【正文】 ）議案；（ 6）報(bào)告；（ 7）請(qǐng)示；（ 8）批復(fù)；意見(jiàn)；（ 9）函；（ 10）會(huì)議紀(jì)要。 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。（ 7）開(kāi)會(huì)所在地，建筑物名稱(chēng)、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）。 5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開(kāi)專(zhuān)家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開(kāi)好這次座談會(huì)？ P150 答：（ 1）座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專(zhuān)家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者；（ 2）座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（ 3）座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；（ 4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織、可不做記錄；（ 5）詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人 注目的座位上去做；（ 6）座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；（ 7）會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。 五、案例分析題： 1．新加坡利達(dá)公司銷(xiāo)售部文員劉小姐 要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。 上司回來(lái)后，陳小姐也沒(méi)有把來(lái)電的事告知上司。打完 電話，心不在焉地把所有的信都剪開(kāi)了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒(méi)有注意。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過(guò)讓銷(xiāo)售科科長(zhǎng)處理。（ 4）在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(chēng)，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過(guò)目；（ 5）發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫(xiě)上缺少的附件的名稱(chēng)和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；（ 6）沒(méi)有訂購(gòu)的東西不能簽收；（ 7）在移交郵包里的物 品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期，請(qǐng)接受人員在上面簽字，并保存好； 5．某國(guó)營(yíng)企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來(lái)，小林針對(duì)該公司管理寫(xiě)的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見(jiàn)解很得指導(dǎo)老師賞識(shí)，他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)劇Ｐ≮w在一邊干著急，不知道怎么辦才好?? 你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他 應(yīng)該怎么做才對(duì)？ 答：（ 1）不能說(shuō)“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧”，辦公室人員不能替上司做主；（ 2）接待來(lái)訪者應(yīng)細(xì)心傾聽(tīng)，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽(tīng)；（ 3）對(duì)提重要建議的來(lái)訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄匯報(bào)上司；（ 4）應(yīng)熱情，不能對(duì)來(lái)訪者冷嘲熱諷；（ 5）對(duì)言辭激烈的來(lái)訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；（ 6）應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請(qǐng)保安或打 110。談判中討價(jià)還價(jià)時(shí)，古總一時(shí)性起，雙方爭(zhēng)執(zhí)起來(lái)，小沈站在古總一邊，指責(zé) 客商。一路上，小李非常關(guān)心地詢問(wèn)了客人所在公司的情況，打聽(tīng)客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對(duì)這一切不很滿意，話越來(lái)越少。 會(huì)議開(kāi)幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會(huì)場(chǎng)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會(huì)議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。 9： 00 左右有 6 個(gè)銷(xiāo)售員來(lái)了，什么資料也沒(méi)帶，其中兩個(gè)說(shuō)，他們已經(jīng)約好客戶在 10： 00 見(jiàn)面。 問(wèn)題一：小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？應(yīng)該怎樣寫(xiě)這份會(huì)議通知？ 過(guò)了幾天，局里 召開(kāi)傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)，有數(shù)百人參加，小萬(wàn)負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。問(wèn)題二：會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易?！崩铥愐贿呎f(shuō)，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。上司的隱私、疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故、人事?tīng)?zhēng)端、內(nèi)部失竊、經(jīng)濟(jì)糾紛等。這樣做不違背辦公室人員的職業(yè)道德，而是運(yùn)用策略做 好接待工作。這時(shí)上司把寫(xiě)有美國(guó)地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封，鄧小姐按照以往寫(xiě)信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。 （ 6）誤拆了信，應(yīng)在信封上注明“誤拆”，并寫(xiě)上自己姓名的縮寫(xiě)，然后把信重新封好，把信交給收信人并道歉。預(yù)定會(huì)議廳和租借放映機(jī)的任務(wù)交給了文員劉小姐。 三、辦公室實(shí)務(wù)：就是指辦公室的工作事務(wù)和操作實(shí)務(wù)。（ 3）每一份傳真也許會(huì)經(jīng)過(guò)許多人的手才能送達(dá)當(dāng)事人，文員應(yīng)注意保密，所以最好不用傳真發(fā)送一些私人或機(jī)密的圖文。（ 6）修正液。 注意保持室內(nèi)的清潔，經(jīng)常打掃。在考慮上司意向的時(shí)候，有必要先了解上司決定優(yōu)先順序的習(xí)慣；不能決定優(yōu)先順序時(shí)，最好直接找上司商量、請(qǐng)示。受制約的工作應(yīng)置于前，自己支配的工作則置于后；重大工作優(yōu)先考慮 ，集中精力去做；日常工作空余時(shí)間分散去做，任何工作既有嚴(yán)肅性，又有靈活性，使計(jì)劃有一定的余地。 報(bào)告方法： （ 1）文員向上司反應(yīng)情況；（ 2）文員向上司提出建議；（ 3）報(bào)告可以在事先、事中、事后； （ 4）工作中發(fā)生的重大問(wèn)題，讓上司及時(shí)做出處理； （ 5）上司不一定作出答復(fù)或批示。 事實(shí)的步驟。（ 10）日歷等。（ 2）軟盤(pán)、光盤(pán)等。 其中 1 1 1 1 20 屬于高級(jí)秘書(shū) 的職責(zé)，其余 15 項(xiàng)文員涉及或部分涉及。 問(wèn)題：（ 1）假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況 ，應(yīng)該如何處理？ （ 2）假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？（ 3）從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？ 答案 : （ 1）請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員； （ 2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報(bào)，請(qǐng)示該如何辦？ （ 3）馬上向總經(jīng)理報(bào)告，不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程； （ 4）得到總經(jīng)理指示，可能把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)？ （ 5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺(tái)）； （ 6）召開(kāi)大會(huì)型會(huì)議，各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類(lèi)裝置應(yīng)至少提前一天安排； （ 7）租 借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音問(wèn)題、停車(chē)場(chǎng)等 。 標(biāo)題：利華公司 2021 年工作計(jì)劃、總結(jié) 案卷三：（ 3）市工商局關(guān)于年檢工作的通知； （ 6）市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知；（ 11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知； 標(biāo)題：市工商局、物價(jià)局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價(jià)檢查、稅務(wù)自查的通知； 案卷四：（ 4）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； （ 7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；（ 9）利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要； 標(biāo)題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜 的函件、會(huì)議紀(jì)要 1波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市市中心如開(kāi)大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)。 （ 3）首先應(yīng)分類(lèi)，請(qǐng)示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開(kāi)了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒(méi)注意。憑直覺(jué)小胡覺(jué)得對(duì)方是個(gè)推銷(xiāo)員，但仍然很熱情的請(qǐng)坐、端茶，然后問(wèn)道：“您是否和李總約在 上午見(jiàn)面？” 問(wèn)題： （ 1） ?小胡回到辦公室的第一件事應(yīng)該是做什么？ （ 2） 小胡的做法是否正確？有沒(méi)有不妥之處？ （ 3） ?小胡為什么不可直言相告李總經(jīng)理不能接待錢(qián)經(jīng)理？是否違背辦公室人員的職業(yè)道德？ （ 4） 秘書(shū)對(duì)來(lái)到公司的每一個(gè)人都應(yīng)該視如貴客，都應(yīng)該有求必應(yīng)，引見(jiàn)給領(lǐng)導(dǎo)嗎？ 參考答案： 1）小胡回到辦公室應(yīng)馬上與媽小姐聯(lián)系，遵守諾言。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國(guó)代表團(tuán)的情報(bào)的？他們是如何搶走生意的？ 問(wèn)題： （ 1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國(guó)代表團(tuán)的購(gòu)貨合同的？ （ 2）秘書(shū)與親朋好友談話或閑聊時(shí)，是否可以不分場(chǎng)合、不分對(duì)象暢所欲言？ （ 3）企業(yè)的機(jī)密有哪些？（ 4）秘書(shū)在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密正作？ 答：（ 1）李麗在談話中無(wú)意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會(huì)，得到了這筆生意。我們公司的成績(jī)倒不錯(cuò)，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個(gè)合作意向書(shū)，有上千萬(wàn)元。此辦法是其中的一種。一查底稿，原來(lái)是打印人員翻重了頁(yè)，校對(duì)也馬馬虎虎，沒(méi)有更正。請(qǐng)問(wèn)，小劉究竟錯(cuò)在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答：（ 1）應(yīng)該搞清銷(xiāo)售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；（ 2）打印好書(shū)面通知 3 在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知到名單上的每個(gè)人；（ 4）通知不能寫(xiě)在布告欄里，可能不被人注意；（ 5）通知上應(yīng)寫(xiě)清會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)；（ 6）應(yīng)詳細(xì)寫(xiě)清會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備；（ 7）應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備， 做好簽到工作； 10．為迎接兄弟單位和上級(jí)部門(mén)的衛(wèi)生檢查，某局要召開(kāi)迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì)，局長(zhǎng)要秘書(shū)小萬(wàn)寫(xiě)一份通知。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷(xiāo)售員，她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒(méi)有遇到銷(xiāo)售員。而公司沒(méi)有放映機(jī)。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f(shuō)明情況，交流思想和感情。 正式會(huì)談這天，只見(jiàn)坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司??”，小趙越聽(tīng)越不高興，結(jié)果沒(méi)等小林把話說(shuō)完， 他便滿臉怒氣地說(shuō)：“公司小是否埋沒(méi)了你的才能 ?你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭(zhēng)執(zhí)，最后小林氣憤地離開(kāi)了辦公室。拆開(kāi)第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說(shuō)明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。這時(shí)，上司把寫(xiě)有美國(guó)地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封，鄧小姐按照以往寫(xiě)信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的 地址打印在右下角。” 陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f(shuō)她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？ 答 : 1 該問(wèn)的沒(méi)有問(wèn) 指對(duì)方情況 ,手套的需要 量 。”來(lái)電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？” 陳小姐：“是。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題？ 答案 : （ 1）會(huì)議的名稱(chēng)： （ 2）出席會(huì)議 者的姓名或組織、部門(mén)的名稱(chēng)；（ 3）日期、時(shí)間（開(kāi)始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）；（ 4）地點(diǎn)：（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）； （ 5）議題（或者議事日程）；（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號(hào)碼等；（ 7）開(kāi)會(huì)所在地，建筑物名稱(chēng)、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）；（ 8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車(chē)場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。（ 7）桌、椅早先若有移動(dòng)，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當(dāng)，倒去垃圾；（ 8）攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回；（ 9）關(guān)緊門(mén)窗并上鎖；（ 10）通知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。在會(huì)議上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽(tīng)其他人意見(jiàn)，不要當(dāng)眾批評(píng)某個(gè)人。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。 18．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。 單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ 答：?jiǎn)挝挥≌轮饕校?1）單位印章、套印章；（ 2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（ 3）刻制公章有兩種情況：一是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；（ 4）另一種是由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)，公安部門(mén)登記后由專(zhuān)門(mén)刻制廠刻制；（ 5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專(zhuān)人專(zhuān)用；（ 6）加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；（ 7）將蓋用文件名稱(chēng)、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記。課誦信可采取收信人復(fù)信，或承辦人復(fù)信兩種方式進(jìn)行。把握信中的主要內(nèi)容 ，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。（ 3）按作者特征立卷；（ 4）按文種特征立卷；（ 5）按時(shí)間特征立卷；（ 6）按 地區(qū)特征立卷；（ 7）按通訊者特征立卷；（ 8）在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。請(qǐng)說(shuō)明這一過(guò)程。 答：（ 1）版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。（ 3）文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦 事。 辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ 答：（ 1）清楚地知道在所說(shuō)服的事項(xiàng)中，最想說(shuō)什么，以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn)。（ ） 62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒(méi)有崗位責(zé)任制度。如果上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。（ ） 48．不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（ ∨ ） 40．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（ ∨ ） 33．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。（