工圖及配套審查文件（人防審查、節(jié)能審查等包括電子檔案）；（永久） （ 4）工程項目環(huán)保、消防、電梯、人防、防雷接地、空氣檢測、節(jié)能等綜合驗收資料；（永久） （ 5）工程項目的沉降觀測報告、地基、樁、基礎(chǔ)等檢測報告。禁止用紅色、純藍色墨水、圓珠筆或鉛筆、復(fù)寫紙等。 會計檔案：由財務(wù)部門按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷，在財務(wù)部保管一年后編制移交清單，移交檔案室。以電子介質(zhì)存放的各類檔案，包括 A 盤、光盤、 U 盤、閃盤、移動硬盤等存儲器存儲的資料 ，次年三月底前整理完后移交檔案室。 會計檔案按年度結(jié)合類別進行分類整理。永久代號為 Y，長期代號為 C，短期代號為 D。 檔號示意： — 2020—— 4… 案卷順序號 年度 類別號 (憑證類 ) 二級類 (公司或項目 ) 一級類 （三）工程檔 案 工程檔案按工程項目進行分類，工程項目號 —— 子 64 項目代號 —— 工程階段號 —— 子項目案卷流水號。 聲像檔案按載體形式不同分類整理。 61 第四章 檔案的整理 第十二條 公司在各項工作中形成的全部檔案為公司檔案全宗，檔案室對全部檔案進行管理。 （ 2） 工程管理部 形成的工程項目文件檔案或電子文檔，工程竣工驗收后，電子文檔要整理分類，編制移交清冊，移交檔案室。 （二）公司人員外出學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議活動 收集 來的不同載體的文件材料在學(xué)習(xí)結(jié)束后要及時歸檔。（永久） 成本 預(yù)算部 — 工程預(yù)算資料 （ 1）工程審計報告；（永久） （ 2） 工程結(jié)算資料；（永久） （ 3）公司在生產(chǎn)經(jīng)營工作中形成的所有合同；（長期或短期） （ 4）公司在生產(chǎn)經(jīng)營工作中形成的所有招（議）標(biāo)資料；（長期） （ 5）工程款撥付相關(guān)資料；（長期） 成本預(yù)算部 — 物資采購資料 （ 1）材料、設(shè)備供應(yīng)相關(guān)資料； （短期） （ 2）選用材料、設(shè)備的產(chǎn)品性能的介紹和使用說明等；（長期） （ 3）公司在生產(chǎn)經(jīng)營工作中形成的所有招（議）標(biāo)資 46 料等。 第九條 公司各部門應(yīng)根據(jù)檔案歸檔范圍進行日常工作資料的收集和整理，并認真填寫檔案移交單，定期向檔案室移交。 第四條 檔案工作是公司管理工作的重要組成部分，是維護公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和反映公司歷史真實面貌的一項重要工作。 第十七 條 泄密處罰 （一）出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告，并扣發(fā)工資 100元 1000 元： 泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的； 違反本細則第七條、第十一條、第十二條、第十三條規(guī)定內(nèi)容的； 已泄露公司秘密但采取補救措施的。 （七）因公需要攜帶公司秘密級文件外出，必須事先經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，確保文件安全。機要人員必須嚴格按照公司規(guī)定和要求及時登記、簽收，執(zhí)行傳閱，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不準(zhǔn)擅自擴大傳閱范圍；在規(guī)定時限內(nèi)收回傳閱的文件、資料，并進行檢查，發(fā)現(xiàn)缺頁、丟失等情況及時報告；文件、資料要存放在保險柜中，妥善保管；密級期限滿后，統(tǒng)一解密或銷毀。 第九條 密級的確定 （一）第七條的第（一）項為絕密級。 （六）公司戰(zhàn)略合 作伙伴和所有客戶的資料。 第四條 公司保密工作實行既確保秘密又便利工作的方針。 第 六 章 罰則 第二十九條 違反本規(guī)定第三章第十條、第十一條，給公司造成損失的由當(dāng)事人負責(zé)賠償安裝、恢復(fù)系統(tǒng)、文件的所有費用，并視情節(jié)給予行政和經(jīng)濟處罰。 第十六條 嚴禁利用網(wǎng)絡(luò)傳輸侮辱性、侵犯性或不健康的信息；嚴禁在網(wǎng)上瀏覽思想內(nèi)容反動、不健康的網(wǎng)頁。若有配件丟失，由使用者照原購入價賠償。 第二章 管理職能 第二條 辦公室 為計算機及網(wǎng)絡(luò)管理的主管部門， 辦公室 行政 主管負責(zé)全公司計算機的配置、維護和局域網(wǎng)絡(luò)的硬件設(shè)施的建設(shè)和日常維護。 第十九 條 廢止 :由 于機構(gòu)變更或其他原因廢止的印章，管理 使用部門及時將印章交 辦公室 ，由 總經(jīng)理辦公室按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后，統(tǒng)一 封存 。持空白介紹 信人員必須在印章管理人員處登記，未用完的空白介紹信應(yīng)及時交總經(jīng)理辦公室 注銷，以防丟失。 第八條 發(fā)放：公司印章刻制完成，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一登入《 印章登記卡 》后發(fā)放使用。 第二章 印章的管理及職責(zé) 第三條 公司行政印章即公司 公章 、合同專用章、法定代表人 印章的保管，統(tǒng)一由辦公室設(shè)專人專柜管理。 （二）專 題會議：由組織部門到 辦公室 辦理相關(guān)手續(xù)，分管領(lǐng)導(dǎo)審定審批，總經(jīng)理辦公室 備案。 第二十二條 涉及到秘密事項的會議紀(jì)要，記錄員應(yīng)在保密地方整理，并且統(tǒng)一嚴格按照主持人簽發(fā)的抄送人員由辦公室發(fā)送簽收和到期回收。 第十五條 公司會議記錄由辦公室負責(zé)整理，形成會議紀(jì)要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審定后下發(fā)執(zhí)行；專業(yè)會議由會議組織部門負責(zé)記錄，形成會議紀(jì)要，并抄送辦公室存檔。 第四章 會議議程 第十條 會議議程由主持人于會議開始時向與會人員宣布，與會人員應(yīng)嚴格遵守。由組織部門提出申請并負責(zé)組織，分管領(lǐng)導(dǎo)同意，總經(jīng)理審批， 15 辦公室協(xié)助并備案。 第 四十四 條 本實施辦法自發(fā)布之日起施行。 第 四十 條 關(guān)于 “決定”和“通報”用于獎勵時如何區(qū)分的問題。 第八章 附則 第 三十八 條 關(guān)于“意見”文種的使用。 第三十 一 條 歸檔 范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。 第 二十六 條 公司領(lǐng)導(dǎo)收到交辦事項的行文，應(yīng)在批示后交由辦公室登記存檔，需要轉(zhuǎn)有關(guān)部門的，用復(fù)制件。 9 第二十