【正文】 ３． 4． 6 所有準備付款的發(fā)票包括經(jīng)批準的費用報表和支票申請單，必須附上充分的證明單據(jù)或者與證明單據(jù)核對。 ．９過期的，不相符的購貨訂單，驗收單據(jù)和發(fā)票，必須定期予以審查，調查和解決。如果序號的完整性不是由計算機控制的，書面文件必須預先編號。包括： A。 參照風險：Ｅ－１，Ｅ Ｚ，Ｅ ３ ３．５．２所有付款必須有據(jù)可查，能夠單獨確認并且應該定期進行會計處理。參照風險：ＥＩ，Ｅ４，Ｅ 5 ３．５．８帶有摩托羅拉或其財務機構標志的全部空白支票，必須予 以保護，以防止毀損，或未經(jīng)核準的使用。參照風險：Ｅ－ｌ，Ｅ－８ ３．５．１３破損、作廢和注銷支票必須立即去掉簽字部分。 Ｅ－３貨物或勞務可能由未經(jīng)授權的人員訂購和收貨。 Ｅ－９供應商可能停止與摩托羅拉開展業(yè)務，經(jīng)營可能受到不利影響。 Ｅ－６可能錯報財務報表記錄和經(jīng)營報告。２工資編制與安全 ４ 參照風險：Ａ－２，Ａ．４ ４．１．４所有報酬和福利文件必須由人力資源管理部門妥善和準確保管。 參照風險：Ａ－２，Ａ－３，Ａ－４， Ａ－６ ４．１．７向離職雇員支付最后一次工資支票之前，人力資源部門和雇員所在部門主管必須保證： ａ．所有預借款和費用報表均已結清； ｂ．所有公司信用卡（例如、美國運通卡，電話卡，航空旅行卡）均已歸還； Ｃ．所有計算機帳戶均已注銷或者已經(jīng)更換密碼； ｄ．所有公司財產(chǎn)，專有資訊，雇員工牌及安全通行證或鑰匙均已退還。 A一８可能無法發(fā)現(xiàn)和糾正支付差錯。 參照風險：Ｂ－２ ４．２．３進入工資部門和接觸工資文件應僅限于經(jīng)授權人員。 參照風險：Ｂ－５，Ｂ－６，Ｂ－７，Ｂ－８ ４．２．８有關部門經(jīng)理必須對實際工資成本與預算成本進行比較，以查明是否合理。２Ｂ－６可能發(fā)生未經(jīng)核準支付工資，或盜用獎金的問題。 Ｂ－１０詳細的 代扣和支付項目可能與記錄的代扣和大付項目不符。 參照風險：Ｃ 1 ４ 參照風險： Ｃ－４，Ｃ 5 ４．３．７負責工資支票簽字的人員不得同時兼任工資核準，工資編制，接觸未使用的工資支票或工資支票發(fā)放等責任。 Ｃ－３可能發(fā)生未經(jīng)核準便使用或發(fā)出工資支票的問題，無法查出盜用現(xiàn)金的情況。 參照風險； D1 ４．４．各部門發(fā)放工資支票、通知單時，應要求員工 辦理簽收手續(xù)。如果當?shù)胤苫蛄晳T要求必須以現(xiàn)金支付，必須有完善的程序保證現(xiàn)金發(fā)放中有適當?shù)目刂啤? Ｄ－４可能發(fā)生挪用未領取工資支票，遺失支票，與銀行對帳單核對不符，或者違反政府法規(guī)的問題。 管理部門選擇控制程序和技術的過程中，實施控制的程度是一個合理的業(yè)務判斷。對存貨有重大影響的問題也必須及時進行調查。 參照風險： A－ 1， A－２， A－３， A－４， A－５ ５．１．７因 工程或經(jīng)濟原因對標準成本進行修改，必須經(jīng)過適當級別的生產(chǎn)和財務管理人員的批準，應妥善予以記錄，并且立即記入會計和存貨系統(tǒng)。 參照風險： A－ 1， A－２， A．３ ５．１．２必須制定存貨成本標準，制造、采購和會計部門的人員至少每年要共同對存貨成本標準進行一次修改。 制造過程是企業(yè)活動中最復雜的周期。 D２確認支票遺失或挪用的責任時，沒有審查線索。如果法律有規(guī)定，必須將未領取工資匯交有關政府機構。 C3 可能發(fā)生未經(jīng)核準便使用或發(fā)出工資支票的問題，無法查出盜用現(xiàn)金的情況。財務報表可能誤報。支票必須有記錄，并妥善保存，在有其他人員在場并作記錄的條件下，可以進行支票銷毀工作。１工資必須從定額或零余額銀行帳戶中支付。工資處理中有意或無意的差錯無法查出。 Ｂ－４對雇員未工作的時間支付了工資或對已工作的時間未予支付工資， 入錯部門的費用可能未被發(fā)現(xiàn)。１２工資部門處理的特殊給付（例如，搬遷安置費，教育費，獎金，專利獎等等）必須在取得正常核準，審批和文件證明之后才可支付，并必須符合適用的稅法規(guī)定。 參照風險： B－４，Ｂ－５，Ｂ－６，Ｂ－７ ４．２．７必須通過充分的審核控制工資資料處理，確保工資源文件屬實和輸入正確。 參照風險：Ｂ一 1 ４． 2． 2 必須制定保護主文件資料實物安全的程序。 Ａ－６業(yè)務事項未經(jīng)核準便予以處理，結果導致支付不當，或給空頭雇員支付工資。必須按照公司政策和規(guī)定的計劃程序進行管理。報酬的增減必須經(jīng)過批準。 本節(jié)中的“支票”指向雇員發(fā)放工資時采用的各種方式（包括電子轉帳，銀行轉帳）。可能未記負債，庫存可能錯報，可能多 付或少付供應商款額。 Ｅ－７購貨或勞務可能未經(jīng)授權，入帳金額可能出錯，可能人錯會對期間，及或支付給錯誤的人員。偷盜和差錯的可能性急劇增加。 參照風險：Ｅ－ｌ，Ｅ－５，Ｅ－８ ３．５．１１如果沒有檢查和防止重復支付的系統(tǒng)控制，必須在付款之后有效地注銷證明單據(jù)，以防止偶然的或有意的重復使用。絕不能延誤或推遲費用的恰當確認。未經(jīng)授權或授權不當； ｂ．購自未經(jīng)授權的供應商； ｃ．由未經(jīng)授權的人員訂購和驗收。可能未記負債，庫存和應付帳款可能錯 報。 參照風險：Ｄ－６ 。如沒有原始發(fā)票，應按照事業(yè)總部／集團政策規(guī)定得到恰當批準之后，才可使用發(fā)票副本。 ３． 4． 5 超過事業(yè)總部／集團政策規(guī)定限度的運費發(fā)票，必須在支付之前與裝運證明或驗收單據(jù)進行核對。 參照風險：Ｄ－２，Ｄ－４，Ｄ－５，Ｄ－６，Ｄ－７，Ｄ－８ D－２ 購貨可能已被收到，但沒有報告或報告不準確。 參照風險：Ｃ－ｌ，Ｃ．８，Ｃ－９ ３． 3． 11 購進貨物一經(jīng)收到必須予以安全保管。不得辦理驗收業(yè)務。 參照風險：Ｃ－ｌ，Ｃ－２，Ｃ－４，Ｃ－５ C－ 5 未經(jīng)授權的人員可能濫用或更改記錄，從而損害摩托羅拉及其供應商利益。 參照風險：Ｂ－１，Ｂ－６ ３． 2． 15 應根據(jù)供應管理目標對購貨代理人，采購人員和商品采購小組進行評價，即降低庫存，提高質量，降低成本以及持續(xù)可靠的提交貨物（即公司總成本）。 參照風險：Ｂ－１，Ｂ．７ Ｂ－１１ 購貨及或付款金額可能入錯，還可能入錯帳戶或入錯會計期間。價格或條件未經(jīng)批準便予以接受。 ３． 2． 5 所有購貨訂單／業(yè)務事項必須能夠單獨確認和查 詢，并且必須定期進 行會計處理。 參照風險：Ｂ－１，Ｂ ２ B－２ 可能發(fā)生敏感性付款；違反出口管制，公司內(nèi)部往來或利益沖突問題。 必須按照事業(yè)總部／集團的政策定期監(jiān)測供應商以保證實際績效與預 期相符。供應商選擇過程和財務驗證一經(jīng)完成，應將供應商補入供應商名錄／數(shù)據(jù)庫。司內(nèi)部往來或利益沖突問題。 “采購周期”包括的具體職能或部門是： ３．ｌ選 擇和保留供應商 ３．２購貨 ３．３驗收 ３．４應付帳款 ３．５付款 ３．ｌ選擇和保留供應商 內(nèi)部控制標準 未達到標準在在的風險 ３．１．１ 必須按照事業(yè)總部／集團政策制定供應商選擇和資格確認的程序，并經(jīng)過批準。 Ｇ－２丟失的，錯記的及或被盜用的現(xiàn)金收入可能無法及時查明和糾正。 參照風險：Ｇ－ｌ，Ｇ－３ ２．７．５所有客戶匯款必須立即記入應收款明細帳和具體的客戶帳目。 Ｆ－２由于不健全的收帳工 作，拖欠帳款可能不得不核銷。 Ｅ－１１可能無法向被解雇雇員收回其欠款。 Ｅ－８能夠收回的應收帳款可能被核銷，及或現(xiàn)金收入可能被私吞。 ｂ現(xiàn)金收入入錯客戶帳戶及或被私吞或挪用。已確認的帳款調查不得耽擱或推延。 參照風險：Ｅ－２，Ｅ－３，Ｅ－６ ２．５．３應收帳款明細帳必須按月與總分類帳調節(jié)。 Ｄ－１１貸方業(yè)務事項可能反映不恰當?shù)臉I(yè)務處理或有悻于良好的業(yè)務慣例。 Ｄ－３可能發(fā)生有意差錯或資產(chǎn)盜用。 Ｄ－４收人和銷售成本記錄可能出現(xiàn)錯誤及或記錄于錯誤的會計期間。這類發(fā)票需有財務管理部門的事先書面批準。 參照風險：Ｄ－４ ２．４．１２所有向客戶發(fā)送的貸記憑單，必須在發(fā)出之前附有單據(jù)證明，并經(jīng)財務 部門批準。 參照風險：Ｄ－１，Ｄ－２，Ｄ－４ ２．４．６帳單中的項目可絕對不允許錯列。 Ｃ－１０可能發(fā)生有意制造差錯或資產(chǎn)私吞問題。 Ｃ－３產(chǎn)品或貨物可能已經(jīng)裝運，但未予開票據(jù)或未予記錄。 參照風險：Ｃ．７ ２ ．３．１０空白裝運核準單，數(shù)控裝運票據(jù)以及提單必須加以保護，防止未經(jīng)授權的接觸和使用。如果序號的完整性不是由計算機控制的，貨運單據(jù)必須預先編號。 參照風險：Ｂ－２ Ｂ一 1 資信審查方法不一致及或不充分。 參照風險：Ｂ－１，Ｂ．２ ２．２．２必須對每一客戶確立資信限額。 Ａ－５裝運的產(chǎn)品可能與客戶訂單不符，并可能由客戶轉為個人使用。 參照風險：Ａ－８ ２．１．７客戶訂單信息必須嚴加保護，未經(jīng)授權不得接觸。１訂單必須予以記錄，記錄的依據(jù)只能是客戶的訂貨訂單或其他證明客戶正式訂貨的證據(jù)。處理保密／專有信息亦需具備充分的安全措施。如果充分的責任劃 分無法實現(xiàn)，必須建立其他補償性控制，并形成文件。 下面的控制矩陣是按照上述標準處理所有業(yè)務事項的一般準則： 控制矩陣 控制矩陣 目標 輸入 處理 輸出 授權 來源是否經(jīng)過授權？ 程序是否被批準？ 是 否與所批準的相符？ 記錄 是否準確和完整？是否及時？是否有文件證明？ 由誰處理？何時處理？是否遵循程序？是否可恢復？管理人員的審查是否充分？ 是否準確和完整？是否有審計線索？管理人員的審查是否充分？是否平衡？ 保護／安全 應由誰控制？責是否劃分？ 誰可進入？職職責是否劃分？遵循的程序是否完善？ 是否有保密性？誰應持有？差異是否得以妥善的解決？ 驗證 來源是否正當？ 關于差異的調查和審查是否充分？ 管理人員的審查是否充分？ １．０一般控制要求 下列一般控制目標適用于 所有業(yè)務周期，摩托羅拉的所有經(jīng)營均應予以采納。 八、控制標準的例外 在極少數(shù)情況下，從成本的觀點出發(fā)，或對規(guī)模較小的機構和偏遠場所，內(nèi)部控制標準的某些部分可能不切實際，在這類情況下，該組織應請求準許遵循不同的控制程序。如果員工發(fā)現(xiàn)可能發(fā)生舞弊的情形，應向其管理部門報告。 在登記和報告公司帳目中也會發(fā)生舞弊。每一事業(yè)總部，集團，分部單位，子公司以及 設施的總經(jīng)理、財務經(jīng)理或財務總監(jiān)都要“身先士卒”，為遵守內(nèi)部控制創(chuàng)造合適的環(huán)境。還必須對經(jīng)營環(huán)境（例 如自動化水平，就地授權和資源）予以考慮并進行成本一效益分析，以確?？刂瞥杀静怀^其效益。制定替代或補償性控制措施；和／或 三、范圍 這些標準適用于摩托羅拉在全世界各地的事業(yè)總部，集團，分部，單位，子公司及各職能部門；適用于所有業(yè)務，無論是設備或部件制造廠家，維修中心，抑或，如適當?shù)脑?，合資企業(yè)經(jīng)營，均為適用。內(nèi)部控制可以有助于確保遵守適用的法律和內(nèi)部規(guī)定。此版亦加強了手冊向使用者傳達內(nèi)部控制標準和準則的有效性。 此版標準的頒布，旨在保證控 制標準符合自上一版以來由于不斷變化的全球商業(yè)環(huán)境，新制定的法律規(guī)定以及計算機技術和應用的進步使之成為必需的控制要求。內(nèi)部可以防止資源損失，其中包括固定資產(chǎn)，庫存，專有資訊及現(xiàn)金。摩托羅拉董事會審計委員會，公司審計部，以及我們各事業(yè)總部，集團和分部的財務部門將監(jiān)察我們對這些標準的遵守。通過加強監(jiān)察和審計改善現(xiàn)行管理； 經(jīng)營分析要求對風險作出評估和確定適當?shù)目刂颇繕恕? 五、責任 所有摩托羅拉員工都有責任遵循內(nèi)部控制標準。舞弊行為已發(fā)展到被認為是一種可乘之機或可以接受的合理行為。 舞弊的檢查和報告 摩托羅拉每一位員工都有 職責協(xié)助預防舞弊的發(fā)生。所有有關標準的修訂，均將由公司總監(jiān)辦公室審查和認 可。然而控制標準之根本是： （ｉ）按照管理部門一般或特定的授權處理業(yè)務事項； （ ii）業(yè)務事項要予以正當?shù)恼f明和準確及時的記錄； （ｉｉｉ）公司的資產(chǎn)和記錄要予以妥善的保護。一般而言，保管、處理／經(jīng)營和會計等責任應予以劃分，以便獨立地審查和評估公司的運作。 1．８必須就公司信息的敏感性／保密性對雇員進行教育，未經(jīng)授權雇員不得向公司以外的個人 或“無需知道”的公司雇員泄露此類信息。 收入循環(huán)包括的具體職能或部門是： ２．ｌ訂單入帳／審核 ２．５應收帳款 ２．２資信 ２．６收帳 ２．３裝運 ２．７現(xiàn)金收入 ２．４開具帳單 ２．１