【正文】 2) 收取現(xiàn)金時，要與客戶當面點清，防止假幣。為了體現(xiàn)物業(yè)管理的公開、公正的原則，每個項目在年底時需要聘請專業(yè)的審計公司進行審計，同時，審計公司要發(fā)表獨立的審計意見，并且向所有的業(yè)主公示。14) 其他 行政/辦公用品1) 印刷品，包括名片印刷、各類運營紀錄本印刷以及每個項目提供個性化服務需要的表格印刷等。8) 空調系統(tǒng)，空調系統(tǒng)大致可以分為三種形式，即中央空調、戶式中央空調、分體式空調，但是，空調系統(tǒng)的專業(yè)性十分強，品牌的不同，空調的構造有所不同，所以，在選擇空調系統(tǒng)維護保養(yǎng)服務商時，一定要有專業(yè)性。5) 通訊系統(tǒng)，通訊系統(tǒng)包括保安對講系統(tǒng)、大廈整體通訊系統(tǒng)，對外分包的主要目的是此項服務的專業(yè)性很強，各種數(shù)據(jù)險繁多，需要專業(yè)的技術人員和專業(yè)的設備進行檢測和維護。10) 綠化服務11) 花卉租擺12) 其他 設備維護保養(yǎng)設備維護屬于專業(yè)性非常強業(yè)務范圍，每一個維護項目都需要專業(yè)的服務公司提供強有力的協(xié)作。聘任專業(yè)的保安服務公司可以保證保安服務人員的素質，避免保安人員水平參差不齊以及降低由于水平較低進行的培訓成本。 每月28日前，司機須將當月加油情況上報至項目財務部，需要提交機打發(fā)票（特殊情況除外，如出差至外地不能夠使用IC卡情況），需要提供車輛行駛里程和每次加油的具體情況（即加油清單）。2) 適合月租和未租賃收費標準的客戶，必須到管理公司財務部或者產(chǎn)權人處交費，不能通過車場管理人員交納。 收費方式根據(jù)委托經(jīng)營協(xié)議中的相關費用收取標準，具體有以下及種情況：1) 時租收費方式，時租收費方式是指根據(jù)對外公示的收費標準，按照時間計算收費金額。 保險合同以及保險繳費單。4) 監(jiān)銷人在監(jiān)銷會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告總物業(yè)經(jīng)理。 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。3) 報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。2) 物業(yè)管理公司應及時向發(fā)展商/業(yè)主大會/業(yè)主委員會反映其增減變動情況，在財務報告中予以說明；其結余情況應報送發(fā)展商/業(yè)主大會/業(yè)主委員會，接受業(yè)主監(jiān)督。2) 應急及不可預測費用主要用于企業(yè)正常經(jīng)營不能考慮到的應急費用或者意外損失，更側重于社會公共物品的支出，如預防SARS購買的各種消毒用品用具；某些恐怖活動造成的損失等。 管理費主要支出項目1) 共用設備、設施的維修及保養(yǎng)費；2) 公共區(qū)域消耗的公共事業(yè)費用；3) 公共區(qū)域綠化費及節(jié)日裝飾費；4) 公共區(qū)域清潔、殺蟲費用；5) 管理人員支出，包括工資、福利、制服及裝備等；6) 物業(yè)管理公司酬金（按管理合同規(guī)定）；7) 大廈保險費；8) 審計費、律師費及聘請專業(yè)人員費用；9) 固定資產(chǎn)折舊費；10) 應急及不可預測費用；11) 稅費；12) 行政辦公費用；13) 其他為管理的合理支出。銀行收取的手續(xù)費以及代收款項屬于外幣的匯兌損益由收款人自己承擔，管理處不予承擔。6) 以上的付款申請或者往來款項的抵扣是指物業(yè)財務部實際收回的電話費金額，不應包含應收而未收回款項。6) 以上是托收程序的兩種方案，具體的有關費用催繳和處理方案，在應收賬款的管理規(guī)定中有明確規(guī)定。托收的首要前提條件為，付款單位與收取費用的相關部門簽訂了托收協(xié)議。 內(nèi)部往來管理為了統(tǒng)一規(guī)范項目物業(yè)管理公司與仲量聯(lián)行北京總公司財務及人事部的往來單據(jù)交接及時,保證各部門工作順利進行,經(jīng)各部門協(xié)商一致,特將單據(jù)的傳遞時間規(guī)定如下: 考勤報送時間：項目物業(yè)管理公司需于每月5日前將上月臨時工考勤表、每月10日前將正式員工考勤表報送總公司人事部。2) 裝修保證金退還管理a 裝修保證金退還的前提條件為工程驗收合格。使用部門應掌握本部門的物品情況，建立物品使用登記簿；2) 購入、自制和饋贈的固定資產(chǎn)，一律開具驗收單，連同購買發(fā)票一并由財務入固定資產(chǎn)賬及固定資登記表，標明編號；3) 固定資產(chǎn)領用時，應填寫領用單，并由使用部門負責人或使用人在領用單上簽名，表明該設備已由其保管使用；4) 固定資產(chǎn)的報廢、報損應由公司有關部門填寫報廢、清理單，經(jīng)財務管理部門審核后，報總物業(yè)經(jīng)理批準后，方可核銷。如果出現(xiàn)未補庫情況要查明原因，有必要的情況下，要寫書面報告。只有經(jīng)過總物業(yè)經(jīng)理審批同意的材料采購計劃，才能實施采購，工程部不得擅自通知供貨商采購材料。f 在索取供貨商的報價的同時供貨商還需要提供的資料包括資質證明、營業(yè)執(zhí)照復印件、稅務登記證復印件以及相應的業(yè)績報告。物業(yè)公司將收取必要的手續(xù)費，作為因業(yè)戶違約引起管理者額外工作及相關費用的補償。交費期限：自發(fā)出賬單之日起，兩個星期內(nèi)交納。c David ，通過登陸網(wǎng)上銀行，根據(jù)Larry Hui已經(jīng)授權的交易進行進一步授權操作。d 收費確認l 開具稅務發(fā)票；l 開具收款收據(jù)；e 填寫銀行進賬單l 正確填寫進賬單名稱；l 正確填寫網(wǎng)上銀行的賬號；l 正確填寫進賬單金額，包含RMB、USD、HKD等；f 回單確認與網(wǎng)上銀行余額查詢相符2) 付款程序a 填寫完整的付款申請書l 寫清具體付款內(nèi)容或者服務項目；l 相關合同、貨比三家分析、招標分析、報價單等；l 國地稅的正式發(fā)票；l 必要的解釋說明；b 付款審批流程c 確認審批流程執(zhí)行完畢l 確認公司各類管控人員簽字確認同意，并且所有付款需要的檔案資料齊全；d 總公司財務提交付款申請l 所有的審批流程自行完畢，由MS財務部統(tǒng)一將各項目的付款申請錄入網(wǎng)上銀行付款系統(tǒng)，等待總公司相關人員簽批；e MS head執(zhí)行付款批準和確認程序l 財務部提交記錄以后，按照公司亞太區(qū)的規(guī)定執(zhí)行，即MS Head授權RMB15000元以下及RMB15000元的付款；RMB15000元以上的付款申請需要提請MS Head 和總公司執(zhí)行總經(jīng)理兩個人共同簽字支付；f 打印付款記錄作為記賬憑證l 付款程序執(zhí)行完畢后，所有的項目銀行付款憑證需要由每個項目的出納到項目指定銀行賬戶領取回單，并且作為記賬憑證。對指定使用備用金的人員，必須進行定期檢查、核對，庫存現(xiàn)金不得超過核定的限額。而且每次借款按照現(xiàn)金管理制度執(zhí)行，不得超出中國人民銀行規(guī)定的現(xiàn)金支付范圍。 相關財務報表1) 資產(chǎn)負債表 2) 損益表 3) 現(xiàn)金流量表 4) 管理費回收率分析 5) 營運計劃與實際支出對比表 財務預算制定為確保管理正常運作，提高財務收支預算的合理性及加強成本控制，制定預算制定方案。 費用支出公開化1) 年度的各項費用開支必須控制在年度預算內(nèi)；若個別支出出現(xiàn)超支情況，物業(yè)管理公司需要做出書面的合理解釋。2) 年度預算中費用支出特定項目的變動程度，如員工薪金、福利增減的變動幅度等，將結合中華人民共和國勞動保障部的規(guī)定及管理公司的實際情況指定，同時，還要征得發(fā)展商/業(yè)主委員會的同意，方能列入預算。 項目（大廈）所有的運營費用，將按照投標或年初時的項目預算進行控制、分配以及預提，每月的營業(yè)稅金通過仲量聯(lián)行北京總公司代繳。項目（大廈）的日常運營費用從管理費的收入中支出，管理費有盈余的歸屬共同業(yè)主所有，運營不足的由共同業(yè)主承擔。 固定資產(chǎn)折舊適用外商投資企業(yè)的折舊方法。2) 管理費收費標準須按物業(yè)管理委托合同中規(guī)定的標準收取或者按經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主委員會審批通過。 大廈維修基金公開化大廈維修基金是指專項用于共用設施和共用設備大修理的資金。 資料處理1) 用于編制年度預算的資料應進行歸檔登記；2) 年度預算執(zhí)行完成后，應與實際數(shù)進行對比分析，并作為預算附件資料，連同預算資料一齊保存。 現(xiàn)金管理制度物業(yè)管理公司財務部應嚴格按照國家有關現(xiàn)金管理制度的規(guī)定，為做好庫存現(xiàn)金的保管、使用工作，特制定本制度。 現(xiàn)金報銷程序1) 由申請人填寫報銷明細表，表中應列明報銷項目、報銷金額，并不得涂改，經(jīng)過涂改的報銷單將被視為無效；2) 報銷明細單所附發(fā)票背面須有經(jīng)辦人簽字確認，發(fā)票上應列明采購物品的數(shù)量、單價、金額，若發(fā)票金額為合計數(shù)，須附有由供貨方開具購物明細單；需要強調的是所有報銷單后附的發(fā)票必須是符合國家各級稅務機關規(guī)定的發(fā)票，如果是違反國家規(guī)定發(fā)票，財務部有權拒絕報銷人任何報銷。e 經(jīng)亞洲區(qū)董事簽字審批后，將申請單返回給項目經(jīng)理，由其安排項目負責人進行網(wǎng)上銀行付款操作。2) 應收賬款管理制度及相關措施管理處實行應收賬款賬單準時發(fā)送及時收回的原則。如果逾期超過2個月（從付款的最后期限之日起），在收取滯納金的同時，物業(yè)公司將向業(yè)主或者業(yè)主委員會提出書面報告，經(jīng)業(yè)主/業(yè)主委員會同意后，對未支付管理費和公共事業(yè)費的業(yè)戶發(fā)出書面通知，明確在通知的7日后，將采取停止供電、水或煤氣等相應的措施，以避免業(yè)主及物業(yè)公司在經(jīng)濟上的損失。c RMB 1,000RMB 10,000的至少需要三家報價，已經(jīng)簽訂了供應服務合同的不需要每月都進行比較，只需在續(xù)簽新合同時進行比較。b 結賬方式c 主要以月結的方式，即每月供貨商按照我司提供的材料訂購單，送貨然后每月底，由庫房管理員與財務部、供貨商核對，每月底核對正確后，由庫房管理員申請付款。c 材料出庫時應填寫出庫單，并必須在出庫單上填寫材料類別及具體用途、區(qū)分公共區(qū)域支出及住戶支出。g 財務部將要每季度對工程庫存材料進行抽查盤點，每年年底要進行一次全面盤點。5) 固定資產(chǎn)的折舊方法按照外商投資企業(yè)固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行賬務處理，即折舊的殘值率為原值10%，電子類和普通設備的折舊年限為5年，大型機械設備、耐用設備折舊年限為10年。1) 施工出入證押金收繳管理根據(jù)管理公司裝修管理規(guī)定，向施工人員收取施工出入證押金。 與總公司財務核對往來賬時間：總公司財務保證隨時傳遞與項目物業(yè)管理公司往來單據(jù)，每月28日至本月最后一天與總公司往來賬核對清楚。8) 每月月底結賬時要與發(fā)展商財務部對往來賬，雙方確認往來款項以后，作為付款申請或者費用抵扣的依據(jù)。4) 電話費的付款期限與管理費和公共事業(yè)費用的付款期限相同，即客戶自收到賬單之日起有2周的付款時間。收款人所提供給管理公司的發(fā)票，必須是符合北京市稅務局頒布新發(fā)票使用和管理規(guī)定的正式發(fā)票（即2001年4月1日起實施的新規(guī)定），而且發(fā)票必須真實有效。2) 若客戶要求的服務超出現(xiàn)服務范圍時，維修人員應禮貌地給予合理解釋，并盡最大能力提供協(xié)助（如資料提供等），最后將情況反映至管理部負責人；3) 根據(jù)市場價格及實際情況的費用變化和客戶服務需求，物業(yè)管理公司應及時增減服務項目或修訂收費標準。 提取管理1) 事故基金的計提列入年度管理費預算，屬于管理預算的一部分，按月預提或者實際發(fā)生時一次性使用。