【正文】 專人負(fù)責(zé)以筆錄或電腦的形式進(jìn)行記錄。 第十三條 會(huì)議總結(jié)，對(duì)整個(gè)會(huì)議組織、服務(wù)工作進(jìn)行全面的分析和總結(jié)，做出客觀評(píng) 價(jià)，肯定成績(jī)，找出缺點(diǎn)和不足，并加以改進(jìn)。 第五條 屬于 機(jī)構(gòu) 秘密的文件、資料，應(yīng)標(biāo)明“秘密”字樣，由 專人負(fù)責(zé)印制、收發(fā)、傳遞、保管。違反本規(guī)定故意或過失泄露 蔚藍(lán)機(jī)構(gòu)行政辦公管理 第 21 頁 共 45 頁 機(jī)構(gòu) 秘密的，視情節(jié)及危害后果予以行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰，直至予以除名。 第 七 條 經(jīng)有關(guān)人員審核，并最終由具有該印章使用決定權(quán)的人員批準(zhǔn)后方可交印章保管人蓋章。 第十 五 條 公章的使用決定權(quán)歸 機(jī)構(gòu)總裁 ，其他各印章的使用決定權(quán)由 各部 總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行授權(quán)。 蔚藍(lán)機(jī)構(gòu)行政辦公管理 第 24 頁 共 45 頁 （四） 銷售項(xiàng)目、企劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目、工程項(xiàng)目 ， 按工作階段性進(jìn)行歸檔 。 （四） 歸檔的文件材料，其制成材料必須易于長(zhǎng)久保存，同時(shí)要保證圖像清晰、字跡工整，審查簽字手續(xù)完備，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙。 第 五 節(jié) 檔案利用工作 第九條 檔案借閱要根據(jù)檔案的機(jī)密程度和利用范圍，履行審批手續(xù)，方可借閱。 相關(guān)表單： 表格名稱 編號(hào) 備注 檔案借閱單 WLXZJ010 檔案書籍借閱記錄 WLXZJ011 蔚藍(lán)機(jī)構(gòu)行政辦公管理 第 26 頁 共 45 頁 第七章 對(duì)外接待管理辦法 第一節(jié) 總則 第一 條 對(duì)外接待是 公司 行政事務(wù)和公關(guān)活動(dòng)的重要部分，為使對(duì)外接待工作規(guī)范有序，具有統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)形象，特制定本辦法。對(duì)來賓無論職務(wù)高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。 第十一條 周到原則。 第十四條 對(duì)等接待。 （四）客戶提出想與領(lǐng)導(dǎo)或他人交談，應(yīng)立即聯(lián)絡(luò)，并將客人引至約定地點(diǎn)等候會(huì)面，介紹后再行離開。弄清來賓的基本情況：?jiǎn)挝?、人?shù)、姓名、性別、職務(wù)和使命、抵離時(shí)間、乘坐交通工具及車次或航班。按接待規(guī)格和禮儀，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)去住所看望，接待人員安排會(huì)見地點(diǎn)、時(shí)間、陪同人員。 第六條 在已往配合或?qū)ν獬薪尤蝿?wù)中質(zhì)量信譽(yù)可靠，售后服務(wù)良好。 本管理制度如有未盡事宜，可隨時(shí)補(bǔ)充；本管理制度自下發(fā)之日起實(shí)施。 第六條 車輛應(yīng)設(shè)置車輛使用表，對(duì)車輛加油、車輛保養(yǎng)及修理記錄，以了解車輛受控狀況。 第十二條 凡機(jī)構(gòu)高管或員工本人有車外出辦事盡量自駕車 , 機(jī)構(gòu)將酌情對(duì)油料、橋路、停車費(fèi)用予以報(bào)銷。每月至少用半天時(shí)間對(duì)自己所開車輛進(jìn)行檢修，確保車輛正常行駛。 第二十二條 在報(bào)銷過橋、過路、停車費(fèi)等費(fèi)用時(shí)，應(yīng)在票據(jù)后背書，注明事由及時(shí)間并經(jīng)用車人簽字確認(rèn)，否則視為無效票據(jù)不予報(bào)銷。 蔚藍(lán)機(jī)構(gòu)行政辦公管理 第 33 頁 共 45 頁 第二十八條 機(jī)構(gòu)員工乘車時(shí)在車內(nèi)不準(zhǔn)吸煙。 第三十三條 下班后，應(yīng)將車輛停放規(guī)定地點(diǎn)保管，不準(zhǔn)私 自用車。 （四） 各種車輛如在公務(wù)途中遇不可抗拒的事故發(fā)生，應(yīng)先急救傷患人員，向附近警察機(jī)關(guān)報(bào)案，并立即通知機(jī)構(gòu) 辦公室 。 第四十二條 不得以任何方式向修理廠家索取回扣。各級(jí)管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己部門的辦公需要，及時(shí)地提出采買申請(qǐng)。 第三節(jié) 辦公用品的管理責(zé)任部門 第三條 機(jī)構(gòu) 辦公用品的管理統(tǒng)一歸口為 辦公室 。 第六節(jié) 車 輛維修 須知 第三十八條 所有車輛若發(fā)生故障，送修前應(yīng)向 所屬辦公室 匯報(bào)，征得同意后將車輛送往指定修理廠檢測(cè)、估價(jià)。 第五節(jié) 違規(guī)與事故處理 第三十七條 在下列情形之一的情況下，違反交通規(guī)則或發(fā)生事故，由駕駛?cè)素?fù)擔(dān)， 并予以記過或免職處分。 第三十條 司機(jī)對(duì) 辦公室 的工作安排，應(yīng)無條件服從，不準(zhǔn)借故拖延或拒不出車，有公事應(yīng)隨叫隨到。 第二十五條 晚間司機(jī)要注意休息，不準(zhǔn)開疲勞車，不準(zhǔn)酒后駕車。 第二十條 司機(jī)發(fā)現(xiàn)所駕車輛有故障時(shí)要立即檢修。（ 8： 30 至 14： 00 蔚藍(lán)機(jī)構(gòu)行政辦公管理 第 32 頁 共 45 頁 為半日， 14： 00至 22： 00 為半日，超過時(shí)段均按一日計(jì)費(fèi)。 第九條 首先保證其隸屬部門在本地或外地聯(lián)系業(yè)務(wù)、公務(wù)出差等業(yè)務(wù)用車。未依規(guī)定申請(qǐng)使用者不得用車。 第 九 條 當(dāng)有關(guān)項(xiàng)目需要分包時(shí)，從合格供方名單中選擇 12個(gè)，由 財(cái)務(wù)部、各分管領(lǐng)導(dǎo) 等進(jìn)行評(píng)比，初步確定供方，經(jīng) 機(jī)構(gòu)總裁 批準(zhǔn)后，即為選定供方。 第二條 符合市場(chǎng)現(xiàn)行管理規(guī)定的要求。根據(jù)來賓身份、人數(shù)、性別，預(yù)訂招待所或賓館，安排好伙食標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)餐方式、時(shí)間、地點(diǎn)，按抵達(dá)時(shí)間，派人派車迎接。 第八節(jié) 行路 第二十一條 陪同客人行路，請(qǐng)客人行于自己右側(cè)； 第二十二條 乘坐車、上下樓梯、電梯，禮讓在先，主動(dòng)開關(guān)門； 第二十三條 自己處于主陪地位，應(yīng)并排在客人旁邊，不要落在后邊。 第六節(jié) 接待禮儀 第十六條 見面。重要會(huì)議要有記錄。綜合性接待時(shí)各部門應(yīng)予以協(xié)調(diào)。 第三節(jié) 對(duì)外接待部門 第五條 辦公室為機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)接待的職能部門。 第十二條 音像檔案是整個(gè)檔案的有機(jī)組成部分，如實(shí)地反映了 機(jī)構(gòu) 歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌，具有重要的保存價(jià)值和參考利用價(jià)值。 第四節(jié) 檔案管理工作 第 五條 檔案的管理：區(qū)分全宗，正確立檔 部門 ；分類，依據(jù)檔案、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別；案卷排列并編制案卷目錄。 第 四條 歸檔要求 （一） 材料完整齊全。 相關(guān)表單： 表格名稱 編號(hào) 備注 印章使用申請(qǐng)單 WLXZJ009 蔚藍(lán)機(jī)構(gòu)行政辦公管理 第 23 頁 共 45 頁 第六章 檔案管理辦法 第一節(jié) 總則 第一條 為加強(qiáng) 公司 檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，結(jié)合本 公司 實(shí)際情況，特制定本辦法。 第十 一 條 涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問審核簽字。 第二節(jié) 印章的領(lǐng)取和保管 第三條 機(jī)構(gòu) 各類印章由各級(jí)和各崗位專人依職權(quán)領(lǐng)取并保管。如有遺失，必須立即報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。 第二條 全體員工都有保守 機(jī)構(gòu) 秘密的義務(wù)。 （四） 處理臨時(shí)交辦事項(xiàng)。 （二） 會(huì)議通知的內(nèi)容包括：召開原因、會(huì)議主題、會(huì)議起始時(shí)間、與會(huì)人員、會(huì)議議程、準(zhǔn)備資料等內(nèi)容。 第五條 不定期會(huì)議的召開由會(huì)議組織部門根據(jù)工作需要和會(huì)議內(nèi)容 事先 向辦 公室 報(bào)備 ，會(huì)議的組織和管理工作按本制度執(zhí)行。 第七節(jié) 附則 第 二 十 二 條 本制度自頒發(fā)之日起實(shí)施。 （四）公文在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，由 辦公室審核，內(nèi)容要符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律法規(guī)以及上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定，完整、精煉、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文意圖，公文格式要符合規(guī)范要求。 5．已受理的公文從簽收之日起 3 個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)并回復(fù)來文單位；對(duì)確因特殊情況不能 及時(shí)回復(fù)的，由 辦公室 行政文 員 每日用電話將批復(fù)處理的進(jìn)展情況告知來文單位。 第四節(jié) 收文辦理 第 十 三 條 收文辦理程序：簽收→登記編號(hào)→簽轉(zhuǎn)→領(lǐng)導(dǎo)簽閱→承辦→催辦→查辦→歸檔。 （五）代字為“ 蔚藍(lán) 函 （濟(jì)） ”的公文：主要為 濟(jì)南公司 向 公司 不相隸屬單位間商洽工作等的外聯(lián)公文，文種有函、情況說明等。 （二）代字為“ 蔚藍(lán)機(jī)構(gòu) ”的公文：主要為 機(jī)構(gòu) 向各部室、屬下各企業(yè)除人事以外的發(fā)文，文種有通知、通報(bào)、意見、批復(fù)等。 （三）今后如有新的企業(yè)成立，機(jī)構(gòu)將重新規(guī)范其各類簡(jiǎn)稱、縮寫。 二、任職條件 學(xué) 歷 高中以上學(xué)歷 ，文秘、行政相關(guān)專業(yè) 工作經(jīng)驗(yàn) 1年以上文員工作經(jīng)驗(yàn) 具備知識(shí) 電腦打字、排版、文秘知識(shí) 素質(zhì)要求 忠于職守、細(xì)心、責(zé)任心強(qiáng) 年齡要求 2028歲 蔚藍(lán)機(jī)構(gòu)行政辦公管理 第 5 頁 共 45 頁 駕 駛員 崗位說明書 一、工作內(nèi)容 崗位職責(zé)（逐項(xiàng)說明工作任務(wù)、責(zé)任、目標(biāo)等） 工作內(nèi)容 遵守《中華人民共和國(guó)道路交通管理?xiàng)l例》及有關(guān)交通安全管理的規(guī)章規(guī)則， 不嗜 酒 ， 安全駕車 ； 認(rèn)真執(zhí)行《公務(wù)車管理辦法》，遵照其中要求，開展日常工作； 服從部 門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的安排，配合務(wù)業(yè)務(wù)部門完成公出、出差任務(wù)； 愛惜車輛，平時(shí)要注意車輛的保養(yǎng)，經(jīng)常檢查車輛的主要機(jī)件； 保持車輛的清潔 (包括車內(nèi)和車外的清潔 ),禁止在車內(nèi)吸煙 ； 發(fā)現(xiàn)所駕車輛有故障時(shí)要立即檢修 ； 在報(bào)銷過橋、過路、停車費(fèi)等費(fèi)用時(shí)，應(yīng)在票據(jù)后背書，注明事由及時(shí)間并經(jīng)用車人簽字確認(rèn) ； 對(duì)自己所開車輛的各種證件的有效性應(yīng)經(jīng)常檢查 ； 按派車單要求準(zhǔn)點(diǎn)發(fā)車，準(zhǔn)確到達(dá)，執(zhí)行外出接待任務(wù)時(shí)，使用禮貌用語，著重客戶。 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的 其它工作。 （四）機(jī)構(gòu)直轄企業(yè)可根據(jù)本企業(yè)實(shí)際制定除上述規(guī)定以外的二級(jí) 機(jī)構(gòu) （企業(yè)直轄企業(yè)）的規(guī)范化簡(jiǎn)稱、縮寫，針對(duì)各職能部門、 專用術(shù)語等確定其規(guī)范化簡(jiǎn)稱，但須報(bào)備機(jī)構(gòu)。 （三）代字為“ 蔚藍(lán)人 ”的公文：專用于 機(jī)構(gòu) 有關(guān)人事任免、獎(jiǎng)懲、機(jī)構(gòu)設(shè)置等的發(fā)文，文種有通知、決定、通報(bào)等。 第三節(jié) 公文格式 第八 條 機(jī)構(gòu) 正式公文一般由發(fā)文單位、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、成文日期、印章、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。 蔚藍(lán)機(jī)構(gòu)行政辦公管理 第 15 頁 共 45 頁 第十 四 條 收文辦理要求 （一）收文處理杜絕人走文停的現(xiàn) 象發(fā)生。 6．特別緊急的公文應(yīng)組織臨時(shí)會(huì)議審議，在當(dāng)日辦結(jié)。 （五）對(duì)下發(fā)的重要公文，主辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。 第 二 十 三 條 本制度解釋權(quán)歸辦公室。 蔚藍(lán)機(jī)構(gòu)行政辦公管理 第 18 頁 共 45 頁 第五節(jié) 會(huì)議組織與管理 第 六 條 會(huì)前準(zhǔn)備 （一）定期會(huì)議 （如每周一機(jī)構(gòu)高管例會(huì)），已確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員的辦公室不再通知。 第九條 準(zhǔn)備會(huì)議材料 （一） 會(huì)議主持人或與會(huì)者 負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議報(bào)告、參考材料、數(shù)據(jù)、電子文件、實(shí)物等。 （五） 在 機(jī)構(gòu) 外的會(huì)議，需準(zhǔn)備好會(huì)議用餐、會(huì)議住宿等服務(wù)，相關(guān)事項(xiàng)按照 機(jī)構(gòu) 的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)安排。 第三條 在對(duì)外交往和合作中 ，須特別注意不泄漏 機(jī)構(gòu) 秘密，更不準(zhǔn)出賣 機(jī)構(gòu) 的秘密。 第九條 接觸 機(jī)構(gòu) 秘密的員工，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向他人泄露。 第四條 印章必須由各保管人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。 第十 二 條 財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù)印章無須經(jīng)上述程序。 第二節(jié) 檔案范圍 及管理體制 ： 序號(hào) 檔案范圍 管理 部門 備注 1 人事檔案 人資部 暫由辦公室 負(fù)責(zé) 2 機(jī)構(gòu)內(nèi)刊《藍(lán)途》（含電子文件） 辦公室、企劃部 3 設(shè)備及各種書籍 辦公室、企劃部 4 機(jī)構(gòu) 及總裁榮譽(yù) 總經(jīng)辦、辦公室 5 圖紙及技術(shù)資料、工程驗(yàn)收及鑒定報(bào)告 各主辦部門 6 各階段設(shè)計(jì)資料、銷售資料（含電子文件） 各主辦部門 7 制度經(jīng)營(yíng)決策計(jì)劃管理統(tǒng)計(jì)財(cái)務(wù)及各類通知 各主辦部門 第三節(jié) 立卷歸檔制度 第二條 歸檔范圍：具有考查、利用價(jià)值的文件材料； 第三條 歸檔時(shí)間：辦 理完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔； （一） 按年度形成的文件，第二年上半年歸檔。 （二） 系統(tǒng)、條理、保持有機(jī)聯(lián)系。 第六條 檔案保管：存放檔案必須有專用櫥 (柜 )架，負(fù)責(zé)檔案管理人員定期（一般每年一次）檢查及清點(diǎn)，核對(duì)制度，并切實(shí)做好防竊、防竊密、防火、防蟲、防高溫、防潮等工作。對(duì)無故損壞聲象檔案者，應(yīng)追究責(zé)任。 第六條 遇到重大接待工作和活動(dòng)，可由總經(jīng)辦協(xié)調(diào)若干部門共同做好此 項(xiàng)工作，有關(guān)部門要積極主動(dòng)配合。 第十條 節(jié)約原則。巧妙回避不宜回答的問題。原則為主動(dòng)、熱情、禮貌。 第九節(jié) 其他 第二十四條 穿著不得過于隨便