【正文】 二階文件：程序 三階文件；工作指導(dǎo)書 四階文件：表單或表格 但是 ， 并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件 ， 許多 規(guī)模較小制程簡(jiǎn)單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為 3個(gè)層次 ， 即： 一階文件：手冊(cè) 二階文件：程序 /工作指導(dǎo)書 三階文件：表單 文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模 、 人員的數(shù)量同時(shí) 亦需考慮公司未來的擴(kuò)充和發(fā)展等 。 7 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 三、文件的結(jié)構(gòu) 一 、 一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要 ， 一份文件一般完整 結(jié)構(gòu)有： 1． 目的 2． 范圍 3． 權(quán)責(zé) 4． 定義 5． 作業(yè)內(nèi)容 /文件內(nèi)容 6． 附件 現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做一詳細(xì)敘述： 1． 目的 應(yīng)敘述編制此文件的作用和目的 ， 即 “ 做這件事是為了什么 ” ？ 8 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 三、文件的結(jié)構(gòu) 2． 范圍 規(guī)定此文件應(yīng)用的場(chǎng)合和時(shí)機(jī) ， 范圍的界定直接決定文件的功能 范圍 ， 所以編寫時(shí)應(yīng)注意它的涵蓋性 。 7． 附件 一般用以對(duì)應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單 ， 公司所 有的表單都應(yīng)從此而來 ， 最好將表單的編號(hào)附在名稱后 ， 但是 也不可以附版本 。 （ 二 ） 、 忌過于彈性化 ， 失去可操作性 。 3． 0 權(quán)責(zé) a ． 文件分發(fā) 、 回收 、 保管：文件管制中心 b． 文件制定審核：各權(quán)責(zé)部門 22 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 七．質(zhì)量手冊(cè)范例 4． 0 內(nèi)容 a． 文件應(yīng)予以統(tǒng)一分類及編號(hào) b． 文件由各部門指定專人擬案 ， 經(jīng)權(quán)責(zé)主管審核后發(fā)行 c． 應(yīng)定期檢討相關(guān)環(huán)境管理系統(tǒng)文件之適宜性及有效性 d． 文件修改 、 增訂 、 發(fā)行者得由相關(guān)單位提出申請(qǐng) ， 交原 擬案單位研議處理 e． 文件分發(fā) 、 回收由文件管制中心負(fù)責(zé) 5． 0 相關(guān)文件 文件資料管理程序 （ DL011） 23 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 七．質(zhì)量手冊(cè)范例 B 質(zhì)量手冊(cè)范例二 .緊急事件準(zhǔn)備及應(yīng)變 1． 0 目的 建立及時(shí)有效的緊急應(yīng)變措施以減少天然或人為的災(zāi)害所造 成的環(huán)境沖擊 2． 0 范圍 各制程活動(dòng)之緊急情況處理均屬之 3． 0 權(quán)責(zé) 應(yīng)變措施之?dāng)M定與管理：環(huán)境工作小組 24 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 七．質(zhì)量手冊(cè)范例 4． 0 內(nèi)容 a. 各種可能重大環(huán)境影響之意外均應(yīng)訂立緊急應(yīng)變計(jì)劃 b. 緊急應(yīng)變計(jì)劃系針對(duì)緊急情況規(guī)模 、 性質(zhì)及對(duì)環(huán)境沖擊程度 c. 緊急應(yīng)變計(jì)劃應(yīng)擬事故發(fā)生時(shí)應(yīng)變方式及處理緊急狀況之權(quán) 責(zé) d. 緊急應(yīng)變計(jì)劃應(yīng)明訂通報(bào)及各項(xiàng)聯(lián)絡(luò)作業(yè) ， 例消防 、 醫(yī)務(wù) — 等等 e. 緊急應(yīng)變計(jì)劃應(yīng)定期測(cè)試其效果 5． 0 相關(guān)文件 緊急應(yīng)變措施管理程序 （ DL014） 25 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 八．程序文件范例 A 程序文件范例一 、 文件資料控制程序 1． 0 目的 此程序文件規(guī)范了公司文件和資料的制作 、 核定 、 發(fā)放 、 修 改的程序 ， 確保公司文件的使用受到嚴(yán)密的控制 。 32 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 八．程序文件范例 5． 4 文件和資料的修改 各部門根據(jù)工作的需要均可提出修改 ， 填寫文件修改說明書 ， 注明修改原由 ， 交文件的原會(huì)簽人和核定人核定同意后由文件 中心安排修改 。 37 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 八．程序文件范例 3． 0 職責(zé)和權(quán)限 3． 1 總經(jīng)理 a. 審查糾正和預(yù)防措施要求書的發(fā)出 b. 確認(rèn)有關(guān)的糾正和預(yù)防措施的效果 c. 確認(rèn)此文件的有效性 3． 2文件中心 a. 安排統(tǒng)籌糾正和預(yù)防措施 b. 發(fā)出糾正和預(yù)防措施要求書知會(huì)相應(yīng)部門 c. 安排跟催糾正預(yù)防措施的招待過程 38 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 八．程序文件范例 3． 3 糾正和預(yù)防措施要求書的發(fā)出部門 /負(fù)責(zé)人 a. 明確問題的存在 ， 分析不良的潛在原因 b. 提出糾正和預(yù)防措施要求而且指明應(yīng)執(zhí)行的部門和要求回復(fù)日期 c. 確認(rèn)糾正和預(yù)防措施的有效性 d. 當(dāng)前糾正和預(yù)防措施無效時(shí) ， 應(yīng)考慮重新發(fā)出糾正預(yù)防措施要求書 3． 4 糾正和預(yù)防措施的執(zhí)行部門 /負(fù)責(zé)人 a. 明確問題的存在 ， 分析不良的原因 b. 執(zhí)行糾正和預(yù)防措施并確定完成的日期 c. 向發(fā)出部門 /負(fù)責(zé)人按時(shí)回復(fù)執(zhí)行結(jié)果 d. 預(yù)防不符合項(xiàng)目的發(fā)生 39 冠 智 達(dá) 顧 問