【正文】 匹配合理。 企業(yè)編制檔案保管期限表應注意以下幾點： （ 1）編制企業(yè)檔案保管期限表要以國家和上級已頒發(fā)的有關(guān)檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)的職能特性和專業(yè)特點，將其細化為本企業(yè)的規(guī)章制度。 （ 6）區(qū)分電子文件歸檔中哪些文件要同時保存一份紙質(zhì)檔案。 磁性載體文件的保管： （ 1）防磁 。 全宗卷主要內(nèi)容包括： 檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄、接收、征集記錄，檔案來源和價值說明等。檔案應指代單一，具有唯一性。會計類檔案可以按大類分屬類分年度排列；大中型企業(yè)的干部職工檔案可以按大類以姓氏筆劃順序排列。 3）要保持企業(yè)檔案分類方案的相對穩(wěn)定性。 1）企業(yè)衣接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動后屬本企業(yè)所有的檔案。即按企業(yè)歸檔制度的要求接收企業(yè)內(nèi)各部門 形成的文件材料； 二是對外收集。(5)歸檔文件的份數(shù)。 文件歸檔要求　 七個方面的要求：(1)應實行部門立卷。 邏輯歸檔指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。臨時歸檔、即時歸檔等方式都屬于隨時歸檔，這是 收集企業(yè)文件材料的補充形式，也是確保企業(yè)文件材料完整、準確、 系統(tǒng)的有效方式，產(chǎn)品更新、項目改擴建、設備開箱等材料的收集 歸檔適用此種方式。? 3）附錄 A增強了可操作性。 另一種是以 “件 ”為單位進行整理。 兩方面的要求： 文件記錄載體和記錄方式的要求；要求文件形成時應根據(jù)文件的類型，特別是對那些重要的、需要永久保存的文件要使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。? 附錄 A《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》，列出了產(chǎn)品生產(chǎn)型企業(yè)通常應歸檔的文件材料基本范圍和保管期限參照；? 附錄 B《表格式樣》是標準第 2章《規(guī)范性引用文件》中所列出的引用文件中沒有涉及到的檔案管理業(yè)務應用表格。 二、企業(yè)檔案業(yè)務工作（一）企業(yè)檔案工作與業(yè)務活動 這里有幾層意思需要說明一下： 完整的檔案管理包含三個階段：? （ 1）文件（即未來的檔案）形成階段? （ 2）檔案室保存階段? （ 3）檔案館保存階段 在企業(yè)檔案管理中需要明確的概念：? （ 1）企業(yè)文件形成及管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)等管理部門本職工作的組成部分。 文件內(nèi)容的要求。就是按照文件材料形成和 處理的基本單位進行整理。? 4）附錄 A首次給出了企業(yè)檔案保管期限的建議。 （ 1）經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作 、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔?？蓪崟r或定時進行，權(quán)限移交檔案部門后，檔案部門要做如下幾件工作： 對照文件歸檔范圍對電子文件進行界定； 按照有關(guān)規(guī)定對查詢歸檔電子文件進行授權(quán)； 對接收的電子文件及時進行著錄標識； 對接收的電子檔案進行備份安全保護。企業(yè)各職能部門、項目承辦部門在履行相關(guān)職責或完成某項工作的同時，應注意履行有關(guān)檔案工作職責。原則上，材料歸檔要求是一式一份，特殊情況下，可適當增加份數(shù)，以確保歸檔文件材料不因頻繁借用等原因而導致?lián)p毀。即企業(yè)根據(jù)國家有關(guān)政策和規(guī)定，對外單位 保存的有關(guān)檔案材料進行征集、購買或接收。 2）應根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。 （ 3）企業(yè)檔案分類基本方法? 1）按職能分類? 2）按年度分類? 3）按保管期限分類? 4）按組織機構(gòu)分類? 5）按問題分類? 6）按專業(yè)分類? 7）按型號分類? 8）按項目分類? 9）按特征分類? 10）按載體分類 類別號采用方法 類別號可采用阿拉伯數(shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設定。 （ 2）科技類檔案的排列。 企業(yè)管理類檔號基本結(jié)構(gòu)： 全宗號 —— 類別號 —— 件號 企業(yè)科技類檔案基本結(jié)構(gòu)： 全宗號 —— 類別號 —— 案卷號 設立互見號 應注明在案卷或檔案盒內(nèi)備考表固定的位置紙質(zhì)檔案應與對應的非紙質(zhì)載體檔案設立互見號。 檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。 （ 2）磁帶要平放 。 《規(guī)范》對鑒定工作提出六條要求： （ 1）企業(yè)應成立鑒定組織； （ 2）根據(jù)文件內(nèi)容價值確定企業(yè)檔案的保管期限； （ 3）對企業(yè)檔案保管期限的劃分； （ 4）對永久檔案的界定； （ 5）對定期檔案的界定； （ 6）對到期檔案的鑒定。 （ 2）國有企業(yè)檔案保管期限表應當經(jīng)過批準，報有關(guān)部門備案。 （ 3）檢索功能要適合庫藏特點和特定的利用需要?！。?3）利潤中心階段?！　? （二）電子文件的歸檔要求 電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統(tǒng)。 《電子文件歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定：文字型電子文件以 XML、RTF、 TXT為通用格式；掃描型電子文件以 JPEG、 TIFF為通用格式；視頻和多媒體電子文件以 MPEG、 AVI為通用格式；音頻電子文件以 WAV、 MP3為通用格式。 4）文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。 文本文件按文件及表格文件、軟件說明等屬類進行整理。 6）對歸檔電子文件進行著錄。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求： （ 1）基本原則。 2023年 11月國家檔案局發(fā)布《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（ DA/T 43—2023 ）， （ P101103） 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見 DA/T 32的附錄 B。 （四）電子檔案的保管 電子檔案應參照紙質(zhì)檔案分類方案進行整理。 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標簽，電子檔案載體應設置成禁止寫操作狀態(tài)。 涉密檔案管理系統(tǒng)應與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。 各信息系統(tǒng)應有生成電子文件歸檔功能的模塊或接口。 用戶權(quán)限管理應包括系統(tǒng)各部分的操作權(quán)限管理和數(shù)據(jù)操作的權(quán)限管理。 系統(tǒng)安全保密監(jiān)控，必須能對系統(tǒng)中各種操作實現(xiàn)嚴格的監(jiān)控并加以記錄。 （六）檔案管理系統(tǒng)軟件要求 檔案管理系統(tǒng)應具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權(quán)限設置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應功能。 檔案管理服務器應采取可靠的備份、恢復措施。 超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》有關(guān)規(guī)定。 電子檔案應存儲到脫機載體上。 DA/T 32 附錄 B《公務電子郵件存儲格式》規(guī)定了文本文件、圖像照片、音頻、視頻、等各種類型數(shù)據(jù)保存的推薦數(shù)據(jù)格