【正文】 沒有認真研讀過《國務院公文主題詞表》，往往只靠自己的理解，摻雜個人的觀點，隨意用自然語言（非正式主題詞）標引代替主題詞，用詞不規(guī)范或自覺不自覺受方言口語的影響。適當增加部分主題詞。因而，該單位可根據(jù)資料管理方面的特殊需要，在《國務院公文主題詞表》、地方政府公文主題詞表的基礎(chǔ)上，適當增加一些類別詞或類屬詞，以滿足本單位公文管理的需要。對印發(fā)文件的公文進行標引，要以附件內(nèi)容為主要依據(jù)，先標類別詞，再標類屬詞，只不過反映文件形式的詞由兩個文種名稱構(gòu)成而已。?⑤.因此，標引轉(zhuǎn)發(fā)公文主題詞的時候，如果被轉(zhuǎn)發(fā)的公文屬非法規(guī)性文件，則其文種可不作為主題詞標引，但要注意將?轉(zhuǎn)發(fā)?作為主題詞標引于?通知?之前，而不應將?轉(zhuǎn)發(fā)?置于類別詞的位置。③ 《公文主題詞標注問題淺析》，林永煌，《福建教育學院學報》2002年第4期，第76頁。主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。它是適應機關(guān)辦公自動化，尤其是計算機數(shù)據(jù)處理的需要，為黨政機關(guān)公文主題標引與檢索而編制的一部術(shù)語控制工具。，一般應是《公文主題詞表》中的正式主題詞，其書寫形式應與詞表中的詞形一致。，應選用直接上位主題詞標引。每件公文所選用的主題詞數(shù)量一般應在十個以內(nèi)。標引的地區(qū)名稱、組織機構(gòu)名稱、年代和人物名稱等，置于反映公文內(nèi)容的主題詞、文種之前。二、標引程序。主要是通過審讀公文內(nèi)容，特別是公文的標題、摘要或按語、關(guān)鍵性句子、結(jié)論性意見，來了解公文發(fā)布的意圖，從而確定公文的主題(即中心思想)，并用精練的一句話或幾句話表述出來。多主題又稱并列主題，是指一件公文有兩個或兩個以上的主題。主要成分是公文主題中最核心、最關(guān)鍵的部分，次要成分是對公文主題主要成分的說明以及主要成分所處的時間、空間、所屬文件類型等。標引人員可根據(jù)公文的特點和工作需要，確定公文主題詞的標引方式。主題概念的轉(zhuǎn)換分為直接轉(zhuǎn)換和間接轉(zhuǎn)換。審核的主要任務：一看公文主題概念的提煉是否全面、準確，有無遺漏隱含的主題概念；二看公文主題概念轉(zhuǎn)換所選用的詞是否確切地反映了公文的主題內(nèi)容，是否符合公文主題詞標引規(guī)則；三看同類型公文，同類型主題所選用的主要主題詞是否一致。③主題詞按反映公文內(nèi)容的主題詞在前，反映公文形式(文種)的主題詞在后的次序排列。③人物名稱和年代作為自由詞標引，不加“△”標記。③間接轉(zhuǎn)換。4．《中共中央國務院關(guān)于治理向企業(yè)亂收費、亂罰款和各種攤派等問題的決定》主題概念：治理亂收費、亂罰款和各種攤派減輕企業(yè)負擔 決定主 題 詞：治理 三亂減輕企業(yè)負擔 決定說 明：①單主題公文；概括標引?！爸卫韥y收費、亂罰款和各種攤派”分解轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“治理”和“三亂”?！懊裰魃顣?、“黨和國家杭關(guān)”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“民主生活會”和“黨政機關(guān)”。④該《通知》印發(fā)的公文為黨內(nèi)法規(guī)，按照公文主題標引細則的要求，“規(guī)定”和“通知”均作為正式主題詞直接標引。③間接轉(zhuǎn)換。⑤主題詞按反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映分述內(nèi)容的主題詞在后，并依各級所反映主題出現(xiàn)的先后次序排列。③間接轉(zhuǎn)換。⑤主題標引要反映公文主題——選拔中青年干部，不能簡單地將標題分解。③文種“通知”為正式主題詞，直接標引。③按照公文主題詞標引細則的要求，該《通知》轉(zhuǎn)發(fā)的公文文種“意見”不標引；“通知”可直接標引。③間接轉(zhuǎn)換。④鑒于該方針對當時宣傳工作中存在的一些問題，重點對領(lǐng)導人紀念設(shè)施的建設(shè)和文集、傳記的編輯出版及治喪活動的安排等問題作了明確規(guī)定，其精神具有長期的指導作用，從利用角度考慮，采用重點標引的方式。主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。(三)《公文主題詞表》。檢索語言是根據(jù)人們檢索工作的需要而創(chuàng)造的一種人工語言，它是存儲、查找文獻的共同依據(jù)，也叫標引語言。主題語言的概念。信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對多主題文件查找的要求。辦文人員在辦公自動化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關(guān)主題的文件。(四)對提高秘書工作人員業(yè)務素質(zhì)有重要作用。范疇表又稱分類表，它根據(jù)公文的主要內(nèi)容和職能部門的分工劃分若干范疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關(guān)類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語拼音、范疇號和詞的參照關(guān)系四部分組成，個別詞還有注釋?？钅吭~單元按漢語拼音字順規(guī)定的同音同調(diào)同形排列，起排列和查找作用。④參照關(guān)系。不同隸屬關(guān)系主題詞分別用“F”、“S”、“．”、“．．”和“Z”表示。附表有三個，內(nèi)容為：組織機構(gòu)名稱表；中國地區(qū)名稱表；世界各國和地區(qū)名稱表。審讀文件，了解主題。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個對象或問題。第四篇：公文主題詞標引基礎(chǔ)知識公文主題詞標引基礎(chǔ)知識2007年01月23日 星期二 15:59一、什么叫主題詞、主題詞表和檢索語言(一)主題詞。(二)主題詞表。它是適應機關(guān)辦公自動化，尤其是計算機數(shù)據(jù)處理的需要，為黨政機關(guān)公文主題標引與檢索而編制的一部術(shù)語控制工具。分類語言的概念。二、為什么要標引公文主題詞(一)標引公文主題詞有利于建立先進的公文檢索體系，輔助領(lǐng)導同志決策。辦公自動化系統(tǒng)通過文件上標注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計算機檢索系統(tǒng)查找文件。范疇表又稱分類表，它根據(jù)公文的主要內(nèi)容和職能部門的分工劃分若干范疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關(guān)類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語拼音、范疇號和詞的參照關(guān)系四部分組成，個別詞還有注釋。款目詞單元按漢語拼音字順規(guī)定的同音同調(diào)同形排列，起排列和查找作用。④參照關(guān)系?！癋”是下位詞指引符，該詞之后的主題詞為下位詞，用“．”、“．．”表示，黑點多少表示詞的等級，黑點越多表示該詞越專指；“S”是上位詞指引符；“Z”是族首詞指引符，同時帶有“*”號。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。分析主題類型，確定主題概念。分析主題結(jié)構(gòu)，確定主題因素。位置因素包括國家名稱、地區(qū)名稱和組織機構(gòu)名稱； 時間因素是從時間上對主體因素進行限定，把主題對象放在特定的時間范圍之內(nèi)。轉(zhuǎn)換主題概念主要有兩種形式：一是直接轉(zhuǎn)換。它以詞間語法關(guān)系和邏輯關(guān)系為基礎(chǔ)，只有相容關(guān)系的概念詞才可以組配，而且，不是字面上的組配，決定的因素是邏輯關(guān)系。限定組配是以概念的限定為基礎(chǔ)，由屬概念過渡到種概念的組配。無論是直接上位詞標引或是靠詞標引，都不能越級標引。自由詞標引應遵守的規(guī)則：一是應認真地查找詞表，確實沒有合適的專指的主題詞，才進行自由詞標引。五是在標出自由詞的同時相應標出它的上位主題詞(或類別詞)。反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內(nèi)容的主題詞在后。(二)文種的標引。(三)標點符號的標引。自由詞標引時一般不要帶標點符號。1964年我國國防科委情報所采用《NASA敘詞表》建立外文文獻主題目錄。主題詞在我國黨政機關(guān)中的應用最早可以追溯到1985年。隨后中央部分部門、部分地方政府根據(jù)地方實際，在此基礎(chǔ)上制定了部門、地方的公文主題詞表。參考：綜合電子政務主題詞表：試用本（字順表）2005年 科學技術(shù)文獻出版社 作者：趙新力主編；《電子政務主題詞表》編制與應用系1993年9月和1994年1月，中辦、國辦先后規(guī)定：凡報送中辦、國辦的正式文件，均需標注主題詞。文秘培訓以國辦文件為準如何做好公文處理中的主題詞標引 2007年01月23日 星期二 16:11 公文的主題詞是適應機關(guān)辦公自動化、公文處理規(guī)范化的需要，從公文標題選取轉(zhuǎn)換出來的，能反映公文主題概念的詞或詞組。一、主題詞標引程序“三步”走第一步：審讀文件，分析主題。否則，就要從公文的內(nèi)容入手進行主題分析。即分析主題里面的主要成分和次要成分，以及它們之間的關(guān)系。對這些主題概念，并不完全需要標引出來，而應當去粗取精，有所取舍?？梢杂闷匆?、也可用部首來查。適用于查比較復雜的主題概念時，從復合主題的某一詞素入手，克服復雜主題查找時詞匯形式難以確定的困難。在結(jié)束主題詞標引之前，必須對標引結(jié)果進行審核。二要全，標引主題盡量能全面反映公文的主題內(nèi)容，不能漏標。三、主題詞標引“三不”一是不能使用表外詞。但是有很多人都是依據(jù)公文的標題，從前向后依次標引。主題詞標引是一項基礎(chǔ)性工作，也是技術(shù)性很強的工作。制定統(tǒng)一的詞匯和規(guī)則，是為了方便標引文件主題詞和利用主題詞檢索文件。2．選用各項業(yè)務工作中經(jīng)常出現(xiàn)的具有檢索意義和使用頻率較多的名詞術(shù)語。如：《關(guān)于大中城市公安局普遍建立110報警服務臺的通知》主題詞：“治安　報警服務臺”其中的報警服務臺為自由標引。人名、地名和組織機構(gòu)的名稱一律自由標引。三、主題詞的應用范圍凡是以省公安廳或省廳辦公室名義行文的公文，除明傳電報、密碼電報外，都必須標引主題詞。主題詞標引在文件、函件末尾、抄送單位之上，兩個主題詞之間空