【正文】 檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。要充分認識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認識檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高；其次，21世紀的檔案管理工作者的機遇挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動檔案人才工程，培養(yǎng)世紀人才，將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入重要的議事日程。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高 －4－ 業(yè)務(wù)能力和水平。繼續(xù)教育應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關(guān)學科知識。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強－5－ 對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。因此，檔案管理工作人員務(wù)必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等附件標識比較混亂。上述情況，嚴重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：對檔案工作要有高度的認識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。三、完善公文材料，做好檔案收集工作文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。對于本單位自生文件，領(lǐng)導簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責任感和較強的敬業(yè)精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理規(guī)范化、科學化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。關(guān)鍵詞:檔案管理單位管理中圖分類號:G256 文獻標識碼:A 文章編號:1674098X(2011)06(c)020301檔案管理工作做好了,一方面為領(lǐng)導及時了解單位狀況,適時調(diào)整管理策略提供準確依據(jù),為管理決策提供支持性證據(jù)。因此,做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升單位在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。再加上一些單位的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視,在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感,良好的職業(yè)道德,辦事細心的工作態(tài)度,樂于奉獻的工作精神,又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識,因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。20 世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。目前,一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法,檔案管理與提供利用遠遠適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。三是,領(lǐng)導重視不夠,雖有微機和檔案網(wǎng)絡(luò),但檔案并沒有錄入電腦,還按手工在進行工作。單位近幾年發(fā)展較快,新檔案人員不斷進入,檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊,在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷,卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符,卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。四是檔案利用不規(guī)范。在任務(wù)、無落實。其實,檔案管理工作對我國現(xiàn)代單位制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。經(jīng)過認真、細致的分析,得出如下結(jié)論:科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進,才能適應(yīng)新形勢的需要,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。如何做好本單位檔案管理工作？一、目標與前提檔案管理的最佳狀態(tài)，即達到收集完整、整理有序、分類合理、立卷規(guī)范、保管妥善、查詢便捷的目標。再次，公司要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國保密法》、國家檔案局令(第10號)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》等相關(guān)法律規(guī)定，結(jié)合實際情況建立、健全檔案管理工作的各項規(guī)章制度。因此，做好立卷與歸檔工作需把握以下幾點：（一）組件分類。在組件分類的過程中，要重點檢查歸檔的材料是否齊全完整，對破損的文件材料要修補或復制，剔除重復、多余的材料。檔號編寫應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。歸檔文件目錄還應(yīng)設(shè)置序號、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。四、借閱與歸還公司應(yīng)嚴格執(zhí)行保密制度，建立、健全檔案借閱制度和檔案查閱登記表。