【正文】 小，然后打上二十六個孔，再夾到活頁夾上。 　　29. 在活頁紙上寫上大標題　　活頁式筆記本都劃有標線，其使用方法是，在最上面寫上大標題，比如“效率法”之類的大標題，其下寫上“收集資料”之類的中標題，接著按照標題分別列出小標或?qū)嵭兄械狞c子。　　所以，在活頁夾上加上新的活頁紙同時，除了插換的頁數(shù)之外，也順便瀏覽一下前后的內(nèi)容，一發(fā)覺有不要的東西即撕下丟棄，借此筆記得以保持精簡、易讀，而且也可以大幅度地縮短檢索時間。　　32．寫報告時，先將問題列在紙上，事后再一并查閱　　在寫報告時，即使中途有疑問或不了解之處，只要它不是個影響巨大的問題，可都不致馬上去翻查資料或文獻，因為或許因此解決了問題，可是卻因思考中斷浪費時間，反而耽誤了工作進度。　　要提高寫稿的工作效率，必須放松心情，不要戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地“寫千古文章”。而且，剛從繁重的工作中解放出來，心情為之一松，往往會產(chǎn)生許多絕妙的靈感。最初雖然不得不多花一點時間來輸入，不過為了日后的方便，還是用文書處理機來輸入文稿比較理想?！　“捶N類準備不同的磁碟片，不會花太多的錢，就能以易于檢索的方式，將存入磁碟片的資料分門別類。按顏色區(qū)分之后，如果項目太多，為了使檢索資料的使用更加迅速，即可將儲存的項目內(nèi)容做成表單。　　39.活頁式手冊既能插換頁數(shù)，又能縮短找尋資料的時間　　不論到哪里，隨身攜帶一本活頁式手冊。備忘錄是分項寫下來的，以一頁一個項目為原則，至少標明“主題”“日期”、“出處”。工作中有復(fù)印之類的單純作業(yè)，在復(fù)印時間內(nèi)，可趁機學(xué)習語言或準備某項考試，因此可隨身攜帶小型錄音機。　　如此看來似乎沒什么意義，不過在工作無甚進展的情況下，多半原因都在于工作流于單調(diào)、冗長。　　在這種情況下，只要想到這是完成一本書的必經(jīng)過程，就會再次提起干勁。單調(diào)的工作盡可能的交給機器或?qū)傧氯プ?，當四周吵得令人無法專心做事時，就可放點輕音樂，聽聽小河的流水聲和小鳥的歌聲。　　同樣地，不妨不要理睬別人怎么說，以自己的方式來處理例行公事?！豹ァ　?7.自己整理辦公桌　　自己的辦公桌一定要自己動手整理，以保持自己最方便使用的狀態(tài)。　　如果任由他人隨便動自己辦公桌上的東西，工作效率就會顯著下降。　　雖然大家都知道光線所造成的影響，但是真正注意關(guān)心的人，實在是太少了。　　而且，這樣對眼睛也不好。　　51.抽屜整理盡可能細分化　　當然，如果不注意整理的話，抽屜越多麻煩也會越多。　　這固然是為油墨用完、遺失等臨時狀況而準備的，不過另有其他用意，比如寫字寫到一半，就外出辦事，把筆忘在桌上，即使如此，也不會有所不便。不過，平常使用的文具用筆雖不一定要放在桌上，但最好盡可能放在手邊上。如此一來，隨時隨地都不會缺少必要的文具用筆。從這個觀點來看，經(jīng)常可見的附玻璃窗的書架，就稍有問題了。　　56.即使價錢貴一點，也要選用高及天花板的書架　　一般來說，在規(guī)劃房間的空間上，盡可能完全利用地板到天花板之間的空間，可收到很好的空間效率。　　57.書架上的書籍按內(nèi)容主題來排列整理　　藏書不多的人，根據(jù)法律、經(jīng)濟、語言等等一般的書別來整理，大概沒有什么問題。　　59.即使貴一點，對電腦處理的投資也要在所不惜　　最近市面上電腦的價格急速降低，有不少人除了文書處理機外，還在家里自備傳真機、電腦等家庭辦公設(shè)備，以期提高工作與學(xué)習的效率。所以相對而言，那種又臭又長的會議，只是浪費時間而已。　　“人才錄”可用硬紙板做成，并用釘針外皮裝訂成冊。只要稍加用心，等人時間就可以變成充實、有意義的時間，而且大書店目標很容易找，可以說是最適當?shù)臅鎴鏊?。　　此外，整理名片時，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，這樣較容易翻閱找尋。這種幾點“整”的時刻，大都會令人感覺這只是個概括性的標準，很容易漫不經(jīng)心的珊珊來遲。　　當與人交換名片后，你可以馬上在對方的名片上書寫他的專長、興趣、資歷等等，這么一來，要找人才就輕松多了。從第二個意義上來說，又可防止時間的浪費。當然，這些都是人才錄上的珍貴資料，同時借此加深對他人的印象，即使是很久不見的人，只要看看名片，腦海中就能夠浮現(xiàn)鮮明的印象。基于此點最好的方法是記住小姐們的生日，在當天送她們一張生日卡。舉例來說，如果“陳大”的后面是“林二”，有一天又認識一個姓“陳三”的人，舊式通訊錄一定追加在最后一頁，但是這種活頁式的通訊錄，就可干凈利落地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。　　14.個人動態(tài)的原始資料，要保存一定期間　　只要一收到告知搬家、結(jié)婚、添丁、死亡等等有關(guān)生活變化的書信或明信片，你可將其轉(zhuǎn)記到“人才錄”的卡片上。　　16采用名片大小的卡片做通訊錄，十分方便　　采用名片大小的卡片做活頁式的通訊錄的方法是，將卡片從上到下分成四行，第一行寫家庭的郵遞區(qū)號、地址、電話號碼，第二行寫公司的郵遞區(qū)號、地址、電話號碼、傳真機號碼，第三行寫公司名稱、單位名稱、職銜，第四行寫人名或是團體名。以“林達新”來說，你可在卡片的右上角，寫上“L、D、X”三個字，如此一來，在L區(qū)之中，還可按4的順序，加以細分化?！啊稹北硎久磕昙目ㄆ娜?，“△”表示已寄了好幾年卻一直沒回函暫且予以保留的人，而“”表示不寄也無所謂的人，此外，“□”表示目前不在國內(nèi)的人。這階段的工作，你可全部交給秘書去做。如果用筆勾記號，其記號的大小與位置很難統(tǒng)一，確認時很容易發(fā)生眼睛疲勞等負面現(xiàn)象。 　　以姓氏拼音字母將全部的卡片重新排列，然后根據(jù)通訊錄復(fù)印名單，查出沒有寄卡片給他的人，有必要的話，再補寄一張給他。　　23. 以“請問你有何貴事?”這句話會打斷廢話太多的電話　　在最忙碌的當兒，有人打電話來說了一大堆廢話，不由令人暗暗著急，大概很多人都有過這種經(jīng)驗。這樣或許有些不客氣，不過，如果一通電話要浪費數(shù)秒到數(shù)分鐘的時間，長時間累積下來，也是相當可觀的，所以，應(yīng)盡量減少這種不必要的時間浪費。　　在與長舌的人會面時，你應(yīng)該根據(jù)情況決定“結(jié)束會談的時刻”，并先在手表上設(shè)定時間。讓定時表說出有口難言的“逐客令”。　　26.選擇下午時間與人會談　　與人會談時，有時要遷就對方的方便，不過，你最好還是盡可能約定下午的時間，因為這樣可以避免占用有效利用的時間。這就是心理學(xué)上所說的“截止效果”。比如說兩點開會，就有人到了兩點十分左右才珊珊而來。沒有審議議題內(nèi)容的時間，在會場中被要求馬上說出結(jié)論，任何人都只有瞠目以對的份兒，當然在沉默中浪費不少時間。　　不只是對自己的同事，連對自己家人也是一樣，都要“先想好要說的話，才把人叫過來。　　32.“實用工作手冊”來自以往的工作經(jīng)驗　　不管期望做得多么完整，“工作手冊”一定會有所遺漏。這樣日積月累就能完成一本“實用工作手冊”，任何狀況發(fā)生都能從中找到最有效率的解決方法。無論如何，只要獲得女性職員的支持，萬事都會有所依靠。”一句話就了結(jié)了，可是若以后者的說法傳達自己的意圖，她就會問：“您需要的訂位已沒有，其它車廂的座位可以嗎?”　　得以靈活的應(yīng)變處理。為了避免這種“失誤”，如果想盡快知道交辦工作的結(jié)果，你可事先說明。　　這樣借機與不同行業(yè)的人碰面，可以獲得各種信息與知識，非常新鮮有趣。　　37.中午與人會餐時，必須先向餐廳訂位　　午餐時間是與不同行業(yè)的朋友，邊吃飯邊交換信息的絕好機會。這樣，彼此都可以徹底地活用人際關(guān)系網(wǎng)。　　錯開時間之后，人潮已退，空位增多，不必久候就可以舒舒服服地享用午餐，而且，吃過飯還有時間辦點其他事，這個做法好處多多。要提高會議的效率，最好是使用會議桌椅。所以，對自己來說可能成為信息來源的人，平日就得寄發(fā)賀年卡、問候卡等等，以告知自己的近況，這是一項不可疏忽的工作。　　不過，如果不知道會面場所的電話號碼，就是想聯(lián)絡(luò)也沒辦法?！钡拇_，舉杯談笑，縮短彼此的距離，加深交情，自有其業(yè)務(wù)上的意義。這也就是說，事先定下結(jié)束時間，是非常重要的?！　『臀?、六十個人談話也是可能的事，不過，如果認為擴展人際關(guān)系若只限于瑣碎、表面的談話，那就不具任何意義了。　　這里有一個秘訣是，與其喝酒不如說話，喝酒只要表示意思就可以了。　　然而，究竟聽哪一種“音樂”最有助于集中精神呢?聽古典名曲往往會使心情高亢，而收到相反效果，但小溪的潺潺流水聲、小鳥的歌唱聲等大自然聲音，則能安定身心，使人專心工作。　　□ 信息促效法 　　1.以自己喜愛的音樂做鬧鐘　　一早愉快舒暢的醒來，將會大大地提高當天的工作效率，所以，如果不用鬧鐘，而把自己喜愛的音樂卡帶放在錄音機中，并設(shè)定在起床時間，這也是一種很妙的方法。有個好的開始，讓自己一整天心情愉快，事事順利。若是沒有這種自信的人則可先以同樣音量來聽，慢慢的再把英語的音量調(diào)高。假使以卡帶做為信息檔案，即使還有多余的帶子，還是以一個主題一卷卡帶為原則，才能發(fā)揮其功效。　　5.用過的錄音帶不要重復(fù)使用　　有人認為，卡式錄音帶的最大優(yōu)點在于能夠洗掉重錄，多次的反復(fù)使用。　　6.用十卷裝的卡帶盒來收藏錄音帶　　在收藏標準大小的錄音帶時，最好用十卷裝的塑膠卡帶盒，把卡帶裝在里面，再放到書架上，當然，要按類分別整理，有條不紊的排列在書架上，舉例來說，如果是有關(guān)語言的，要按英語、法語等等來分別歸類，需要時，就不必在檢索上浪費時間。　　7.看錄像時，可以使用快速回轉(zhuǎn)〖HT5”，5SS〗若談起前面提過的，以快速回轉(zhuǎn)看錄下來的電視節(jié)目，大概會有很多人以為，那些跳過不看的部分都是插播廣告，不過，不插播廣告的NHP節(jié)目你也可以“跳看”。其中，有一種袖珍型卡帶，只有標準帶的四分之一大，一個大抽屜收藏幾百卷，是綽綽有余的。的確，在電視機前睡覺，很容易無所事事地度過一天。　　10.利用睡眠學(xué)習機　　有一種睡眠學(xué)習機，是在枕頭下放置一個錄音機，使人可以一邊睡覺一邊聽音樂或語言錄音帶。即使頭腦依然睡意朦朧，耳朵只要不斷地接受廣播的刺激，在提高語言能力上，也有很大的幫助。　　12.與轉(zhuǎn)接電話的人先定下“暗號”　　在轉(zhuǎn)接電話時，如果對方指名要找的人正在接電話或會客，以至于無法接聽電話的情況非常多，像一些重要人物或是難以聯(lián)絡(luò)得上的對象，恐怕會因此錯失接觸的機會。　　13.與對方約好回電的時間　　電話中事情談到一半時，對方說：“一會兒再給你回電。這樣，對方就不會七拖八拖，而你也不必苦苦等候，既浪費時間，又不敢隨便外出離開。商業(yè)電話具有許多優(yōu)良的功能，要積極加以利用才是。這樣，可以拿著電話，在房間里走來走去，當然也能夠到書架找資料，或是記下備忘錄。　　因此，采用計時計費的電話，是一種很好的方法。　　通常，如果對方不在，不是說：“我再打來。　　18.在電話答錄機留話，要說明打電話的目的　　有些人一聽到對方是以電話答錄機留話，就只說：“我是某某人，我再打電話來。如此一來，不僅能節(jié)省時間，還能順便整理問題，真可謂一舉兩得?！边@樣，你的同事外出時，就會順便幫你買回來。實際上，在埋頭于重要工作之時，突然受到電話干擾而中斷，工作效率會受到很大的影響。　　21.電話接通后先報上自己姓名〖HT5”，5SS〗撥錯號碼的電話，只會令人感到莫名其妙而已，要是開始雙方都沒發(fā)覺到，等彼此說上好半天才知道打錯電話，不只造成時間的浪費，而且，也會弄得心情格外煩躁不安。　　22.電話要放在桌子的左邊　　電話放在桌子的左邊是最好的，理由是，這樣可以用左手接電話，使慣用的右手永遠保持自由的狀態(tài)。放置電話的位置，也會對工作的流程造成影響。　　24.電話備忘錄須分類記載　　當經(jīng)常有很多公司來電向你請教內(nèi)容廣泛的問題時，如一律將其記在一張紙上，事后一定還要再抄一遍，以便分類，這樣就得多一次麻煩，工作效率很低。　　26.隨身攜帶口述錄音機　　作家邊走邊構(gòu)思小說情節(jié)，科學(xué)家在散步時獲得發(fā)明靈感，這類故事經(jīng)?？陕劇＿@種機器由于操作方便，可以邊走路邊把靈感錄下來，而且，也可以放在口袋中，最適合隨身攜帶。　　這種變無意義為有意義的記憶法，經(jīng)常被用來記憶數(shù)字，利用這種方法，盡量將工作上用得到的電話號碼記下來，要聯(lián)絡(luò)事情時就省得再翻電話簿。這么一來，當你不在時，所有電話與必須和你聯(lián)絡(luò)的事，全交由專人處理，就不會發(fā)生失誤的情況，而且打電話所交待的事，也能確實傳達下去。　　忙得沒時間看書的人，可以請家人代為錄音，然后自己再用“耳”來讀。這時候，電話服務(wù)就可以發(fā)揮很大的功用，所以，你最好在隨身手冊上，都記有電話服務(wù)的號碼。 30. ICRT的新聞節(jié)目最適合短時間學(xué)習英語　　一定有很多人都收聽ICRT(國際社區(qū)電臺)的廣播節(jié)目，以收集英語信息和學(xué)習英語。　　31.采用英語雙聲播放訓(xùn)練自己的聽力　　由于工作忙碌，平日你可以很少顧及家庭；但是，在假日中，你最好盡可能和孩子在一起看電視，以培養(yǎng)親子之間的感情。　　舉例來說，從電視上的各種講座開始著手，就是一個很好的方法。觀賞沒有翻譯字幕的電影，也能夠大概了解情節(jié)內(nèi)容，看完回家之后，可以再聽錄音帶訓(xùn)練自己的聽力。舉例來說，如果把手表朝向手腕內(nèi)側(cè)，站在車上看書時，只要稍稍瞄一眼，就可以知道時間。　　在每天上下班通勤時，倒不必如此煞費周折，不過，在出差時，且準備好商談所必要的資料之后，就可以用這個方法安心的休息。　　掛鉤附近和車廂中間不一樣，很少有人擠在一起。　　4.在車上記備忘錄，使用鉛筆最理想　　出門在外要記備忘錄時，鉛筆用起來實在非常方便。　　你最好利用通勤時間查看手冊中的預(yù)定工作欄。大都市早上的擁擠狀態(tài)，大概是在八點到九點之間達到高峰。　　7.用檔案夾做墊板　　在車上看資料時，經(jīng)常需要在上面寫東西，這時，如果公事包內(nèi)備有檔案夾，可當做墊板使用，實在是再好不過。這樣擺的話，就會保持平平的。　　，最好購買月票　　當你因公經(jīng)常要往返于某地與某地時，最好是購買些地方的月票，因為這樣能省掉一次次買票的麻煩，實在值得。　　要是沒預(yù)購車票，為了車票就得早早到售票口排隊，萬一沒位置，就得買“自愿無座”的車票，一路站到底，在車上就無法看書、寫字，這種情況相當多。所以一卡在手，行事