【正文】 對會議進行的情況和成果進行總結。在關鍵環(huán)節(jié)介入的技巧 返還：即將提出的問題返還給提問者，以此表示領導者并不負責回答所有的問題。 利用活頁板或白板使發(fā)言內容重新集中到討論議題上，并記下他們對該議題不同意見的要點。有人交頭接耳 要求大家集中精力開會，例如問：我們可不可以只開一場會議？ 問那些交頭接耳談話者，能不能公開談話，或者會后再談。 如果有人說這樣做是愚蠢的之類的話，或者用形體語言做否定暗示，告訴他：請保留意見，現(xiàn)在每個人的意見都是重要的。有人早退 找出他或她經常早退的原因。 將較困難的問題留在后面討論，但要保證留有足夠的時間解決它們。 制定會議議程。 14. 執(zhí)行決策對會上做出的任何決定應盡快采取行動。 由何人在何期限內跟進； 下次會議或跟進日期； 11. 盡快以會議紀要跟進最好的跟進備忘錄的內容應該以活頁板或白板上記錄的要點以及在會議期間你或記錄員所做的記錄為基礎。 會議產生了哪些具體決定和結果，作為會議結果需要完成哪些任務？ 為使大家都能發(fā)言，依次詢問每個人的看法； 控制你自已的參與程度以保證不要控制討論； 讓他們知道你對他們的想法感興趣。 對他們具有的、你希望他們與參會者共享的想法進行討論。 尋找彼此互相密切關聯(lián)的因素。 有關形式的不同 讓他們在會議上充當積極角色，或強調參加會議對他們的好處。 與討論議題有關或受其結果影響的人； 大家很沮喪，需要過一段時間再一起討論問題。 你遇到需要澄清的問題，但你不能肯定何人對此負有責任； 與會人一起工作得順利嗎？第二部分：步驟計劃、主持、跟進的步驟 會議之前 分析方法 出席者 會議產生了什么具體決定和結果？作為會議結果有什么任務需要完成？ 上述兩個信號通常與會議超時連在一起。 運用試探性的問題使成員擺脫困境，并幫助挖掘潛在問題。 注重想法或意見的實質內容而不是發(fā)言者的個人風格或其在組織中的地位。 分成較小規(guī)模的小組，以鼓勵更多的參與。 詢問與會者發(fā)生了什么事情。 當傾聽另外一個與會者發(fā)言時，需要注意以下事項： 它也可以幫助你跟進要點和決定。 采取積極的態(tài)度，對大家的發(fā)言表示鼓勵。 就如何進行跟進工作達成一致。 即使你要征求每個人的意見，保持會議不脫離主題仍然是十分重要的。 展開簡單的介紹性討論，以保證與會者對會議日程、目的及期望的結果有清楚的認識，然后根據(jù)需要進行必要的調整。 在做出決定之前，如果時間允許向他人征求意見，領導可以采取如下任何一種方式： 不過，在某些情況下，如必要的變化要求所有有關方面的徹底理解和贊同、要求以全體人員的專長和技能去設計，或者當團隊本身深諳一致通過的決策藝術時，這種方法還是很可取的。與 會 人 如 何 做 出 決 定 一些會議根據(jù)多數(shù)票通過做出決定，另一些會議要求全體人員一致通過，即所有成員同意支持決定，即使他們不同意實際的決定。 如果不是正式的與會成員，專家可不必一直參加會議其他議題的討論。記錄來自于會議討論中的要點、想法及決定?？赡軙部赡懿粫鞒謺h，但可負責明確會議的目的、目標、限制因素及權力范圍。 會議的目標有助于決定環(huán)境和位置。 把信息共享與解決問題或做出決策區(qū)分開來 會議長度 期望的結果或目標 將下列人員包括在會議中： 在制定決策的會議上，與會人選擇執(zhí)行的方案。她只有一個問題：從會議開始，就根本沒有人談及決定和策略。凱西離開。 議程 開會決定第二階段的問題及薩科項目的行動方案 上午10:00－12:30 5月12日，星期一 魚缸會議室 10:00–10:15湯姆和凱西到會，閑談，喝咖啡。主題導覽 會議的類型和目的 準備會議 與會人如何做出決定 主持會議 會議出現(xiàn)問題時 會議結束 會后跟進工作 計劃、主持、跟進的步驟 討論問題的步驟 準備會議的技巧 主持會議的技巧 處理問題行為的技巧 在關鍵環(huán)節(jié)介入的技巧 結束會議的技巧 會議策劃人檢查表 行動與傳達計劃表 會議議程表 案例：你會怎么做？ 倒霉的星期五 現(xiàn)在是星期四晚上。10:15–10:20蘇、格雷格和吉爾到達，討論大廳里的新椅子。11:32–11:40蘇、格雷格、吉爾、湯姆和我討論下一步的計劃。每個人都在不斷地討論他們在會前一直從事的項目和優(yōu)先考慮的事情。為了成功，與會人必須對決策過程達成一致意見：決策制定的方式是一致或多數(shù)通過，還是只有某些個人提供意見？ 其他類型的會議可以是為交流、匯報及反饋的目的而舉行。 需要大家參與做出決策或解決問題。 獲悉大家感到有會面的強烈需要。 問題已經決定。 相關問題的主要決策人 讓他們在會議上充當活躍的角色，或者強調參加會議對于他們的益處。 會議日期、時間及地點 任何背景資料或需要預先準備的事宜 注意議題數(shù)目要保證在規(guī)定時間內能夠真正完成。 先從一些較簡單的問題開始，然后逐漸過渡到最復雜或最有爭議的問題，但不要回避困難問題。問自己如下問題： 承擔跟進工作的職責。也可草擬會議紀要或會后記錄。關于專家的提示: 認真界定他們的角色，并在會前簡單向他們介紹你想從他們那里得到什么。 鼓勵與會者進行適當?shù)臏蕚涔ぷ?。還有的會議由領導做出全部決定。 人們很可能支持用一致通過的方式做出的決定。 聽取個人的想法——當決策需要一些專家的意見，或者由一些挑選出來的人代表關聯(lián)方的利益時，是最有用的。如果 沒有事先擬定議程,就在會議的開始階段確定下來。 建立或審議基本規(guī)則，即以與會者達成一致的行為方式和原則保證會議具有建設意義。 制定解決每一問題或做出每一決定的時限。 要求 每個人都提出新的思路，確保所有觀點都不被忽視。 不要匆忙就某一決策投票或做決定。你可以通過如下方式做到這一點： 明確規(guī)定及達成一致的規(guī)則，有助于增進參與意識。 如下是一些建議： 當你感覺到對某一特定問題有濃厚興趣時，觀察和傾聽每一位想發(fā)表意見的人。 他或她說的是什么問題？ 提醒大家議程進行到了何處以及具體的目標是什么。 建議休息片刻，然后再回到正在討論的主題上，或把它移至日程的后一階段或另一會議上。 詢問他們是否有你不清楚的觀點或問題，或是否你引起了某種疑惑。如果與會者不正視問題，或只專注于一個問題而排除其他問題。 讓大家知道把所有選擇方案、關注事宜及問題都提出來是多么的重要 ，即使這難以做到。 當某個人開始重復已經列出的想法時，就指向活頁板或白板，并提問：我們是不是已經了解這一觀點了？你還有需要補充的嗎？當沖突產生時： 參見 處理溝通困難：步驟領導扮演的其他角色 干涉手段背后的內涵是：在前面說到的主要角色之外，領導在會議的進程中還必須準備扮演其它角色。 啦啦隊隊長——表揚值得表揚的成員（但不要虛偽）