【正文】 發(fā)文字號下4mm處與版心等寬，采用紅色反線。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。第四講　　行文規(guī)則 行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循的基本準(zhǔn)則。要注意糾正“發(fā)文越多、文件的規(guī)格越高，工作就越重視”的誤區(qū)，根據(jù)實際需要確定是否行文。有些單位，搞了一次機(jī)關(guān)職工文體活動也要給上級行一份‘服告”，似乎是想說明他們機(jī)關(guān)工作搞得好，關(guān)心職工?！彪`屬關(guān)系，主要是指行政隸屬關(guān)系。《辦法》依據(jù)行文的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，對行文的方向和權(quán)限做出了明確規(guī)定。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。特別是對上行文做出了嚴(yán)格的規(guī)定。主要是向上級行“請示”、“報告”、“意見”時，“‘請示’應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要同時送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。二是發(fā)文的時間不同。”等語。 行文規(guī)則對于文件的質(zhì)量和高效運轉(zhuǎn)，保證行政公文發(fā)揮作用至關(guān)重要。為了貫徹實施好《公文處理辦法》，提高發(fā)文辦理工作的水平和質(zhì)量，下面就發(fā)文辦理各個環(huán)節(jié)中需要特別注意的問題及有關(guān)程序性工作，作些介紹，供參考。 機(jī)關(guān)文秘人員在接受一項具體的寫作任務(wù)后，首先應(yīng)該翻閱上級的有關(guān)文件，學(xué)習(xí)黨和國家有關(guān)的方針、政策，深入理解其精神實質(zhì)和政策界限。領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，具體說來，就是要搞清楚以下幾個問題： 1．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)布置這個寫作任務(wù)的目的、背景是什么？ 2．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要求在文稿中提出什么問題，解決什么問題？ 3．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文稿的內(nèi)容提出了什么要求？ 4．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文稿的文種有什么要求？ 5．受文對象是誰？ 6．受文對象曾提出過什么問題？發(fā)文者的態(tài)度和意見是什么？ 如果在動筆之前，能夠把這些問題準(zhǔn)確地理解和掌握，那么，我們所撰寫的文稿就有可能較好地體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的寫作意圖。比如：公文中只引文號，不引標(biāo)題，或標(biāo)題文號倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計量單位習(xí)慣于用“斤”，而不用“公斤”；數(shù)字應(yīng)用前后不一，或該用阿拉伯?dāng)?shù)碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等。致使在討論決定地區(qū)或部門報送省政府的有些事項時，部門間出現(xiàn)新的分歧、新的意見，各唱各的調(diào)，難以決斷。負(fù)責(zé)核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細(xì)則》，堅持實事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時審核，嚴(yán)格把關(guān)。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標(biāo)點、語句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準(zhǔn)確、合理；計量單位是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范?！? 公文已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，即意味著正式生效。 《公文處理辦法》要求“經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審”。如國務(wù)院2000年發(fā)的第1號文件，就寫作國發(fā)［2000］1號等。具體用印規(guī)則，請參照GB／T9704—1999《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》執(zhí)行。無論內(nèi)送外送都要建立投送登記手續(xù)，特別是送給領(lǐng)導(dǎo)同志的文件，更要嚴(yán)格履行登記手續(xù)。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發(fā)給本機(jī)關(guān)、本單位的，封皮編號是否與記載相符；信件有無破損、散包、被拆現(xiàn)象；清點收件總數(shù)與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標(biāo)明的文題、編號、數(shù)量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章；是否符合國務(wù)院《辦法》的規(guī)定；閱后按頁清退的絕密文件要逐頁清點，這樣既可以體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性，也可以科學(xué)、規(guī)范地處理收文，提高辦理效率。如，可分為中共中央文件、國務(wù)院文件、省委文件、省政府文件、省直機(jī)關(guān)各部門文件、下級機(jī)關(guān)文件等。特別是去年國務(wù)院公文處理辦法發(fā)布后，收文的審核工作除了內(nèi)容是否符合國家法律、規(guī)范和其他有關(guān)規(guī)定外，更需注意以下幾點： 1．公文用紙。如果收文是涉密文件而沒有保密期限，應(yīng)按不規(guī)范文件退回送文單位。需要擬辦的文件主要有三種：上級機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要貫徹落實的文件；本機(jī)關(guān)所屬部門或下級機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的請示性文件；平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件。 三、承辦是收文辦理的重點 承辦是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或有關(guān)人員對應(yīng)辦復(fù)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進(jìn)行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是具體解決問題的階段。另外，有些重要的機(jī)密性較強(qiáng)的資料、刊物以及所屬部門和下級機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的情況報告雖然不需要辦理，但也要提出分發(fā)意見，征得主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可分發(fā)。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。原國務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時間等部分組成。因為“請示”是要求上級機(jī)關(guān)答復(fù)的，而“報告”可不答復(fù)；有的文件由于沒有與有關(guān)部門和單位協(xié)商、會簽，而延誤了發(fā)揮效用的時間，甚至出現(xiàn)了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不規(guī)范，而不能得到及時辦理。（2）分類式登記法。 一、簽收、登記是收文辦理的基礎(chǔ)工作 嚴(yán)格程序是保證收文準(zhǔn)確、規(guī)范、高效辦理的基礎(chǔ)。內(nèi)送是由秘書人員直接分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門；外投是由機(jī)要通信人員送出。 六、發(fā)文的用印 機(jī)關(guān)印章是代表機(jī)關(guān)職權(quán)的一種憑證和標(biāo)志。沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的不予登記，有不清楚的要及時弄清。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復(fù)核環(huán)節(jié)?！安块T不應(yīng)將代擬稿直接送本級政府負(fù)責(zé)人簽批。是否符合《公文處理辦法》和《細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，文種是否恰當(dāng)；文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫作要求。如上級機(jī)關(guān)一旦裁定，就要堅決服從，認(rèn)真執(zhí)行，自覺維護(hù)公文的權(quán)威性，保證公文的執(zhí)行效用。 從我們辦理公文中發(fā)現(xiàn)，有的涉及其他部門職權(quán)范圍事項的公文雖然進(jìn)行了協(xié)商，也經(jīng)過會簽，但還不成熟。（四）引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定撰寫某一文稿或是制定某一制度，目的就是為了根據(jù)本單位的實際情況貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，執(zhí)行上級的要求，提出解決具體問題的措施和辦法。 針對上述幾個方面的問題。 國務(wù)院辦公廳在修訂《公文處理辦法》過程中，曾先后兩次征求了各省市區(qū)政府辦公廳的意見。政府各部門向本級政府的“請示”、“意見”，由本級政府答復(fù)，也可授權(quán)其辦公廳（室）或者主管部門答復(fù)。而“請示”則多用“特此請示，望予批準(zhǔn)。概括地講“報告”與“請示”的不同主要表現(xiàn)在三個方面：一是發(fā)文機(jī)關(guān)對上級機(jī)關(guān)的要求不同。也能夠保證領(lǐng)導(dǎo)同志抓大事，抓主要問題。”（《辦法》第十六條）?！保ā掇k法》第十五條） 2．“屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。 　職權(quán)范圍。 二、明確行文方向，把握行文權(quán)限 行文方向和行文權(quán)限主要從以下四個方面掌握： （一）明確隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。上級當(dāng)然也不會考慮的。確定行文一定要首先明確行文的目的和作用，要有的放矢，有針對性，使發(fā)出的公文產(chǎn)生預(yù)期的效用。數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。 4．排版規(guī)格與印制裝訂要求。 (1)在眉首與主體之間，一般用一條紅色的間隔線。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號。 三、版記部分 主要標(biāo)識主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間等要素。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在發(fā)文時間和正文之間。成文時間標(biāo)識時，右邊要空4字。附件如有序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，如“附件：”。上行文一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，必須同時報送幾個主送機(jī)關(guān)的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個以上的主送機(jī)關(guān)，但是，如果主送機(jī)關(guān)過多，則一般用規(guī)范的統(tǒng)稱，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部門：”等。 二、主體部分 主要標(biāo)識公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時間、發(fā)文機(jī)關(guān)印章、附注等要素。 5．發(fā)文字號。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和“文件”二字組成，如“省人民政府文件”等。秘密等級是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”三級。按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。因此，會議記錄人員一定要聚精會神，盡最大努力作好會議記錄?？梢詫憣ψh題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定，布置的工作、任務(wù)，將要采取的措施和要求等。一般政府機(jī)關(guān)的辦公會議、常務(wù)會議都有固定的文頭。語氣應(yīng)力求平和、禮貌。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚，以便得到對方的支持、理解或回答。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標(biāo)題或圍繞問題分條列項進(jìn)行撰寫。 十一、意見：“適用于對重要問題提出見解和處理辦法。有些批復(fù)，不是簡單地就請示事項表明態(tài)度，還應(yīng)根據(jù)需要給予具體指示。正文和結(jié)尾，它的標(biāo)題一定要寫明事由，不能光寫“請示”，以提請上級機(jī)關(guān)注意，及時處理。撰寫請示應(yīng)注意： 第一，要控制使用，當(dāng)用才用。對上級制定的方針、政策、法律、法令、法規(guī)、規(guī)章或某項指示有不同理解，希望上級明確解釋，或者從實際出發(fā)需要對某項規(guī)定、制度、指示作出修訂、補(bǔ)充。向上級提出工作建議的報告，也屬這一類?？梢允歉鞣矫娴木C合工作，或者一個系統(tǒng)、一個部門的全面工作。 報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送文件的報告等。其懲戒作用十分突出。第二，要實事求是，不能任意夸大、渲染。有的還寫明任期和待遇六、通報：“適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況”。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。正文包括兩個部分：轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。如：《甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā) 1997年國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計劃要點的通知》。和其它下行文種相比，通知應(yīng)用范圍更寬，具有廣泛性。通告常常帶有法規(guī)的性質(zhì)，要明確“允許做什么和不允許做什么”。 四、通告：“適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項”。 第二類是宣布影響面很大的專門事項的公告。如：《國務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》（國發(fā)（199〕23號）等。 二、決定：“適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員。這是上級對下級授予榮譽(yù)稱號，表彰、獎勵時使用的令文。 命令事項是命令的主體部分，也就是命令所要采取的重大的強(qiáng)制性措施。這是頒布法律、法令和法規(guī)時使用的令文。真可謂：公文處理無小事。同時盡力學(xué)習(xí)一些邊緣學(xué)科和自然科學(xué)方面的知識。 二是加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)。 行政機(jī)關(guān)公文處理的任務(wù)、作用、目標(biāo)，決定了其在機(jī)關(guān)工作中的地位，也決定了做好公文處理工作，保證機(jī)關(guān)工作的正常運轉(zhuǎn)，必須有一支高素質(zhì)的公文處理隊伍。簽發(fā)時要認(rèn)真審改，確定簽發(fā)權(quán)限，防止越位越權(quán)。這主要是指行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人要充分認(rèn)識到公文處理工作在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用，公文處理既是行政機(jī)關(guān)管理社會事務(wù)、調(diào)控經(jīng)濟(jì)運行手段的重要載體，也是機(jī)關(guān)工作內(nèi)容的重要組成部分。②考試時作弊暗中攜帶的與試題有關(guān)的材料。究其原因，一個主要方面就是缺少明確的制度規(guī)定，常常是提出一些模棱兩可的原則性要求，《辦法》第十三條、第十五條在解決這個問題上做出了明確規(guī)定。在文種中取消了“指示”，增加了“意見”，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。公文處理作為行政機(jī)關(guān)管理國家事務(wù)手段的一個組成部分，也就要與這種大趨勢相適應(yīng)?！薄暗谖迨l機(jī)關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理?！薄埃ㄋ模M制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。其中第十五條中，將國辦《辦法》規(guī)定的政府各部門“也可以根據(jù)本級政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，向下一級政府行文。明確了“抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 “第一章總則”，國辦《辦法》8條，《辦法》仍保留了8條，但在內(nèi)容上做了較大修改。認(rèn)真實施《辦法》，必將有力地推動國家行政機(jī)關(guān)的公文處理盡快實現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。 4．及時、高效。由于行政機(jī)關(guān)公文處理工作是與國家政權(quán)機(jī)關(guān)密切結(jié)合，并由國家政權(quán)機(jī)構(gòu)具體承擔(dān)的，因此在行政機(jī)關(guān)公文處理工作中一定要牢固樹立政治觀念，堅持“講政治”。做好國家行政機(jī)關(guān)公文處理工作，對于依法行政關(guān)系十分重要。 一、做好行政機(jī)關(guān)公文處理工作是依法行政和加強(qiáng)機(jī)關(guān)建設(shè)的重要保證 公文在我國歷史上由來已久，它是統(tǒng)治階級管理國家、處理政務(wù)以及記載各種活動情況的工具。為進(jìn)一步做好公文處理工作，特開設(shè)“《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》講座”專欄。目前人們習(xí)慣上理解的公文可以分為兩大類，一是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文；一是外交、軍事等領(lǐng)域使用的專用公文。 行政機(jī)關(guān)公文處理的目標(biāo)是要實行規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。在擬制文件、承辦來文、制定政策規(guī)定中，都要堅持一切從實際出發(fā)。行政機(jī)關(guān)的公文大多是國家意志、活動的書面形式，是國家機(jī)密的集中體現(xiàn)，這就要求在公文處理中密級文件不得泄密，一般文件也不能遺失。前幾次的“公文處理辦法”，都是由國務(wù)院辦公廳發(fā)布的。 “第二章公文種類”，國辦《辦法》和《辦法》均為1條。其中，‘請示’應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話?！比∠藝k《辦法》中“經(jīng)批準(zhǔn)在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照執(zhí)行，可不再行文。主要是對收到的公文分為下級機(jī)關(guān)上報的需要辦理的公文和上級機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦公文兩類，重點對下級機(jī)關(guān)來文辦理做了詳細(xì)規(guī)定。 (三)、在指導(dǎo)思想上有了新的突破。具有選擇性。督促檢查是辦公廳（室）的一項重要職責(zé)。 當(dāng)然，如同仍何事物一樣，《辦法》也并非十全十美。雖然這一問題對《辦法》來說瑕不掩瑜，也不影響執(zhí)行《辦法》，但《辦法》作為政府法規(guī)性質(zhì)的文件理應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)無誤，這一點不能不說是一點缺憾。行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人即是公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)者、組織者，也是《辦法》的執(zhí)行者?！本褪且?jīng)常研究機(jī)關(guān)公文處理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。就是要按照江澤民總書記“三個代表”的重要思想，堅持為人民服務(wù)的宗旨，時刻把人民群眾的利益放在第一位。這就要求要注意配備人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)的合理性。但是只要我們持之以恒，以學(xué)為本，學(xué)以致用，勤奮刻苦，較多地掌握知識，勝任新時期的文秘工作是