【正文】 附件： 通知范本 表 1：《會議申請表》 表 2:《會議服務(wù)選項表》 通 知 各部門： 近期 *****人員 相關(guān)代表將 前來我公司 *****， 為了做好接待工作，同時展現(xiàn) 我公司 良好的企業(yè)形象、積極的工作氛圍以及優(yōu)美的辦公環(huán)境 ，促成交流順利進(jìn)行并圓滿結(jié)束，現(xiàn) 將相關(guān)事項通知如下 ： 一、 參觀時間 ： **月 **日至 **月 **日 ； 二、 工作分工： 三、 注意事項： 各部門人員須嚴(yán)格遵守公司制度，注意 保持辦公室衛(wèi)生，確保桌面及辦公室整潔有序 ；注意個人言行舉止及服裝要求，嚴(yán)禁大聲喧嘩；工作期間佩戴工作牌，出入大門攜帶門禁卡等相關(guān)事宜。 6）會議進(jìn)行期間如有緊急情況需要外出，不得擅自離開，必須向會議主辦方請假說明事由，在得到許可后方可離開會場。 10）根據(jù)會議性質(zhì)，在會議期間要做好會議記錄，并將電子版、紙版分別存檔。 2） 確定會議議程，并將會議議程在行政人事部備案，行政人事部根據(jù)備案流程配合會議主辦部門完成會議的服務(wù)工作。 ③ 以上所有會議遵循小會服從大會原則，如果出現(xiàn)會議沖突情況，各主辦部門需要提前商榷，根據(jù)會議重要程度報 行政人事總監(jiān) 審批，在得到許可后可另行調(diào)整時間。 書面會議通知： 1）依照通知格式對會議相關(guān)內(nèi)容發(fā)布通知，包括會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員及會議主題等相關(guān)事項，最終成文確認(rèn)無錯別字后，由行政 人事部將電子版的分別在部門郵箱和 群中發(fā)送，并打印紙版在公告欄內(nèi)公示。 至少提前 12 小時由行政人事部下發(fā)會議通知，包括書面會議通知（郵件、公告）和口頭強調(diào)通知。 根據(jù)《會議服務(wù)選項表》的填寫內(nèi)容， 在會議召開前 3 小時做好會前準(zhǔn)備工作，包括會場布置、座位安排、茶水及果盤的準(zhǔn)備、投影設(shè)備連接、會議簽到及會議記錄準(zhǔn)備工作等。 備注： ①具體通知格式詳見附件 1。 四、會議接待標(biāo)準(zhǔn)： 為了有效推進(jìn)成本把控，防止會議中出現(xiàn)不必要的浪費，會議主辦方需要根據(jù)會議人數(shù)及會議主要內(nèi)容確定會議接待標(biāo)準(zhǔn)，具體羅列如下： 參會人員（ X） 單位：人 會議性質(zhì) 主要內(nèi)容 花銷標(biāo)準(zhǔn)（ Y） 單位：元 備注 50≥ X＞ 10 小型 ① 公司投資方等內(nèi)務(wù)業(yè)務(wù)洽談； ② 公司邀約外來客人商務(wù)洽談； ③ 公司組織的產(chǎn)生相關(guān)接待費用的會議活動，需要提前填寫《會議申請表》，報總經(jīng)理簽批后方可執(zhí)行。 3）做好會前準(zhǔn)備工作：開會前做好會場的布置，包括桌椅的擺放、投影儀等設(shè)備的連接、茶水準(zhǔn)備以及車輛安排等，并且準(zhǔn)時參加會議。 11）會議期間做好服務(wù)工作，如：引領(lǐng)、茶水服務(wù)、會議主持、接遞話筒、燈光控制、調(diào)音、攝像、拍照、禮 儀服務(wù)等。 7）會議期間認(rèn)真參與，做好會議記錄，與本部門有關(guān)系的要做詳細(xì)記錄，明確會上確定的責(zé)任人及完成時限，主辦部門指定人員在會后監(jiān)督檢查、跟蹤落實。 特此通知 二○一 年 月 日 會議申請表 申 請部門： 申請人： 申請時間： 會議主題： 會議舉辦時間： 會議題目： 會議簡要內(nèi)容： 201 年 月 日 時至 201 年 月 日 時，共 天。 本制度中所提相關(guān)單據(jù)及記錄表詳見附件內(nèi)容。 5）會議期間認(rèn)真參與，不得大聲喧嘩、嬉笑打鬧、隨意走動、傳遞紙條（除會場服務(wù)人員外）等，如有特殊情況需向主辦方舉手示意，如：需要接電話，首先向會議主辦方舉手示意之后輕輕走出會場接聽電話，長話短說掛斷電話后馬上回到會場繼續(xù)會議。 9）對于某些需要彩排演練的大型會議，主辦部門要提前召集相關(guān)人員做好準(zhǔn)備工作，組織彩排、演練等。 五、會議管理規(guī)定： 會議主辦方（部門）管理細(xì)則： 1）經(jīng)研究確認(rèn)會議時間后，至少提前 5 個工作日確定會議場地及會議主題， 由行政人事部 提前編寫會議通知（公告欄與 群、部門郵箱提前發(fā)布）。 ② 以上統(tǒng)一安排的會議，各主辦部門必須嚴(yán)格依照會議時間要求按時召開，如遇特殊情況需要與總經(jīng)理申請協(xié)商，在得到許可后，方可另行安排時間。 二、會議通知： 在確定會議后，會議主辦部門在做好會議前期準(zhǔn)備的同時，需要距會議正式召開至少 12 小時發(fā)布會議通知，以確保會議順利召開。 內(nèi) 容 ： 一、會議接待基本流程： 會議主辦部門在確定召開會議后，要至少提前一周時間與行政人事部協(xié)商會議場地及召開時間，并由會議主辦部門經(jīng)理 提交會議流程并 填寫會議服務(wù)選項表。 會議召開前，由行政人事部做好參會人員入場引領(lǐng)工作，提示參 會人員有序入場，依照事先安排好的座位次序入座，會議期間做好服務(wù)工作。 ②發(fā)布會議通知要求紙版與電子版同步發(fā)布。 根據(jù)會議具體人數(shù) 及規(guī)格要求制定預(yù)算，報 總經(jīng)理 批準(zhǔn) 后確定。 4）針對某些大型會議（如公司年會、重要接待會議等）需要提前確認(rèn)到會人員名單以便于座位的安排，同時會前需要出具嚴(yán)謹(jǐn)可行的會議流程以確保會議的順利召開。 12） 會議結(jié)束后做好會議室的歸位布置，確保電氣設(shè)備切斷電源，節(jié)能的同時預(yù)防安全隱患等。 8）參會人員需要提前根據(jù)會議主題 進(jìn)行準(zhǔn)備，將自己需要反饋的問題進(jìn)行羅列，參會人員要根據(jù)主持人規(guī)定的發(fā)言次序依次進(jìn)行，發(fā)言期間刪繁就簡、把握重點、提煉有效信息、根據(jù)會議要求進(jìn)行反饋，確保會議質(zhì)量與效率。 參會人員構(gòu)成： 外部人員： 內(nèi)部人員： 人數(shù)： 名單（盡可能提供）： 人數(shù)： 名單（盡可能提供）： 會議簡要流程安排： （須附會議議程安排表） 費用預(yù)算： 會議費用： 就餐費用： 住宿 費 用： 部門負(fù)責(zé)人： 部門總監(jiān)： 財務(wù)審核： 行政人事經(jīng)理： 總經(jīng)理： 注：填寫申請表時需將選項表一并填寫。 本制度自頒布之日起要求公司全員配合執(zhí)行，行政人事部負(fù)責(zé)監(jiān)督。 4）參會者不得遲到、早退、無故缺席，如遇特殊情況需要提前向會議主辦部門請假，得到許可后方可不參與會議或者在假期規(guī)定的時 間范圍內(nèi)到達(dá)會場繼續(xù)參加會議。 8）科學(xué)設(shè)置會議各環(huán)節(jié)，針對可能出現(xiàn)的突發(fā)狀況提早做好應(yīng)急準(zhǔn)備。 ④ 如遇特殊情況，如總經(jīng)理因公出差等，需要通過便利的通訊方式與總經(jīng)理進(jìn)行溝通，在得到總經(jīng)理許可的情況下可以執(zhí)行相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，待總經(jīng)理回公司后補簽相應(yīng)的申請表。 公司例會 每周五 8:4510:30 公司會議室 公司中層以上管理者 匯報周度、月度部門工作進(jìn)展 、計劃安排及部門間溝通協(xié)調(diào) 月度研發(fā)項目進(jìn)展匯報 月末 公司會議室 總經(jīng)理、研發(fā)總監(jiān)、總工程師研發(fā)項目經(jīng)理、項目主管、規(guī)劃發(fā)展部全員 匯報項目進(jìn)展，高層領(lǐng)導(dǎo)給予指導(dǎo) 公司年會 半年 /年終 公司會議室 全體員工 對年度工作作出總結(jié)、優(yōu)秀評選、表彰、聚餐等 . 備注： ① 以上會議為例行會議，其他臨時性會議需要依據(jù)本制度之前明確的會議流程提前籌備，如遇 特殊情況 （特殊需求） 需要提前與總經(jīng)理、行政 人事總監(jiān)進(jìn)行溝通，在得到許可后方可依照最終確定 的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。對未按要求的進(jìn)行復(fù)位整理的會議主辦部門進(jìn)行通報批評。 責(zé)任人 ：行政人事部 范 圍 ： 適用于公司所有需要接待客人的部門。 會議召開期間，討論式會議由主辦部門事先指定會議主持人，會議主持人需要控制會議時間、把握會議主題、設(shè)計發(fā)言次序、以及會議突發(fā)事件的處理等，防止因跑題、無序或突發(fā)情況等所引起會期延誤。 口頭強調(diào)通知： 1）對辦公室內(nèi)未因共外出參會人員進(jìn)行確認(rèn)強調(diào)，要求其及時查看會議通知。 150≥ X＞ 50 中型 150＞ X 大型 備注： ① 會 議花銷主要支出方向：果盤、茶點、咖啡、果汁、紙杯或會議必備物品開銷。 5）當(dāng)會議發(fā)生沖突時，遵循小會服從大會原則，與總經(jīng)理商定會議時間，在會議時間及地點調(diào)整后要及時發(fā)布更改通 知，確定相關(guān)與 會者通知到位。 參會人員管理細(xì)則