人員必備excel管理及財務知識分析-預覽頁
【正文】 工具欄 在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄?！ 白远x”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條?！ ≈貜痛瞬讲僮鳎瑢粹o與相應的宏鏈接起來?！ 耙晥D→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如“上報表”)后，單擊“確定”按鈕?！ 案袷健x項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關(guān),車隊,一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出?！?三個英文狀態(tài)下的分號)?！ √崾荆涸凇氨Ｗo”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)?！ 肮ぞ摺詣痈泵?，打開“自動更正”對話框。我們可以自定義一個函數(shù)，來完成一些特定的運算?！ ∫院罂梢韵袷褂脙?nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)?！ 案袷健惫ぞ邫谏系摹疤畛漕伾庇覀?cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色”?！眮砗喜⑽谋尽 ∪绻覀兿雽⒍嗔械膬?nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連字符“amp。D1?！ √崾荆和瓿傻?步的操作，合并效果已經(jīng)實現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現(xiàn)錯誤?！ 〈颂幖俣▽W生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標題，第2行為學科名稱?！ ?，同時選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學生的成績條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。Excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)?！ ?zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。 單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”?！ 『茱@然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當然首先就需要同步輸入。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內(nèi)容了。 十九、改變文本的大小寫 在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運算提供最強大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。它們分別是：“=UPPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“=LOWER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“=PROPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等?！ ∪绻覀兿肟焖購腁4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)，它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。因此，實現(xiàn)起來似乎很復雜。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數(shù)字是以“11”、“12”、“13”結(jié)尾的，則加上“th”后綴；②如果第1原則無效，則檢查最后一個數(shù)字，以“1”結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用“nd”、以“3”結(jié)尾使用“rd”；③如果第2原則都無效，那么就用“th”。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數(shù))”。A4amp。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了?！《?、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換 這是Excel 2002中的新工具。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠標設置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標區(qū)域”，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。我們可以利用“函數(shù)查詢”，對目標數(shù)據(jù)進行精確定位，就像網(wǎng)頁中的搜索引擎一樣。具體實現(xiàn)的方法如下： 將光標定位到C9單元格中，然后單擊“插入”之“函數(shù)”選項。設定完畢按“確定”。試著在“C8”單元格中輸入某個學生名，比如“趙耀”，回車之下我們會發(fā)現(xiàn)，其下方每一科目的單元格中就自動顯示出該生的入學成績了。最后，如圖19所示，現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎?當然，如果你還想查看明細的話，單擊表格左側(cè)的“+”按鈕即可。值得一提的是，當碰到標點符號時，Excel的朗讀會自動停頓一會兒，然后再接著朗讀，這一點和其他軟件完全不同，筆者認為這樣的處理更加自然。如果我們想要對表格中的某一部分“照相”，只須先選擇它們(圖23)，然后按下“攝影”按鈕，這時該選定區(qū)域就被“拍”了下來?！ 〔贿^，請各位一定要注意：這可不是一般的照片!你可以試著改動原來被我們“拍攝”下來的表格數(shù)據(jù)看看——刷新一下“照片”，結(jié)果“照片”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了！ 三十一、在多張表格間實現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用 也許我們會奇怪，為什么每次打開Excel，軟件總是打開了一個由3張空白表格組成的文件組呢？如果你是專業(yè)的會計師、統(tǒng)計師或者諳熟于此的表格高手，就一定會明白，由于計算項目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復雜，單*一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動才是以一當十的制勝法寶。你看，如圖24所示，這時函數(shù)窗口中就會出現(xiàn)“班學生成績表!單元格”的字樣了?！ 」P者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，只須點擊剪貼板菜單底部的“選項”，清除“自動顯示Office剪貼板”復選框上的鉤。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時迅速調(diào)出剪貼板?！ ∽屛覀儐螕簟肮ぞ摺辈藛蔚摹肮綄徍恕边x項，并點擊“顯示公式審核工具欄”。所以，當我們單擊“公式審核”工具欄上的“追蹤引用單元格”按鈕后，Excel立刻用箭頭和藍點指明了這3個單元格的所在(圖25)。當然，還有更多的特殊功用需要各位在實踐中慢慢摸索。右擊我們想跟蹤的單元格，并在快捷菜單中選擇“添加監(jiān)視點”。29 / 29
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