【正文】 ３． 4． 6 所有準(zhǔn)備付款的發(fā)票包括經(jīng)批準(zhǔn)的費(fèi)用報(bào)表和支票申請(qǐng)單，必須附上充分的證明單據(jù)或者與證明單據(jù)核對(duì)。 ．９過(guò)期的，不相符的購(gòu)貨訂單，驗(yàn)收單據(jù)和發(fā)票，必須定期予以審查，調(diào)查和解決。如果序號(hào)的完整性不是由計(jì)算機(jī)控制的，書(shū)面文件必須預(yù)先編號(hào)。包括： A。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｅ－１，Ｅ Ｚ，Ｅ ３ ３．５．２所有付款必須有據(jù)可查，能夠單獨(dú)確認(rèn)并且應(yīng)該定期進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。參照風(fēng)險(xiǎn)：ＥＩ，Ｅ４，Ｅ 5 ３．５．８帶有摩托羅拉或其財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)標(biāo)志的全部空白支票，必須予 以保護(hù)，以防止毀損，或未經(jīng)核準(zhǔn)的使用。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｅ－ｌ，Ｅ－８ ３．５．１３破損、作廢和注銷支票必須立即去掉簽字部分。 Ｅ－３貨物或勞務(wù)可能由未經(jīng)授權(quán)的人員訂購(gòu)和收貨。 Ｅ－９供應(yīng)商可能停止與摩托羅拉開(kāi)展業(yè)務(wù)，經(jīng)營(yíng)可能受到不利影響。 Ｅ－６可能錯(cuò)報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表記錄和經(jīng)營(yíng)報(bào)告。２工資編制與安全 ４ 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－２，Ａ．４ ４．１．４所有報(bào)酬和福利文件必須由人力資源管理部門妥善和準(zhǔn)確保管。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－２，Ａ－３，Ａ－４， Ａ－６ ４．１．７向離職雇員支付最后一次工資支票之前，人力資源部門和雇員所在部門主管必須保證： ａ．所有預(yù)借款和費(fèi)用報(bào)表均已結(jié)清； ｂ．所有公司信用卡（例如、美國(guó)運(yùn)通卡，電話卡，航空旅行卡）均已歸還； Ｃ．所有計(jì)算機(jī)帳戶均已注銷或者已經(jīng)更換密碼； ｄ．所有公司財(cái)產(chǎn)，專有資訊，雇員工牌及安全通行證或鑰匙均已退還。 A一８可能無(wú)法發(fā)現(xiàn)和糾正支付差錯(cuò)。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－２ ４．２．３進(jìn)入工資部門和接觸工資文件應(yīng)僅限于經(jīng)授權(quán)人員。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－５，Ｂ－６，Ｂ－７，Ｂ－８ ４．２．８有關(guān)部門經(jīng)理必須對(duì)實(shí)際工資成本與預(yù)算成本進(jìn)行比較，以查明是否合理。２Ｂ－６可能發(fā)生未經(jīng)核準(zhǔn)支付工資，或盜用獎(jiǎng)金的問(wèn)題。 Ｂ－１０詳細(xì)的 代扣和支付項(xiàng)目可能與記錄的代扣和大付項(xiàng)目不符。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ 1 ４ 參照風(fēng)險(xiǎn)： Ｃ－４，Ｃ 5 ４．３．７負(fù)責(zé)工資支票簽字的人員不得同時(shí)兼任工資核準(zhǔn)，工資編制，接觸未使用的工資支票或工資支票發(fā)放等責(zé)任。 Ｃ－３可能發(fā)生未經(jīng)核準(zhǔn)便使用或發(fā)出工資支票的問(wèn)題，無(wú)法查出盜用現(xiàn)金的情況。 參照風(fēng)險(xiǎn)； D1 ４．４．各部門發(fā)放工資支票、通知單時(shí)，應(yīng)要求員工 辦理簽收手續(xù)。如果當(dāng)?shù)胤苫蛄?xí)慣要求必須以現(xiàn)金支付，必須有完善的程序保證現(xiàn)金發(fā)放中有適當(dāng)?shù)目刂啤? Ｄ－４可能發(fā)生挪用未領(lǐng)取工資支票，遺失支票，與銀行對(duì)帳單核對(duì)不符，或者違反政府法規(guī)的問(wèn)題。 管理部門選擇控制程序和技術(shù)的過(guò)程中，實(shí)施控制的程度是一個(gè)合理的業(yè)務(wù)判斷。對(duì)存貨有重大影響的問(wèn)題也必須及時(shí)進(jìn)行調(diào)查。 參照風(fēng)險(xiǎn)： A－ 1， A－２， A－３， A－４， A－５ ５．１．７因 工程或經(jīng)濟(jì)原因?qū)?biāo)準(zhǔn)成本進(jìn)行修改，必須經(jīng)過(guò)適當(dāng)級(jí)別的生產(chǎn)和財(cái)務(wù)管理人員的批準(zhǔn)，應(yīng)妥善予以記錄，并且立即記入會(huì)計(jì)和存貨系統(tǒng)。 參照風(fēng)險(xiǎn)： A－ 1， A－２， A．３ ５．１．２必須制定存貨成本標(biāo)準(zhǔn)，制造、采購(gòu)和會(huì)計(jì)部門的人員至少每年要共同對(duì)存貨成本標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行一次修改。 制造過(guò)程是企業(yè)活動(dòng)中最復(fù)雜的周期。 D２確認(rèn)支票遺失或挪用的責(zé)任時(shí)，沒(méi)有審查線索。如果法律有規(guī)定，必須將未領(lǐng)取工資匯交有關(guān)政府機(jī)構(gòu)。 C3 可能發(fā)生未經(jīng)核準(zhǔn)便使用或發(fā)出工資支票的問(wèn)題，無(wú)法查出盜用現(xiàn)金的情況。財(cái)務(wù)報(bào)表可能誤報(bào)。支票必須有記錄，并妥善保存，在有其他人員在場(chǎng)并作記錄的條件下，可以進(jìn)行支票銷毀工作。１工資必須從定額或零余額銀行帳戶中支付。工資處理中有意或無(wú)意的差錯(cuò)無(wú)法查出。 Ｂ－４對(duì)雇員未工作的時(shí)間支付了工資或?qū)σ压ぷ鞯臅r(shí)間未予支付工資， 入錯(cuò)部門的費(fèi)用可能未被發(fā)現(xiàn)。１２工資部門處理的特殊給付（例如，搬遷安置費(fèi)，教育費(fèi)，獎(jiǎng)金，專利獎(jiǎng)等等）必須在取得正常核準(zhǔn)，審批和文件證明之后才可支付，并必須符合適用的稅法規(guī)定。 參照風(fēng)險(xiǎn)： B－４，Ｂ－５，Ｂ－６，Ｂ－７ ４．２．７必須通過(guò)充分的審核控制工資資料處理，確保工資源文件屬實(shí)和輸入正確。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ一 1 ４． 2． 2 必須制定保護(hù)主文件資料實(shí)物安全的程序。 Ａ－６業(yè)務(wù)事項(xiàng)未經(jīng)核準(zhǔn)便予以處理，結(jié)果導(dǎo)致支付不當(dāng)，或給空頭雇員支付工資。必須按照公司政策和規(guī)定的計(jì)劃程序進(jìn)行管理。報(bào)酬的增減必須經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。 本節(jié)中的“支票”指向雇員發(fā)放工資時(shí)采用的各種方式（包括電子轉(zhuǎn)帳，銀行轉(zhuǎn)帳）?？赡芪从涁?fù)債，庫(kù)存可能錯(cuò)報(bào)，可能多 付或少付供應(yīng)商款額。 Ｅ－７購(gòu)貨或勞務(wù)可能未經(jīng)授權(quán)，入帳金額可能出錯(cuò)，可能人錯(cuò)會(huì)對(duì)期間，及或支付給錯(cuò)誤的人員。偷盜和差錯(cuò)的可能性急劇增加。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｅ－ｌ，Ｅ－５，Ｅ－８ ３．５．１１如果沒(méi)有檢查和防止重復(fù)支付的系統(tǒng)控制，必須在付款之后有效地注銷證明單據(jù)，以防止偶然的或有意的重復(fù)使用。絕不能延誤或推遲費(fèi)用的恰當(dāng)確認(rèn)。未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng)； ｂ．購(gòu)自未經(jīng)授權(quán)的供應(yīng)商； ｃ．由未經(jīng)授權(quán)的人員訂購(gòu)和驗(yàn)收。可能未記負(fù)債，庫(kù)存和應(yīng)付帳款可能錯(cuò) 報(bào)。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－６ 。如沒(méi)有原始發(fā)票，應(yīng)按照事業(yè)總部／集團(tuán)政策規(guī)定得到恰當(dāng)批準(zhǔn)之后，才可使用發(fā)票副本。 ３． 4． 5 超過(guò)事業(yè)總部／集團(tuán)政策規(guī)定限度的運(yùn)費(fèi)發(fā)票，必須在支付之前與裝運(yùn)證明或驗(yàn)收單據(jù)進(jìn)行核對(duì)。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－２，Ｄ－４，Ｄ－５，Ｄ－６，Ｄ－７，Ｄ－８ D－２ 購(gòu)貨可能已被收到，但沒(méi)有報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)確。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－ｌ，Ｃ．８，Ｃ－９ ３． 3． 11 購(gòu)進(jìn)貨物一經(jīng)收到必須予以安全保管。不得辦理驗(yàn)收業(yè)務(wù)。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－ｌ，Ｃ－２，Ｃ－４，Ｃ－５ C－ 5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而損害摩托羅拉及其供應(yīng)商利益。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ－６ ３． 2． 15 應(yīng)根據(jù)供應(yīng)管理目標(biāo)對(duì)購(gòu)貨代理人，采購(gòu)人員和商品采購(gòu)小組進(jìn)行評(píng)價(jià)，即降低庫(kù)存，提高質(zhì)量，降低成本以及持續(xù)可靠的提交貨物（即公司總成本）。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ．７ Ｂ－１１ 購(gòu)貨及或付款金額可能入錯(cuò)，還可能入錯(cuò)帳戶或入錯(cuò)會(huì)計(jì)期間。價(jià)格或條件未經(jīng)批準(zhǔn)便予以接受。 ３． 2． 5 所有購(gòu)貨訂單／業(yè)務(wù)事項(xiàng)必須能夠單獨(dú)確認(rèn)和查 詢，并且必須定期進(jìn) 行會(huì)計(jì)處理。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ ２ B－２ 可能發(fā)生敏感性付款；違反出口管制，公司內(nèi)部往來(lái)或利益沖突問(wèn)題。 必須按照事業(yè)總部／集團(tuán)的政策定期監(jiān)測(cè)供應(yīng)商以保證實(shí)際績(jī)效與預(yù) 期相符。供應(yīng)商選擇過(guò)程和財(cái)務(wù)驗(yàn)證一經(jīng)完成，應(yīng)將供應(yīng)商補(bǔ)入供應(yīng)商名錄／數(shù)據(jù)庫(kù)。司內(nèi)部往來(lái)或利益沖突問(wèn)題。 “采購(gòu)周期”包括的具體職能或部門是： ３．ｌ選 擇和保留供應(yīng)商 ３．２購(gòu)貨 ３．３驗(yàn)收 ３．４應(yīng)付帳款 ３．５付款 ３．ｌ選擇和保留供應(yīng)商 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn) ３．１．１ 必須按照事業(yè)總部／集團(tuán)政策制定供應(yīng)商選擇和資格確認(rèn)的程序，并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。 Ｇ－２丟失的，錯(cuò)記的及或被盜用的現(xiàn)金收入可能無(wú)法及時(shí)查明和糾正。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｇ－ｌ，Ｇ－３ ２．７．５所有客戶匯款必須立即記入應(yīng)收款明細(xì)帳和具體的客戶帳目。 Ｆ－２由于不健全的收帳工 作，拖欠帳款可能不得不核銷。 Ｅ－１１可能無(wú)法向被解雇雇員收回其欠款。 Ｅ－８能夠收回的應(yīng)收帳款可能被核銷，及或現(xiàn)金收入可能被私吞。 ｂ現(xiàn)金收入入錯(cuò)客戶帳戶及或被私吞或挪用。已確認(rèn)的帳款調(diào)查不得耽擱或推延。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｅ－２，Ｅ－３，Ｅ－６ ２．５．３應(yīng)收帳款明細(xì)帳必須按月與總分類帳調(diào)節(jié)。 Ｄ－１１貸方業(yè)務(wù)事項(xiàng)可能反映不恰當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)處理或有悻于良好的業(yè)務(wù)慣例。 Ｄ－３可能發(fā)生有意差錯(cuò)或資產(chǎn)盜用。 Ｄ－４收人和銷售成本記錄可能出現(xiàn)錯(cuò)誤及或記錄于錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)期間。這類發(fā)票需有財(cái)務(wù)管理部門的事先書(shū)面批準(zhǔn)。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－４ ２．４．１２所有向客戶發(fā)送的貸記憑單，必須在發(fā)出之前附有單據(jù)證明，并經(jīng)財(cái)務(wù) 部門批準(zhǔn)。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｄ－１，Ｄ－２，Ｄ－４ ２．４．６帳單中的項(xiàng)目可絕對(duì)不允許錯(cuò)列。 Ｃ－１０可能發(fā)生有意制造差錯(cuò)或資產(chǎn)私吞問(wèn)題。 Ｃ－３產(chǎn)品或貨物可能已經(jīng)裝運(yùn)，但未予開(kāi)票據(jù)或未予記錄。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ．７ ２ ．３．１０空白裝運(yùn)核準(zhǔn)單，數(shù)控裝運(yùn)票據(jù)以及提單必須加以保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的接觸和使用。如果序號(hào)的完整性不是由計(jì)算機(jī)控制的，貨運(yùn)單據(jù)必須預(yù)先編號(hào)。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－２ Ｂ一 1 資信審查方法不一致及或不充分。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ．２ ２．２．２必須對(duì)每一客戶確立資信限額。 Ａ－５裝運(yùn)的產(chǎn)品可能與客戶訂單不符，并可能由客戶轉(zhuǎn)為個(gè)人使用。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－８ ２．１．７客戶訂單信息必須嚴(yán)加保護(hù)，未經(jīng)授權(quán)不得接觸。１訂單必須予以記錄，記錄的依據(jù)只能是客戶的訂貨訂單或其他證明客戶正式訂貨的證據(jù)。處理保密／專有信息亦需具備充分的安全措施。如果充分的責(zé)任劃 分無(wú)法實(shí)現(xiàn)，必須建立其他補(bǔ)償性控制，并形成文件。 下面的控制矩陣是按照上述標(biāo)準(zhǔn)處理所有業(yè)務(wù)事項(xiàng)的一般準(zhǔn)則： 控制矩陣 控制矩陣 目標(biāo) 輸入 處理 輸出 授權(quán) 來(lái)源是否經(jīng)過(guò)授權(quán)？ 程序是否被批準(zhǔn)？ 是 否與所批準(zhǔn)的相符？ 記錄 是否準(zhǔn)確和完整？是否及時(shí)？是否有文件證明？ 由誰(shuí)處理？何時(shí)處理？是否遵循程序？是否可恢復(fù)？管理人員的審查是否充分？ 是否準(zhǔn)確和完整？是否有審計(jì)線索？管理人員的審查是否充分？是否平衡？ 保護(hù)／安全 應(yīng)由誰(shuí)控制？責(zé)是否劃分？ 誰(shuí)可進(jìn)入？職職責(zé)是否劃分？遵循的程序是否完善？ 是否有保密性？誰(shuí)應(yīng)持有？差異是否得以妥善的解決？ 驗(yàn)證 來(lái)源是否正當(dāng)？ 關(guān)于差異的調(diào)查和審查是否充分？ 管理人員的審查是否充分？ １．０一般控制要求 下列一般控制目標(biāo)適用于 所有業(yè)務(wù)周期，摩托羅拉的所有經(jīng)營(yíng)均應(yīng)予以采納。 八、控制標(biāo)準(zhǔn)的例外 在極少數(shù)情況下，從成本的觀點(diǎn)出發(fā)，或?qū)σ?guī)模較小的機(jī)構(gòu)和偏遠(yuǎn)場(chǎng)所，內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的某些部分可能不切實(shí)際，在這類情況下，該組織應(yīng)請(qǐng)求準(zhǔn)許遵循不同的控制程序。如果員工發(fā)現(xiàn)可能發(fā)生舞弊的情形，應(yīng)向其管理部門報(bào)告。 在登記和報(bào)告公司帳目中也會(huì)發(fā)生舞弊。每一事業(yè)總部，集團(tuán)，分部單位，子公司以及 設(shè)施的總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)都要“身先士卒”，為遵守內(nèi)部控制創(chuàng)造合適的環(huán)境。還必須對(duì)經(jīng)營(yíng)環(huán)境（例 如自動(dòng)化水平，就地授權(quán)和資源）予以考慮并進(jìn)行成本一效益分析，以確保控制成本不超過(guò)其效益。制定替代或補(bǔ)償性控制措施；和／或 三、范圍 這些標(biāo)準(zhǔn)適用于摩托羅拉在全世界各地的事業(yè)總部，集團(tuán)，分部，單位，子公司及各職能部門；適用于所有業(yè)務(wù)，無(wú)論是設(shè)備或部件制造廠家，維修中心，抑或，如適當(dāng)?shù)脑?，合資企業(yè)經(jīng)營(yíng)，均為適用。內(nèi)部控制可以有助于確保遵守適用的法律和內(nèi)部規(guī)定。此版亦加強(qiáng)了手冊(cè)向使用者傳達(dá)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則的有效性。 此版標(biāo)準(zhǔn)的頒布，旨在保證控 制標(biāo)準(zhǔn)符合自上一版以來(lái)由于不斷變化的全球商業(yè)環(huán)境，新制定的法律規(guī)定以及計(jì)算機(jī)技術(shù)和應(yīng)用的進(jìn)步使之成為必需的控制要求。內(nèi)部可以防止資源損失，其中包括固定資產(chǎn)，庫(kù)存，專有資訊及現(xiàn)金。摩托羅拉董事會(huì)審計(jì)委員會(huì)，公司審計(jì)部，以及我們各事業(yè)總部，集團(tuán)和分部的財(cái)務(wù)部門將監(jiān)察我們對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)的遵守。通過(guò)加強(qiáng)監(jiān)察和審計(jì)改善現(xiàn)行管理； 經(jīng)營(yíng)分析要求對(duì)風(fēng)險(xiǎn)作出評(píng)估和確定適當(dāng)?shù)目刂颇繕?biāo)。 五、責(zé)任 所有摩托羅拉員工都有責(zé)任遵循內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)。舞弊行為已發(fā)展到被認(rèn)為是一種可乘之機(jī)或可以接受的合理行為。 舞弊的檢查和報(bào)告 摩托羅拉每一位員工都有 職責(zé)協(xié)助預(yù)防舞弊的發(fā)生。所有有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的修訂，均將由公司總監(jiān)辦公室審查和認(rèn) 可。然而控制標(biāo)準(zhǔn)之根本是： （ｉ）按照管理部門一般或特定的授權(quán)處理業(yè)務(wù)事項(xiàng)； （ ii）業(yè)務(wù)事項(xiàng)要予以正當(dāng)?shù)恼f(shuō)明和準(zhǔn)確及時(shí)的記錄； （ｉｉｉ）公司的資產(chǎn)和記錄要予以妥善的保護(hù)。一般而言，保管、處理／經(jīng)營(yíng)和會(huì)計(jì)等責(zé)任應(yīng)予以劃分，以便獨(dú)立地審查和評(píng)估公司的運(yùn)作。 1．８必須就公司信息的敏感性／保密性對(duì)雇員進(jìn)行教育，未經(jīng)授權(quán)雇員不得向公司以外的個(gè)人 或“無(wú)需知道”的公司雇員泄露此類信息。 收入循環(huán)包括的具體職能或部門是： ２．ｌ訂單入帳／審核 ２．５應(yīng)收帳款 ２．２資信 ２．６收帳 ２．３裝運(yùn) ２．７現(xiàn)金收入 ２．４開(kāi)具帳單 ２．１