【正文】 力增強(qiáng)了，但對(duì)事情仍沒有輕重緩急之分 ? 第三代講究?jī)?yōu)先順序的觀念 ? 特點(diǎn)：講究理清價(jià)值觀與認(rèn)定目標(biāo) ? 第四代理論主張關(guān)鍵不在于時(shí)間管理。 5．明晚 8 點(diǎn)有個(gè) 1 小時(shí)長的電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系 6．明晚有一場(chǎng)演唱會(huì) 7．你在圖書館借的書明天到期 8．外地一個(gè)朋友邀請(qǐng)你周末去玩，你需要整理行李 9．你要在星期五交計(jì)劃書之前把它復(fù)印一份 10．明天下午 2 點(diǎn)到 4 點(diǎn)有一個(gè)會(huì)議 11．你欠某人 200 元錢 他明天也將參加那個(gè)會(huì)議 12．你明天早上從 9 點(diǎn)到 11 點(diǎn)要聽一場(chǎng)講座 13．你的上級(jí)留下一張便條，要你盡快與他見面 14．你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗 15．你想好好洗個(gè)澡 16．你負(fù)責(zé)的項(xiàng)目小組將在明天下午 6點(diǎn)鐘開會(huì)，預(yù)計(jì) 1小時(shí) 17．你身上只有 5 塊錢，需要取錢 18．大家明天晚上聚餐 19．你錯(cuò)過了星期一的例會(huì)，要在下星期一之前復(fù)印一份會(huì)議記錄 20．這個(gè)星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需 2 小時(shí) 21．你收到一個(gè)朋友的信 1 個(gè)月了，沒有回信，也沒有打電話給他 22．星期天早上要作一次簡(jiǎn)報(bào)，預(yù)計(jì)準(zhǔn)備簡(jiǎn)報(bào)要花費(fèi) 15個(gè)小時(shí)，而且只能用業(yè)余時(shí)間 23．你邀請(qǐng)戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有 24．下個(gè)星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試 請(qǐng)將這份事件清單中的各種事件制訂一個(gè)周末的時(shí)間安排表。 ? 在工作或人際關(guān)系中，采取逃避的態(tài)度。對(duì)對(duì)方采取漠不關(guān)心的態(tài)度；由于空虛而令人感到受不了的沉默。 ? 每天的生活是昨日的延續(xù)，毫無變化或起伏。 ? 感到自己的心理或身體患病了，甚至有崩潰的感覺。 ? 感覺不到生活的充實(shí)、成長和幸福。 ? 沒有感性、欲望與熱情。 時(shí)間到底在哪個(gè)時(shí)候、哪種場(chǎng)合死去呢？ 35 個(gè)典型的例子 ? 時(shí)常受任性或一時(shí)沖動(dòng)的支配。 ? 假日或閑暇時(shí)，做什么事都提不起勁，只是閑待著。 ? 埋沒在工作之中，以致失去自我。 時(shí)間死亡的結(jié)果 ? 時(shí)間死亡的時(shí)候，人的精神活動(dòng)隨之停止，人的成長也會(huì)停止，甚至退步。 研討 ? 在這些項(xiàng)目中，有些是互相沖突的，有些則富有彈性。而是個(gè)人管理 ? 特點(diǎn)：以原則為重心，配合個(gè)人對(duì)使命的認(rèn)知，兼顧重要性與急迫性，強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品與產(chǎn)能齊頭并進(jìn) 時(shí)間管理自行診斷表 ? 今天做了哪些有意義的事？ ? 今天有哪些事情是適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)做的？ ? 今天有哪些事情是在不適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)做的？為什么做了這些事情？ ? 今天在哪一段時(shí)間著手進(jìn)行最重要的工作？為什么在這段時(shí)間做這份工作？這工作是否可以提早進(jìn)行做？ ? 今天最有效率的是哪段時(shí)間？為什么這段時(shí)間最有效率？ ? 今天最沒有效率的是哪一段時(shí)間？為什么這段時(shí)間最沒有效率？ ? 今天工作中最大干擾是什么？為什么產(chǎn)生過干擾？這干擾是否可以控制或排除？ ? 今天最嚴(yán)重的三個(gè)時(shí)間陷阱是什么？有無可能避免這些陷阱？如何跨越他們？ ? 今天做了哪些不必要的事？ ? 今天做了哪些不需要親自動(dòng)手的事？ ? 今天花費(fèi)了多少時(shí)間做重要的事？ ? 今天花費(fèi)了多少時(shí)間做不重要的事？ ? 今天有哪些事情本來應(yīng)花費(fèi)更多的時(shí)間去做？ ? 今天有哪些事情本來可以花費(fèi)較少的時(shí)間去做而不至于減低效果？ ? 從明天開始，應(yīng)該怎樣做才能改進(jìn)時(shí)間的效果？ 時(shí)間獨(dú)特性 一、供給毫無彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的。因此，時(shí)間是無法取代的。 ? 過了就不能重來。許多管理者一聽到要他們記錄自己的時(shí)間使用狀況，都保持反對(duì)的態(tài)度。 就講求實(shí)效的管理者來說，這些原因根本不應(yīng)存在。但是，在計(jì)劃執(zhí)行過程中，管理者必須定期審查目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)進(jìn)程與完成目標(biāo)的最佳途徑。 ? （三）目標(biāo)必須用書面形式列明。假如該工作計(jì)劃是在前一天編妥，則可利用上班途中對(duì)其恰當(dāng)性作進(jìn)一步的斟酌。 目標(biāo)工作計(jì)劃單 目標(biāo)（明確的、可衡量的、可達(dá)成的、實(shí)際的、實(shí)質(zhì)的） 達(dá)成目標(biāo)獲得的受益和 /或可能避免的損失 可能的障礙 可能的解決方法 完成目標(biāo)的明確行動(dòng)步驟 目標(biāo)日期 達(dá)成日期 測(cè)試： 你符合下列各種決定事情的優(yōu)先次序的準(zhǔn)則： ? 然后再做不喜歡做的事； ? 先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事； ? 先做容易做的事，然后再做難做的事； ? 先做只需花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量時(shí)間才能做好的事； ? 先處理資料齊全的事，然后再處理資料不齊全的事； ? 先做已排定時(shí)間的事，然后再做未經(jīng)排定時(shí)間的事； ? 先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事； ? 先做別人的事，然后再做自己的事； ? 先做緊迫的事，然后再做不緊迫的事； ? 先做有趣的事，然后再做枯燥的事； ? 先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事： ? 先做自己所尊敬的人或與自己有密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或與自己沒有密切的利害關(guān)系的人所拜托的事； ? 先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。 ? 從時(shí)間管理的角度來看，這一句話可供每一位管理者作為參考。 ? 業(yè)務(wù)報(bào)告的編制就是一個(gè)典型的實(shí)例。在此需要強(qiáng)調(diào)的是，在編列行事次序時(shí)應(yīng)先考慮事情的“輕重”，然后再考慮事情的“緩急”。 誤區(qū)之二：不拒絕他人 ? 當(dāng)一個(gè)管理者能夠克服“不好意思拒絕”的心理，井具備“拒絕他人”的技巧，則他由免于履行自己所不情愿履行的承諾而節(jié)省的時(shí)間將極為可觀。因?yàn)槭芡姓咴诼男惺芡惺马?xiàng)時(shí)可能力不從心，也可能支付不起昂貴的代價(jià)。 “拒絕接受請(qǐng)托”的重要性在于 ? 第一、“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。即使你在他述說的半途中即已知道非加以拒絕不可，你都必須凝神聽完他的話語。這即是說，不要被請(qǐng)托者說服而打消或修正拒絕的初衷。這即是說，你的拒絕是對(duì)事而不對(duì)人的。 ? 第三、部屬若采取這種拒絕方式，將可避免上司誤以為他在推卸責(zé)任。因此，只要有可能，我很愿意準(zhǔn)假而讓你回家。 ? 第二、他向她表示，他了解家具的運(yùn)送對(duì)她是多么的重要。但在切成薄片之后，因形狀及色調(diào)改變而頗能引起食欲。 ? 結(jié)果，出人意外的是：左邊通常只有一兩個(gè)情緒上的借口。 ? 這說明了何以管理者一遇重大事件便會(huì)猶豫徘徊，也說明了何以求好心切的作家老是無法寫完書的第一章。 ? 在午餐的時(shí)候，喝酒（至少喝啤酒）常被視作一件很自然的事，但事實(shí)上午餐的時(shí)候喝酒是一種極壞的習(xí)慣。他應(yīng)集中大量的時(shí)間處理這些重要的少數(shù)事物，而將其余瑣碎的多數(shù)事物交托給部屬處理。這一點(diǎn)可以被視為管理者在統(tǒng)御過程中的一大敗筆， ? 因?yàn)橐坏┎繉賹?duì)管理者所期待的工作績(jī)效不甚了了，則其工作成果若非不夠水準(zhǔn)，即是超過水準(zhǔn)。倘若授與的權(quán)力不及執(zhí)行工作所需，則指派的工作將元從完成；反之，倘若授與的權(quán)力超過執(zhí)行工作的需要，則必將導(dǎo)致部屬濫用權(quán)力。第六個(gè)層次所授與的權(quán)力雖然大到令部屬可以獨(dú)斷獨(dú)行，而不必向管理者呈報(bào)進(jìn)度或執(zhí)行的后果，但這并不排除管理者對(duì)所授與的權(quán)力作必要的追蹤、修正、甚或收回的可能性。 不愿授權(quán)的原因 ? 授權(quán)不僅足以令管理者跨越時(shí)間誤區(qū)，而且它也是一種可以令部屬“邊做邊學(xué)”的在職訓(xùn)練，通過這種在職訓(xùn)練，部屬的歸屬感與滿足感均可因而提高。 ? 不可否認(rèn)地，有些管理者因擔(dān)心部屬鋒芒太露，或“聲威震主”而不愿授權(quán)，但是從另一個(gè)角度來看，部屬良好的工作表現(xiàn)可以反映管理者的知人善任與領(lǐng)導(dǎo)有方，所以管理者功不可沒。 ? （二）管理者對(duì)部屬可能犯錯(cuò)應(yīng)有心理準(zhǔn)備并應(yīng)接受。 ? （十）當(dāng)被授權(quán)者發(fā)生疑難時(shí)，管理者不應(yīng)只告訴他解決的方法，而應(yīng)幫他自行尋找解決方法。有些領(lǐng)導(dǎo)的聆聽能力太差，因此常常陷于“聽而不聞”狀態(tài)。有些領(lǐng)導(dǎo)因刻意追求完美而患上“雞蛋里挑骨頭”的毛病，于是使部屬費(fèi)時(shí)費(fèi)勁地對(duì)同樣的工作一做再做。 ? （五）在進(jìn)行工作追蹤之前應(yīng)先自同：“這次的追蹤是否真正有必要？是否足以過分干擾被追蹤者的工作進(jìn)度？” ? （六）學(xué)習(xí)掌握“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)原理”，以避免過分熱衷于挑剔細(xì)節(jié)或末端。 ? 4. 一旦發(fā)現(xiàn)他聽不進(jìn)你的話題，則盡快結(jié)束交談，另覓其它時(shí)機(jī)繼續(xù)交談。在試圖解答你的問題時(shí)，他可能因而發(fā)現(xiàn)一些他先前所未曾思考到的困難層面。 誤區(qū)七：失約或遲到 ? 不要以為約會(huì)遲到只是一件稀松平常的事，更不要以為它不足以產(chǎn)生嚴(yán)重的不良后果。倘若你擔(dān)心早到會(huì)被約會(huì)的對(duì)象認(rèn)為你太著急，則你不妨攜帶一些讀物或有待處理的文件先到約會(huì)場(chǎng)地附近的咖啡店去。 ? 1O 請(qǐng)秘書或助手提醒你約會(huì)事宜，或是利用鬧鐘、鬧表作自我提醒。 C. 避免受電話或訪客之干擾。 A. 當(dāng)他指派工作給你時(shí)，多作詢問。 05:17:5105:17:5105:171/23/2023 5:17:51 AM ? 1以我獨(dú)沈久，愧君相見頻。 上午 5時(shí) 17分 51秒 上午 5時(shí) 17分 05:17: ? 沒有失敗，只有暫時(shí)停止成功！。 2023年 1月 上午 5時(shí) 17分 :17January 23, 2023 ? 1少年十五二十時(shí)，步行奪得胡馬騎。 :17:5105:17:51January 23, 2023 ? 1意志堅(jiān)強(qiáng)的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。 2023年 1月 上午 5時(shí) 17分 :17January 23, 2023 ? 1業(yè)余生活要有意義，不要越軌。 上午 5時(shí) 17分 51秒 上午 5時(shí) 17分 05:17: ? 楊柳散和風(fēng)，青山澹吾慮。 05:17:5105:17:5105:171/23/2023 5:17:51 AM ? 1成功就是日復(fù)一日那一點(diǎn)點(diǎn)小小努力的積累。 05:17:5105:17:5105:17Monday, January 23, 2023 ? 1乍見翻疑夢(mèng)，相悲各問年。 C. 詢問他完成工作的時(shí)限。 E. 會(huì)議結(jié)束時(shí)，總結(jié)達(dá)成的結(jié)論及定下工作的時(shí)限。 （別去做了） 重 要 緊 迫 Delegate 授權(quán)別人去做 不合理的時(shí)間配臵 35% 45% 處理危機(jī) 15% 5% 緊急 不緊急 重 要 不 重 要 Conclusions: 時(shí)間管理架構(gòu) 之上 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重 要的事 均 衡 4 th 緩 3 rd 輕 不重要的事 2 nd 重 1 st 急 重要的事 不緊迫的事 緊迫的事 ? ? ? ? 請(qǐng)排出正確的行事優(yōu)先級(jí) Important 重要 Not important 不重要 PRIORITY 2乙 PRIORITY 1 甲 PRIORITY 3 丙 PRIORITY 4 丁 Urgent Not urgent 急 不急 輕重緩急層次表 緊 急 不緊急 重要 Ⅰ . ● 危機(jī) ● 急迫的問題 Ⅱ . ● 防患未然 ● 改進(jìn)產(chǎn)能 ● 建立人際關(guān)系 ● 發(fā)掘新機(jī)會(huì) ● 規(guī)劃、休閑 不重要 Ⅲ . ● 不速之客 ● 某些電話 ● 某些信件與報(bào)告 ● 某些會(huì)議 ● 必要而不重要的問題 ● 受歡迎的活動(dòng) Ⅳ . ● 繁瑣的工作 ● 某些信件 ● 某些電話 ● 浪費(fèi)時(shí)間之事