【正文】 美國阿波羅登月計劃，耗資 300 億美元，兩萬多家公司參與其中，前后超過 40 萬人為此忙碌不停，僅我們在影像資料中看到的登月艙就動用了 700 萬個零部件。工人們是否努力工作，用他們最終取得的成果加以評判。 這大概就是最初級的管理： 你在我的視野中，所以我可以管著你。更為傳奇的是，戰(zhàn)后這個團隊集體加盟福特汽車公司，再次將數(shù)字化管理模式導入現(xiàn)代企業(yè)，一舉挽救了衰退的福特事業(yè)，開創(chuàng)了全球企業(yè)科學管理的先河。但這段時期很短，智慧的大腦很快取代了強壯肌肉的地位，文明 從萌芽走向成熟。 同樣，很多人對積極工作的理解存在誤區(qū)，積極工作并不是超負荷工作，而是用正確的方式方法工作。這種 特質(zhì)恰好印證了時間管理對價值取向的影響，形象地說明了時間控制的重要性。 例如我們創(chuàng)造了“分層級執(zhí)行項目”的理論體系，將一個工作項目由開始到結(jié)束劃分為若干“里程碑狀態(tài)”，從這個“里程碑狀態(tài)”到下一個之間，由若干任務(wù)邏輯聯(lián)系起來，保障實現(xiàn)狀態(tài)轉(zhuǎn)變，也就是執(zhí)行狀況的良性進展。很多從業(yè)于企事業(yè)單位、政府部門的經(jīng)理人，對項目管理的內(nèi)涵一知半解，應(yīng)用起來難免捉襟見肘，成效甚微。 經(jīng)過幾代管理大師的思考與總結(jié)，盡管項目 管理的理念、方式、管理工具、實踐經(jīng)驗日趨完善，但仍然存在很多值得研討的分支。 這些都表明，盡管項目管理的方式越來越流行、越來越重要，但真正使用得心應(yīng)手的“人才”卻不多。并將這七項要素巧妙地類比為七杯芬芳甘甜的茶，以此加深讀者對項目管理理念的理解與記憶。 七杯優(yōu)雅工作的項目管理茶，請君逐一品鑒 ! 夸克企業(yè)顧問公司董事長 王磊 第一章 項目管理茶之源 很多人并不會工作。我們做任何事情，只要在關(guān)鍵點上合理把控，就可以不斷復制成功的經(jīng)驗，帶動個人職業(yè)素養(yǎng)的提升。 盡管擁有“藍色血液”的古典貴族僅僅是一個無法考證的傳說，但用“藍血”象征聰慧、精英的文化卻被傳 承下來。他們住在商鋪或者廠房里，向老板學習加工產(chǎn)品的手藝，同時為老板輸出勞力。同時也產(chǎn)生了讓人頭痛的問題 —— 組織效率下降。時至今日，對于如何更有效地進行管理，各種爭議也從未停止過，有些反而愈演愈烈。 微軟公司的產(chǎn)品 Windows Vista 由多達 5000 萬行代碼組成， 9000 多名程序研發(fā)人員歷時 5 年才寫完這些代碼。但實驗室到 1945 年時，已經(jīng)擁有 2020 多名文職研究人員和 3000 多名軍事人員，其中包括 1000多名科學家，頂峰的時候，超過 50 萬人參與了這項計劃。 以往那種隨機應(yīng)變的方法已經(jīng)行不通了，取而代之的是事前計劃、監(jiān)控執(zhí)行，及緊盯優(yōu)質(zhì)工作成果的項目 管理模式。 每當聽見類似的提問，就如同聽見一個沒有私家車的人充滿自信地宣布：“我沒有汽車，石油價格的上漲或者下降和我沒有任何關(guān)系！” 這是一個可笑的結(jié)論，事實上，每個人 —— 哪怕是沒有汽車的人，都和石油有著千絲萬縷的聯(lián)系。 無論你做什么事，都會事先有一個預(yù)期或者目標，這就是項目管理的思考方式。 任何人都在不由自主地應(yīng)用著項目管理。 在企業(yè)管理領(lǐng)域中，流程通常指不斷循環(huán)的日常行為，流程以 連續(xù)重復的方式，對現(xiàn)有的系統(tǒng)、資產(chǎn)和能力進行利用。 在我們?nèi)粘９ぷ髦?，或許你很少有機會接觸到這類大型項目，但是，管理大型項目的經(jīng)驗卻完全可以移植過來，使我們的行動更有效率，得到更優(yōu)質(zhì)的工作成果。 這就是在量化管理體系中定義的事件結(jié)構(gòu)模型。比如一個系統(tǒng)目標是“我要幸?！?，那么就可以將“幸福”簡單解釋為“家庭和睦”、“事業(yè)有成”、“身體健康”、“交際廣泛”等幾個計劃層級的模塊或者步驟。一個具體的項目，可以由多個關(guān)鍵任務(wù)組成，每達成一個任務(wù)目標，則標志項目向前推進了一步。 這 就好像國際單位制的長度單位“米”一樣，剛好適合度量我們接觸的大部分物體。項目團隊由臨時組合狀態(tài)轉(zhuǎn)化為常備狀態(tài)，五個層級的角色分工明確，責權(quán)利清晰。 案例背景 某公司董事長從國外得到了行業(yè)最新的信息，這個信息對公司未來極具戰(zhàn)略指導作用，于是要求相關(guān)部門負責人緊急開會，研討如何利用這個信息，而他本人則不能參加這個會議。她認為通知、安排會議進行，就足夠了，會議的結(jié)果與之無關(guān)。 公司董事長評價說：“這份商業(yè)計劃書是很有價值的，但意猶未盡，并沒有把關(guān)于利好消息的全部價值開發(fā)出來。 正式開會的時候，每個部門負責人都帶著疑問而來，大家一起探討風險與效果。 你能達到哪一個階段？ LOVE IS IN FAMILY 8 七杯茶 —— 優(yōu)雅地面對工作 每一個人，都可以將工作處理得秩序井然，前提是他必須掌握一定的行為原則。每經(jīng)過一個關(guān)鍵控制點，對于這項工作就已經(jīng)踏踏實實地向前走了一步。 但這卻不是最科學合理的。但如果你就一抹斜陽，至洞庭湖畔品碧螺春，那就是個十足的外行。 完美的開始，預(yù)判完美的結(jié)束。古代皇宮里的畫匠，負責為金碧輝煌的梁柱繪上各種圖案，在開始工作之前，必先“拜廟” —— 去更高級的師傅家聆聽工作的要領(lǐng)。 《項目管理》中的項目啟動會，往往是項目工作執(zhí)行過程中最為重要的會議之一，不僅決定了項目的大輪廓，更重要的是傳遞一種氛圍?！? Judy：“不對啊，咱們上回說好了的，要開展這個項目。 這樣尷尬的情況變換著方式日復一日地在 我們身邊發(fā)生。 我們要讓所有參與工作的相關(guān)人員 —— 無論他是項目負責人，還是其中某個環(huán)節(jié)的執(zhí)行人 —— 都明確地知道一件事：“這個項目已經(jīng)開始了！” 如同裁判吹響了比賽開始的哨聲，之前的所有訓練、所有準備，都在這一刻投入使用，馬上行動起來！否則的話，場上的球員都按照自己的時間標準判斷什么時候投入精力，有的人奔跑起來，有的人還在更衣室里打盹，當然就會出現(xiàn)荒唐的結(jié) 果。 例： 項目目的：通過持續(xù)的新書上市，提升“量化管理”叢書在國內(nèi)經(jīng)管書市場的知名度與認知度。不巧的是，電梯已經(jīng)停止運行了，而他們住在第 60 層。 我們太看重眼前的目標，而忘記了長遠的規(guī)劃。 某一行為活動目的的最終實現(xiàn)，有賴于許多隸屬的具體行為目標的實現(xiàn)，目的內(nèi)涵的精神貫穿于各個具 體目標之中。有時候，目的是沒有任何時限的，因為它是經(jīng)過很多目標累積起來的一種理想狀態(tài)。 LOVE IS IN FAMILY 15 最常見的錯誤是把“過程”描述為目的。 這也許就是很多人不理解領(lǐng)導根本意圖的原因之一。 科學地定義一項工作的目標，則需要用到 SMART 原則。 例如，“為所有老員工安排進一步的管理培訓”這個目標，“進一 步”是個既不量化也不容易考核的概念。如果為了完成這個目標而阻礙了其他更重要的工作計劃，那是一件得不償失的事情。 科隆主教座堂是位于德國科隆的一座天主教座堂。 在不具備現(xiàn)代幾何學和力學知識的前提下，對于每一個細節(jié)部分，設(shè)計師們都反復研究，邊試驗邊建造。 LOVE IS IN FAMILY 19 如果每一項工作都像建筑科隆大教堂一樣精益求精，那么我們的工作就永無完工之日。狹義解釋，項目原則是對項目是否進行下去“是”與“非”的準則?；蛘邎?zhí)行過程中遇到某種狀況，我們該以怎樣的標準進行判斷等。 因此，項目原則應(yīng)該個性鮮明。既然原則如此，執(zhí)行團隊上下圍繞原則進行是非判斷，即可把一切掌握在手中！ 品一杯洞庭碧螺春 洞庭碧螺春與項目啟動 洞庭碧螺春要求采制技藝極高，通常采一芽一葉初展，葉形卷如雀舌，稱之為“雀舌”。 項目啟動會看似是一個小型的會議，好像只用“幾分鐘”的時間就能結(jié)束，但真正的內(nèi)涵卻“春染杯底”，規(guī)劃整個工作過程清澈見底，從開始就能預(yù)期即將取得的成果與績效。 模塊二：項目目的與目標 明晰項目成果，讓工作突破“孤悶”的界限。 之后你需要為自己規(guī)劃好行為準則，比如不許偷懶，風雨無阻，保證鍛煉時間與質(zhì)量，這就是項目原則。這種約定應(yīng)該是緊扣主要關(guān)系、主要方面的，而不是龐雜的。 正如制茶工藝對每一個制茶環(huán)節(jié)都須嚴格把控一樣，在項目管理中，每一個工作環(huán)節(jié)都需仔細斟酌、執(zhí)行、管控。 這樣一來，地主雇傭的每位長工都必須是復合型人才。他們之間任何一個人的失誤都不會決定性影響地主當年的收成。 從此，更為先進的工業(yè)化生產(chǎn)力誕生了。人類文明發(fā)展到今天，完全不是累加的結(jié)果。 梳理執(zhí)行次序 分工協(xié)作的工業(yè)化生產(chǎn)模式讓世界變得更加豐富多 彩。拆分是否科學，決定了整條生產(chǎn)線的效率。我們習慣于舊式農(nóng)業(yè)化累加的工作方式，將一項工作粗暴地平均分為幾個任務(wù)，然后想起什么就做什么，手頭資源利于什么就執(zhí)行什么，環(huán)節(jié)與。 同樣，一項工作的執(zhí)行效率，也與工作的步驟息息相關(guān)。無論這個人對汽車多么在行，在有效時間內(nèi)也不可能自己組裝一輛合格的汽車。在此之后，僅僅用十幾萬年就產(chǎn)生了心智。整體成績的優(yōu)劣寄希望于個體成績的累加結(jié)果。 1807 年羅伯特 富爾頓（ Robert Fulton）第一個成功地用蒸汽機來驅(qū)動輪船“克萊蒙特號”，創(chuàng)造了一個奇跡。他們之中任何一個人的失誤都將影響到地主當年的收成。 關(guān)鍵路徑圖是一項工作的執(zhí)行圖紙，詳細規(guī)定構(gòu)成項目的每一個任務(wù)目標、起止時間、資源配給，以及各個任務(wù)彼此之間的邏輯關(guān)系等等。但遺憾的是，大多數(shù)人半途而廢，歸根結(jié)底，是他們沒有明確到達未來的路徑，也就是沒有掌控好上述的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。 然后你需要分 析計劃的可行性，高爾夫球是一種時尚的流行的有氧運動，但是開支過高，你的預(yù)算不能支付，那就必須選擇可行的鍛煉計劃，這就是資源分析。 模塊四：項目分解 將一個具體的項目分劃成若干任務(wù)與活動，這是一個很辛苦的過程，但辛苦過后，工作項目執(zhí)行路徑清澈明了，勝券在握，快意“盡向毛孔散”。 唐代詩人盧仝在《走筆謝孟諫議寄新茶》詩中寫道：“一碗喉吻潤，兩碗破孤悶。 看似簡單的項目啟動會實際也是玄機暗藏。如果一條原則可以放進大部分項目中，那么這條原則就根本沒有對項目的范圍作出約定，也就是不合適的原則。 比如工作的某個方面衡量依據(jù)是什么，怎樣標志質(zhì)量達標，當遇到兩方或者多方標準互相沖突的時候，我們應(yīng)該以哪方為優(yōu)先參考，以及多方博弈的先后次序等。有的男孩以漂亮為選擇戀人的第一原則。 從這個角度解釋，項目目的就是一項工作的“范”，它是項目執(zhí)行后的“狀態(tài)描述”，規(guī)范了我們行為的“模樣”；而項目目標就是一項工作的“圍”，它是項目執(zhí)行過程的“標準描述”，規(guī)范了我們行為的“大小”。 德國人下定決心建一座世界第一的教堂。若非政治原因，這棟哥特式的經(jīng)典之作恐怕永無完工之日。提升英語水平和前臺接電話的服務(wù)質(zhì) 量有相關(guān)性。這樣的目標才具備衡量性。比如將目標表述為“提高客戶滿意度”，這樣描述就很不明確。 首先強調(diào)一點：并不是有了工作才有目標，而是先有目標，才能正確地工作?！俺晒εe辦校園招聘會”并不是招聘工作的目的，因為這僅僅是一個過程，我們無法界定什么叫做“招聘會成功了 ”，準確的描述應(yīng)該為“通過標準化的校園招聘流程，達成符合公司戰(zhàn)略需求的人才到崗率”。比如我們要做一項促銷工作，希望促銷帶來什么結(jié)果呢？ 可以看出，同樣是一件促銷工作，目的不同，就會選擇不同的方法。 背景：公司邀請經(jīng)銷商舉辦一屆籃球聯(lián)誼比賽，以此增進交流，促進友誼，建立廣泛的合作基礎(chǔ)。時間流逝，年華老去，直到有一天，我們找到了那扇幸福的大門，卻遺憾地發(fā)現(xiàn)，開門的鑰匙竟然沒在手中。 “我們走過了那么多路，難道 60 層樓就能讓我們知難而退嗎？”最終，兩個人還是決定爬樓梯回家。 例： 第一類：管理原則 【項目啟動】 第一條：…… 第二條：…… 【項目執(zhí)行】 第三條：…… 第四條：…… 【項目收尾】 第五條：…… 第六條：…… LOVE IS IN FAMILY 12 第二類：技術(shù)原則 第一條：…… 第二條：…… 第三條：…… （四）關(guān)鍵路徑圖 將項目分解成多個任務(wù)，從而建立起多個任務(wù)之間的相互關(guān)系，如哪些任務(wù)需先完成，哪些任務(wù)與之前的任務(wù)彼此獨立等。更重要的是，這個舉動形成了一種氛圍，將所有人拉進一個關(guān)于項目的交流與合作空間，彼此互相信任，同舟共濟，為了共同的目的、目標協(xié)調(diào)一致地展開工作。 沒有做事滴水不漏的員工，也不存在能把自己的意圖完全傳遞下去的領(lǐng)導?！? Tom：“好，我立即安排下去。 也許你會產(chǎn)生疑問，有這個必要嗎？項目開始，馬上行動就好了，宣讀《項目計劃書》，這不是多此一舉嗎？事實上，這是一種很有效果的工作方式，而我們在工作執(zhí)行中遇到的很多問題都是由于事先沒有說清 楚造成的，事后大家互相推諉責任，清官難斷。為皇帝打工，稍一疏忽，可就不是扣獎金那么簡單的處罰。 “預(yù)備 —— 開始！” “開始”不是做出來的，是說出來的 清末震鈞所著《茶說》記載：“茶以碧蘿（螺）春為上，不易得……”康熙 年間，采辦大臣購此茶以進，皇帝品鑒后龍顏大悅，親自賜此茶名為“碧