企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范及技巧教材-免費閱讀
【正文】 – 只要一個電話、一個短信，說“這次真多虧你了，要是沒有你，我真不知該怎么辦了。 三、衡量郵件溝通協(xié)作是否規(guī)范的方法 有效溝通的 5 W 1 H ? Why（目的） – 我為什么要交流？ – 我講話的動機是什么？ – 我的目的：告知？說服？影響？教育？慰問？娛樂？勸導？解釋？刺激？啟發(fā)？ ? Who （對方是誰？） – 誰是受眾？ – 他們是哪類人？個性？受教育水平？年齡？地位？ – 他們對我的信息反應可能如何？ – 他們對我的信息主題已經(jīng)了解多少？ ? When and Where – 在何時何地交流信息 ? What（主題） – 我到底要談什么？ – 他們了解什么？ – 哪些信息必須省略或必須采用 ? How（怎樣表達，語氣和風格） – 我將如何傳遞信息？用文字？圖解？口頭？電話？書面報告？ – 如何表達？采用何種語氣？命令式的？請求式的？用哪種詞匯？ 有效交流的六個 C ? 清楚（ clearly） ? 簡明扼要 （ chiefly） ? 有禮貌（ courtly） ? 有建設性（ constructly） ? 正確（ correctly） ? 完整（ pletely） 溝通成功的二要素 ?以真誠的贊賞與感謝為前提，對事對人。你們討論好了再告訴大家。 不要多次重復回復郵件 ? 不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓 – 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過 3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。因為它打斷了原始郵件和回復郵件之間的關聯(lián)（“線索”） – 一旦失去關聯(lián)，雙方就難以跟蹤郵件的次序，尤其是經(jīng)過多次收發(fā)的郵件 ?情緒高漲時避免立即回復 郵件。 – 如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。 – 尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。 ? 主體的內(nèi)容詳細程度取決于收件人 – 不同的人在同一時間對同一事情的理解程度不同 – 有些指代要清楚，不用不常用的縮寫 ? 主體的內(nèi)容詳細程度取決于主題情境的事態(tài) – 資源是否充足 – 立場是否一致 資源充足 資源不充足 立場一致 立場不一致 簡單羅列事實通知即可 是否有必要向上匯報 強調(diào)共同利益 說明不良后果 羅列問題 給出解決方案 ? 案例描述 – 情景、沖突、問題、解決方案（建議） – 標準式：情境 —— 沖突、問題 —— 解決方案 – 突出憂慮式：沖突、問題 —— 情境 —— 解決方案 – 突出信心式：問題 —— 情境、沖突 —— 解決方案 ? 分析報告 – 開篇點明主題 – 清晰劃定報告范圍 – 對主要發(fā)現(xiàn)進行摘要 – 以結論和建議措施結尾 ? 最好在郵件的第一段明確地說出自己的主要目的 ? 郵件內(nèi)容里不可缺少的三個部分 – 如果想從對方那里得到我想要的信息，我需要給對方提供哪些信息 – 我希望對方采取哪些行動措施 – 我需要對方什么時候給予回復 ? 郵件內(nèi)容要簡明扼要，行文通順 – Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。 ? Email正文多用 1234之類的列表，以清晰明確。 – 不熟悉的人不宜直接稱呼姓名，對級別高于自己的人也不宜稱呼姓名。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。 ? 通知 ? 知識推薦和信息傳遞 ? 沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容 ? 難以簡單用口頭表達說明清楚的事項 ? 電子郵件應當避免濫用，不發(fā)無意
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