4秘書學——淺談秘書的工作職能(完整版)
【正文】 還體現(xiàn)在參謀咨詢、溝通協(xié)調、督促檢查等方面。 關鍵詞：秘書；工作職能；參謀咨詢；溝通協(xié)調；督促檢查 一、引言 隨著信息網絡環(huán)境的普及和社會的不斷進步發(fā)展，秘書工作的內容將不斷擴大，秘書工作也將呈現(xiàn)出新的作用。參謀咨詢工作的開展，是秘書職能自我完善的需要，是領導工作努力提高科學化水平和效能的需要，是不斷發(fā)展變化的新形勢的需要。 所謂從屬性，是指秘書部門必須根據(jù)領導工作的需要進行研究，不能像專業(yè)研究機關或咨詢公司那樣完全自主地進行獨立的科學研究。提出參謀意見，有利于領導決策的形成。因此，當參謀，擬對策，出謀略，務要熟悉參謀之道。 。 。 秘書是組織內外信息集散的重要樞紐，秘書在處理信息的過程中，能夠及時發(fā)現(xiàn)組織管理中的局部失調現(xiàn)象和潛在的失調危險，然后有的放矢地加強信息溝通協(xié)調，使各有關方面了解事情的真相，促進上情下達，下情上達，相互理解、信任和各相關方面的配合與合作，維系組織和諧運轉。溝通協(xié)調時，要光明磊落、實實在在，不要在牽頭承辦一項重大活動，開始溝通協(xié)調時，需要別的部門出錢出力，就陪著笑臉與大家商量，一旦大功告成，就一人獨攬功勞，翻臉不認人。秘書要了解和收集各部門的工作動態(tài)和短期內的工作安排，為領導安排近期工作和調整各部門之間的工作提供依據(jù)； 7 傳達和通報領導的指示和各部門的工作進程，使各部門了解整個機關工作的全局，明確自己所負責的工作與全局是否協(xié)調，并以領導指示和各部門工作情況為向導，調整和確定自己的下一步工作。由于有關方面的精心安排和妥善協(xié)調，使兩國元首的會 晤達到了預期的效果。 。秘書督 促檢查的內容是執(zhí)行上級決策指令的系統(tǒng)情況。督促檢查本是一種領導行為，具有很大的權威性。時至今日，無論是在各企事業(yè)單位，還是各黨政機關，秘書都是其不可缺少的一部分，它已成為推進整個社會發(fā)展的重要力量之一。秘書的工作職能在本質上是輔助管理、綜合服務，它是各級各類社會組織管理系統(tǒng)中重要的輔助系統(tǒng)，是完整的管理系統(tǒng)中不可或缺的有機構成部分。否則，將會出現(xiàn)越位、擅權和獨斷等錯誤行為。秘書代表上級機關到下級單位督辦，但并不是上級領導人。 四、督促檢查 檢查督辦是上級領導機關檢查、督促所屬子系統(tǒng)對上級的決策指令執(zhí)行情況的重要管理手段。 第 9 頁 共 12 頁 （三）秘書的溝通協(xié)調既必辦又難辦，必須探索科學辦事的方法 。 1999 年 5 月 8 日，美國戰(zhàn)機悍然襲擊中國駐南斯拉夫大使館，中美關系頓時跌入低谷，中美雙方關于中國加入世貿組織的談判中斷。在與同級部門進行工作協(xié)調時，首先要想一想自己能夠做些什么，怎樣才能為對方完成工作創(chuàng)造便利條件；在與下級部門 協(xié)調時，首先要想一想怎樣幫助下級解決困難，是不是理解了下級的苦衷，是不是調動了下級的積極性。把握身份，動之以情，曉之以理，以情感人，以理服人，在溝 通協(xié)調工作中是十分重要的。 ① 選擇恰當?shù)臅r機，不要在領導工作繁忙或心情煩躁時進諫。為了完善參謀咨詢活動，也需要建立健全的參謀咨詢活動安排
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