【正文】 收文單位簽字并蓋章后，回傳 我司，作為收發(fā)文件記錄；外發(fā)文件的主管部門在“文件發(fā)放記錄表”予以記錄； 3） 外發(fā)文件的抽查管理 品管部可對外發(fā)文件的到位情況進行不定期抽查監(jiān)督，確保外發(fā)文件的及時準確發(fā)放； 特殊文件、質(zhì)量記錄的管理 1） 特殊文件、質(zhì)量記錄的范圍：本公司的特殊文件、質(zhì)量記錄主要包括：工業(yè)設計（平面設計）圖樣、推廣資料、培訓教案光盤、照片及外協(xié)外購件的實物簽樣等； 2） 特殊文件、質(zhì)量記錄管理：特殊文件、質(zhì)量記錄的編號方法由相關部門自行確定，但必須確?！拔募薄ⅰ百|(zhì)量記錄”與編號唯一對應的原則。“文件更改申請單”及“技術工藝更改通知單”的電子版本隨更改的文件，由文件的主管部門發(fā)至相關的職能部門文件管理員，由其轉(zhuǎn)發(fā)，以確保其了解相關文件更改的內(nèi)容（收文部門需要時，可向發(fā)文部門申請文件更改申請單的復印件）； 5） 文件更改后的發(fā)放，按照文件原發(fā)放程序執(zhí)行； 文件的廢止及銷毀 1） 受控文件作廢時，文件發(fā)放部門須及時按“文件發(fā)放登記表”將作廢文件全數(shù)收回； 2） 作廢文件，原則上全數(shù)銷毀（技術文件的作廢管理見《技術文件管理制度》），由文件主 編號： TCL/QP01－ 20xx 小 家 電 事 業(yè) 部 修訂 /版本： 00/A 第 8 頁 共 10頁 管部門填寫“質(zhì)量記錄及文件銷毀清單”，經(jīng)部門負責人批準后， 進行銷毀； 3） 作廢文件需要留用時，由文件原主管部門負責人確認留用數(shù)量，并加蓋藍色“作廢留用”章后，由文件主管部門保存，特殊文件（如實物樣板、光盤、菲林）作廢留用，則作好逾期留用的標識，留用的數(shù)量應在“質(zhì)量記錄及文件銷毀清單”的備注欄內(nèi)予以記錄； 電子文件的管理 1） 公司電子文件的載體主要有光盤、磁盤、網(wǎng)絡、照片等； 2） 各個文件主管部門負責職責內(nèi)電子文件的發(fā)放管理工作。需在本部門內(nèi)進行傳閱的文件，文件管理員負責將文件傳遞到相關的人員，閱讀后，將傳閱情況記錄于《文件呈批傳閱箋》。 品管部負責管理制度的外發(fā)，研發(fā)中心辦公室負責 OEM/ODM 技術文件的外發(fā)，制造中心采購部負責供應商所需技術文件的發(fā)放，技術部負責發(fā)放文件有效性的審核； 4. 程序內(nèi)容 文件類別： 1） 質(zhì)量管理體系文件范圍：質(zhì)量手冊、程序文件、公文、技術文件、外來文件、質(zhì)量記錄表格； 2） 公文：包括公司及部門管理制度、流程規(guī)定、合同、文書等； 3） 技術文件：作業(yè)指導書、技術標準、操作規(guī)程、檢驗標準、采購標準等； 4） 外來文件：適用的法律、法規(guī)、顧客提供的文件資 料以及其它相關方提供的文件； 質(zhì)量手冊的管理見《質(zhì)量手冊》第 2 章“質(zhì)量手冊的管理”規(guī)定。 技術文件和資料的管理執(zhí)行《技術文件管理制度》。傳閱后的文件由文件 管理員進行保存； 8） 當文件的使用人調(diào)離原崗位 /離職時，由發(fā)文部門對其所擁有的文件進行回收，并辦理簽收 /轉(zhuǎn)發(fā)手續(xù)； 文件的增發(fā)及借閱管理 1） 當出現(xiàn)以下情況時，可以申請增（補）發(fā)文件，增（補）發(fā)文件以“文件增發(fā)申請單”形式提出，經(jīng)原發(fā)文批準人批準后，由文件的歸口管理部門實施； ? 文件發(fā)生破損，影響使用時，使用部門可以向文件的原發(fā)文部門申請補發(fā)； ? 文件發(fā)生丟失，使用部門可以向文件的原發(fā)文部門申請補發(fā)文件，如果找回該文件，應立即將所補發(fā)的文件交回文件歸口管理部門； ? 如確因工作需要，原文件發(fā)放范圍的文件不能滿足工 作需求，需長期使用相關的文件，使用部門可以向原發(fā)文部門申請增發(fā)文件； 2） 不屬于文件的發(fā)放者，確因工作需要，可向文件管理員借閱相關的文件。文件主管部門在受控電子文件發(fā)放前，必須確保有經(jīng)過批準的紙質(zhì)有效文件作為依據(jù)； 3） 電子文件接收部門不得擅自更改所接收的電子文件，以確保文件的有效 性； 4） 電子文件的郵件回執(zhí)作為電子郵件的收發(fā)記錄；發(fā)文部門在發(fā)放電子文件時，必須向收文