【正文】 一個單位究竟設計什么樣的記帳憑證，不能一概而論，只能根據(jù)事前調查的內容和已設計的會計帳務處理程序以及企業(yè)活動的特點來決定。 設計記帳憑證時，應考慮下列要求： 第一，要保證記帳憑證能在記賬工作中起到分錄指示作用，有關的借貸雙方科目欄次應清晰醒目，簡單明了； 第二，應反映填制、審核、主管等不同崗位人員的簽章，以便減少錯弊，加強內部牽制，保證經濟業(yè)務和會計工作的合法合規(guī)性； 第三，記帳憑證必須附有原始憑證，作為書面依據(jù)，記帳憑證中應有標明所附原始憑證數(shù)量、概況的節(jié)目，以便查閱、核對； 第四，記帳憑證的設計應貫徹《會計法》和《企業(yè)會計準則》的要求，一律采用借貸復式記帳法，以便規(guī)范企業(yè)的會計行為； 第五，記帳憑證的基本格式已經約定俗成，除非十分必要，企業(yè)可盡量采用國家有關部門統(tǒng)一印制的記帳憑證，以簡化設計工作，節(jié)約人力物力。 月 額 貸方科目 附件 張 一級 二級 一級 二級 款 號 摘 計 審核： 制證： 憑 出納： 轉 字 合 收 合計 要 借方科目 金額 領導批示 一級科目 二級科目 日填制 號 借方科目 主管審批： 要 借方金額 貸方金額 借或貸 余 月 … 貸方 通常設置的特種日記帳主要包括現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳，極少數(shù)企業(yè)還設置銷貨日記帳和購貨日記帳。 年 借方科目：現(xiàn)金 第 頁 年 憑 證 摘 表220 品名規(guī)格 年 憑證 摘要 收 數(shù)量 單價 金額 數(shù)量 單位 金額 數(shù)量 單價 金額 年 租入固定資產登記簿 資產名稱 規(guī)格 合同號 租出單位 租入日期 租期 租金 使用地點 備注 （4）帳簿設計與會計報表指標相銜接的原則。不同企業(yè)單位所需用的帳簿是不盡相同的。 (購貨簿、銷貨簿)。裝訂的范圍：原始憑證、記帳憑證、科目匯總表、銀行對帳單等等。 對于紙張面積大于記帳憑證的原始憑證，可按記帳憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。 但在記帳憑證上應注明保管地點。 經過整理后的會計憑證，為匯總裝訂打好了基礎。 　　年　月　 日 　　共　冊　　　　本冊為第　　冊 　　怎樣裝訂會計憑證？ 由于原始憑證往往大于記賬憑證，從而折疊過多，這樣一本憑證就顯得中間厚，裝訂線的位置薄，訂出的一本憑證象條魚一樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。帳簿的封面顏色，同一年度內力求統(tǒng)一，逐年更換顏色，便于區(qū)別年度。下面介紹活頁搖夾使用方法： 以上方法的使用可見圖１－２。它主要是應用電子計算機代替人工記帳、算帳、報帳，以及代替部分由大腦完成的對會計信息的處理、分析和判斷的過程。 （3）查詢高速自動化。 會計核算軟件的功能模塊包括以下部分： 帳務處理模塊主要包括：①帳務初始(建帳)；②憑證處理(輸入、審核、匯總)；③查詢；④對帳；⑤結帳；⑧打印輸出；⑦其他輔助功能。 報表處理模塊是按國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，根據(jù)會計資料而編制會計報表，向公司管理者和政府部門提供財務報告。 （4）工資核算模塊。即包括兩個方面： 第二，用電子計算機生成的會計資料應當符合國家統(tǒng)一的會計制度的要求。 第三，通用和定點開發(fā)相結合。單機式是指每一時刻計算機只能接受一個人的指令，即只能供一個人使用，每次只能完成一項任務的工作方式。 硬件配制主要是指主機，主機決定了機器的性能，即決定了機器的運行速度和處理能力。內存的大小決定存儲數(shù)據(jù)的能力。 ④顯示器。由于打印機的輸出規(guī)格不同，在選擇時要考慮是否能滿足需要。 通用會計軟件的開發(fā)者，在產品的通用性方面做了大量的技術處理工作，即通過增加軟件功能和允許用戶自定義會計核算方法和核算項目，盡可能地滿足大多數(shù)用戶的要求。 目前，隨著會計電算化的發(fā)展，會計軟件市場迅速擴大，其種類繁多，如何選擇適合本企業(yè)的會計核算要求的通用會計軟件呢?在選擇會計軟件時，應注意軟件的合法性、安全性、正確性、可擴充性和滿足審計要求等方面的問題，以及軟件服務的便利，軟件的功能應滿足本單位當前的實際需要，并考慮到今后工作發(fā)展的要求。盜版軟件沒有可靠的技術保障，還可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，對會計核算工作的正常進行，會帶來難以找回的損失。 售后服務包括：會計軟件的日常維護、用戶培訓、二次開發(fā)、相關技術支持和軟件版本的升級換代。會計軟件售價中，一般包括軟件價格、售后服務與培訓價格。硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度主要內容包括：①保證機房設備安全和計算機正常運行，對有關設備進行保養(yǎng)，保持機房和設備的整潔，防止意外事故的發(fā)生；②確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除；③對正使用的會計軟件進行修改、升級等要有審批手續(xù)；④健全計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時進行排除的管理措施；⑤健全必要的防治計算機病毒的措施。 　　什么是帳務初始化？ 從目前會計電算化的發(fā)展水平來看，計算機帳務處理與手工帳務處理基本一致，因為計算機的帳務處理是模仿手工帳務處理而形成的。③會計科目名稱。如果已記錄過手工帳，將手工帳轉為計算機記帳，那么，要將手工帳轉入計算機的數(shù)據(jù)是在帳戶定義這一環(huán)節(jié)完成，也就是將帳簿上要結轉的數(shù)據(jù)的借貸方向，發(fā)生額和余額，在此環(huán)節(jié)輸入計算機，以便以后按期輸入憑證。這項功能的實現(xiàn)是按照事先的設置來進行的。在通用會計軟件中，報表系統(tǒng)只是為用戶提供了自定義空白格式的功能，系統(tǒng)生成報表時，只能按用戶定義的格式生成。從報表中取數(shù)是指從已形成的當前報表或其他報表中獲取數(shù)據(jù)填入某行某列中，例如：合計欄是由以上的欄目數(shù)據(jù)匯總加計；資產負債表的“本年利潤”可以從損益表中獲取。二是要知道這張表的每欄數(shù)據(jù)是怎么來的，可以有兩個來源：其一是從帳目中取得某個科目的余額或發(fā)生額或年初數(shù)，我們稱之為“取數(shù)公式”；其二是從前期的報表或其他報表或本表中經過加減乘除等計算而來，我們稱之為“計算公式”。 一張報表就要有四個文件來描述它，如果要出多種報表，就要有許多描述文件。這樣就需要增設三個二級科目：“計入成本費用的折舊”、“非經營性計提的折舊”、“其他折舊結轉”，在編制現(xiàn)金流量表時，對于“固定資產折舊”欄就可以根據(jù)“計入成本費用的折舊”數(shù)來填列。例如：資產負債表中“資產總額”的年初數(shù)等于“負債及所有者權益”的年初數(shù)；“資產總計”的年初數(shù)等于“負債及所有者權益”的年初數(shù)；“資產總計”的期末數(shù)應等于“負債及所有者權益”的期末數(shù)。 最后，還要對各欄目橫平豎直檢查勾稽關系進行描述，將其存在一個文件中，稱之為“校驗公式文件”。 報表程序主要有三大系統(tǒng)：一是報表定義，即建立描述文件；二是報表輸出，即根據(jù)描述文件計算并打印報表、匯總表、分析表等多種報表；三是報表維護，它是為了保證程序的正常運行而做的輔助工作。從某帳戶中取某一時期或某一會計期間的某項數(shù)據(jù)。 什么是報表定義？ ④會計科目的類型。一般應設到三級，多的可以設到五級。 (2)操作管理制度。所以，要注意報價含義。如果拖延，會計核算工作就會被迫停止。查詢性功能是指能查詢機內總分類會計科目的名稱、科目代號、年初余額、期初余額、累計發(fā)生額和余額，能查詢記帳憑證。 通用性強的軟件，針對某一企業(yè)核算的適用性就可能差一些；反之，非常適合某一行業(yè)的軟件在通用性上就可能差一些。顯示器分單顯和彩顯兩大類，彩顯又按其適配器不同分為 CGA、EGA和VGA等不同類型，大部分會計軟件是在 VGA顯示器上開發(fā)的，用戶最好選擇這樣的顯示器。 購買計算機，應關注以下指標： 多機式是指在一臺主機上通過特定硬件，連接若干臺終端設備，支持多個用戶同時使用的多用戶多任務的工作方式。 （2）硬件方面。 第一，定點開發(fā)(包括本單位自行開發(fā)、委托其他單位開發(fā)和聯(lián)合開發(fā)三種形式)； 所以，法律上要求實行會計電算化的單位，電子計算機生成的會計憑證、會計帳簿和其他會計資料，在格式、內容以及數(shù)據(jù)的合法、真實、準確、完整等方面必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。 （5）其他模塊。 （3）固定資產核算模塊。主要包括：定義報表名稱，描述空白表格的格式，定義報表項目填寫內容的數(shù)據(jù)來源和報表項目及運算關系，確定表格項目審核校驗及報表間項目的勾稽關系，檢查公式以及匯總報表的匯總范圍等步驟。 對帳功能一部分是由會計核算軟件在設計時由程序自動檢查核對，如總帳、明細帳、日記帳之間的帳帳核對；另一部分則提供給用戶進行核對，如與銀行對帳單核對，與往來帳核對，與其他輔助帳核對等，并能做出調節(jié)表等相關資料。 大部分的會計核算軟件將會計核算系統(tǒng)按功能劃分為若干個相對獨立的子系統(tǒng)，于系統(tǒng)每一部分的功能簡單明了并相對獨立，各子系統(tǒng)的會計信息相互傳遞與交流。 　　常用的會計軟件有哪些功能模塊？ （2）信息存放磁盤化。 核算使用計算機處理與傳統(tǒng)手工方式相比有以下特點： 賬簿在過次年后，應將賬簿裝訂整齊，活頁帳要編好科目目錄、頁碼，用線繩系死，然后貼上封皮，在封皮上寫明帳簿的種類、單位、時間，在帳簿的脊背上，也要寫明賬簿種類、時間。這樣可保持長期使用。帳簿內部，應編好目錄，建立索引。 目前，有的帳簿商店有一種傳票盒，將裝訂好的憑證裝入盒中碼放保管，顯得整齊。 (6)向上折疊，將側面和背面的線繩扣粘死。線繩最好把憑證兩端也系上。 下面介紹一種角訂法： 這樣的裝訂出來的憑證就顯得整齊了。過薄，不利于戳立放置；過厚，不便于翻閱核查。 使用計算機的企業(yè)，還應將轉帳憑證清單等裝訂在內。 對外公布的三張主要會計報表，即資產負債表、損益表、現(xiàn)金流量表是由國家財政部門統(tǒng)一制定的。(購貨簿、銷貨簿)。序時帳簿是指現(xiàn)金、銀行存款日記帳和轉帳日記帳；分類帳簿包括總分類帳簿和明細分類帳簿；聯(lián)合帳簿是指既是序時記錄又分類記錄，既是日記帳又是總帳的帳簿，如日記總帳；備查帳簿如前述是記錄非本企業(yè)資產或其他重要事項的帳簿。 （3）帳簿設計與帳務處理程序緊密配合原則。 帳簿設計應做到總分結合、序時與分類相結合，層次清楚，便于分工，具體說在設計時應符合以下原則： 應收票據(jù)查登記簿 種類 號數(shù) 出票日期 出票人 票面金額 到期日期 利率 付款人 承兌人 背書人 貼 備查賬簿的設計參見表22表22表225。根據(jù)實際需要，其設計方式可以靈活機動，不拘一格。 出 結 編 第 明細科目： 年 憑 證 摘要 借方金額 貸方金額 借或貸 余額 月 日 字 號 入 發(fā) 品名： 在日記帳用作過帳媒介時，必須設置普通日記帳，用以記錄全部轉帳業(yè)務，逐日逐筆進行登記。其設計方法與現(xiàn)金日記帳基本相同，但須將帳簿名稱分別改為“銀行存款收入日記帳”、“銀行存款付出日記帳”和“銀行存款日記帳”，并將前兩種帳頁左上角的科目名稱改為“銀行存款”。 額 月 日 字 號 年 額 月 日 字 號 現(xiàn)金日記帳既可用作明細帳，也可用于過帳媒介。 第二篇 建賬篇(二)日記帳怎樣設置？