【正文】 。 主管的管理功能 主管的管理功能有五：即規(guī)劃、組織、指揮、用人及控制等要項(xiàng)，這些要項(xiàng)彼此閑由前后的銜接關(guān)系，其閑關(guān)系可以圖五表示之： 圖五 主管的管理功能一般而言，規(guī)劃有四大要?jiǎng)?wù)：1. 評(píng)估外界環(huán)境情勢(shì)的變化，分析有哪些趨勢(shì)對(duì)自己而言是機(jī)會(huì)（有利），哪 些是威脅（不利）。4. 依整體目標(biāo)再擬訂部門(mén)的政策方針與策略，以使人力、物力及時(shí)間等資源做 最充分與最有效的利用。一般而言，組織設(shè)計(jì)涉及以下三種做法： 1. 組織使將各懷鬼胎者引導(dǎo)邁向齊一的目標(biāo)，故必須藉助五C建立共識(shí)（即溝通Communication 協(xié)調(diào)Coordination 忍讓Compromise 共識(shí)Consensus 合作 Cooperation）。3. 我們要用的是最適當(dāng)?shù)娜耍亲詈玫娜恕?指揮：建立共識(shí)、培養(yǎng)使命感部屬是主管的鏡子，有怎樣的部屬就有怎樣的主管，主管必須設(shè)法讓部屬建立共識(shí)，賦予責(zé)任心與使命感，員工才有勇于做事的抱負(fù)和且身感，故主管宜注意：1. 身教重于言教，待人首重誠(chéng)心。5. 獎(jiǎng)懲宜靈活運(yùn)用，但應(yīng)遵守褒獎(jiǎng)少斥責(zé)的原則。2. 重點(diǎn)管理，注意各種例外狀況。三、主管應(yīng)具備的能力與條件 主管應(yīng)具備技術(shù)性、人際性、概念性、診斷性等管理技巧；并具備洞察力、敏感力、遠(yuǎn)視力、應(yīng)變力、集中力、忍耐力等管理能力。主管既為得天獨(dú)厚的秀異分子，社會(huì)對(duì)他自然有其特殊的要求，以下就主管應(yīng)具備的能力與條件要項(xiàng)分別說(shuō)明：主管應(yīng)具備的管理技巧 主管一般應(yīng)具備四種管理技巧（Skill）這些技巧并非與生俱來(lái)的，而是靠后天的培養(yǎng)和努力而得的。技術(shù)性技巧包括：1. 專(zhuān)業(yè)性得知識(shí)，2. 對(duì)專(zhuān)業(yè)性問(wèn)題的分析能力，3. 專(zhuān)業(yè)工具及專(zhuān)業(yè)技術(shù)的純熟使用。 人際性技巧（human skill）如果說(shuō)技術(shù)性技巧的重點(diǎn)是怎樣和“東西”（方法與工具）合作以達(dá)成任務(wù)，則人際技巧的重點(diǎn)便是怎樣和“人”合作。在日常行為中，人際關(guān)系亦不可或缺，它并非“需要時(shí)拿出來(lái)用，不用時(shí)便收起來(lái)”。 概念性技巧（Conceptual skill）此為主管能否1. 從整個(gè)企業(yè)的觀點(diǎn)來(lái)看問(wèn)題，2. 它認(rèn)清組織各功能部門(mén)閑的相 依性，只有銷(xiāo)、產(chǎn)、人、發(fā)、財(cái)?shù)裙δ苊芮信浜希髽I(yè)才有綜效可言，3. 觀察其公司和企業(yè)界、小區(qū)、政府，甚至整個(gè)國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等力量，維持著怎樣的關(guān)系。更具體的說(shuō)，企業(yè)的形象（image）、識(shí)別體系（corporate image system）與對(duì)外評(píng)價(jià)都與主管的概念性技巧有關(guān)。診斷性技巧即站在整體眼光去探討、描述、解釋、分析、綜合歸納企業(yè)問(wèn)題，進(jìn)而提出解決對(duì)策的能力?；鶎又鞴茱@然應(yīng)具備強(qiáng)有力的技術(shù)性技巧，其次為人際性技巧，診斷與觀念性技術(shù)則少用到；中層主管最重要的能力則屬人際性技巧，技術(shù)性與觀念性技巧次之，診斷性技巧再次之。 頭兩項(xiàng)技能為卓越奠定堅(jiān)強(qiáng)的基礎(chǔ)，因?yàn)椤岸床炝Α庇兄跀M定成功的策略， “敏感力”有助于培養(yǎng)強(qiáng)有力的文化。 1. 創(chuàng)造性洞察力：提出正確的問(wèn)題 洞察力包括從各種角度去觀察，它能逼使主管抓住問(wèn)題的核心，而非只看表 征。2. 敏感力：對(duì)待別人如果最終分析來(lái)說(shuō)，人是組織最重要的資源，那么新時(shí)代的管理人員就必須瞭 解如何把人結(jié)合在一種文化內(nèi)，使他們自動(dòng)自發(fā)地追求高目標(biāo)。3. 遠(yuǎn)視力：開(kāi)創(chuàng)未來(lái) 具有遠(yuǎn)視力的領(lǐng)導(dǎo)者能在內(nèi)心從已知走向未知，也就是能綜合事實(shí)、數(shù)字、希望、夢(mèng)想、危險(xiǎn)，以及機(jī)會(huì)，而創(chuàng)造出未來(lái)。5. 集中力：執(zhí)行改變?cè)谀憬M織內(nèi)發(fā)生的每一件事，都會(huì)有助于或危害到你為執(zhí)行改變，或?yàn)檎{(diào)和策 略與文化所做的努力。如果你 對(duì)公司的長(zhǎng)期目標(biāo)深信不疑，你必能耐心看它實(shí)現(xiàn)。以下根據(jù)某些名人的觀察，提出幾種不同的看法，以供參考。孫子認(rèn)為一位主管 應(yīng)具備： 智——主管要有過(guò)人的智慧，以做正確判斷，適時(shí)作合理的決策。 嚴(yán)—— 主管必須嚴(yán)守規(guī)律，尊重制度，賞善罰惡。四、主管應(yīng)有的涵養(yǎng)與職責(zé) 主管的做人涵養(yǎng)，要有胸襟與氣度，要識(shí)人識(shí)巧；主管的做事態(tài)度，要全力以赴，要以使命感自我期許?！敝灰司壓?，做事自然容易。既感謝上級(jí)的提拔，給予發(fā)揮抱負(fù)的機(jī)會(huì)，又要感謝同事 的配合才能成事，但最重要的是感謝部屬的幫忙與協(xié)助，任務(wù)方能順利完成。3. 不要吝惜給部屬機(jī)會(huì)，培養(yǎng)部屬其實(shí)也是為了自己未來(lái)的前途；若一味地 防范部屬出頭，減少其升遷機(jī)會(huì)，部屬亦不愿心悅誠(chéng)服地幫忙；身為主管，要設(shè)法使部屬的人格發(fā)展成熟。不要只挑剔別人的缺點(diǎn)；肯定別人的 成就，贊揚(yáng)別人并非表示自己不行，而是表示自己有涵養(yǎng)。7. 洞悉部屬的要求，激勵(lì)他發(fā)揮潛力，所謂“女為悅己者容，士為知己者 死。”2. 盡人事而聽(tīng)天命，凡事全力以赴，找事做而不等事做。4. 使命感的自我期許。8. 重視學(xué)“力”而非學(xué)“歷”。對(duì)下則要領(lǐng)導(dǎo)和培養(yǎng)部屬，尤其是多部屬潛力的開(kāi)發(fā)，因?yàn)椴繉俸帽缺?，其潛在能力有待主管引?dǎo)浮出水面（見(jiàn)圖七）。 圖七 部屬的潛力 圖八 企業(yè)經(jīng)營(yíng)績(jī)效的達(dá)成五、主管如何支配時(shí)間？ 花點(diǎn)時(shí)間做規(guī)劃，心無(wú)旁鶩在一段時(shí)間內(nèi)解決一件事，當(dāng)機(jī)立斷、迅速做決策，學(xué)習(xí)做好 授權(quán)工作，這就是善用時(shí)間的秘訣。3. 一人一天的工作時(shí)間中，只有10%至30%的時(shí)間是有效率的，甚至與他人 的溝通也是一樣。7. 辦公時(shí)間常無(wú)創(chuàng)意或良好的工作改善對(duì)策。時(shí)間管理的原則1. 公司應(yīng)有年度行事歷，每個(gè)單位或部門(mén)先有一個(gè)年度計(jì)劃，作為大家行事的 最高準(zhǔn)則。非有必要，不要妄加更動(dòng)或調(diào)整。3. 訂立完成期限，然后嚴(yán)加考核。7. 學(xué)會(huì)當(dāng)機(jī)立斷、迅速做決策。11. 要打的電話一次將它打完。15. 桌上要保持整潔干凈。19. 學(xué)習(xí)做好授權(quán)工作，這最困難，但卻最重要。 若是以團(tuán)隊(duì)合作的“團(tuán)”字來(lái)做個(gè)拆字游戲，團(tuán)字里面是個(gè)“專(zhuān)”字，而間寫(xiě)“團(tuán)”字里面是個(gè)“才”字，由字面上已經(jīng)說(shuō)明的很清楚，團(tuán)隊(duì)是要將有專(zhuān)長(zhǎng)、有才華的人聚在一起共赴事功。3. “諸葛亮”式的英雄主義盛行，沒(méi)有人要當(dāng)臭皮匠。8. 界面不清，含糊地帶各不相涉，形成不位主義。主管建立團(tuán)隊(duì)之道 1. 首先主管要無(wú)私心，只有無(wú)私之美，以身作則，部屬自然上行下效，如此才 能建立永久性的團(tuán)隊(duì)之效。亦即要從“大同”出發(fā)，不要計(jì)較“小異”。6. 有了三公，更要提倡三和音，要部屬了解起音、專(zhuān)業(yè)音及團(tuán)隊(duì)音三者密切配 合的重要。他就會(huì)努力配合，成為有生產(chǎn)力的團(tuán)隊(duì)。企業(yè)的經(jīng)營(yíng)原則也是一樣，每個(gè)部門(mén)、每個(gè)員工都是火車(chē)頭，大家同一步調(diào)，就能發(fā)揮威力，達(dá)到“全員經(jīng)營(yíng)”的境界。這是磨練成長(zhǎng)的絕佳機(jī)會(huì)，同時(shí)也因感受上級(jí)器重而有甚大的激勵(lì)效果。3. 有機(jī)會(huì)發(fā)現(xiàn)部屬的能力與潛力。1. 主管方面： 自認(rèn)自己最能干，認(rèn)為部屬能力不足或經(jīng)驗(yàn)不夠，不足以擔(dān) 當(dāng)更大的責(zé)任。不知如何授權(quán)，主管工作方式僵化而少變化，自然不想授權(quán)，即使想授權(quán)也不知從和著手。部屬缺乏必要的數(shù)據(jù)和可資運(yùn)用的資源。部屬表現(xiàn)好，上級(jí)應(yīng)予特殊的激勵(lì)。顯示上級(jí)之重視與支持，以廣收宣傳效果。3. 授權(quán)是建立在雙方有共信、共識(shí)的前提上。6. 授權(quán)要充分與明確化。2. 授權(quán)要物色適當(dāng)?shù)娜?，并給予必要的訓(xùn)練、支持及鼓勵(lì)。6. 盡可能避免反授權(quán)，且要培養(yǎng)部屬接受授權(quán)的能力與意愿。管理大師彼德 ? 杜拉克曾說(shuō)：“主管花費(fèi)在會(huì)議的時(shí)間如果超過(guò)25%以上，便是管理的不良征兆。會(huì)議形式多而靈活運(yùn)用 會(huì)議的類(lèi)型基本上有二，即過(guò)程導(dǎo)向與任務(wù)導(dǎo)向會(huì)議。1. 一對(duì)一式的會(huì)議一對(duì)一式乃是主管與部屬對(duì)談，主要在相互教導(dǎo)與交換訊息。至于多久談一次乃看部屬工作或職務(wù)上的成熟度而定。3. 作業(yè)評(píng)估會(huì)議作業(yè)評(píng)估會(huì)議乃是部門(mén)之間的業(yè)務(wù)交流，有某部門(mén)向其它部門(mén)簡(jiǎn)報(bào)該部門(mén)的現(xiàn) 況；其它部門(mén)主管一方面可了解公司整體狀況，一方面可評(píng)估或詢問(wèn)其它部門(mén)問(wèn)題。這種會(huì)議沒(méi)有固定的主席，端看發(fā)動(dòng)單位是誰(shuí)而定；因此，這種會(huì)議的功能乃看該次會(huì)議召集人的籌劃能力與溝通能力。任務(wù)導(dǎo)向會(huì)議的成本一般較高，若參加的人越多，貢獻(xiàn)越大，故宜估計(jì)這些經(jīng) 費(fèi)支出，給會(huì)議出席人開(kāi)會(huì)成本意識(shí)是必須的。3. 減少出席人數(shù)，通常人數(shù)以七到十二人最佳。7. 估計(jì)會(huì)議成果，培養(yǎng)與會(huì)者的成本意識(shí)。2. 指定專(zhuān)人記時(shí)和記錄。6. 務(wù)以達(dá)成目的為尚，讓大家有開(kāi)會(huì)目的意識(shí)。40 / 4