【正文】 ..................................................................................................................29 工作流程......................................................................................................................................29 未閱信息管理..............................................................................................................................30 系統(tǒng)管理......................................................................................................................................30 ....................................................................................................................................................30北京文德榮達(dá)科技開發(fā)有限公司網(wǎng)址：OA系統(tǒng)第一章 概述 簡(jiǎn)述OA 辦公自動(dòng)化（Office Automation,簡(jiǎn)稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非常活躍和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會(huì)的產(chǎn)物。它面向不同層次的使用者，有不同的功能表現(xiàn)。并能保證系統(tǒng)有足夠的擴(kuò)張性，能滿足未來(lái)３－５年的 企業(yè)發(fā)展需求。而真正作出決策時(shí)，只需要一目了然知道各相關(guān)人員的意見(jiàn)即可，無(wú)需從開始到結(jié)束一直收到各個(gè)郵件。 XX集團(tuán)實(shí)施OA系統(tǒng)的價(jià)值體現(xiàn) 流程規(guī)范、制度統(tǒng)一基于統(tǒng)一的信息收集，所有員工在同一平臺(tái)獲取相關(guān)信息，避免很多規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程審批因多人傳遞而產(chǎn)生信息偏差 規(guī)范管理、有序處理通過(guò)統(tǒng)一的待辦事務(wù)、待審流程管理等相關(guān)功能，使得相關(guān)管理和業(yè)務(wù)處理工作更為有序與規(guī)范。硬件設(shè)備目前我公司的硬件設(shè)備完全足夠二次開發(fā)能力目前信息部門完全具備這樣的能力 實(shí)施OA系統(tǒng)有什么風(fēng)險(xiǎn)ＯＡ項(xiàng)目能否正常實(shí)施，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視是保障項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。 經(jīng)驗(yàn)得不到延續(xù)：?jiǎn)T工流動(dòng)，其工作經(jīng)驗(yàn)及知識(shí)是無(wú)法移交的，往往新任同事從頭再來(lái)，效率低下；216。XX集團(tuán)OA系統(tǒng)立項(xiàng)方案書一、XX集團(tuán)目前的流程及知識(shí)管理現(xiàn)狀 流程管理現(xiàn)狀216。 信息泛濫：很多高管對(duì)于某個(gè)流程進(jìn)行申批時(shí)，經(jīng)常時(shí)從一開始到流程結(jié)束的過(guò)程中收到很多郵件，導(dǎo)致獲取信息過(guò)于泛濫。１、清晰了解自己的需求是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點(diǎn)，是上線OA軟件重要前提條件，此前提不僅是成功實(shí)施的的基礎(chǔ)，也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。三、實(shí)施OA系統(tǒng)的價(jià)值體現(xiàn) OA簡(jiǎn)介OA是OFFICE AUTOMATION的縮寫，一般的叫法是：OA系統(tǒng)，OA辦公自動(dòng)化過(guò)往的一些偏見(jiàn)往往認(rèn)為 OA僅僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會(huì)議安排、XX集團(tuán)OA系統(tǒng)立項(xiàng)方案書文獻(xiàn)檢索等等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過(guò)程，隨著企業(yè)信息化的普及和IT技術(shù)的發(fā)展，OA應(yīng)該是一個(gè)企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。 流程不透明：很多流程的申批，對(duì)于大多數(shù)員工都是不清楚如何進(jìn)行的，有需要時(shí)則通過(guò)各種溝通方式向其他同事咨詢，效率較低，也容易導(dǎo)致信息誤傳。 制度的執(zhí)行過(guò)程中得不到及時(shí)有效指導(dǎo)和監(jiān)督：高管對(duì)于一些規(guī)章制度是否有效執(zhí)行，往往是等出了問(wèn)題或在例行檢查中才能知道，無(wú)法進(jìn)行及時(shí)的指導(dǎo)和監(jiān)督；二、XX集團(tuán)實(shí)施OA系統(tǒng)調(diào)研 具備什么樣的條件才可實(shí)施OA系統(tǒng)嚴(yán)格意義來(lái)講，只要企業(yè)有規(guī)范企業(yè)管理，提升管理效率的要求，都具備了上ＯＡ的前提和條件。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn)；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實(shí)施組織到培訓(xùn)、試用??在整個(gè)過(guò)程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進(jìn)的責(zé)任部門，必須有有效的組織實(shí)施手段及方法。其特征是通過(guò)企業(yè)的管理重組和管理創(chuàng)新，結(jié)合IT優(yōu)勢(shì)固化業(yè)務(wù)流程；關(guān)注整個(gè)組織的流程，提升組織的效率；第三階段：業(yè)務(wù)管理知識(shí)化。在這種模式下，整個(gè)企業(yè)成為一個(gè)大辦公室，而企業(yè)的各業(yè)務(wù)部門成為企業(yè)信息流中的一個(gè)環(huán)節(jié)，不再是一個(gè)一個(gè)的信息孤島。協(xié)同軟件的六易標(biāo)準(zhǔn)：易推廣EPromotion 216。易實(shí)施EImplementation 216。提供細(xì)致詳盡的系統(tǒng)管理員手冊(cè)，無(wú)需專業(yè)人士也可維護(hù)功能強(qiáng)大的系統(tǒng)。 金和IOA/S帶來(lái)的收益金和IOA/S是從產(chǎn)品設(shè)計(jì)理念到產(chǎn)品功能、使用、實(shí)施都符合協(xié)同軟件標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)同管理平臺(tái)。IOAS以企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)協(xié)同為產(chǎn)品主線，包括企業(yè)收發(fā)文處理、人力資源管理、客戶關(guān)系管理等，其清晰的業(yè)務(wù)流程處理過(guò)程能夠滿足中小企業(yè)發(fā)展階段的管理需求，幫助企業(yè)改進(jìn)內(nèi)部管理，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。這才是我們指的量化的問(wèn)題。有限論清楚地告訴每一個(gè)人、每一個(gè)社會(huì)團(tuán)體，資源都是有限的，千萬(wàn)不要試圖將自己定義到無(wú)限中去。n 過(guò)程與結(jié)果問(wèn)題我們認(rèn)為，過(guò)程決定結(jié)果，結(jié)果應(yīng)是過(guò)程的必然反映。因此，在當(dāng)前快速發(fā)展的社會(huì)過(guò)程之中，我們必須要解決企業(yè)管理中的開環(huán)問(wèn)題，讓我們更多地做到事前指導(dǎo)，避免問(wèn)題的發(fā)生。n 黑箱現(xiàn)象黑箱現(xiàn)象是被動(dòng)現(xiàn)象的產(chǎn)物，我們的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)楸粍?dòng)現(xiàn)象的存在，對(duì)管轄范圍內(nèi)的事件運(yùn)行過(guò)程掌握得不夠、不充分，就使得過(guò)程對(duì)領(lǐng)導(dǎo)而言是屏蔽的，領(lǐng)導(dǎo)多數(shù)情況下只知結(jié)果而不了解過(guò)程，由于存在黑箱，就屏蔽了領(lǐng)導(dǎo)的視線，人的自我與懶惰的本能又在這里促進(jìn)了黑箱的形成，人為的為過(guò)程設(shè)置更多的屏障，使得一個(gè)簡(jiǎn)單的過(guò)程變的十分復(fù)雜。n 振臂一呼現(xiàn)象由于我們?nèi)狈τ行У墓芾硎侄?，?duì)各層的工作實(shí)際完成情況缺乏監(jiān)督，導(dǎo)致振臂一呼現(xiàn)象非常普遍。本位主義在一個(gè)企業(yè)中的表現(xiàn)還有其隱藏性，它不象社會(huì)上部門的本位主義，表現(xiàn)出不顧甚至損害國(guó)家和社會(huì)利益，一眼能識(shí)破，在一個(gè)企業(yè)中它往往以企業(yè)利益為幌子，來(lái)強(qiáng)調(diào)部門的利益。同時(shí)在數(shù)據(jù)交換格式上支持XML標(biāo)準(zhǔn)，使系統(tǒng)功能最優(yōu)化，同時(shí)將整體系統(tǒng)內(nèi)部在技術(shù)上的相互依賴性減至最低。系統(tǒng)提供Web方式的在線編輯、附件上傳功能，可以與Microsoft Word、WPS等文檔編輯工具進(jìn)行嵌入整合，可以進(jìn)行模板紅頭套用、目錄打印、文件打印和稿紙等功能。北京文德榮達(dá)科技開發(fā)有限公司網(wǎng)址：OA系統(tǒng)通知管理通知管理對(duì)企業(yè)各種通知的發(fā)布、查詢、設(shè)置進(jìn)行管理，支持通知審批后發(fā)布且可指定接收人員，同時(shí)發(fā)布人可查看接收人是否查看通知，實(shí)現(xiàn)通知的精確發(fā)布和有效管理。l 同時(shí)克服了電話溝通中信息的不可追溯性，可讓領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)查看到信息傳遞的過(guò)程，解決了管理中因信息不統(tǒng)一而遇到的扯皮現(xiàn)象同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)也可及時(shí)發(fā)現(xiàn)下屬工作中的問(wèn)題，以便給下屬相應(yīng)的指導(dǎo)或幫助。這樣就會(huì)造成記錄沒(méi)有時(shí)間、記錄丟失，或者記錄不能整理查詢等問(wèn)題。我的任務(wù)即可解決此問(wèn)題，杜絕這種現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)通訊錄與網(wǎng)絡(luò)尋呼、短信平臺(tái)實(shí)現(xiàn)緊密的結(jié)合，方便用戶對(duì)各類聯(lián)系信息的管理。通過(guò)從圖書登記入庫(kù)開始提供圖書信息的查閱、借閱、歸還等功能，使圖書從使用到管理都非常的靈活方便，既切實(shí)保證公司資產(chǎn)不流失損毀，又大大提高了圖書的使用效率，物盡其用。用人申請(qǐng)和錄用申請(qǐng)的模板都可以自定義，用人申請(qǐng)和錄用申請(qǐng)都可以自定義審批流程。可對(duì)在職員工和離職員工的檔案進(jìn)行查看、管理，人事部門還可授權(quán)公司的員工在指定期限內(nèi)修改自己的檔案，從而降低人事部門的工作量?？梢栽O(shè)置替班、倒休、加班，并自動(dòng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)尋呼通知當(dāng)事人?？伸`活設(shè)置不同層級(jí)的考評(píng)，可設(shè)置每一級(jí)考評(píng)的考評(píng)人、權(quán)重、通過(guò)比例等。培訓(xùn)系統(tǒng)可以公布整個(gè)公司的培訓(xùn)資料和培訓(xùn)課程，員工可以參加各種培訓(xùn)，進(jìn)行在線學(xué)習(xí)?？梢栽O(shè)置文檔的發(fā)布范圍，每個(gè)員工只能看到自己權(quán)限范圍內(nèi)的文檔?？梢园炎约汗芾淼目蛻艄蚕斫o其他同事，也可以把自己負(fù)責(zé)的任務(wù)共享或轉(zhuǎn)交給其他同事，同事就可以看到這個(gè)客戶的相關(guān)信息。252。 銷售分析銷售人員可以看到自己每一天的工作情況：處理的工作任務(wù)、新開拓的客戶、跟老客戶的聯(lián)系記錄、對(duì)未來(lái)工作的安排、開單和報(bào)價(jià)記錄等，可以分析出自己的工作有那些進(jìn)步和不足?？梢园逊?wù)任務(wù)共享或轉(zhuǎn)交給其他人。252。252。財(cái)務(wù)工作銷售人員跟客戶簽單后，銷售單自動(dòng)轉(zhuǎn)給財(cái)務(wù)人員。并且支持對(duì)業(yè)務(wù)流程的催辦，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)提醒和短信提醒。l 維護(hù)采用傻瓜式安裝模式，自動(dòng)進(jìn)行安裝和配置，簡(jiǎn)單完成安裝操作?；谏膛删W(wǎng)絡(luò)與下屬各子公司異地辦公特點(diǎn)，商派網(wǎng)絡(luò)在行政辦公方面所使用的技術(shù)手段還僅僅停留在電話、傳真、郵寄、郵件等傳統(tǒng)方式，工作效率非常低下，并且使得部門之間聯(lián)系溝通不夠順暢，企業(yè)內(nèi)部形成了一個(gè)個(gè)信息孤島。領(lǐng)導(dǎo)出差，很多的事情不是很清楚該如何辦理，特別是一些操作環(huán)節(jié)多的事情容易拖延。如：商派網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)找到某個(gè)員工時(shí)，該員工在公司所有的工作痕跡都可以被找到。（4）辦公過(guò)程中商派網(wǎng)絡(luò)與下屬子公司信息不對(duì)稱矛盾突出由于異地辦公，如何有效解決商派網(wǎng)絡(luò)與下屬子公司集中管理與分散經(jīng)營(yíng)的矛盾，商派網(wǎng)絡(luò)OA項(xiàng)目立項(xiàng)匯報(bào)材料集中管理導(dǎo)致分子公司積極性降低，部分決策權(quán)下放又導(dǎo)致商派網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督控制力度較以前大為削弱。因此為了提升商派網(wǎng)絡(luò)管理，促進(jìn)商派網(wǎng)絡(luò)發(fā)展，需要建設(shè)一套符合上海某商派網(wǎng)絡(luò)公司股份自身特點(diǎn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破地域時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)商派網(wǎng)絡(luò)與各分子公司、各部門跨地域、高時(shí)效地協(xié)同工作。l 服務(wù)金和軟件提供多種方式、全方位的售后服務(wù)，并且還制定了一套完善的顧客調(diào)查和用戶投訴管理制度，同時(shí)購(gòu)進(jìn)了先進(jìn)的維修工作站，從而保證了客戶能夠及時(shí)、快捷的與金和客服聯(lián)系、解決問(wèn)題，并且保證了維修質(zhì)量，提高了服務(wù)水平。 系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理作為整個(gè)系統(tǒng)最為核心的模塊，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)常用的用戶、組織、權(quán)限等管理功能，還提供了大量圖形化、可視化的操作界面、菜單、查詢等功能的定制，以及多種模板供管理員根據(jù)企業(yè)需求進(jìn)行選擇，滿足系統(tǒng)管理的靈活設(shè)置、操作簡(jiǎn)單、方便易用的要求，減輕了系統(tǒng)管理員的工作負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)“快樂(lè)工作、高效管理”。資料郵寄可以設(shè)置資料郵寄的信息，如自定義信封模板、設(shè)置郵寄名單等，并可直接打印。252。領(lǐng)導(dǎo)可以把某個(gè)員工負(fù)責(zé)的銷售跟蹤任務(wù)轉(zhuǎn)交或共享給其他員工?？蛻艋卦L客服人員可以看到有回訪任務(wù)的客戶、跟客戶的最后一次回訪記錄和回訪內(nèi)容。北京文德榮達(dá)科技開發(fā)有限公司網(wǎng)址：OA系統(tǒng)252。銷售開單后，銷售單自動(dòng)轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員可以進(jìn)行收款。 銷售跟蹤在給客戶建立好銷售跟蹤任務(wù)后，銷售人員可以記錄每次跟客戶的聯(lián)系情況及對(duì)下一階段的工作安排，包括聯(lián)系時(shí)間、聯(lián)系人、處理方式、使用的資料、進(jìn)度等，還可以添加附件。員工可以按文檔結(jié)構(gòu)樹查閱自己范圍內(nèi)的文檔，還可以對(duì)文檔進(jìn)行關(guān)鍵字查詢。系統(tǒng)可以自動(dòng)判卷，并可對(duì)考試成績(jī)進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)，可生北京文德榮達(dá)科技開發(fā)有限公司網(wǎng)址：OA系統(tǒng)成統(tǒng)計(jì)報(bào)表并可直接打印。在進(jìn)行考評(píng)的同時(shí)，還可以看到系統(tǒng)中隨時(shí)記錄的員工的工作表現(xiàn)，作為考評(píng)員工的參考?？记诘挠涗浛膳c工資系統(tǒng)直接掛接，方便核算工資。還提供員工花名冊(cè)、人員變動(dòng)匯總表等報(bào)表功能，可直接進(jìn)行打印，或?qū)С鰹镋XCEL文件?？蓪?duì)當(dāng)前的合同和公司的歷史合同進(jìn)行管理，并可自定義查詢條件來(lái)進(jìn)行簡(jiǎn)單和復(fù)雜的查詢，從而生成各種合同臺(tái)帳。北京文德榮達(dá)科技開發(fā)有限公司網(wǎng)址：OA系統(tǒng)資產(chǎn)管理資產(chǎn)是公司重要的組成部分，對(duì)其進(jìn)行有效的管理是非常重要的。 行政辦公車輛管理對(duì)企業(yè)的車輛及用車的全程進(jìn)行跟蹤管理，實(shí)現(xiàn)車輛預(yù)定，防止車輛申請(qǐng)的沖突，方便對(duì)企業(yè)車輛及私車公用進(jìn)行管理。工作委托企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)比較繁忙或者經(jīng)常需要出差，在不方便上網(wǎng)或者沒(méi)有時(shí)間處理工作的時(shí)候，可以通過(guò)工作委托將一些審批工作在設(shè)置的時(shí)間段內(nèi)委托給其他人員來(lái)協(xié)助處理，不用影響企業(yè)內(nèi)部正常的工作流轉(zhuǎn)。工作日記工作日記為企業(yè)員工提供記錄工作結(jié)果和工作心得的一種方式，方便企業(yè)員工記錄當(dāng)天的工作情況和心得，以及工作中出現(xiàn)的問(wèn)題和明日提示等，以便日后查找歷史工作記錄，達(dá)到了沉淀工作經(jīng)驗(yàn)，為自己北京文德榮達(dá)科技開發(fā)有限公司網(wǎng)址：OA系統(tǒng)和企業(yè)不斷的積累知識(shí)的目的。IOA/S即提供了這種方式滿足了企業(yè)的需要，并可以通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷的結(jié)果自動(dòng)統(tǒng)計(jì)并以圖表直觀地顯示統(tǒng)計(jì)結(jié)果，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)分析數(shù)據(jù)提供幫助。規(guī)章制度規(guī)章制度對(duì)企業(yè)規(guī)章制度的發(fā)布、查詢、設(shè)置進(jìn)行管理，支持規(guī)章制度審批后發(fā)布且可指定接收人員。發(fā)文管理發(fā)文管理根據(jù)預(yù)先設(shè)置的公文辦理流程，實(shí)現(xiàn)公文網(wǎng)上自動(dòng)流轉(zhuǎn)來(lái)完成發(fā)文實(shí)際輸過(guò)程中的擬稿、流轉(zhuǎn)、審批、簽發(fā)、辦理、歸檔、印發(fā)等環(huán)節(jié)，已完成的文件可歸入檔案管理中。用戶還可隨意拖拽，輕松定制個(gè)性化的信息顯示區(qū)。IOAS產(chǎn)品正是經(jīng)過(guò)充分的需求調(diào)研，以真正的易用性為需要，整合了所有企業(yè)辦公的實(shí)用功能，功能通用、強(qiáng)大而不失細(xì)膩，對(duì)功能細(xì)節(jié)存在的合理性進(jìn)行分析，每一個(gè)功能都有耐人尋味的細(xì)節(jié)。由于領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法以有效的手段來(lái)確認(rèn)這些呼應(yīng)者以前所呼應(yīng)的工作完成的情況，還會(huì)在不同的場(chǎng)合表?yè)P(yáng)這些人，久而久之就形成了這一管理現(xiàn)象。n 隨意現(xiàn)象隨意現(xiàn)象表現(xiàn)在我們各層的管理人員身上，因?yàn)槲覀儧](méi)有周密的計(jì)劃，也因?yàn)槁斆?，我們?huì)在問(wèn)題來(lái)北京文德榮達(dá)科技開發(fā)有限公司網(wǎng)址：OA系統(tǒng)到時(shí)隨意的行使我們的權(quán)力，造成混亂與浪費(fèi)。企業(yè)中的員工總體來(lái)說(shuō)是向上的，是積極的，是愿意傾其所能將工作做好的。企業(yè)也只有有了自己獨(dú)有的過(guò)程，才能更健康地運(yùn)行在社會(huì)之中。n 創(chuàng)新問(wèn)題很多人認(rèn)為創(chuàng)新是在空白之處產(chǎn)生的新思想，是砸碎一個(gè)舊世界，創(chuàng)造一個(gè)新世界，這是對(duì)創(chuàng)新的誤解。有一句話最能表達(dá)這一意思——“船到橋頭自然直”，我們憑借自己的聰明，過(guò)去總能隨機(jī)應(yīng)變，所以做規(guī)劃、做計(jì)劃的習(xí)慣沒(méi)有養(yǎng)成，這其實(shí)是中國(guó)文化的一部分，所以大家共同“對(duì)付”計(jì)劃，并據(jù)此創(chuàng)造出“計(jì)