【正文】 什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)該怎樣運(yùn)用受意方法？ 答：（ 1）受意是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。要做到：備好記錄本，記錄下批示要點(diǎn)。接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。（ 3）簽發(fā)人姓名；（ 4）公文標(biāo)題；（ 5）主送機(jī)關(guān)；（ 6）正文、附件；（ 7）發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章；（ 8）注釋、閱讀范圍。人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期一覽 表、使用提示性備忘錄、準(zhǔn)備約會(huì)表、準(zhǔn)備特殊提示卡、準(zhǔn)備交往提示文件。指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。指將文件的謄寫(xiě)稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。 文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？ 答：要獲得上司的許可如果用寫(xiě)信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話(huà)給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)；要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式、所需要的時(shí)間等。 文 員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是什么？ 答：（ 1）進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸；（ 2）參謀作用；（ 3）補(bǔ)缺作用；（ 4）增進(jìn)關(guān)系作用；（ 5）適事。要注意掌握分寸。（ 2）及時(shí)拆封。要一并裝訂。（ 4）逐項(xiàng)登記。（ 6）及時(shí)復(fù)信。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工作時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)作期中報(bào)告?！?。（ 9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位章方能有效。 ？ 答案：（ 1）會(huì)議名稱(chēng)； （ 2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章； （ 3）時(shí)間（開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）； （ 4）會(huì)議地點(diǎn)； （ 5）議題； （ 6）主持人、主席； （ 7）出席者名單； （ 8）會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論； （ 9）相關(guān)的資料； （ 10）下次會(huì)議預(yù)定日期。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？ P121 參考答案：（ 1）接受任務(wù) （ 2）了解來(lái)賓 （ 3）制訂計(jì)劃 （ 4）預(yù)訂宿食（ 5）迎接來(lái)賓 （ 6）商議日程 （ 7）安排 會(huì)議 （ 8）陪同參觀(guān) （ 9）送別客人 （ 10）接待小結(jié) 四、設(shè)計(jì)題： 1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書(shū)報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話(huà)機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書(shū)、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙 2 刀 ，要求小李整理好辦公桌，把東西分門(mén)別類(lèi)放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？ P121 答：（ 1）接受任務(wù)；（ 2）了解來(lái)賓；（ 3）制訂計(jì)劃；（ 4）預(yù)訂食宿；（ 5）迎接來(lái)賓；（ 6）商 議日程；（ 7）安排會(huì)議；（ 8）陪同參加；（ 9）送別客人；（ 10）接待小結(jié)。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題？ P123 答 :他應(yīng)考慮 1 會(huì)議名稱(chēng) 。會(huì)議上注意自己的表情和說(shuō)話(huà)的語(yǔ)調(diào)，并控制發(fā)言的時(shí)間。要求與會(huì)者筆記，自己做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文件夾。 6．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開(kāi)的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。參加會(huì)議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600 元，假設(shè)一個(gè)月工作 30 天、一天工作 8 小時(shí)。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。公司的大型會(huì)議室有各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車(chē)接送來(lái)賓，為圓滿(mǎn)結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？ 答案 :（ 1）要替搭車(chē)回去的人安 排車(chē)子；（ 2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)； （ 3）有留話(huà)時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（ 4）檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏； （ 5）要為參加會(huì)議的人員送行； （ 6）文秘人員離去前。 某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話(huà)鈴響了，陳小姐與來(lái)電者的對(duì)話(huà)如下： 來(lái)電者：“是利達(dá)公司嗎？”陳小姐：“是?！眮?lái)電者：“ 美元一打行不行？” 陳小姐：“對(duì)不起，不行的。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問(wèn) 1． 6 美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是 ，就說(shuō)不行的。 2．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。鄧小姐拿起一張信紙看了起來(lái)，只見(jiàn)上面寫(xiě)著：“親愛(ài)的紅：??”，她意識(shí)到拆錯(cuò)了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來(lái)（但是外表還是有些痕跡）。 3 月 5 日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從 3 月 5 日至 3 月 12 日，預(yù)定 12 日上午回來(lái)。 小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開(kāi)總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于 3 月 12 日下午的研討會(huì)，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)， 12 日他正好回來(lái)，一定會(huì)參加的。心想，是供應(yīng)商主動(dòng)送來(lái)的，不拿白不拿，于是她打電話(huà)讓研發(fā)中心的人取走了 。小林就滔滔不絕地講了起來(lái)。小趙說(shuō)總經(jīng)理不在，想請(qǐng)他們坐下來(lái)慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。公司明天要與法國(guó)某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中??這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無(wú)能！” 小沈并不知道自己有什么過(guò)錯(cuò)，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？” 小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答：（ 1）小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會(huì)談工作要求；（ 2）小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；（ 3）小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場(chǎng)所安靜；（ 4）小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿(mǎn)，使得談判一開(kāi)始就不順 利；（ 5）小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。小李一把拿過(guò)客人的行李，放入汽車(chē)的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說(shuō)：“坐在這 里視野好。 8．波揚(yáng)公司資金積累在本市市中心召開(kāi)大型新產(chǎn)品訂貨會(huì)，參加的有本單位，外單位的人員。會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間是 8 月 9 日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐馬上打電話(huà)去問(wèn)，對(duì)方回答機(jī)器已送出。 一直到星期三下午，經(jīng)理問(wèn)她會(huì)議通知了沒(méi)有，她才匆忙在公司的布告欄里寫(xiě)了如下的通知：“茲定于星期四上午在會(huì)議室召開(kāi)銷(xiāo)售員會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)務(wù)必出席。公司一共有12 位銷(xiāo)售員，事后去問(wèn)另外 4 位，他們說(shuō)，根本沒(méi)有看到通知。于是他寫(xiě)了如下的通知： 會(huì)議通知 經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于 4 月 2 日上午 9 時(shí)在局辦公大樓會(huì)議室召開(kāi)各部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。 問(wèn)題二：作為大會(huì)組織者，小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？針對(duì)這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？ 答：?jiǎn)栴}一：會(huì)議通知缺少主題（議題），時(shí)間上缺少?gòu)膸c(diǎn)到幾點(diǎn)，請(qǐng)哪些人出 席不明確，發(fā)放會(huì)議通知要交到會(huì)議出席手上，可進(jìn)行說(shuō)明解釋。補(bǔ)救措施可以是：小萬(wàn)快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊，耳語(yǔ)幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。 答：案卷一： 利華公司 2021 年 2 月份經(jīng)理會(huì)議記錄； 利華公司 4 月份經(jīng)理會(huì)議記錄； 利華公司 2021 年 6 月份經(jīng)理會(huì)議記錄； 利華公司 2021年 8 月份經(jīng)理會(huì)議記錄；標(biāo)題：利華公司 2021 年經(jīng)理會(huì)議記錄 案卷二： 利華公司 2021 年銷(xiāo)售計(jì)劃； 1利華公司 2021 年銷(xiāo)售工作總結(jié)；標(biāo)題：利華公司 2021 年銷(xiāo)售工作計(jì)劃、總結(jié) 案卷三： 市工商局關(guān)于年檢工作的通知； 市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知； 1市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；標(biāo)題：市工商局、物價(jià)局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價(jià)、稅務(wù)自查的通知 案卷四： 利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； 香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函； 利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要；標(biāo)題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會(huì)議紀(jì)要 13．皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書(shū)是李麗 ，她聰明能干，在公司深受重用。 在一次閑聊時(shí)，陳珍妮說(shuō)最近的心情不太好，因?yàn)楣旧庖恢辈患?，總?jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。我沒(méi)法告訴你詳細(xì)情況。后來(lái)德國(guó)某公司長(zhǎng)駐中圉的代表打來(lái)電話(huà)說(shuō)：“代表團(tuán)已與昨天回國(guó)，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購(gòu)貨合同，價(jià)格低于貴公司百分之十。（ 3）企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運(yùn)作、客戶(hù)資料、流通渠道等。但小胡一查經(jīng)理的日程安排，卻并沒(méi)有發(fā)現(xiàn)有約會(huì)。接待技巧符合文員要求。 ，上司讓她處理公司的郵件。鄧小姐拿起一張信紙看了起來(lái)，只見(jiàn)上面寫(xiě)著：“親愛(ài)的紅：??”，她意識(shí)到拆錯(cuò)了信，匆匆看完了信，她把信又用 膠水粘了起來(lái)（但是外表還是有些痕跡）。 答案：（ 1）收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開(kāi)，以免混淆。 （ 5）檢查信封、信紙上的地址、電話(huà)是否一致。 16．請(qǐng)將下列文件分別組成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題： （ 1）利華公司 2021 年 2 月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（ 2）利華公司 2021 年銷(xiāo)售計(jì)劃； （ 3）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（ 4）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； （ 5）利華公司 4 月份經(jīng) 理會(huì)議記錄；（ 6）市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知； （ 7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；（ 8）利華公司 2021年 6 月份經(jīng)理會(huì)議記錄； （ 9）利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要；（ 10）利華公司 2021 年 8 月份經(jīng)理會(huì)議記錄； （ 11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；（ 12）利華公司 2021 年銷(xiāo)售工作總結(jié)?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間是 8 月 9 日上午十點(diǎn)整，而資料放時(shí)間是十點(diǎn)十五分。 辦公室管理期末復(fù)習(xí) 第一章 辦公室實(shí)務(wù)概述 一、辦公室的兩大職能：政務(wù)（或業(yè)務(wù)）服務(wù)和事務(wù)管理。 四、我國(guó)文秘工作內(nèi)容可以分為 15 項(xiàng) ： 文書(shū)撰寫(xiě)（上司口述或會(huì)議記錄、整理、文件起草、修改、潤(rùn)色等）； 文書(shū)制作（打字、復(fù)印、編排、裝訂等）；文書(shū)處理（收發(fā)、傳遞、辦理、立卷等）； 檔案管理（歸檔、堅(jiān)定、管理、提供等）； 會(huì)議組織（準(zhǔn)備、記錄、文件、善后等）， 調(diào)查研究（計(jì)劃、實(shí)事、分析、研究等）； 信息資料（收集、整理、提供、儲(chǔ)存等）； 信訪(fǎng)工作（群眾來(lái)信來(lái)訪(fǎng)或顧客投訴處理等）； 接待工作（日常工作來(lái)訪(fǎng)與計(jì)劃來(lái)訪(fǎng)接待、安排、服務(wù)等）； 協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門(mén)、人際關(guān)系等）；1督查工作（政策推行或決議實(shí)施 的監(jiān)督、檢查等）； 1日程安排（為上司安排工作日程、會(huì)晤及差旅事宜等）； 1日常事務(wù)（通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理等）； 1辦公室管理（環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等）； 1其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。 七、主要辦公器械的使用 ★傳真機(jī)的使用：應(yīng)注意：（ 1）發(fā)送前邀監(jiān)察原稿的質(zhì)量，紙張?zhí)窕蛱〉奈募邪欛?、卷曲、潮濕或切邊不齊的文件不宜發(fā)送，以免發(fā)生堵塞、損壞 等現(xiàn)象，還應(yīng)將文件上的緊固件如回形針、訂書(shū)釘、膠帶等除去，以防出現(xiàn)機(jī)器故障。（ 4）文員不要以為什么信息都可以用傳真機(jī)來(lái)傳送，如感謝信、祝賀信或吊唁信，或者是給一個(gè)尊敬的、有潛力的客戶(hù)，最好手寫(xiě)在信紙上，或寄明信片。（ 4）圓珠筆。（ 8）個(gè)中小型機(jī)器。（直尺、繩帶、大頭針、粘膠帶等） ★九、公室和接待室的管理： 要建立器具和備用品的臺(tái)帳，簡(jiǎn)明記載購(gòu)入 時(shí)間、修理經(jīng)過(guò)。 對(duì)櫥柜、房門(mén)等的鑰匙，要認(rèn)真管理，防止丟失，注意保密。 ★★二、按照“優(yōu)先順序”處理工作（怎樣決定工作的優(yōu)先順序）：（ 1― 3） 先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn) （ 1）是否應(yīng)該做的事？（ 2）是否做或不做都無(wú)所謂的事？（ 3）是否不可以做的事？ 其次以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn) （ 1）重要且緊急的事；（ 2）緊急但并不重要的事；（ 3）重要但并不緊急的事； （ 4）雖然有做的價(jià)值，但并不重要也不緊急的事。 四、文員的工作方法： ★★（一）請(qǐng)示方法與報(bào)告方法 請(qǐng)示方法： （ 1）文員工作上有疑難，無(wú)法處理時(shí)，向上司請(qǐng)求指示；（ 2）無(wú)權(quán)處理時(shí)，向上司請(qǐng)求批準(zhǔn)； （ 3）上司必須作出答復(fù)或批復(fù)；（ 4）請(qǐng)示必須事先。 （ 1）要有科學(xué)的、明確的工作計(jì)劃：工作目標(biāo)、內(nèi)容步驟、方法、標(biāo)準(zhǔn)、完成的時(shí)間。 應(yīng)養(yǎng)成過(guò) 一段時(shí)間 就記錄 自己工 作時(shí)間的 使用情 況，再 結(jié)合工