【正文】 息時(shí)間表、時(shí)鐘和電鈴。另一種是各部門(mén)在適當(dāng)位置各設(shè)一個(gè)小型信報(bào)箱。比如，在高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)中發(fā)送機(jī)密、絕密信件，要求雙人投遞，為此，通信員的人數(shù)就要相應(yīng)地增加。收發(fā)通信工作做得好不好，直接影響著文件、信函處理的工作效率，甚至還會(huì)影響到整個(gè)機(jī)關(guān)、單位正常的工作秩序。 第二十一章 收發(fā)通信管理標(biāo)準(zhǔn) 第一節(jié) 收發(fā)、通信的特點(diǎn)及要求 一、收發(fā)、通信工作的特點(diǎn) 收發(fā)工作是指在機(jī)關(guān)、單位收發(fā)室內(nèi)接收、分揀收進(jìn)送出的文件 (包括機(jī)要文件 )、信函、報(bào)刊等 (統(tǒng)稱為信件 )，一般稱為外收發(fā)；通信工作指上門(mén)送取信件。 二、收發(fā)室的設(shè)立 一般說(shuō)來(lái)，較大的機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位都設(shè)有獨(dú)立的收發(fā)室 ，一些較小的基層行政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位，則在辦公室內(nèi)設(shè)專(zhuān)職或兼職的文書(shū)人員進(jìn)行收發(fā)工作。 一般必備的設(shè)施有：辦公桌椅、帶分揀格的卷柜、一般卷柜、信報(bào)箱、登記簿冊(cè)、電話和電話號(hào)碼簿、各有關(guān)部門(mén)的電話號(hào)碼表等。信報(bào)箱的鑰匙一般由各部門(mén)指定的專(zhuān)人掌管。 對(duì)收發(fā)室的設(shè)施要加強(qiáng)管理，信報(bào)箱的鑰匙要由專(zhuān)人保管，登記簿冊(cè)要妥善保管。 四、收發(fā)、通信工作基本原則和要求 收發(fā)、通信工作在整個(gè)機(jī)關(guān)、單位工作中起著傳送帶的作用，是文書(shū)、信件往來(lái)的吞吐口和咽喉，同時(shí)，它又是機(jī)關(guān)、單位的門(mén)面。 時(shí)，對(duì)人要有禮貌，不能與人爭(zhēng)吵，還應(yīng)遵守交通規(guī)則。簽收時(shí)，應(yīng)該注意查驗(yàn)以下幾個(gè)方面內(nèi)容： (1)檢查收信單位的名稱是否與本機(jī)關(guān)或單位及有關(guān)人員的名稱相符，在確認(rèn)來(lái)件投遞無(wú)誤后再簽收。接收?qǐng)?bào)紙和刊物，應(yīng)清點(diǎn)數(shù)量，對(duì)照?qǐng)?bào)刊分發(fā)登記表上的總數(shù)量，查看是否夠數(shù)?？梢詫⑿偶謷伤姆N類(lèi)型，即平信，報(bào)刊；自取件；急件；機(jī)密要件。規(guī)模較小的機(jī)關(guān)或單位，收進(jìn)的信件數(shù)量也不大，下設(shè)的部門(mén)相對(duì)也少，可以采用綜合性的“收入件登記簿”，即只用一本“收入件登 記簿”，按收件部門(mén)的順序進(jìn)行登記，一個(gè)部門(mén)的信件登記在一起，以便于轉(zhuǎn)交時(shí)簽收。未設(shè)信報(bào)箱的，也可以采取分送或通知自取的方法，及時(shí)地將信件轉(zhuǎn)交給各部門(mén)及有關(guān)人員手中。 (2)信件封口是否牢固，密件是否有密封。 (2)將發(fā)往外埠的信件按郵電局、機(jī)要通信局等去向分開(kāi)，將一般掛號(hào)信及平信歸送到郵電局一類(lèi)，將機(jī)要信件歸送到機(jī) 要通信局一類(lèi)。 收發(fā)、通信部門(mén)將本機(jī)關(guān)或單位外發(fā)的公務(wù)信件投送到收件單位或個(gè)人。為避免不必要的工作，許多大機(jī)關(guān)或大型企事業(yè)單位，信件數(shù)量多，且郵寄面廣，可以采取郵資總付的辦法，由郵局按大宗郵件統(tǒng)一結(jié)算。 ②要事先將自己投送的信件按照路線的先后到達(dá)順序排列好，先到達(dá)的機(jī)關(guān)或單位的信件放在前面，后到達(dá)的放在后面。 (4)組織公文交換站 各省、市級(jí)機(jī)關(guān)文書(shū)處理部門(mén)在有的機(jī)關(guān)單位內(nèi)成立公文交換站，負(fù)責(zé)黨和政府機(jī)關(guān)以及大型企事業(yè)單位的公文傳遞和交換，以節(jié)省人力、物力，加快文書(shū)的傳遞，提高辦事效率。在參加交換 時(shí)，通信員須攜帶交換站發(fā)給的“交換證”等證件，否則不能進(jìn)入交換場(chǎng)地。 第五條 文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。 點(diǎn)以前，廠收發(fā)室應(yīng)將 當(dāng)日外發(fā)函、電清點(diǎn)，累計(jì)送交郵局寄發(fā)。 第四條 報(bào)刊訂購(gòu)與收發(fā) (1)訂購(gòu)時(shí)間：上半年；下半年。 (4)各單位應(yīng)固定專(zhuān)人按時(shí)領(lǐng)取報(bào)刊和公啟函電。 第三條 文書(shū)責(zé)任者 在各業(yè)務(wù)處室中設(shè)文書(shū)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本處室 內(nèi)發(fā)文文件的分發(fā)、保管等工作。 該處長(zhǎng)閱文后對(duì)文書(shū)負(fù)責(zé)人作出分發(fā)傳閱的批示，文書(shū)負(fù)責(zé)人據(jù)此將文件分發(fā)給有關(guān)工作人員。 第二次下午三點(diǎn)。 2.(正本 )定期專(zhuān)遞收發(fā)文簿 發(fā)文單位、收文單位總務(wù)處，可代替收文簿，每天整理清點(diǎn)。 第五條 重要文書(shū) 其他重要文書(shū)或快遞文書(shū)，必須加蓋“專(zhuān)遞”、“面呈”、“快遞”等字樣印章，并給發(fā)文當(dāng)事者必要的回復(fù)。 第七條 費(fèi)用決算 文秘科按月決算全部郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用開(kāi)支。在不得已情況下，由適宜的部門(mén)、科室寄發(fā)，但有必要事后向文秘科作出報(bào)告與說(shuō)明。 遇有需緊急投遞的文書(shū)，可不受上述時(shí)間限制。 第三章 發(fā)送 第九條 發(fā)送 文書(shū)的發(fā)送全部由總務(wù)處收文科負(fù)責(zé)，但是，在特殊必要時(shí)亦可由適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)處室辦理。 第五條 收文的處理 收文中除親啟信函，掛號(hào)信，專(zhuān)遞證明等，對(duì)一般信函應(yīng)全部拆封，以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處，將信封附上，用別針別在一起。 當(dāng)面未提出，則視為分發(fā)無(wú)差錯(cuò)。公費(fèi)訂購(gòu)報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款托收手續(xù)。 、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。秘密文件由專(zhuān)人按核定的范圍報(bào)送。若通信員因故不能參加交換，該機(jī)關(guān)或單位應(yīng)指派專(zhuān)人持介紹信和本人證件前去交換，