【正文】 件 3），注明時間、用途、份數(shù)等由行政公關(guān)部呈主 管 領(lǐng)導(dǎo)批準后方可用印。 E. 凡授權(quán)有關(guān)部門管理使用的印章要嚴格用印制度，認真履行登記簽字手續(xù)， 不得擅自擴大使用范圍，印章須有專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)交他人。 保密制度 A. 做好安全保密工作是公司每位員工義不容辭的責任和義務(wù)，各部門負責人對本部門的保密工作負直接責任。 D. 公司領(lǐng)導(dǎo)的辦公室、會議室以及文件柜、資料柜，任何員工未經(jīng)允許不得擅自入內(nèi)或開啟。 G. 凡因違反公司有關(guān)規(guī)定擅自泄露公司機密，造成損失的，后果一律自負，情節(jié)嚴重的，公司將追究其法律責任。 B. 參加人員：董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理（列席人 員另行通知） 主 持：胡 平 記 錄：歐陽國欣 C. 會議內(nèi)容： ⑴ 公司經(jīng)營情況（包括地產(chǎn)和工程承包的運作情況）。 ⑸ 公司購置除自用房、轎車、大屏幕電視機等以外固定資產(chǎn)的決定。 C. 與會人員接到會議通知后，應(yīng)預(yù)先安排好工作，按會議時間、地點準時出 席會議。 G. 參加重要會議人員，要嚴守秘密，會外不得談?wù)摃h內(nèi)容。 B. 公司的日常接待、宴請、饋贈工作由行政公關(guān)部負責。 ⑷ 系統(tǒng)及 有關(guān)單位一般人員來京公務(wù)，均由行政公關(guān)部負責接待。 ⑵ 饋贈禮品應(yīng)由行政公關(guān)部采購、登記。 領(lǐng)取辦公用品需在行政公關(guān)部登記，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（附件 4）。 D. 凡所購買辦公用品超過 500 元以上的，要由公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。 電腦管理 電腦資源的合理配置和充分應(yīng)用，注重電腦應(yīng)用的成本 效益，借助電腦科技 提高工作效率，增強公司的競爭能力，間接提高經(jīng)濟效益，提升公司的管理科學(xué) 化水平和社會形象，是公司電腦管理發(fā)展的目標。各部門如有特殊軟件安裝要求，報公司行政公關(guān)部 備案后購買相應(yīng)軟件，原裝軟盤或光盤及軟件應(yīng)用手冊需在電腦管理員處留存管理，并由電腦管理員指導(dǎo)安裝。若電腦出現(xiàn)故障， 需盡快通 知電腦管理員，由電腦管理員檢查并確認問題，排除故障或通知 電腦公司維修。 B. 負責對網(wǎng)站（頁）內(nèi)容進行定期添加、更新。 B. 地盤電話單機的申請、安裝、交費亦由行政公關(guān)部辦理。 B. 員工發(fā)送傳真應(yīng)先問清操作程序，避免因操作失誤而損壞機器。 B. 公司車輛由行政公關(guān)部統(tǒng)一管理并安排專人負責車輛的調(diào)度及其他事項的 處理。 特殊情況 ， 還需根據(jù)工作的輕重緩急進行安排。 F. 如果行政公關(guān)部沒有安排車輛 ， 事情又較緊急 ， 請示本部門負責人同意后， 方可乘坐出租車。 H. 車輛使用后 ， 司機需按指定地點 (車庫 )將車停放整齊 ， 并鎖好車門 ， 嚴防 被盜或損壞。否則 ， 公司將視其情況予以處罰。 K. 司機不得將車輛開回家泊車過夜。 L. 每位司機要聽從指揮 ， 服從安排 ， 遵守交通法規(guī)和各項規(guī)章制度 ； 要隨時檢 修、定期保養(yǎng)車輛， 保證車輛技術(shù)狀況良好；經(jīng)常保持車容車貌清潔美觀， 爭做優(yōu)秀駕駛員。車輛出現(xiàn)故障后要及時報告行政公關(guān)部，填寫《車輛維修申報單》（附表 8），經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，到指定修理廠修理。 C. 無特殊報告事項，不得打擾公司領(lǐng)導(dǎo)開會。 F. 接聽電 話，要使用禮貌的小聲語言，嚴禁電話聊天。 J. 工作時間內(nèi)，不得看與業(yè)務(wù)無關(guān)的書刊、報紙、雜志等。 8. 公關(guān)管理 加強信息交流工作 為進一步加強信息交流工作，提高公司對外公開宣傳的水準，各部門、項 目發(fā)展部、子公司必須及時將本單位發(fā)生的重要活動情況知會公司行政公 關(guān)部。 新聞簡報 A. 行政公關(guān)部負責傳媒機構(gòu)有關(guān)公司、子公司或部門之新聞報道及訪問的剪 輯，發(fā)給公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門。 拍照、錄像批準 A. 各部門、各子公司如需行政公關(guān)部協(xié)助進行照相或錄像拍攝，應(yīng)至少提 前一天知會行政公關(guān)部經(jīng)理，并應(yīng)詳細解釋拍攝地點，要求及用途。 組織大型活動、宣傳公司形象 A. 一般例行每年均舉辦的節(jié)日活動，請示公司領(lǐng)導(dǎo)后，由行政公關(guān)部全權(quán)策劃， 辦理。 B. 捐款、贊助等數(shù)額在 10 萬元以下，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準；捐款、贊助等數(shù) 額在 10 萬元以上，須統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公會決定。 A. 發(fā)布新聞稿 ⑴ 新聞稿是公司對外宣傳較為常用的方式，新聞稿發(fā)布事務(wù)由公司行政 公關(guān)部統(tǒng)一辦理。 ⑶ 新聞稿的發(fā)放，一般根據(jù)實際需要采用傳真或郵寄 [不便傳真或附帶照 片者 ]，有時也會在記者招待會上直接派發(fā)。記者招待會的具體事務(wù)由行政公關(guān)部負責承辦。 ⑷ 公司記者招待會主持人的發(fā)言材料及回答記者提問的有關(guān)資料，事先 由有關(guān)業(yè)務(wù)部門準備提供，經(jīng)行政公關(guān)部審核后呈送公司領(lǐng)導(dǎo)審閱批 準。 ⑶ 凡未經(jīng)公司行政公關(guān)部安排，任何人士都不能接受任何記者以任何形 式進行的有關(guān)公司業(yè)務(wù)的采訪，包括電話采訪。 C. 當發(fā)現(xiàn)不利公司的報道時，各部門，項目發(fā)展部或子公司應(yīng)及時向公司行 政公關(guān)部反映。公司對外發(fā) 布的新聞，各部門、各子公司均應(yīng)保持統(tǒng)一口徑，不得搶先發(fā)布或任意 更改或增加內(nèi)容。 D. 建立良好的新聞傳媒關(guān)系。 B. 各部門、各項目發(fā)展部對自己職責范圍內(nèi)的突發(fā)事件，要盡快在內(nèi)部解決， 使矛盾及時化解于萌芽狀態(tài)，嚴密防止不良影響向外擴散。 D. 對可能影響公司全局的重大突發(fā)事件，由公司領(lǐng)導(dǎo)牽頭，會同相關(guān)部門成 立突發(fā)事件處理小組，在公司法律顧問或法律 秘書的參與下，負責制定應(yīng) 對策略和措施，力求將可能造成的負面影響降至最低。在事件發(fā)生后，行政公關(guān)部應(yīng)充當公司與傳媒、 公眾的唯一溝通渠道，主動、妥善的做好輿論的引導(dǎo)工作。 突發(fā)事件處理程序 突發(fā)事件 部門、地盤處理解決 重大突發(fā)事件 分管領(lǐng)導(dǎo) 業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo) 結(jié) 束 制作宣傳印刷品的管理 制作印刷品的申請、審批 A. 本規(guī)定中所指印刷品包括公司簡介、業(yè)績報告、宣傳單、工程介紹以及定 期出版的公司刊物。 成立印刷品制作專責小組 印刷品制作專責小組由公司公關(guān)部和具體單位共同組成，設(shè)組長，副組長和具體工作人員若干。 C. 印刷品的初稿完成后，由專責小組組長簽署，并送行政公關(guān)部經(jīng)理及公 司主管領(lǐng)導(dǎo)審定。如在設(shè)計 圖中發(fā)現(xiàn)設(shè)計公司未夠理想，從而影響工作進度，專責小組組長應(yīng)立即向 行政公關(guān)部經(jīng)理匯報，商討應(yīng)變的對策。 印刷過程的監(jiān)督控制 A. 為確保一些重要或精美印刷品的印刷質(zhì)量，專責小組負責人應(yīng)到印刷公 司檢查質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時交涉并提出修正補救辦法。如發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量差的印刷品，可抽出來與印刷公司進行 交涉。因此，中海發(fā)展（北京）有限公司的企業(yè)檔案，按照集中管理的原則，由公司檔案室集中管理。 B. 行政公關(guān)部具體負責公司檔案管理工作，設(shè)立檔案室，明確專（兼）人員 負責檔案管理。 B. 科研成果鑒定、基建工程竣工驗收，必須有檔案部門參加。 E. 需統(tǒng)一歸檔的檔案原件正本必須按要求逐級移交。 B. 歸檔材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當 增加歸檔份數(shù)。 D. 歸檔的檔案材料中，應(yīng)將每份檔案的原件與附件，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件 與原件，多種文字形成的同一文件合在一起，不得分開。對于有關(guān)的重要文件、資料、書信、數(shù)據(jù)或需長期保管的資料數(shù)據(jù)，項目發(fā)展部應(yīng)按照慣例或要求，復(fù)制留底后，將原件隨時送交公司檔案室。 D. 重要檔案需在產(chǎn)生 同時報公司檔案室集中管理。 C. 內(nèi)部 —— 公司發(fā)文。 B. 按保存時間 的長短，將檔案分為短期保存、中期保存和永久保存三個保管期限。 檔案歸檔范圍及保管期限表 序號 歸 檔 范 圍 保管期限 A 文書類 ⑴ 公司成立、更名、合并、撤銷等有關(guān)的請示、批復(fù) 永久 ⑵ 公司組織簡章、機構(gòu)設(shè)置、啟用印章之 印模 永久 ⑶ 營業(yè)證書、公證書、注冊文件、政府批件、法人代表 永久 ⑷ 人員編制、名冊、干部任免、聘用合同、員工獎懲、員工培訓(xùn) 中期 ⑸ 上級主管和有關(guān)機構(gòu)頒發(fā)的業(yè)務(wù)文件 中期 ⑹ 工作計劃、總結(jié)、會議紀要、重要文件，上級領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示，以及本公司或部門的請示報告與批復(fù)、文電等 中期 ⑺ 有關(guān)公司聯(lián)誼會、工會、黨組織等文件材料，有關(guān)公司產(chǎn)權(quán)、債權(quán)的法律文件 中期 ⑻ 對外宣傳的公司簡介、幻燈片、錄像帶、重要照片等（包括底片）的原件 永久 B 財務(wù)類： ⑴ 上級財務(wù)規(guī)定文件、本公司財 務(wù)制度 中期 ⑵ 各種會計憑證（單證、記帳、匯總、涉外等） 短期 ⑶ 會計帳簿（明細帳、總帳、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、涉外帳等） 中期 ⑷ 會計報表（帳務(wù)指標快報、年度決算報表） 永久 ⑸ 各類清冊（會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等） 永久 C 工程投標類 ⑴ 資格預(yù)審資料 永久 ⑵ 中標通知書 中期 ⑶ 與業(yè)主或指定分包商簽訂的合同，工程聯(lián)營合約、協(xié)議、洽談記錄、紀要等 永久 ⑷ 分判商合約 中期 D 工程施工類 ⑴ 開工申請和業(yè)主代表批準的文件 中期 ⑵ 工程保 險文件 中期 ⑶ 施工記錄、測試記錄、往返信件和指示 中期 ⑷ 施工進度、質(zhì)量記錄、質(zhì)量安全事項報告 中期 ⑸ 重要的工程圖表、圖片、施工照片等 中期 ⑹ 對外結(jié)算文件資料 中期 ⑺ 整理的項目概況（簡介） 永久 ⑻ 竣工工程總結(jié)報告 永久 ⑼ 竣工及保衰證書 永久 E 物資類 ⑴ 機械設(shè)備及材料采購供應(yīng)計劃及審批件 中期 ⑵ 物資訂購的報價單、比價單及合同文本 中期 ⑶ 各種機構(gòu)設(shè)備清單及保險文件及汽車牌簿等 中期 ⑷ 固定資產(chǎn)清單、調(diào)撥、報廢及出售審批表 中期 ⑸ 材料調(diào)撥單 短期 ⑹ 物資買賣合同文本 中期 ⑺ 銷售收、付發(fā)票及憑證 中期 ⑻ 海關(guān)進出口報關(guān)單證 中期 ⑼ 重大買賣合約審批件 中期 F 索賠類 ⑴ 施工過程中因業(yè)主原因或客觀條件變更修改圖紙、改變施工工藝、增加工作量造成的經(jīng)濟損失備忘錄，會談紀要、來往信函等 中期 ⑵ 施工過程中遭受各種自然災(zāi)害或人為災(zāi)害時有關(guān)記錄、照片，向業(yè)主提出索賠要求的所有文字材料及原始憑據(jù)等 中期 ⑶ 機械設(shè)備材料的索賠申請、通知書、報告書等 短期 ⑷ 積累或整理的索賠經(jīng)驗或參考資料 永久 G 合資企業(yè)文件材料 ⑴ 合資企業(yè)協(xié)議、合同、章程 永久 ⑵ 合資企業(yè)合同公證文件 永久 ⑶ 合資企業(yè)主管部門所在地政府的審批文件 永久 ⑷ 合資企業(yè)批準證書，登記注冊文件及營業(yè)執(zhí)照 永久 H 地產(chǎn)類 ⑴ 購買土地批準文件，公證書 永久 ⑵ 建造房屋的全部文件、資料 永久 ⑶ 賣屋契約、價目、入伙等文件 永久 ⑷ 與建筑師、律師、銀行等有關(guān)的房地產(chǎn)業(yè)務(wù)文件、資料等 中期 ⑸ 已完成的地產(chǎn)發(fā)展項目分項整理資料（包括名稱、地區(qū)、地積、建筑面積、單位總數(shù)、購地時間、發(fā)展期等） 永久 ⑹ 大廈公共契約 永久 檔案處理 檔案保管 A. 公司檔案管理工作由公司檔案室具體負責。 C. 檔案的保管及其保管時間等，要視合約情況及其他原因而定，并由部門負 責人最后決定。 檔案的修改與補充 A. 修改已歸檔的文件要有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準的文件修改、補充通知單。作廢的文件應(yīng)注明新文件的編號，根據(jù)需 要