【正文】 .................................. 25 研究出席者 ........................................................................................................ 26 掌握會議節(jié)奏 .................................................................................................... 27 控制會議 ........................................................................................................... 28 維持秩序 ........................................................................................................... 30 結(jié)束會議 ........................................................................................................... 32 運(yùn)用正規(guī)程序 .................................................................................................... 34 解決正式會議上的問題 ...................................................................................... 36 主持能力自測 ................................................................................................................. 37 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 會議管理 若想成功地管理會議，你要學(xué)習(xí)這些技巧：從構(gòu)劃和準(zhǔn)備議程，到建立正式程序，以及處理易爆局面。散見于全書的 101 個(gè)簡明的提示將進(jìn)一步為你達(dá)到目的提供重要信息。然而，大多數(shù)工作會議比較正式，有預(yù)先確定的時(shí)間和地點(diǎn)。如果與會者還需長途施行，這個(gè)時(shí)間也必須計(jì)算 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 在內(nèi)。按此計(jì)算 ，這個(gè)會議每小時(shí)的費(fèi)用是 178 英鎊。一定要安排好會議，以確保恰恰相反當(dāng)?shù)?、有必要?quán)威性的與會者能夠出席。如果議和內(nèi)兼有機(jī)密和非機(jī)密的事項(xiàng)，則應(yīng)預(yù)先確保全體與會者明白每個(gè)項(xiàng)目相應(yīng)的情況。 確定會議目的 決定會議需要多少時(shí)間 保證有關(guān)人員出席 非正會議可以有多種不同的形式，并且可以采取討論會的形式。這些臨時(shí)會議對于坦誠地討論問題以及不受大量其他人員的影響而迅速地做出決定是很理想的。恰當(dāng)?shù)乜刂茣h，你就能讓主要的事情進(jìn)行下去，并且能使與會者之間進(jìn)行坦誠的討論。會議期間避免評論或批評任何想法，因?yàn)檫@會妨礙提出建議；會后再判斷這些想法的可行性。 大會 在大會上，通常就一個(gè)主題作幾個(gè)報(bào)告。 ●常務(wù)委員會定期召開會議來履行授權(quán)給它的任務(wù)。與整個(gè)董事會相比，這個(gè)小組會更加頻繁地召開會議。 所有的成員被邀請出席公眾會議。規(guī)則能決定會前必須發(fā)了通知的數(shù)量，與會者的權(quán)利，表決工作應(yīng)當(dāng)遵循的程序。電話會議、實(shí)時(shí)視頻在線會議、電子郵件和因特網(wǎng)通訊這些數(shù)字技術(shù)正替代著面對面的會議。 小提示 12： 通過設(shè)定一個(gè)時(shí)間限制來優(yōu)化在線會議。然而非必要的信息會快速地積累。例如一對一的會議或正式的委員會會議通常最合適做出決定，而頭腦風(fēng)暴會議對于交流想法是非常有益的。 公開的 涉及提供信息的發(fā)言人 新聞發(fā)布會 解決問題 例如應(yīng)付不滿。辨認(rèn)出那些可能試圖搶奪會議控制權(quán)的與會者，并估計(jì)他們的論點(diǎn)。 積極的行為 消極的行為 會議開始 一次討論議程上的問題 獲得關(guān)于每個(gè)問題的意見 果斷而積極地開始 與會者遲到 把討論控制在預(yù)定的時(shí)間內(nèi) 出現(xiàn)偏離議程的情況 與會者有效地提出建議 與會者之間出現(xiàn)分歧 找到可行的解決辦法 各種意見都探討過 概括要點(diǎn)并取得一致 會議沒有結(jié) 果 允許其繼續(xù)爭吵 爭吵以僵局告終 商討折衷辦法 轉(zhuǎn)入目標(biāo) 做出決定 結(jié)束會議 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 第 2 章 準(zhǔn)備會議 花費(fèi)在準(zhǔn)備會議上的時(shí)間很少會浪費(fèi)。另一些人可以提供專門的技巧或建議。 ● 他們能否實(shí)施已獲得同意的行動？例如，在一個(gè)預(yù)算會議上的一位財(cái)務(wù)主管。如果有人不能按所提出的時(shí)間出席會議，在重新安排會議時(shí)間之前，考慮下下如果沒有他參加，會議是否仍可舉行。 小提示 25： 避免在一天的情緒低落時(shí)段內(nèi)開會，例如緊接在午餐之后。 在為類似會議編寫議程時(shí)，可把這份簡單的議程作為模板。會議的下一個(gè)議程應(yīng)當(dāng)是就當(dāng)前的問題，例如最新的財(cái)務(wù)會計(jì)及銷售情況，進(jìn)行大量的討論。 ⒈決定需要在會上提出的問題。若會議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。衡量你的優(yōu)先順序，挑選合適的會議地點(diǎn)。 小提示 32： 確定電話已被移出會議室。 ● 如果保密是重要的，這類會議室很有用。 在某種場合增加幾分的力。 小提示 33： 把有潛在問題的會議安排在中立地點(diǎn)。 然而，房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線，致使他們不能看到經(jīng)理。記住你的會議目標(biāo)。 案例研究 一家廣告公司安排會見一個(gè)潛在的客戶，討論一項(xiàng)宣傳活動。 與會者座位的安排對會議的成功有很大的影響。 合作性的： 坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提示觀點(diǎn)的相似性。如果一個(gè)會議的參加人數(shù)眾多、將在禮堂或大房間內(nèi)舉行，就將座位安排成行且面對主席。 自由討論： 如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌?？筛鶕?jù)你了解和分析的與會各人對所要討論問題的觀點(diǎn)，來構(gòu)劃座位安排圖。強(qiáng)硬的反對者可能會選擇靠近主席的位置向全體與會者發(fā)號施令。巧妙地安排別人的座位，可使你更容易達(dá)到目標(biāo)。 4． 多準(zhǔn)備一些書面背景材料，以防有些與會者遺失了這些材料。 這些設(shè)備可以從基本的活動紙板到精巧的背投式 視頻熒光屏幕。 為與會者提供作筆 記用的拍紙簿和圓珠筆或鉛筆，以避免人們?yōu)閷ふ宜麄冏约簬淼倪@些物品而可能出現(xiàn)的延誤和干擾。保證所有的發(fā)言者知道如何調(diào)整和操縱這些設(shè)備，并給他們提供技術(shù)支持或其他必需的幫助。通過預(yù)先閱讀議程和以前的備忘錄，你可以關(guān)注到會議的主題。 會前進(jìn)行一些基本而透徹的背景調(diào)查，能幫助你在會議中做出有見地且有效的發(fā)言。 小提示 48： 會前向其他與會者簡單介紹議題的情況。傾聽別人發(fā)言會發(fā)現(xiàn)能夠取得一致的領(lǐng)域，或者發(fā)現(xiàn)在談判中你可利用的弱點(diǎn)。不論你穿何種 服裝，檢查并確保你的外表整潔，頭發(fā)干凈，指甲修剪整齊，皮鞋光亮。注意要在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候發(fā)言并表達(dá)清楚，并注意遣詞造句和語音語調(diào)。 小提示 51： 開始發(fā)言前做一個(gè)深呼吸。 清晰 簡明 積極 在會議上，恰當(dāng)?shù)膬A聽與發(fā)言一樣重要 —— 有時(shí)甚至更重要。 不要在他們詳述事情時(shí)中途打斷或催促。 表示不耐 煩： 身體后傾，遠(yuǎn)離講話者，表示她與發(fā)言者的觀點(diǎn)有差距。若無不妥，稍為修改一下你自己的發(fā)言，以反映你已經(jīng)聽到的內(nèi)容。主席暴露弱點(diǎn)例如有偏見或發(fā)怒，則麻煩隨之而起。然而，這也可能是為了獲得正確的決定而做出 的誠懇的努力。 其他一些問題會妨礙會議事務(wù)，如個(gè)別成員可能表現(xiàn)不好，關(guān)鍵成員缺席，重要的信息丟失，等等。 ? 及時(shí)遞交備忘錄可以促進(jìn)對討論的事項(xiàng)采取果斷行動。用數(shù)字標(biāo)出每一個(gè)新要點(diǎn)，這樣就可以明確顯示出一個(gè)要點(diǎn)的結(jié)束及下一個(gè)要點(diǎn)的開始。 5． 小組委員作報(bào)告。 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 2． 會議結(jié)束的一兩天內(nèi)分發(fā)備忘錄。 記錄：會議期間作詳細(xì)記錄，為最后的備忘錄做準(zhǔn)備。 1 2 3 4 3 當(dāng)我出錯(cuò)時(shí)，我能承認(rèn)。 1 2 3 4 11出席會議前，我知道我的目標(biāo)是什么。 3748：在會議中你表現(xiàn)的很好，但不要自滿，繼續(xù)為你參加的每個(gè)會議作好準(zhǔn)備。 ? 主席負(fù)責(zé)在會議結(jié)束時(shí)總結(jié)討論。這里主席的作用主要是保持對會議的餓控制，并保證大家得以各抒己見。而政府委員會則根據(jù)法規(guī)選擇它的主席。 正式會議主席的選擇有一些特殊的規(guī)則。 不是所有非正 式會議都有一個(gè)“正式”主席。 ? 主席應(yīng)當(dāng)重復(fù)那些與會者提出的動議，并保證每個(gè)人都聽到并理解。當(dāng)你參加會議時(shí)，始終要有明確的目的，并爭取達(dá)到目的。 1 2 3 4 9我仔細(xì)地回顧以前地會議備忘錄。 選項(xiàng) 1 從不； 2 有時(shí)； 3 常常； 4 總是 1 我讓發(fā)言者講完他們的觀點(diǎn)后才 發(fā)言。每次會議可由同一個(gè)人擔(dān)任這個(gè)工作，或者由不同的人擔(dān)任（主席除外，因?yàn)槊貢苯酉蛩?fù)責(zé)）。如果必要，檢查這些是否列入下次會議的備忘錄中。 3． 主席關(guān)于最近六個(gè) 月業(yè)績的回顧：情況看上去很好，然而收入下降令人失望。準(zhǔn)確是很重要的，特別當(dāng)備忘錄可能作為以后辯論的依據(jù)時(shí)。 小提示 60： 保證備忘錄的順序與議程上的順序一致。 非正式的方法：以團(tuán)隊(duì)名義，拒絕在會議上進(jìn)行合作；向與會者指出主席的行為不合 理； 請求在場的上級任命新主席。 操縱會議 主席不讓事實(shí)本身講話。 小提示 57： 鼓勵與會者在例行會議上輪流擔(dān)任主席。 “剪接”你的發(fā)言 在會議上，不僅對講話內(nèi)容，并且對措辭也要很仔細(xì)地傾聽。 發(fā)言者 傾聽者 用手遮掩面部表情 發(fā)言者 傾聽者 雙臂交叉構(gòu)成屏障 表示不相信： 傾聽者微微張開口表示她對所聽到的不相信或驚訝。 ? 傾聽不僅用耳，“傾聽”人們的身體語言也是重要的。在任何規(guī)模的會議中，若有人試圖打斷你或阻止你提出 你的看法，就盯著他們的眼睛，提到他們的名字以引起他們的注意，并告訴他們，你尚未結(jié)束發(fā)言。 ? 變換語調(diào)（如熱情的、祝賀的、強(qiáng)有力的、正式的，等等）會產(chǎn)生不同的效果。一旦你感受到其他與會者對你的信任，你的信心就會增強(qiáng)。 當(dāng)你作演講時(shí)，職業(yè)性的外表能為你獲得更多的尊重，因?yàn)槿藗兺紫纫酝饷踩∪?，如果你將與另一個(gè)公司舉行會議，了解該公司的著裝準(zhǔn)則，這樣你就可以避免出現(xiàn)諸如所有與會者都穿著牛仔服而只有你穿著西裝的情況。你的策略應(yīng)當(dāng)包括反對的理由以及可以妥協(xié)的范圍。要想成功地駁倒對方，理解對立的觀點(diǎn)是很重要的。 ? 對于大的事項(xiàng)，可能有必要預(yù)先游說以獲得支持。每個(gè)與會者都需要預(yù)先準(zhǔn)備并積極做出貢獻(xiàn)，從而使每次會議更富成效。檢查一下大批人員是否能夠容 易進(jìn)出會場，是否已經(jīng)準(zhǔn)備了足夠的座位，與會者是否可以看到所有視聽設(shè)備的顯示。在某些類型的會議（例如新聞發(fā)布會）中，與會者可能用筆記本電腦、 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 電子記事本或口述錄音機(jī)來記錄信息。檢查座位裝置是否適合你的需要，并且確保會議前后房間是整潔的。 2． 檢查休息室的設(shè)備是否夠用。 坐這個(gè)位置有良好的視線，可以看到全體與會者 桌子中央位置能讓與會者在會議上發(fā)揮積極作用 沒有什么意見 的與會者選擇這個(gè)位置，希望不被卷入 強(qiáng)有力而且自信的發(fā)言者取與主席正面相對的位置 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 與自信心很強(qiáng)的發(fā)言者觀點(diǎn)相同的與會者坐這個(gè)位置 主席的右邊是傳統(tǒng)的優(yōu)先位置 主席或主要發(fā)言者為控制會議選擇的強(qiáng)有力的位置 小提示 42： 不要用太舒適的椅子，它們會使與會者感到懶洋洋。 圖例 主席 意見未定者 支持者 反對者 視線 意見未定者看著主席尋求引導(dǎo) 反對者坐在主席對面，在討論中起很大作用 意見未定的與會者可清楚地看到和聽到全部觀點(diǎn) 動議的支持者坐在其他支持者的斜對面，可以直接看到其他支持者 動議的反對者被支持者的座位隔開 支持者在這個(gè)位置上有利于把情況傳給意見未定的出席者 主席與大部分與會者尤其是意見未定者保持目光接觸 反對者坐在主席旁邊以“平衡”會議桌 支持者可以影響那些反對者 如果會議沒有正式排座，可觀察別的與會者坐的位置，相應(yīng)地選擇你自己的座位。明確你想從會議得到什么，然后通過安排座位幫助你達(dá)到目的。 顯示等級： 如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端， 其他與會者座位按資力遞降順序就座。要強(qiáng)調(diào)會議中的等