第二章電子文件管理-預(yù)覽頁
【正文】 涵義 ： 其一，全程管理是一種全面的管理，涉及電子文件的流程、管理規(guī)則、管理方法以及質(zhì)量要求，從而建立一個(gè)涵蓋電子文件全部管理活動(dòng)的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法體系； 其二，全程管理是一種系統(tǒng)的管理，建立在“大文件”的概念基礎(chǔ)之上，注重電子文件生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有管理活動(dòng)和管理要素的統(tǒng)籌兼顧，強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)管理內(nèi)容和要求的系統(tǒng)整合和總體效應(yīng)； 其三，全程管理是一種過程管理，是通過過程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制，在過程管理中，所有有助于說明電子文件重要屬性和有效管理過程的信息都被記錄在案，以證實(shí)電子文件在管理系統(tǒng)中的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，確保電子文件的管理質(zhì)量。 二是業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提前。 電子文件的完整性包括兩個(gè)方面的含義：一是作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件完整齊全；二是每一份“電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損”。 ?從分析個(gè)別文件的性質(zhì)和特征轉(zhuǎn)向更好了解導(dǎo)致文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)職能、活動(dòng)、任務(wù)、事務(wù)處理和工作流程。 ?從檔案館建筑作為文件保管基地轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)便于公眾利用數(shù)百個(gè)由形成者控制的系統(tǒng)內(nèi)各種文件的中央信息中心。 二、檔案館電子文件的管理模式 （一）分散保管模式 ?所謂 分散保管模式 （或稱為分布式保管模式）是指政府機(jī)構(gòu)以及各種社會(huì)組織產(chǎn)生的電子文件不集中在各級(jí)檔案館保存，而采用分布式管理方法，將其保存在產(chǎn)生這些文件的機(jī)構(gòu)內(nèi)，由檔案館對(duì)電子文件信息加以控制，并對(duì)其保管加以指導(dǎo)和幫助。 實(shí)行集中保管是基于以下方面考慮 ： 電子文件生成機(jī)關(guān)不具有保管電子文件的法律責(zé)任，容易造成電子文件的損毀 2. 從文件生命周期理論來說，電子文件理應(yīng)由檔案館集中管理 3. 從組織機(jī)構(gòu)和人員的穩(wěn)定性來說，形成機(jī)關(guān)分別管理會(huì)影響到檔案長期政策的制定 我國對(duì)電子文件的管理基本采取集中制模式 ，這與我們的歸檔制度有著直接的聯(lián)系。它是一個(gè)國家對(duì)電子文件管理工作的組織方式與組織制度。 ?狹義的電子文件管理系統(tǒng) 是以信息技術(shù)為支撐，具有文件保存功能，能夠?qū)C(jī)構(gòu)內(nèi)產(chǎn)生的電子文件、檔案部門保管的電子文件進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)完善的管理，保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性的計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)，尤其是與之相應(yīng)的軟件程序。 良好的電子文件管理系統(tǒng)能夠確保機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)的順利開展，并提供機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)的證據(jù)。 （ 2）電子文件的管理方法沒有
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