【正文】 共 35 頁 . 信息 管理 信息管理 包括： 數(shù)據(jù)管理 、 庫房管理、 數(shù)據(jù) 統(tǒng)計、堅定銷毀和回收站管理 。 收 收 收收 收 收收 收 收 收 收 收 收 收 收收 收 收 收 收 收收 收 / 收 收收 收 收 收 收 收 收收 收 收 收收 收 收 收 收 收 收收 收 收 收收 收 收 收 收 收 收收 收 收 收收 收 收收 收 收收 收 收收 收 收 收收 收 收收 收 收移交接收流程 如上圖流程所示，系統(tǒng)中歸檔文件的狀態(tài)由：在整編、待審核、已打回、已通過、已接收五種組成，我們以一個歸檔責(zé)任部門兼職檔案管理員所錄入的數(shù)據(jù)為例，其控制方式如下表所示。 ? 整理歸檔流程 各類歸檔文件的整理和歸檔工作一般都包含下表所列流程： 序號 流程 對應(yīng)功能 操作方式 流程 類型 1 確定歸檔部門 文件庫管理、檔案收集、收集整編 選擇 分類 2 確定檔案類型 文件管理 選擇 文件編號： QHDA0001 檔 案管理 信息 系統(tǒng) 技術(shù) 白皮書 第 12 頁 共 35 頁 3 確定年度 /項目 文件管理、檔案收集 選擇 4 確定分類號 檔案收集 選擇 /錄入 5 確定保管期限 檔案收集 選擇 鑒定 6 排序、調(diào)整 收集整編 手工 整理編號（目） 7 組卷（件為單位時沒有） 收集整編 自動 /手工 8 編號（文件檔號、案卷檔號） 收集整編 自動 9 裝盒（卷為單位時沒有） 收集整編 自動 /手工 10 歸檔 收集整編 手工 歸檔 上表中列出了歸檔文件整 理工作的主要流程以及：流程所對應(yīng)的功能模塊、完成流程的操作方式、以及可操作流程的人員角色。 2 信息 管理 提供對已歸檔 數(shù)據(jù) 進(jìn)行管理、統(tǒng)計、銷毀等功能，檔案管理員和部門檔案員所需使用的功能模塊 3 綜合 利用 對檔案進(jìn)行編研、庫房 管理 、數(shù)據(jù)統(tǒng)計和回收站管理 ，并實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的光盤導(dǎo)入、導(dǎo)出，檔案管理員使用的功能模塊 文件編號： QHDA0001 檔 案管理 信息 系統(tǒng) 技術(shù) 白皮書 第 10 頁 共 35 頁 4 借閱管理 對檔案原文件進(jìn)行借閱管理和統(tǒng)計的模塊，檔案管理員使用 5 系統(tǒng) 設(shè)置 實現(xiàn) 全宗設(shè)定、檔案類型定制、 檔案標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)規(guī)范的定制、各全宗單 位檔案業(yè)務(wù)個性化定制 以及各種系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)定功能 ，系統(tǒng)管理員和檔案管理員所使用的功能模塊 下面我們分別介紹這 4部份功能。 軟件系統(tǒng)由以下三 個部分組成：數(shù)字檔案管理平臺、檔案業(yè)務(wù)定制庫和面向用戶的檔案管理信息系統(tǒng)。 . 知識管理和服務(wù)的體現(xiàn) 1) 系統(tǒng)不僅可以管理傳統(tǒng)的文書、科技、項目、設(shè)備、會計、實物、照片、音像等各類檔案類型，而且可以管理各單位所需要的各種文件、資料和數(shù)據(jù)，可以將檔案管理內(nèi)容根據(jù)需要進(jìn)行擴展； 2) 系統(tǒng)可 將經(jīng)驗和知識嵌入或固化于系統(tǒng)中 ，使得系統(tǒng)通過積累知識，系統(tǒng)內(nèi)置全文檢索技術(shù)，可自動對電子文件識別建立全文檢索索引庫，也可集成其它成熟 智能搜索系統(tǒng)， 充分運用 其 智能化功能實現(xiàn)信息資源構(gòu)造的知識化 （如分類、聚類、自動摘要等技術(shù)），以及在應(yīng) 用系統(tǒng)設(shè)計中充分考慮從信息資源的關(guān)聯(lián)性、知識性以及查 詢利用的角度去構(gòu)造信息資源，不是事后從一堆無序資料中分析出知識； 3) 系統(tǒng) 不僅可在網(wǎng)上通過預(yù)約實現(xiàn)傳統(tǒng)的實體借閱管理，而且提供了跨年度、項目、檔案門類以及跨全宗檢索查詢，可實現(xiàn)遞進(jìn)檢索、相關(guān)文件檢索，并可進(jìn)行全文檢索，照片檔案縮略 圖現(xiàn)實、電子文件瀏覽下載、流媒體文件在線播放也是系統(tǒng)提供的功能； 4) 系統(tǒng) 可通過自動的動態(tài)編研庫以及靜態(tài)編研庫實現(xiàn)對檔案信息 的編研工作，并可定制網(wǎng)站的欄目，隨時發(fā)布編研成果和開放檔案數(shù)據(jù)； 文件編號： QHDA0001 檔 案管理 信息 系統(tǒng) 技術(shù) 白皮書 第 6 頁 共 35 頁 5) 系統(tǒng) 不僅實現(xiàn)了全宗內(nèi)自定義的統(tǒng)計，而且實現(xiàn)了跨全 宗的匯總統(tǒng)計。 1) 首先系統(tǒng) 在檔案元數(shù)據(jù)上遵循 OAIS 參考模型和歐盟 MoReq 關(guān)于文件元數(shù)據(jù)的通用要求 ，使得系統(tǒng)管理的電子文件 元數(shù)據(jù)信息在符合用戶需求的前提下做到完整、規(guī)范； 2) 其次在 電子 文件管理上依據(jù) ISO15489 國際標(biāo)準(zhǔn)，通過技術(shù)手 段實現(xiàn)了各類電子文件格式轉(zhuǎn)換為國際標(biāo)準(zhǔn)的、適合檔案存儲規(guī)范化格式進(jìn)行存儲 ， 解決 了 數(shù)字檔案信息長期保存 、利用、交換和安全控制等一系列 問題 ； 3) 系統(tǒng) 通過內(nèi)置國家標(biāo)準(zhǔn)代碼表和 強大的 業(yè)務(wù)定制功能使得系統(tǒng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和各類行業(yè)、企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范 ； 文件編號： QHDA0001 檔 案管理 信息 系統(tǒng) 技術(shù) 白皮書 第 4 頁 共 35 頁 4) 系統(tǒng)通過先進(jìn)、成熟的技術(shù)手段保障檔案數(shù)據(jù)存儲的安全、可靠 ，不僅 支持對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及各類歸檔文件形式（ 如文字、語音、視頻、圖形、圖像、 網(wǎng)頁、郵件等）的管理， 而且 系統(tǒng)提供了 200 多種圖形、圖像、文本和電子表格等文件格式的歸檔管理和顯示功能，并對原文的瀏覽、打印和下載權(quán) 限進(jìn)行分開控制，為高水平的用戶提供了更廣泛的應(yīng)用空間， 可實現(xiàn)流媒體文件的在線播放。最終 發(fā)展 成為 一個管理內(nèi)容 豐富、 易于擴展、電子文件真實、安全可靠的 大型 集團(tuán) 企 事 業(yè) 單位重要信息管理平臺。 B/S系統(tǒng) 基于 J2EE的“ WEB/中間件/服務(wù)器”技術(shù)架構(gòu)，公共服務(wù)部份采用 WEB Service 的方式提供，數(shù)據(jù)交換采用 XML 標(biāo)準(zhǔn)， 基于SOA\EAI的架構(gòu)方式設(shè)計開發(fā)與系統(tǒng)集成，使用開放總線，確保系統(tǒng)的擴展、維護(hù)和升級方便可行 。 文件編號： QHDA0001 檔 案管理 信息 系統(tǒng) 技術(shù) 白皮書 第 7 頁 共 35 頁 . 為用戶量身定做滿足檔案業(yè)務(wù)需求的系統(tǒng) 1) 系統(tǒng)采用基礎(chǔ)平臺的設(shè)計思想實現(xiàn)，針對不同用戶的業(yè)務(wù)提供了功能強大的業(yè)務(wù)定制功能，使得用戶的業(yè)務(wù)管理規(guī)范與系統(tǒng)低耦合，用戶可以將自己的管理理念和規(guī)范通過業(yè)務(wù)定制功能在平臺系統(tǒng) 之上形成符合自身業(yè)務(wù)管理的應(yīng)用系統(tǒng)，其中系統(tǒng)所管理 的檔案門類、分類、整理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)代碼、信息展示、目錄表單、統(tǒng)計、歸檔流程及責(zé)任劃分都可以通過系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)定制和業(yè)務(wù)定制實現(xiàn)，使得系統(tǒng)具有極強的擴展性和學(xué)習(xí)能力，能隨著用戶管理水平的提高而不斷自我完善。 . 功能強大 卻使用簡便 作為大型集團(tuán)單位統(tǒng)一的檔案系統(tǒng)，要求功能強大，但針對每一個用戶，則又需要使用簡單方便，因此系統(tǒng)通過以下方式實現(xiàn)功能與簡便的統(tǒng)一。 歸檔文件的收集分為目錄和電子文件，大多數(shù) 情況下目錄信息和電子文件是一起收集得到的，這樣通過系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)錄入（編輯）功能可以輕松實現(xiàn)；但也存在分別收集的情況，例如數(shù)字化加工數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，因此系統(tǒng)提供了管理員針對分別收集的目錄信息和電子文件進(jìn)行批量掛接對應(yīng)的工具。 ? 流程控制 文件編號： QHDA0001 檔 案管理 信息 系統(tǒng) 技術(shù) 白皮書 第 13 頁 共 35 頁 系統(tǒng)通過在年度項目管理模塊中對年度項目的配置實現(xiàn)不同年度 /項目下對歸檔文件收集整編的流程的控制。 . 數(shù)據(jù)導(dǎo)入 序號 服務(wù)名稱 功能描述 1 歷史數(shù)據(jù)導(dǎo)入 提供各種數(shù)據(jù)庫德歷史數(shù)據(jù) 批量 導(dǎo)入模塊 2 數(shù)字化數(shù)據(jù)導(dǎo)入 提供對數(shù)字化的數(shù)據(jù)進(jìn)行批量導(dǎo)入工具 3 離線數(shù)據(jù)導(dǎo)入 提供對各個離線數(shù)據(jù) 進(jìn)行批量導(dǎo)入工具 . 收集整編 收集整編是對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入整理、組卷、移交、編號等，數(shù)據(jù)整理完成后進(jìn)行歸檔。 6 電子原文維護(hù) 支持電 子文件掛接、瀏覽、下載等功能，并提供批量掛接和掃描工具掛接 ?？梢园唇栝喨藖泶哌€、按借閱組來催還、按日期催還和按被借閱的某一檔案來催還。 2 B/S檢索 為全體用戶提供網(wǎng)頁檢索，原文瀏覽，申請賦權(quán)等功能 。 文件編號： QHDA0001 檔 案管理 信息 系統(tǒng) 技術(shù) 白皮書 第 19 頁 共 35 頁 . 系統(tǒng)設(shè)置 系統(tǒng)設(shè)置 主要包括以下功能： 序號 功能名稱 功能描述 1 庫結(jié)構(gòu)管理 系統(tǒng)提供平臺維護(hù)工具， 以建立適合本單位應(yīng)用的檔案系統(tǒng)，維護(hù)模塊包括 全宗維護(hù)、檔案結(jié)構(gòu)維護(hù)、主題詞維護(hù)、分 類表維護(hù)、專題結(jié)構(gòu)維護(hù)、庫房結(jié)構(gòu)維護(hù)、代碼表維護(hù) 。 臨時賦權(quán)：對選中的案卷、文件調(diào)用臨時賦權(quán)界面，對某個用戶進(jìn)行臨時權(quán)限設(shè)置 。日志庫記錄的信息經(jīng)需求調(diào)研確定后，由系統(tǒng)固定生成日志庫結(jié)構(gòu)，不再提供管理員編輯修改功 能。 Web應(yīng)用系統(tǒng)通過以 XML作為數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，以 Web Service 標(biāo)準(zhǔn)作為基礎(chǔ)服務(wù)描述標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)。 b) 操作權(quán)限。 . 操作權(quán)限 1．功能操作的安全控制任務(wù) 操作權(quán)限主要分為子系統(tǒng)、模塊、模塊按鈕功能三級。 2) 用戶操作日志 用來記錄用戶在檔案系統(tǒng)中所進(jìn)行的一些重要操作事件。檔案利用的時候會自動判斷次數(shù)信息和日期范圍等，權(quán)限會隨檔案利用的時候自動失效。閱讀文檔的權(quán)限由文檔服務(wù)器集中管理，根據(jù)實際需要向用戶發(fā)放文檔授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)的用戶無法打開文檔。 . 紫光 檔案管理信息系統(tǒng) 自行維護(hù) 紫光 檔案管理信息系統(tǒng) 自行維 護(hù)用戶信息，自行處理用戶登錄，不和現(xiàn)有系統(tǒng)的用戶信息以及 文件編號： QHDA0001 檔 案管理 信息 系統(tǒng) 技術(shù) 白皮書 第 31 頁 共 35 頁 登錄處理進(jìn)行協(xié)調(diào)。 歸檔接口，主要是按照本規(guī)范要求將各應(yīng)用系統(tǒng)中的背 景信息及相關(guān)電子文件通過接口歸入到檔案系統(tǒng)中。認(rèn)證通過，給與當(dāng)前用戶 PASSPORT，進(jìn)入檔案館的查詢系統(tǒng)。 . 雙層 PDF 的集成 雙層 PDF是針對大量紙介質(zhì)檔案快速數(shù)字化形成全文檢索和可再利用文件的理想格式，因此系統(tǒng)通過集成雙層 PDF和 OCR技術(shù)，以形成既利于歸檔由利于利用的雙層 PDF格式電子文件。對于 100用戶的并發(fā)查詢操作，頁面響應(yīng)時間在 5秒鐘以內(nèi)；對于 100用戶的并發(fā)業(yè)務(wù)管理操作，頁面響應(yīng)時間在 10秒鐘以內(nèi)。 文件編號： QHDA0001 檔 案管理 信息 系統(tǒng) 技術(shù) 白皮書 第 34 頁 共 35 頁 . 集成報表 系統(tǒng)的功能 檔案 系統(tǒng) 中涉及的報表打印分為三類：實體管理需要的各類目錄、管理過程中需要的控制表單（需要簽字的表單）、統(tǒng)計報表。 描述服務(wù)端提供的服務(wù)，提供的調(diào)用方法，以及調(diào)用時所要遵循的格式，比如調(diào)用參數(shù)和返回值的格式等等。 文件編號： QHDA0001 檔 案管理 信息 系統(tǒng) 技術(shù) 白皮書 第 32 頁 共 35 頁 . 接口模式 ? 歸檔接口 歸檔接口模型如下圖所示。 檔案信息管理平臺的有關(guān)用戶認(rèn)證模塊和信息管理模塊的處理策略請見檔案信息管理平臺的相關(guān)設(shè)計。 安全控制下的電子文件使用流程如下圖所示。 默 認(rèn)權(quán)限主要針對網(wǎng)上利用者和兼職檔案員，可以根據(jù)檔案類型來設(shè)置，主要權(quán)限類型為條目瀏覽、電子文件瀏覽、電子文件下載等。 3) 數(shù)據(jù)訪問日志 用來記錄用戶對檔案數(shù)據(jù)本身的訪問。 2．安全控制的基本原理和過程 定義角色的時候可以定義到子系統(tǒng)、模塊、模塊按鈕功能三級權(quán)限，其中對應(yīng)的收集整編、檔 文件編號： QHDA0001 檔 案管理 信息 系統(tǒng) 技術(shù) 白皮書 第 27 頁 共 35 頁 案