【正文】 是主要受文者的所屬下級(jí)機(jī)關(guān)單位時(shí)，才能選取呈報(bào)性的上行文種。如命令、決議、議案、公告等等文種的使用。四、正確區(qū)分一些易混淆的文種公文中有的文種之間既有相似之處，又有不同之處，既有聯(lián)系又有區(qū)別，使用時(shí)容易混淆。從寫法上看，他們一般都不在正文前寫主送機(jī)關(guān)，而可在文尾抄送欄標(biāo)明“主送”或者“分送”單位。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)都可以制發(fā)決定。決定內(nèi)容多為對(duì)某一領(lǐng)域、某一方面的重要事項(xiàng)、重大行動(dòng)做出安排。有的帶說理性，對(duì)有關(guān)人和事做出評(píng)價(jià)，如《中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)關(guān)于建國(guó)以來黨的若千歷史問題的決議》。凡會(huì)議通過的決定，也同決議一樣簽注。但黨的機(jī)關(guān)正式常用公文一般不用這兩個(gè)文種。除法定機(jī)關(guān)或者較高級(jí)別行政機(jī)關(guān)外，基層行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位不用公告行文。(三)請(qǐng)示與報(bào)告它們都是上行文，常常被混淆使用，但實(shí)際上是有明顯區(qū)別的兩類文種。報(bào)告有時(shí)可有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，如情況緊急需要上幾級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)盡快知道的災(zāi)情、疫情等等。它們雖然都要陳述、匯報(bào)情況，但報(bào)告的重點(diǎn)就在匯報(bào)工作情況，報(bào)告中不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。請(qǐng)示和請(qǐng)求批準(zhǔn)函都可用于請(qǐng)求批準(zhǔn)，但使用時(shí)有嚴(yán)格的區(qū)別。請(qǐng)示是向有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)行文。函主要用于請(qǐng)求批準(zhǔn)涉及業(yè)務(wù)主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。(五)批復(fù)與函(審批函)這里的函專指用于有關(guān)主管部門發(fā)出的審批函。批復(fù)既可用于作出批準(zhǔn)，又可用于作出指示。計(jì)劃則可用于各種情況、各種場(chǎng)合。(七)法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章(規(guī)章制度)的區(qū)別盡管法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章(規(guī)章制度)在寫作上有一些共同特點(diǎn)，但它們畢竟是外部結(jié)構(gòu)相似而性質(zhì)極不相同的兩類公文。規(guī)章也具有法律效力。按照有關(guān)規(guī)定，行政法規(guī)中的部門法規(guī)由國(guó)務(wù)院制定。省、自治區(qū)、直轄市和較大的市的人民政府，可以制定地方政府規(guī)章。法規(guī)有法定的嚴(yán)格的立法程序。較大的市制定地方法規(guī)、民族自治地方制定自治條例和單行條例，都須報(bào)省、自治區(qū)的人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)批準(zhǔn)后施行，并由省、自治區(qū)人大常委會(huì)報(bào)全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)和國(guó)務(wù)院備案。正因?yàn)榉ㄒ?guī)、規(guī)章與管理規(guī)章文書有這些不同，因此不能把他們混為一談籠統(tǒng)地稱為法規(guī)性文件。特別是各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的指揮指導(dǎo)性公文、法規(guī)規(guī)章、規(guī)章制度、計(jì)劃決策類文書，常常是 發(fā)布法律、法規(guī)和規(guī)章，傳達(dá)黨和國(guó)家的方針、政策，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖、決策，實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)管理職能，布置、指揮、指導(dǎo)工作的載體，具有申明法度、傳達(dá)政令、指揮、指導(dǎo)工作的作用。而在信息工作越來越重要的當(dāng)今社會(huì)，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位常憑借它互通情況，交流經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，促進(jìn)工作開展。同時(shí)，也通過公務(wù)信息、調(diào)查報(bào)告、信訪摘報(bào)、信訪分析報(bào)告、議案、提案等公文，對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人的工作進(jìn)行輿論監(jiān)督，促使機(jī)關(guān)工作高效、廉潔地進(jìn)行。依據(jù)一份請(qǐng)示，丘級(jí)機(jī)關(guān)就會(huì)作出相應(yīng)的批復(fù)。不少公文在其現(xiàn)實(shí)效用消失后，仍具有歷史效用、檔案效用。一、公文文面格式的類型。，在職能管理工作中所制發(fā)的一些專用公文規(guī)范文本形式。規(guī)范文本將有關(guān)內(nèi)容分項(xiàng)列出，設(shè)計(jì)好項(xiàng)目名稱和應(yīng)填寫的內(nèi)容，編制成表格文書。有時(shí)，有關(guān)各方(如必需的中介方、擔(dān)保方、委托方、主管方)也要蓋章聯(lián)署。而雖已填上相關(guān)內(nèi)容，卻并未經(jīng)有關(guān)各方簽字蓋章的規(guī)范文本，則不具備法定效力，一律視為草稿。二、規(guī)范的公文文面格式的作用、正確、莊重，?是公文權(quán)威性、_有效性的具體表現(xiàn)形式。按照《條例》、《辦法》和《公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，公文的組成部分是確定的，不能隨意更換增刪。(現(xiàn)行公文通用格式見下頁圖示。黨的機(jī)關(guān)的文件，其間隔橫線正中常有一顆實(shí)體五角紅星?！懊芗?jí)”，公文的涉密程度標(biāo)志。如需同時(shí)標(biāo)識(shí)保密期限的，在密級(jí)之后標(biāo)識(shí)“★”號(hào)，然后標(biāo)識(shí)保密期限。其作用是維護(hù)公文時(shí)效，避免延誤。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱加“文件”組成(俗稱大版頭)，居中排一行。二是《XXX人民政府》，俗稱為“函件版頭”。如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)(單位)過多，必須保證公文首頁顯示正文。其作用在于為檢索和引用公文提供專指性較強(qiáng)的代號(hào)，為管理和統(tǒng)計(jì)公文提供依據(jù)。不能將機(jī)關(guān)代字分列在年份兩邊。序號(hào)(發(fā)文順序號(hào))每年從1號(hào)開始，按先后順序編到當(dāng)年最后一份文件為止。_上行文發(fā)文字號(hào)居左空1字。(二)主體部分排列在文頭的橫隔線之下下空2行。為了閱文和管理的方便，公文標(biāo)題一般要求完整，不能省略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由，這樣使標(biāo)題更莊重，也便于一下級(jí)引用。)標(biāo)題位于公文首頁橫隔紅線空兩行之下，居中排一行或多行，與正文間隔一行。要寫明對(duì)所收公文負(fù)實(shí)際辦理或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)、單位或團(tuán)體的全稱、規(guī)范簡(jiǎn)稱或統(tǒng)稱。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)單位向_[級(jí)請(qǐng)小，如需同時(shí)報(bào)送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)(單位)，可使用抄送的方式。第四，主送機(jī)關(guān)位于標(biāo)題之下、正文之前，從左至右頂格標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格。如主送機(jī)關(guān)單位過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，也可將主送機(jī)關(guān)移至抄送欄內(nèi)，這時(shí)其標(biāo)注方法與抄送欄規(guī)定相同。正文中，人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。其自身本來是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的實(shí)體，如無專門說明，其效用與正件相同。被正件確認(rèn)其作用與效力。附件原文一般另起一頁附在正件版記之后。這類有附件的公文，在標(biāo)題和正文中，都已寫明所發(fā)布或批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的名稱，就不再于正文之后加附件說明標(biāo)注附件名稱了。聯(lián)合行文時(shí)，一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)占一行。除了按規(guī)定可以不加蓋印章的上述文種外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無效。單一發(fā)文印章，應(yīng)上距正文(附件)1行的空白，下壓成文日期。兩個(gè)印章均壓成文日期。印章不能漏蓋、錯(cuò)蓋，也不能蓋得歪歪斜斜或者模糊不清，要端正、清晰無誤。成文日期通常以領(lǐng)一導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。成文日期的位置，除法規(guī)、規(guī)章及決議、決定、會(huì)議紀(jì)要等會(huì)議文件常以簽注形式安排在標(biāo)題之下外，其他都位于正文(或附件)之后右下方，發(fā)文機(jī)關(guān)下面右空4個(gè)字距離排一行。主要用以標(biāo)注秘密文件的發(fā)送、閱讀、傳達(dá)范圍，或用于對(duì)不便在正文中直接出現(xiàn)的名詞術(shù)語及需要說明的有關(guān)事項(xiàng)的解釋、說明。主題詞是用來揭示公文基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范化處理的專用詞語，是在概括公文內(nèi)容特征方面起關(guān)鍵作用的詞語，也叫關(guān)鍵詞。要從主題詞表中選用最切合公文內(nèi)容的、專指性最強(qiáng)的主題詞。主題詞位于公文末頁注釋之下，抄送欄之上。一律使用“抄送?夕，抄送機(jī)關(guān)(單位)應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)(單位)位于主題詞之下，用兩條平行細(xì)實(shí)線形成抄送欄。若是本系統(tǒng)行文，下級(jí)單位在前，部門在后。其內(nèi)容包括承制單位、印發(fā)日期、印制份數(shù)等。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)(翻印)口期右空1字。它用于處理日常事務(wù)的平行文或下行文，如函、一般事項(xiàng)的通知、批復(fù)等，而且使用頻率很高。第2頁后不再標(biāo)識(shí)紅色雙線。，即“第X號(hào)”。在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期下4 mm處劃一條與版心等長(zhǎng)的紅線。全面、真實(shí)地反映本地區(qū)、本部門的實(shí)際情況，提出問題準(zhǔn)確、分析問題實(shí)事求是，解決問題的政策、措施切實(shí)可行。公文敘述事物平直，來龍去脈一清二楚。語言是思想的載體，思想明晰，語言才一可能明晰。這里有用詞、造句、構(gòu)段等問題，但最基本的是詞語的錘煉問題。敘事說理，開門見山：遣詞造句，惜字如金。在長(zhǎng)期的公務(wù)實(shí)踐中，由于行文關(guān)系和處理程序的需要，公文逐漸形成了一套常用的專用語，即公文特定用語。二、公文撰寫的具體要求(一)突出主旨公文的主旨，是社會(huì)生活的客觀反映和作者主觀思想結(jié)合的產(chǎn)物，即文章中通過個(gè)部材料所表達(dá)的中心思想(或主要內(nèi)容)和作者寫作意圖的統(tǒng)一。確立主旨，就必須充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)交代的寫作意圖。公文標(biāo)題有兩種作用：公文特別是篇幅較長(zhǎng)的文章，不但要突出主旨(也可稱之為基本觀點(diǎn))，而且還需提煉和安排一些從屬觀點(diǎn)(也稱為小觀點(diǎn)、觀點(diǎn))來闡述、說明主旨。受文對(duì)象對(duì)公文的觀點(diǎn)，則是一看就明白，一聽就懂得。要給受文對(duì)象傳達(dá)唯一性的信息，決不能模糊、含混或者有歧義。(層首句、段首句、條首句)20較長(zhǎng)的公文，常將全文分成兒個(gè)部分，每部分用一個(gè)小標(biāo)題。一是提示該部分(含該層、段、條，以下同)內(nèi)容的范圍。三、通盤考慮，周密部署，抓緊實(shí)施。從不同實(shí)際考慮，公文可酌情使用這兩種小標(biāo)題。因?yàn)榈谝活愋?biāo)題對(duì)內(nèi)容范圍雖有提示作用，但從嚴(yán)格的語法意義長(zhǎng)說，它并沒有形成一種觀點(diǎn)。在一些公文中，為了表明自己的立場(chǎng)、主張、看法，使觀點(diǎn)更為鮮明，也為了引起公文閱讀者(或者聽眾)的注意，必要時(shí)要注意強(qiáng)調(diào)觀點(diǎn)。通常把這一段話稱為層前總提語。21 在人才市場(chǎng)建設(shè)上，我們必須針對(duì)新的情況，采取開拓性的措施，力爭(zhēng)突破性的進(jìn)展。(2)層后總括語有時(shí)，為了強(qiáng)調(diào)觀點(diǎn)，也可以在層次(部分)分條列項(xiàng)陳述說明之后，寫一段話來總結(jié)上文。例如題為《加強(qiáng)人才市場(chǎng)體系建設(shè)，推動(dòng)縣域經(jīng)濟(jì)發(fā)展》的工作研究，在主體部分“二、人才交流工作的現(xiàn)狀”中，分6項(xiàng)陳述了現(xiàn)行人才一交流工作中存在的不正?，F(xiàn)狀后，總括性地寫道：綜上可見，人才交流工作中的諸多“不盡如人意”之處，給人才的合理流動(dòng)、科學(xué)配置產(chǎn)生了一定的副作用，阻礙了人才積極性、創(chuàng)造性的充分發(fā)揮，制約了人才在推動(dòng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的作用。(3)文中強(qiáng)調(diào)語有時(shí)，也可以在文中的關(guān)鍵處強(qiáng)調(diào)觀點(diǎn)。在講話稿中，突然出現(xiàn)了“各位代表”、“同志們、朋友們”這類稱呼語時(shí)，后面常常是要強(qiáng)調(diào)的觀點(diǎn)。即凡是被作者有意識(shí)地搜集的這一切，不論是否寫入文中，都稱為材料。理論材料包括經(jīng)典著作、領(lǐng)導(dǎo)講話文稿、文件、報(bào)刊重要社論及重要理論文章等。截取材料，去繁就簡(jiǎn)。邊列材料，邊擺觀點(diǎn)，即夾敘夾議的寫法了。：圍繞主旨安排結(jié)構(gòu)。(2)開頭公文的開頭，常常是“開門見山，下筆入題，起句發(fā)意”?！f明根據(jù)，常以“根據(jù)”、“遵照”、“按照”等詞語領(lǐng)起，行文有據(jù)，增加了文章的權(quán)威性?！砻鲬B(tài)度，開頭就直截了當(dāng)對(duì)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或發(fā)布的文件或者有關(guān)事項(xiàng)、會(huì)議表明態(tài)度、作出評(píng)價(jià)，提出看法?！行蛱?hào)開頭?！掌c(diǎn)題，用簡(jiǎn)練的語言，畫龍點(diǎn)睛似的提出主旨?！岢鱿Ｍ⑻?hào)召、意見、建議。也有的主體部分言盡意明，就不另定結(jié)尾部分了。哪怕?個(gè)層次不清，部分給構(gòu)零亂，也會(huì)影響到文章邏輯體系的完整和嚴(yán)謹(jǐn)。除篇段合一的短文件外，應(yīng)用文都要?jiǎng)澐侄温?，這是表達(dá)內(nèi)容、反映層次的需要，文章結(jié)構(gòu)的需要，也是讀者接受心理的需要。它能承上啟下，使文章結(jié)構(gòu)緊密地聯(lián)結(jié)成為一個(gè)有機(jī)整體，使讀者思路順勢(shì)從前面自然引到后面。四是自然過渡。這樣有助于加強(qiáng)前后內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系，增強(qiáng)文章的整體感。強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)，引起注意?！?jiǎn)單?列舉式這是指圍繞主旨，把選用的材料分類后，逐條逐項(xiàng)并列排出。有總有分，多為先總后分，也有的從總到分再到總，極少數(shù)是先分后總。這種結(jié)構(gòu)比較單一，事情的來龍去脈很清楚，常用于內(nèi)容單純、敘事性強(qiáng)、時(shí)間性強(qiáng)的公文。但交叉不是雜亂無章，而是有主有從。(3)結(jié)尾公文的結(jié)尾要言盡意明?；蚩偨Y(jié)全文，形成完整印象?！獜?qiáng)調(diào)說明，對(duì)主體內(nèi)容作必要的強(qiáng)調(diào)或補(bǔ)充，或說明有關(guān)事項(xiàng)。(4)層次和段落公文的層次，要體現(xiàn)出客觀事件發(fā)展的階段性、客觀事物組成的系統(tǒng)性、客觀事物內(nèi)部的條理性和作者認(rèn)識(shí)、表現(xiàn)客觀事物的程序性。公文的層次有明顯的外部標(biāo)志，如每部分的序號(hào)、小標(biāo)題、層首句等。劃分段落必須注意單一、完整、有序、合理。公文常用的過渡方式有四種：一是詞語過渡。照應(yīng)指文章中不相鄰的層次、段落的關(guān)照和呼應(yīng)。篇幅長(zhǎng)的公文尤其應(yīng)注意照應(yīng)。?常用的照應(yīng)方式，一是題文照應(yīng)，二是首尾照應(yīng)，三是前后照應(yīng)。條理清楚，簡(jiǎn)潔醒目。常常是輻射式地展開結(jié)構(gòu)，并列的各部分按事物的邏輯關(guān)系分項(xiàng)分條文安排，分別圍繞主旨闡述一個(gè)問題，或者說明事物的一個(gè)方面。—遞進(jìn)式這是按事理的展開或認(rèn)識(shí)過程來深化來安排結(jié)構(gòu)的，可以循敘事—說理—結(jié)論或由淺入深層層推進(jìn)，或提出問題—分析問題—解決問題?；蚴且詮臑橹?，以橫為輔，或是以橫為主，以縱為輔。(二)通告的寫作、文種，重要的通告還要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)?！ǜ媸马?xiàng)是正文的主體，寫明需要大家知道或者遵守的事項(xiàng)，要寫得具體明確，簡(jiǎn)潔明白。有的通告事項(xiàng)寫完即結(jié)束全文，也可不再寫結(jié)語。大多數(shù)通知對(duì)受文對(duì)象總是有所要求，總是提出了需要執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)，有一定的指揮、指導(dǎo)作用。轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機(jī)關(guān)、單位的公文。(二)通知的分類。、聘用有關(guān)人員。，標(biāo)題可只寫“XX通知”(如會(huì)議通知、停電通知)外，一般說來，應(yīng)在“通知”前加上發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和事由。起草時(shí)要交代清楚發(fā)文的原因、意圖和目的，通知的什么事情，有哪些具體要求和意見，受文單位應(yīng)如何辦理。9月上旬，省委、省政府在巴中地區(qū)通江縣召開了全省農(nóng)田水利基本建設(shè)工作會(huì)議?！⑼怀鲋攸c(diǎn)。……七、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。要繼續(xù)在全省范圍內(nèi)開展“李冰杯”農(nóng)田水利基本建設(shè)競(jìng)賽活動(dòng)，實(shí)行以獎(jiǎng)代補(bǔ)的激勵(lì)機(jī)制?；蚩隙ǔ煽?jī)，指出問題。如上文。如下面例文。各地區(qū)各部門要認(rèn)真貫徹落實(shí)全國(guó)整頓和規(guī)范市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序工作會(huì)議精神，進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想，再接再厲，把打假聯(lián)合行動(dòng)引向深入。(2)通知事項(xiàng)這是工作通知的主要部分，要寫明做什么、怎么做，即寫明工作任務(wù)、原則規(guī)定、執(zhí)行要求、具體措施、注意事項(xiàng)等。如上面例文就是這種寫法。這樣寫條文清晰，易于把握全文內(nèi)容的范圍。以要求、希望來結(jié)束全文，是工作通知寫法上的一個(gè)特點(diǎn)。有些通知還應(yīng)寫明赴會(huì)的交通路線及交通工具運(yùn)營(yíng)班次或接待安排，以方便遠(yuǎn)方赴會(huì)的人。語言力求簡(jiǎn)短、明白。這種通知也可事先印成表格式，將有關(guān)內(nèi)容填入就行了。例如：成都市人民政府批轉(zhuǎn)市計(jì)委、外經(jīng)委關(guān)于鼓勵(lì)外商投資我市服務(wù)貿(mào)易領(lǐng)域意見的通知各區(qū)(市)縣人民政府市計(jì)委、市外經(jīng)委《關(guān)于鼓勵(lì)外商投資我市服務(wù)貿(mào)易領(lǐng)域的意見》已經(jīng)市政府同意，現(xiàn)批轉(zhuǎn)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。發(fā)布行政規(guī)章、規(guī)章制度、管理規(guī)章的通知正文寫祛比較簡(jiǎn)單，一般寫上“現(xiàn)將《xx(規(guī)章或管理規(guī)章名稱)》印發(fā)給你們，望認(rèn)真貫徹執(zhí)行”即可。例如：縣糧食局轉(zhuǎn)發(fā)《x x市糧食局轉(zhuǎn)發(fā)可改寫為《xx縣糧食局轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)內(nèi)貿(mào)易部關(guān)于報(bào)送來信來訪工作統(tǒng)計(jì)的通知的通知》，就簡(jiǎn)明多了。制發(fā)任免通知一定要注意依法行文。三、通報(bào)(一)通報(bào)的特點(diǎn)及作用通報(bào)具有知曉性和指導(dǎo)性的特點(diǎn)，它對(duì)下級(jí)和有關(guān)方面的指導(dǎo)作用重于指揮作用，主要起倡導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。直述式通報(bào)是作者直接敘述通報(bào)事項(xiàng)，再在此基礎(chǔ)上作出分析、評(píng)價(jià)、處理。一是新聞式雙標(biāo)題，多是正題加副題，也可寫為眉題加正題。(3