【正文】 外來(lái)文件管理 文件控制流程（ 12） ⑤ 公司的對(duì)外合同、證照、廠房圖紙等資料，登記于品保部的 “ 合同 /證照登記表 ” ，原件直接由提交部門專人保管。 更改 /修定 文件控制流程（ 8） ① 文件評(píng)審的適用范圍為 01﹑02﹑03﹑04 級(jí)文件。 如： “一般”文件： 0 02級(jí)文件由 總經(jīng)理室 權(quán)限主管批準(zhǔn) 03級(jí)文件由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) “機(jī)密”文件： 0 0 03級(jí)文件由總經(jīng) 理 批準(zhǔn) ② 文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放 /回收記錄表》上簽名，做好記錄。 質(zhì)量管理體系文件的架構(gòu)（ 5） ? 質(zhì)量記錄 ? 質(zhì)量記錄是指對(duì)企業(yè)已經(jīng)進(jìn)行過(guò)的質(zhì)量活動(dòng)所留下的記錄，是用以證明質(zhì)量體系是否有效運(yùn)行的客觀證據(jù)。 可以提高管理水平，提高員工素質(zhì)、提高公司形象、提高整體效益，使企業(yè)有穩(wěn)定的生產(chǎn)能力；更向公眾顯示了企業(yè)保證產(chǎn)品質(zhì)量的能力，提高了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。 3. 程序文件的內(nèi)容應(yīng)包括活動(dòng)的目的、范圍、權(quán)責(zé)、作業(yè)流程及作業(yè)內(nèi)容等。 ： ：上下 ，左右 頁(yè)首頁(yè)尾 15mm ：左邊為優(yōu)生公司 LOGO，右邊為文件的編號(hào)。 ② 其它文件因工作流程或其它條件發(fā)生變更，需修改文件時(shí)，可由提出人填寫《文件更改申請(qǐng)單》，說(shuō)明修改或廢止的內(nèi)容及更改原因、依據(jù)，經(jīng)原審核部門審批後由相關(guān)部門組織更改。 保存 /銷毀 文件控制流程（ 11） ① 外來(lái)文件指：國(guó)際和相關(guān)國(guó)家、地區(qū)、組織的法律法規(guī)和政府相關(guān)文 件； 相關(guān)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)際、國(guó)家、行業(yè)、供應(yīng)商企標(biāo) 等 ）；公司對(duì)外合同、證照、廠房設(shè)計(jì)圖紙；外訓(xùn)培訓(xùn)資料等 ② 管理部將政府發(fā)放文件等有關(guān)法律法規(guī)文件做好存檔工作。 ⑦ 品保部對(duì)使用的外來(lái)文件（除外訓(xùn)資料）每年 8月進(jìn)行一次檢查，及時(shí)更換過(guò)期文件，以保證文件的有效性。 ② 保存年限︰ 01﹑ 02﹑ 03類文件永久保存 (指最新版 ) 04類記錄︰ 永久︰會(huì)計(jì)報(bào)表 ﹔ 政府有關(guān)法令以及永久保存以外的重要文件 25年︰會(huì)計(jì)賬薄 20年︰會(huì)計(jì)憑證 10年︰會(huì)計(jì)憑證附件 5年 ︰采購(gòu)單以及次重要的文件 2年 ︰廠部領(lǐng)料單 和 日常事務(wù)類表單 有關(guān)人事所有文件為該員工離職后 2年 品保質(zhì)量記錄為產(chǎn)品保質(zhì)期后 1年 補(bǔ)充︰ 其它未在上述描述中的質(zhì)量記錄，由 各部門負(fù)責(zé)人 自行制定 保存年限。如遇數(shù)字時(shí)，數(shù)字必須蓋掉 ② 本公司的 04級(jí)機(jī)密文件由各部門專人專柜保管，需複印時(shí)，由專人負(fù)責(zé)影印。 ? 質(zhì)量記錄的空白表格樣式，稱為質(zhì)量記錄表格（空白表格） ? 在體系運(yùn)行過(guò)程中，質(zhì)量記錄表格記載了各種有關(guān)的實(shí)際情況和數(shù)據(jù)后，便形成了質(zhì)量記錄。 3. 質(zhì)量手冊(cè)的內(nèi)容應(yīng)包括或涉及：質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)；影響質(zhì)量的管理、執(zhí)行、驗(yàn)證或評(píng)審人員的權(quán)責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系、質(zhì)量管理體系要素及其程序要點(diǎn)和說(shuō)明 質(zhì)量管理體系文件的架構(gòu)（ 3） ? 程序文件 1. 程序文件是在描述質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的質(zhì)量管理體系過(guò)程和要素所要求的質(zhì)量活動(dòng)如何開展的文件，它應(yīng)有力地支持質(zhì)量手冊(cè)的各項(xiàng)內(nèi)容。 2. 質(zhì)量手冊(cè)是企業(yè)質(zhì)量管理的綱領(lǐng)性文件，是對(duì)質(zhì)量管理體系總的描述，是質(zhì)量戰(zhàn)略的體現(xiàn)，是實(shí)施和控制的基礎(chǔ)。 ? 質(zhì)量記錄屬于質(zhì)量管理體系文件，一般作為程序文件或作業(yè)指導(dǎo)書的附件。 ④ 文件不得隨意轉(zhuǎn)借他人復(fù)印，本公司不得使用未加蓋 “文管中心 一般 ”或 “文管中心 機(jī)密 ”章的文件復(fù)印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)由品保部收回銷毀 ⑤ 文件需蓋騎縫章，并保證每頁(yè)紙都有蓋到 發(fā) 放 /查 閱 例 文件控制流程（ 6） ① 本公司的 0 03級(jí)機(jī)密文件在每頁(yè)紙加蓋 紅章 ，加蓋方式：每蓋 2行，空 1行，再蓋 2行，依次循環(huán)。 定期內(nèi)審 文件控制流程（ 9） ① 新版文件發(fā)行至各單位時(shí)，品保部必須把發(fā)行的舊版文件一并收回，以防誤用，並蓋 “文件廢止 ”章。 ⑥ 公司的外訓(xùn)資料，登記于人事部的“員工培訓(xùn)記錄表”。 ③ 品保部每年根據(jù)新產(chǎn)品開發(fā)不定期詢問(wèn)和了解與產(chǎn)品相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定、規(guī)範(fàn)、條例等文件與政策，並及時(shí)獲取有效版本。 ③ 文件如有個(gè)別字更改，可采用劃改；其餘，采用換版方式。 ：左邊為版次，右邊為頁(yè)碼狀態(tài)。 質(zhì)量管理體系文件的架構(gòu)（ 4） ? 作業(yè)指導(dǎo)書 1. 作業(yè)指導(dǎo)書是程序文件的支持文件，它更加詳細(xì)地規(guī)定了某項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)具體應(yīng)該如何開展。質(zhì)量管理體系文件導(dǎo)入 匯報(bào)人：周玲 20230118 目錄 ① 前言 ② 質(zhì)量管理體系文件的架構(gòu) ③ 質(zhì)量管理體系推行小組 ① 03級(jí)文件的編制 ② 格式要求 ① 質(zhì)量管理體系文件一覽表 前言 質(zhì)量是企業(yè)的生命，推行質(zhì)量管理體系是建立現(xiàn)代企業(yè)制度及自身發(fā)展的需要。 2. 它是將某一項(xiàng)活動(dòng)的基礎(chǔ)要求加以詳細(xì)說(shuō)明，包括適用范圍、使用工具、設(shè)備或儀器，以及作業(yè)方法、人員、時(shí)間、地點(diǎn)等，以方便一線作業(yè)人員操作或檢驗(yàn)使用，避免因個(gè)人的理解不同而造成差異，對(duì)質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有效性及適合性產(chǎn)生偏差。 正文字體格式 格式要求（ 4） ： 1級(jí)標(biāo)題：（一、）