【正文】 ?嚴(yán)格執(zhí)行，適時(shí)調(diào)整 目標(biāo) 計(jì)劃 +執(zhí)行 現(xiàn)狀 （ c）張相波， 2023 止于至善 No top， No stop！ （案例） ?方法：制定《部門管理規(guī)劃大綱》 ?工具：使用 PPT撰寫 ?時(shí)間：每（月）季度進(jìn)行調(diào)整 ?使用方法： –定期總結(jié)團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)狀； –適時(shí)檢查、調(diào)整、提升明確的工作目標(biāo)； –強(qiáng)有力的執(zhí)行； –詳細(xì)的時(shí)間表。 06年 x月計(jì)劃實(shí)施反饋 06年 x月工作報(bào)告 06年 x月工作計(jì)劃 需要其它部門的支持 （ c）張相波， 2023 止于至善 No top， No stop！ 制定流程制度規(guī)范 ?使管理具有延續(xù)性 ?規(guī)避問題和可能發(fā)生的錯(cuò)誤 ?不斷修改正的制度才具有生命力 ?第一階段：有思想形成制度 ?第二階段：有智慧修正制度 ?第三階段：有勇氣廢止制度 ?問題：當(dāng)制定的制度出現(xiàn)執(zhí)行不力或者無法執(zhí)行的時(shí)候怎么辦？ （ c）張相波， 2023 止于至善 No top， No stop！ 用數(shù)據(jù)說話 ?有效的數(shù)據(jù)采集 ?針對性的數(shù)據(jù)分析 ?善用圖表：趨勢圖、對比圖、比例圖、因果圖 … （ c）張相波， 2023 止于至善 No top， No stop！ 用數(shù)據(jù)說話（商務(wù)部案例） ?方法：用趨勢圖分析員工成長曲線，產(chǎn)品比例圖等等 ?時(shí)間：定期 ?工具： Excel， PowerPoint ?使用方法： –根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析員工銷售業(yè)績和客戶資料分析； –數(shù)據(jù)要真實(shí)有效； –針對數(shù)據(jù)與商務(wù)代表直接溝通，讓商務(wù)自己通過數(shù)據(jù)，了解自己的過去的不足和問題，合理制定目標(biāo)（引導(dǎo)式，強(qiáng)調(diào)客觀）； –懂得排除干擾； –較易進(jìn)行分層管理。 – 需要及時(shí) 匯報(bào) ? 對於別人的工作要求，并需有所回應(yīng) ? 必須隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)專項(xiàng)進(jìn)度 ? 了解在要求、意見或決策背后的考量點(diǎn)是什么 ? – 需要明白地 呈現(xiàn) – 需要建立 統(tǒng)一 的溝通標(biāo)準(zhǔn) – 需要把握每一個(gè) 細(xì)節(jié) （ c）張相波， 2023 止于至善 No top， No stop！ 提綱 ?一、電子文案管理規(guī)范 ?二、郵件管理規(guī)范 ?三、 Outlook使用規(guī)范 ?四、善用 PowerPoint ?五、其他一些技巧 （ c）張相波， 2023 止于至善 No top， No stop！ 一、電子文案管理規(guī)范 ?計(jì)算機(jī)的基本管理 ?目錄管理 ?文件命名規(guī)范 ?文件的撰寫規(guī)范 （ c）張相波， 2023 止于至善 No top， No stop！ 計(jì)算機(jī)的基本管理 ? 計(jì)算機(jī)安全： – 重要崗位的電腦必須設(shè)定開機(jī)密碼并定期修改； – 密碼應(yīng)有一定復(fù)雜性，切勿為生日、姓名、電話等； – 新系統(tǒng)安裝所有補(bǔ)丁和殺毒軟件，重要電腦需要安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻； – 不可隨意共享工作文件，定期檢查網(wǎng)絡(luò)共享狀況； ? 磁盤管理： – C盤通常為操作系統(tǒng)，請勿存放工作文檔； – 合理劃分磁盤，辦公文檔應(yīng)該與個(gè)人文檔分開存放； – 例： D盤為工作文件， E盤為臨時(shí)或個(gè)人文件； ? 資料備份： – 定期將重要文件備份，周期為一個(gè)月； – 可以刻錄光盤或者拷貝至另一臺計(jì)算機(jī)； – 備份資料主要為：郵件、重要數(shù)據(jù)報(bào)表、通訊記錄等 ? 軟件管理： – 不可安裝任何與工作無關(guān)的軟件、游戲； – 定期檢查計(jì)算機(jī)的軟件，及時(shí)刪除無用軟件，提高計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度； – 登陸一些網(wǎng)站，請勿安裝其提示的一些不知名插件，可能存在病毒、網(wǎng)絡(luò)后門、木馬、僵尸網(wǎng)絡(luò)軟件等風(fēng)險(xiǎn)； – 定期更新（每周一次）操作系統(tǒng)的安全補(bǔ)丁，升級防病毒軟件的免疫數(shù)據(jù)。 （ c）張相波， 2023 止于至善 No top， No stop！ Outlook日歷使用技巧 ?什么時(shí)候應(yīng)該用日歷？ –周期性的工作：必須出席的例會、工作報(bào)表提交等； –到期必須執(zhí)行的工作：約定的會議、約會、拜訪客戶、面試、出差、長假等、約定致電、到期付款日等； –重要的紀(jì)念日：生日、周年紀(jì)念日； –需要監(jiān)督下屬或其他部門的工作； –有明確的發(fā)生 \截至?xí)r間的事務(wù)使用日歷來提醒和管理 2023年 9月 25日 月歷的使用 （ c）張相波， 2023 止于至善 No top， No stop！ Outlook日歷使用技巧 ?建立一個(gè)新日歷： –點(diǎn)擊 ，或者雙擊 （約會日）； –必須輸入內(nèi)容：主題、時(shí)間； –推薦輸入內(nèi)容：地點(diǎn)、標(biāo)簽（用作分類）、時(shí)間顯示為、提前提醒時(shí)間、事件內(nèi)容； 主題和地點(diǎn) 約會時(shí)間，注意區(qū)分全天還是時(shí)段 分類標(biāo)簽 設(shè)定提前提醒時(shí)間 判斷沖突 相關(guān)內(nèi)容： 加入約會說明，要求和相關(guān)注意事項(xiàng) 填寫聯(lián)系人和分類便于檢索 2023年 9月 25日 日歷的周、工作周和天的應(yīng)用 周視圖 工作周視圖 日視圖 （ c）張相波， 2023 止于至善 No top， No stop！ Outlook日歷使用技巧 周期的設(shè)定： –點(diǎn)擊 進(jìn)入“重復(fù)周期”設(shè)定界面； –根據(jù)需要設(shè)定年、月、周、日等循環(huán)周期； –生成循環(huán)周期： （ c）張相波， 2023 止于至善 No top， No stop！ Outlook日歷使用技巧 一些技巧： –使用分類顏色，方便區(qū)分事件的類型； –根據(jù)約會需要，可能需要提早準(zhǔn)備資料，可以設(shè)定提早提醒的時(shí)間； –添加中國節(jié)假日和農(nóng)歷節(jié)氣：點(diǎn)擊 [工具 ] [選項(xiàng) ] [日歷選項(xiàng) ] 點(diǎn)擊 [添加假日 ] ； （ c）張相波， 2023 止于至善 No top， No stop！ Outlook任務(wù)使用技巧 ?什么時(shí)候應(yīng)該用任務(wù)？ –遠(yuǎn)期計(jì)劃的工作，尚未確定具體執(zhí)行時(shí)間； –一個(gè)好點(diǎn)子，或者未確定能夠保證實(shí)施、完成的任務(wù)，想法； –非周期性的工作； –突發(fā)性的、臨時(shí)性的工作； ?不確定完成時(shí)間或需要多步完成的事項(xiàng)可使用任務(wù)來管理 （ c）張相波， 2023 止于至善 No top， No stop！ Outlook任務(wù)使用技巧 ?添加一個(gè)新任務(wù)： –點(diǎn)擊 ； –必須輸入內(nèi)容：主題、開始日期和截止日期； –推薦輸入內(nèi)容：優(yōu)先級、狀態(tài)、提前提醒時(shí)間、事件內(nèi)容； 可提前提醒您 設(shè)定優(yōu)先級提醒項(xiàng)目的重要性；設(shè)定狀態(tài)標(biāo)示進(jìn)度 開始時(shí)間和截止時(shí)間，系統(tǒng)會根據(jù)設(shè)定及時(shí)提醒 任務(wù)主題明確 相關(guān)內(nèi)容：可根據(jù)需要輸入相關(guān)輔助或說明信息 2023年 9月 25日 各種任務(wù)視圖的應(yīng)用 當(dāng)前任務(wù)視圖 詳細(xì)列表視圖 隨后 7天視圖 過期任務(wù)視圖 任務(wù)分配視圖 按負(fù)責(zé)人視圖 任務(wù)時(shí)序視圖 （ c）張相波， 2023 止于至善 No top， No stop！ Outlook協(xié)同辦公技巧 原理：其實(shí) Outlook的協(xié)同辦公是通過郵件進(jìn)行的 協(xié)同辦公的優(yōu)勢（ “科學(xué)回報(bào)” ）： ?建立更有效的信息溝通渠道； ?使反饋能更加及時(shí)和反饋信息更加全面 ?完成完整閉環(huán)的信息流； ?使工作信息能夠有電子記錄； 讓我們建立協(xié)同辦公的概念 （ c）張相波， 2023 止于至善 No top， No stop！ Outlook日歷協(xié)同原理 發(fā)起人 Outlook平臺 發(fā)起約會 收到接受人 確認(rèn)信息 系統(tǒng)自動通過郵件發(fā)送 接受人 Outlook平臺 收到約會邀請 自動保存在 Outlook 系統(tǒng)自動通過 郵件發(fā)送確認(rèn) 接受 （ c）張相波， 2023 止于至善 No top， No stop！ Outlook協(xié)同辦公技巧 ? 何時(shí)需要日歷協(xié)同工作？ – 周期性的工作、指定時(shí)間的工作，需要其他部門參與或協(xié)助的，如：每周的公司例會 ? 建立共享日歷的流程： – 由約會發(fā)起人建立新約會； – 點(diǎn)擊“邀請與會者”； – 選擇或輸入被邀請者郵箱； – 收到別人發(fā)送的日歷時(shí)， 請點(diǎn)擊“保存”。（但由于多人執(zhí)行任務(wù)，發(fā)起人的任務(wù)狀態(tài)無法由接受任務(wù)人反饋更新） ? 形成有效協(xié)同任務(wù)的關(guān)鍵： – 單人任務(wù)時(shí)，接收人應(yīng)及時(shí)響應(yīng)任務(wù)； – 當(dāng)任務(wù)完成到某階段時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新任務(wù)進(jìn)度，或者確認(rèn)完成； – 當(dāng)接受人更新任務(wù)進(jìn)度時(shí)，相關(guān)信息會立刻反饋到發(fā)起任務(wù)人的任務(wù)狀態(tài)。 ?要求其他部門給予配合 ?同時(shí)也要積極配合別人的要求 2023年 9月 25日 養(yǎng)成良好、規(guī)范、專業(yè)的工作習(xí)慣 是每一個(gè)職業(yè)經(jīng)理人的基本功 謝謝各位！ 2023年 9月 25日 靜夜四無鄰，荒居舊業(yè)貧。 07:42:5607:42:5607:42Monday, April 17, 2023 1乍見翻疑夢，相悲各問年。 2023年 4月 17日星期一 7時(shí) 42分 56秒 07:42:5617 April 2023 1做前，能夠環(huán)視四周；做時(shí)，你只能或者最好沿著以腳為起點(diǎn)的射線向前。 :42:5607:42Apr2317Apr23 1世間成事，不求其絕對圓滿，留一份不足，可得無限完美。 2023年 4月 上午 7時(shí) 42分 :42April 17, 2023 1少年十五二十時(shí)，步行奪得胡馬騎。 07:42:5607:42:5607:424/17/2023 7:42:56 AM 1越是沒有本領(lǐng)的就越加自命不凡。 :42:5607:42:56April 17, 2023 1意志堅(jiān)強(qiáng)的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。 上午 7時(shí) 42分 56秒 上午 7時(shí) 42分 07:42: MOMODA POWERPOINT Lorem ipsum dolor sit, eleifend nulla ac, fringilla purus. 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