【正文】 小，然后打上二十六個(gè)孔，再夾到活頁(yè)夾上。 　　29. 在活頁(yè)紙上寫(xiě)上大標(biāo)題　　活頁(yè)式筆記本都劃有標(biāo)線，其使用方法是，在最上面寫(xiě)上大標(biāo)題，比如“效率法”之類(lèi)的大標(biāo)題，其下寫(xiě)上“收集資料”之類(lèi)的中標(biāo)題，接著按照標(biāo)題分別列出小標(biāo)或?qū)嵭兄械狞c(diǎn)子。　　所以，在活頁(yè)夾上加上新的活頁(yè)紙同時(shí)，除了插換的頁(yè)數(shù)之外，也順便瀏覽一下前后的內(nèi)容，一發(fā)覺(jué)有不要的東西即撕下丟棄，借此筆記得以保持精簡(jiǎn)、易讀，而且也可以大幅度地縮短檢索時(shí)間。　　32．寫(xiě)報(bào)告時(shí)，先將問(wèn)題列在紙上，事后再一并查閱　　在寫(xiě)報(bào)告時(shí)，即使中途有疑問(wèn)或不了解之處，只要它不是個(gè)影響巨大的問(wèn)題，可都不致馬上去翻查資料或文獻(xiàn)，因?yàn)榛蛟S因此解決了問(wèn)題，可是卻因思考中斷浪費(fèi)時(shí)間，反而耽誤了工作進(jìn)度。　　要提高寫(xiě)稿的工作效率，必須放松心情，不要戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地“寫(xiě)千古文章”。而且，剛從繁重的工作中解放出來(lái)，心情為之一松，往往會(huì)產(chǎn)生許多絕妙的靈感。最初雖然不得不多花一點(diǎn)時(shí)間來(lái)輸入，不過(guò)為了日后的方便，還是用文書(shū)處理機(jī)來(lái)輸入文稿比較理想?！　“捶N類(lèi)準(zhǔn)備不同的磁碟片，不會(huì)花太多的錢(qián)，就能以易于檢索的方式，將存入磁碟片的資料分門(mén)別類(lèi)。按顏色區(qū)分之后，如果項(xiàng)目太多，為了使檢索資料的使用更加迅速，即可將儲(chǔ)存的項(xiàng)目?jī)?nèi)容做成表單。　　39.活頁(yè)式手冊(cè)既能插換頁(yè)數(shù)，又能縮短找尋資料的時(shí)間　　不論到哪里，隨身攜帶一本活頁(yè)式手冊(cè)。備忘錄是分項(xiàng)寫(xiě)下來(lái)的，以一頁(yè)一個(gè)項(xiàng)目為原則，至少標(biāo)明“主題”“日期”、“出處”。工作中有復(fù)印之類(lèi)的單純作業(yè)，在復(fù)印時(shí)間內(nèi)，可趁機(jī)學(xué)習(xí)語(yǔ)言或準(zhǔn)備某項(xiàng)考試，因此可隨身攜帶小型錄音機(jī)。　　如此看來(lái)似乎沒(méi)什么意義，不過(guò)在工作無(wú)甚進(jìn)展的情況下，多半原因都在于工作流于單調(diào)、冗長(zhǎng)?！　≡谶@種情況下，只要想到這是完成一本書(shū)的必經(jīng)過(guò)程，就會(huì)再次提起干勁。單調(diào)的工作盡可能的交給機(jī)器或?qū)傧氯プ觯?dāng)四周吵得令人無(wú)法專心做事時(shí)，就可放點(diǎn)輕音樂(lè)，聽(tīng)聽(tīng)小河的流水聲和小鳥(niǎo)的歌聲。　　同樣地，不妨不要理睬別人怎么說(shuō)，以自己的方式來(lái)處理例行公事。”　　47.自己整理辦公桌　　自己的辦公桌一定要自己動(dòng)手整理，以保持自己最方便使用的狀態(tài)。　　如果任由他人隨便動(dòng)自己辦公桌上的東西，工作效率就會(huì)顯著下降。　　雖然大家都知道光線所造成的影響，但是真正注意關(guān)心的人，實(shí)在是太少了。　　而且，這樣對(duì)眼睛也不好。　　51.抽屜整理盡可能細(xì)分化　　當(dāng)然，如果不注意整理的話，抽屜越多麻煩也會(huì)越多。　　這固然是為油墨用完、遺失等臨時(shí)狀況而準(zhǔn)備的，不過(guò)另有其他用意，比如寫(xiě)字寫(xiě)到一半，就外出辦事，把筆忘在桌上，即使如此，也不會(huì)有所不便。不過(guò)，平常使用的文具用筆雖不一定要放在桌上，但最好盡可能放在手邊上。如此一來(lái)，隨時(shí)隨地都不會(huì)缺少必要的文具用筆。從這個(gè)觀點(diǎn)來(lái)看，經(jīng)?？梢?jiàn)的附玻璃窗的書(shū)架，就稍有問(wèn)題了。　　56.即使價(jià)錢(qián)貴一點(diǎn)，也要選用高及天花板的書(shū)架　　一般來(lái)說(shuō)，在規(guī)劃房間的空間上，盡可能完全利用地板到天花板之間的空間，可收到很好的空間效率。　　57.書(shū)架上的書(shū)籍按內(nèi)容主題來(lái)排列整理　　藏書(shū)不多的人，根據(jù)法律、經(jīng)濟(jì)、語(yǔ)言等等一般的書(shū)別來(lái)整理，大概沒(méi)有什么問(wèn)題。　　59.即使貴一點(diǎn)，對(duì)電腦處理的投資也要在所不惜　　最近市面上電腦的價(jià)格急速降低，有不少人除了文書(shū)處理機(jī)外，還在家里自備傳真機(jī)、電腦等家庭辦公設(shè)備，以期提高工作與學(xué)習(xí)的效率。所以相對(duì)而言，那種又臭又長(zhǎng)的會(huì)議，只是浪費(fèi)時(shí)間而已。　　“人才錄”可用硬紙板做成，并用釘針外皮裝訂成冊(cè)。只要稍加用心，等人時(shí)間就可以變成充實(shí)、有意義的時(shí)間，而且大書(shū)店目標(biāo)很容易找，可以說(shuō)是最適當(dāng)?shù)臅?huì)面場(chǎng)所。　　此外，整理名片時(shí)，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，這樣較容易翻閱找尋。這種幾點(diǎn)“整”的時(shí)刻，大都會(huì)令人感覺(jué)這只是個(gè)概括性的標(biāo)準(zhǔn)，很容易漫不經(jīng)心的珊珊來(lái)遲。　　當(dāng)與人交換名片后，你可以馬上在對(duì)方的名片上書(shū)寫(xiě)他的專長(zhǎng)、興趣、資歷等等，這么一來(lái)，要找人才就輕松多了。從第二個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，又可防止時(shí)間的浪費(fèi)。當(dāng)然，這些都是人才錄上的珍貴資料，同時(shí)借此加深對(duì)他人的印象，即使是很久不見(jiàn)的人，只要看看名片，腦海中就能夠浮現(xiàn)鮮明的印象。基于此點(diǎn)最好的方法是記住小姐們的生日，在當(dāng)天送她們一張生日卡。舉例來(lái)說(shuō)，如果“陳大”的后面是“林二”，有一天又認(rèn)識(shí)一個(gè)姓“陳三”的人，舊式通訊錄一定追加在最后一頁(yè)，但是這種活頁(yè)式的通訊錄，就可干凈利落地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。　　14.個(gè)人動(dòng)態(tài)的原始資料，要保存一定期間　　只要一收到告知搬家、結(jié)婚、添丁、死亡等等有關(guān)生活變化的書(shū)信或明信片，你可將其轉(zhuǎn)記到“人才錄”的卡片上。　　16采用名片大小的卡片做通訊錄，十分方便　　采用名片大小的卡片做活頁(yè)式的通訊錄的方法是，將卡片從上到下分成四行，第一行寫(xiě)家庭的郵遞區(qū)號(hào)、地址、電話號(hào)碼，第二行寫(xiě)公司的郵遞區(qū)號(hào)、地址、電話號(hào)碼、傳真機(jī)號(hào)碼，第三行寫(xiě)公司名稱、單位名稱、職銜，第四行寫(xiě)人名或是團(tuán)體名。以“林達(dá)新”來(lái)說(shuō)，你可在卡片的右上角，寫(xiě)上“L、D、X”三個(gè)字，如此一來(lái)，在L區(qū)之中，還可按4的順序，加以細(xì)分化?！啊稹北硎久磕昙目ㄆ娜?，“△”表示已寄了好幾年卻一直沒(méi)回函暫且予以保留的人，而“”表示不寄也無(wú)所謂的人，此外，“□”表示目前不在國(guó)內(nèi)的人。這階段的工作，你可全部交給秘書(shū)去做。如果用筆勾記號(hào)，其記號(hào)的大小與位置很難統(tǒng)一，確認(rèn)時(shí)很容易發(fā)生眼睛疲勞等負(fù)面現(xiàn)象。 　　以姓氏拼音字母將全部的卡片重新排列，然后根據(jù)通訊錄復(fù)印名單，查出沒(méi)有寄卡片給他的人，有必要的話，再補(bǔ)寄一張給他。　　23. 以“請(qǐng)問(wèn)你有何貴事?”這句話會(huì)打斷廢話太多的電話　　在最忙碌的當(dāng)兒，有人打電話來(lái)說(shuō)了一大堆廢話，不由令人暗暗著急，大概很多人都有過(guò)這種經(jīng)驗(yàn)。這樣或許有些不客氣，不過(guò)，如果一通電話要浪費(fèi)數(shù)秒到數(shù)分鐘的時(shí)間，長(zhǎng)時(shí)間累積下來(lái)，也是相當(dāng)可觀的，所以，應(yīng)盡量減少這種不必要的時(shí)間浪費(fèi)。　　在與長(zhǎng)舌的人會(huì)面時(shí)，你應(yīng)該根據(jù)情況決定“結(jié)束會(huì)談的時(shí)刻”，并先在手表上設(shè)定時(shí)間。讓定時(shí)表說(shuō)出有口難言的“逐客令”。　　26.選擇下午時(shí)間與人會(huì)談　　與人會(huì)談時(shí)，有時(shí)要遷就對(duì)方的方便，不過(guò)，你最好還是盡可能約定下午的時(shí)間，因?yàn)檫@樣可以避免占用有效利用的時(shí)間。這就是心理學(xué)上所說(shuō)的“截止效果”。比如說(shuō)兩點(diǎn)開(kāi)會(huì)，就有人到了兩點(diǎn)十分左右才珊珊而來(lái)。沒(méi)有審議議題內(nèi)容的時(shí)間，在會(huì)場(chǎng)中被要求馬上說(shuō)出結(jié)論，任何人都只有瞠目以對(duì)的份兒，當(dāng)然在沉默中浪費(fèi)不少時(shí)間。　　不只是對(duì)自己的同事，連對(duì)自己家人也是一樣，都要“先想好要說(shuō)的話，才把人叫過(guò)來(lái)。　　32.“實(shí)用工作手冊(cè)”來(lái)自以往的工作經(jīng)驗(yàn)　　不管期望做得多么完整，“工作手冊(cè)”一定會(huì)有所遺漏。這樣日積月累就能完成一本“實(shí)用工作手冊(cè)”，任何狀況發(fā)生都能從中找到最有效率的解決方法。無(wú)論如何，只要獲得女性職員的支持，萬(wàn)事都會(huì)有所依靠。”一句話就了結(jié)了，可是若以后者的說(shuō)法傳達(dá)自己的意圖，她就會(huì)問(wèn)：“您需要的訂位已沒(méi)有，其它車(chē)廂的座位可以嗎?”　　得以靈活的應(yīng)變處理。為了避免這種“失誤”，如果想盡快知道交辦工作的結(jié)果，你可事先說(shuō)明。　　這樣借機(jī)與不同行業(yè)的人碰面，可以獲得各種信息與知識(shí)，非常新鮮有趣。　　37.中午與人會(huì)餐時(shí)，必須先向餐廳訂位　　午餐時(shí)間是與不同行業(yè)的朋友，邊吃飯邊交換信息的絕好機(jī)會(huì)。這樣，彼此都可以徹底地活用人際關(guān)系網(wǎng)。　　錯(cuò)開(kāi)時(shí)間之后，人潮已退，空位增多，不必久候就可以舒舒服服地享用午餐，而且，吃過(guò)飯還有時(shí)間辦點(diǎn)其他事，這個(gè)做法好處多多。要提高會(huì)議的效率，最好是使用會(huì)議桌椅。所以，對(duì)自己來(lái)說(shuō)可能成為信息來(lái)源的人，平日就得寄發(fā)賀年卡、問(wèn)候卡等等，以告知自己的近況，這是一項(xiàng)不可疏忽的工作。　　不過(guò)，如果不知道會(huì)面場(chǎng)所的電話號(hào)碼，就是想聯(lián)絡(luò)也沒(méi)辦法?！钡拇_，舉杯談笑，縮短彼此的距離，加深交情，自有其業(yè)務(wù)上的意義。這也就是說(shuō)，事先定下結(jié)束時(shí)間，是非常重要的?！　『臀?、六十個(gè)人談話也是可能的事，不過(guò)，如果認(rèn)為擴(kuò)展人際關(guān)系若只限于瑣碎、表面的談話，那就不具任何意義了。　　這里有一個(gè)秘訣是，與其喝酒不如說(shuō)話，喝酒只要表示意思就可以了。　　然而，究竟聽(tīng)哪一種“音樂(lè)”最有助于集中精神呢?聽(tīng)古典名曲往往會(huì)使心情高亢，而收到相反效果，但小溪的潺潺流水聲、小鳥(niǎo)的歌唱聲等大自然聲音，則能安定身心，使人專心工作。　　□ 信息促效法 　　1.以自己喜愛(ài)的音樂(lè)做鬧鐘　　一早愉快舒暢的醒來(lái)，將會(huì)大大地提高當(dāng)天的工作效率，所以，如果不用鬧鐘，而把自己喜愛(ài)的音樂(lè)卡帶放在錄音機(jī)中，并設(shè)定在起床時(shí)間，這也是一種很妙的方法。有個(gè)好的開(kāi)始，讓自己一整天心情愉快，事事順利。若是沒(méi)有這種自信的人則可先以同樣音量來(lái)聽(tīng)，慢慢的再把英語(yǔ)的音量調(diào)高。假使以卡帶做為信息檔案，即使還有多余的帶子，還是以一個(gè)主題一卷卡帶為原則，才能發(fā)揮其功效。　　5.用過(guò)的錄音帶不要重復(fù)使用　　有人認(rèn)為，卡式錄音帶的最大優(yōu)點(diǎn)在于能夠洗掉重錄，多次的反復(fù)使用。　　6.用十卷裝的卡帶盒來(lái)收藏錄音帶　　在收藏標(biāo)準(zhǔn)大小的錄音帶時(shí)，最好用十卷裝的塑膠卡帶盒，把卡帶裝在里面，再放到書(shū)架上，當(dāng)然，要按類(lèi)分別整理，有條不紊的排列在書(shū)架上，舉例來(lái)說(shuō)，如果是有關(guān)語(yǔ)言的，要按英語(yǔ)、法語(yǔ)等等來(lái)分別歸類(lèi)，需要時(shí)，就不必在檢索上浪費(fèi)時(shí)間。　　7.看錄像時(shí)，可以使用快速回轉(zhuǎn)〖HT5”，5SS〗若談起前面提過(guò)的，以快速回轉(zhuǎn)看錄下來(lái)的電視節(jié)目，大概會(huì)有很多人以為，那些跳過(guò)不看的部分都是插播廣告，不過(guò)，不插播廣告的NHP節(jié)目你也可以“跳看”。其中，有一種袖珍型卡帶，只有標(biāo)準(zhǔn)帶的四分之一大，一個(gè)大抽屜收藏幾百卷，是綽綽有余的。的確，在電視機(jī)前睡覺(jué)，很容易無(wú)所事事地度過(guò)一天。　　10.利用睡眠學(xué)習(xí)機(jī)　　有一種睡眠學(xué)習(xí)機(jī)，是在枕頭下放置一個(gè)錄音機(jī)，使人可以一邊睡覺(jué)一邊聽(tīng)音樂(lè)或語(yǔ)言錄音帶。即使頭腦依然睡意朦朧，耳朵只要不斷地接受廣播的刺激，在提高語(yǔ)言能力上，也有很大的幫助。　　12.與轉(zhuǎn)接電話的人先定下“暗號(hào)”　　在轉(zhuǎn)接電話時(shí)，如果對(duì)方指名要找的人正在接電話或會(huì)客，以至于無(wú)法接聽(tīng)電話的情況非常多，像一些重要人物或是難以聯(lián)絡(luò)得上的對(duì)象，恐怕會(huì)因此錯(cuò)失接觸的機(jī)會(huì)。　　13.與對(duì)方約好回電的時(shí)間　　電話中事情談到一半時(shí)，對(duì)方說(shuō)：“一會(huì)兒再給你回電。這樣，對(duì)方就不會(huì)七拖八拖，而你也不必苦苦等候，既浪費(fèi)時(shí)間，又不敢隨便外出離開(kāi)。商業(yè)電話具有許多優(yōu)良的功能，要積極加以利用才是。這樣，可以拿著電話，在房間里走來(lái)走去，當(dāng)然也能夠到書(shū)架找資料，或是記下備忘錄。　　因此，采用計(jì)時(shí)計(jì)費(fèi)的電話，是一種很好的方法。　　通常，如果對(duì)方不在，不是說(shuō)：“我再打來(lái)。　　18.在電話答錄機(jī)留話，要說(shuō)明打電話的目的　　有些人一聽(tīng)到對(duì)方是以電話答錄機(jī)留話，就只說(shuō)：“我是某某人，我再打電話來(lái)。如此一來(lái)，不僅能節(jié)省時(shí)間，還能順便整理問(wèn)題，真可謂一舉兩得?！边@樣，你的同事外出時(shí)，就會(huì)順便幫你買(mǎi)回來(lái)。實(shí)際上，在埋頭于重要工作之時(shí)，突然受到電話干擾而中斷，工作效率會(huì)受到很大的影響。　　21.電話接通后先報(bào)上自己姓名〖HT5”，5SS〗撥錯(cuò)號(hào)碼的電話，只會(huì)令人感到莫名其妙而已，要是開(kāi)始雙方都沒(méi)發(fā)覺(jué)到，等彼此說(shuō)上好半天才知道打錯(cuò)電話，不只造成時(shí)間的浪費(fèi)，而且，也會(huì)弄得心情格外煩躁不安。　　22.電話要放在桌子的左邊　　電話放在桌子的左邊是最好的，理由是，這樣可以用左手接電話，使慣用的右手永遠(yuǎn)保持自由的狀態(tài)。放置電話的位置，也會(huì)對(duì)工作的流程造成影響。　　24.電話備忘錄須分類(lèi)記載　　當(dāng)經(jīng)常有很多公司來(lái)電向你請(qǐng)教內(nèi)容廣泛的問(wèn)題時(shí)，如一律將其記在一張紙上，事后一定還要再抄一遍，以便分類(lèi)，這樣就得多一次麻煩，工作效率很低。　　26.隨身攜帶口述錄音機(jī)　　作家邊走邊構(gòu)思小說(shuō)情節(jié)，科學(xué)家在散步時(shí)獲得發(fā)明靈感，這類(lèi)故事經(jīng)?？陕?。這種機(jī)器由于操作方便，可以邊走路邊把靈感錄下來(lái)，而且，也可以放在口袋中，最適合隨身攜帶。　　這種變無(wú)意義為有意義的記憶法，經(jīng)常被用來(lái)記憶數(shù)字，利用這種方法，盡量將工作上用得到的電話號(hào)碼記下來(lái)，要聯(lián)絡(luò)事情時(shí)就省得再翻電話簿。這么一來(lái)，當(dāng)你不在時(shí)，所有電話與必須和你聯(lián)絡(luò)的事，全交由專人處理，就不會(huì)發(fā)生失誤的情況，而且打電話所交待的事，也能確實(shí)傳達(dá)下去。　　忙得沒(méi)時(shí)間看書(shū)的人，可以請(qǐng)家人代為錄音，然后自己再用“耳”來(lái)讀。這時(shí)候，電話服務(wù)就可以發(fā)揮很大的功用，所以，你最好在隨身手冊(cè)上，都記有電話服務(wù)的號(hào)碼。 30. ICRT的新聞節(jié)目最適合短時(shí)間學(xué)習(xí)英語(yǔ)　　一定有很多人都收聽(tīng)I(yíng)CRT(國(guó)際社區(qū)電臺(tái))的廣播節(jié)目，以收集英語(yǔ)信息和學(xué)習(xí)英語(yǔ)。　　31.采用英語(yǔ)雙聲播放訓(xùn)練自己的聽(tīng)力　　由于工作忙碌，平日你可以很少顧及家庭；但是，在假日中，你最好盡可能和孩子在一起看電視，以培養(yǎng)親子之間的感情。　　舉例來(lái)說(shuō)，從電視上的各種講座開(kāi)始著手，就是一個(gè)很好的方法。觀賞沒(méi)有翻譯字幕的電影，也能夠大概了解情節(jié)內(nèi)容，看完回家之后，可以再聽(tīng)錄音帶訓(xùn)練自己的聽(tīng)力。舉例來(lái)說(shuō)，如果把手表朝向手腕內(nèi)側(cè)，站在車(chē)上看書(shū)時(shí)，只要稍稍瞄一眼，就可以知道時(shí)間。　　在每天上下班通勤時(shí)，倒不必如此煞費(fèi)周折，不過(guò)，在出差時(shí)，且準(zhǔn)備好商談所必要的資料之后，就可以用這個(gè)方法安心的休息。　　掛鉤附近和車(chē)廂中間不一樣，很少有人擠在一起。　　4.在車(chē)上記備忘錄，使用鉛筆最理想　　出門(mén)在外要記備忘錄時(shí)，鉛筆用起來(lái)實(shí)在非常方便。　　你最好利用通勤時(shí)間查看手冊(cè)中的預(yù)定工作欄。大都市早上的擁擠狀態(tài)，大概是在八點(diǎn)到九點(diǎn)之間達(dá)到高峰。　　7.用檔案夾做墊板　　在車(chē)上看資料時(shí)，經(jīng)常需要在上面寫(xiě)東西，這時(shí)，如果公事包內(nèi)備有檔案夾，可當(dāng)做墊板使用，實(shí)在是再好不過(guò)。這樣擺的話，就會(huì)保持平平的。　　，最好購(gòu)買(mǎi)月票　　當(dāng)你因公經(jīng)常要往返于某地與某地時(shí)，最好是購(gòu)買(mǎi)些地方的月票，因?yàn)檫@樣能省掉一次次買(mǎi)票的麻煩，實(shí)在值得。　　要是沒(méi)預(yù)購(gòu)車(chē)票，為了車(chē)票就得早早到售票口排隊(duì)，萬(wàn)一沒(méi)位置，就得買(mǎi)“自愿無(wú)座”的車(chē)票，一路站到底，在車(chē)上就無(wú)法看書(shū)、寫(xiě)字，這種情況相當(dāng)多。所以一卡在手，行事