【正文】 檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點，最好在兩個不同建筑物內(nèi)。 采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失。第四節(jié) 內(nèi)控制度是一個企業(yè)或單位為了保證其資產(chǎn)的安全、會計資料的準(zhǔn)確性和可靠性，提高經(jīng)營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內(nèi)采用的一系列制度、方法和手段。 （1）差錯的反復(fù)發(fā)生。 （2）數(shù)據(jù)安全性差。 （3）對不合理的業(yè)務(wù)缺乏識別能力。 （4）輸入差錯的嚴(yán)重性。 （5）程序被非法調(diào)用篡改。 （6）系統(tǒng)狀況與用戶要求不相適應(yīng)。 三、會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的功能 一般控制是指對計算機(jī)會計信息系統(tǒng)的研制開發(fā)、組織、鑒定、應(yīng)用環(huán)境等方面進(jìn)行的控制。 一般控制是應(yīng)用控制的基礎(chǔ)。 業(yè)務(wù)發(fā)生控制、數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)通信控制、數(shù)據(jù)處理控制、數(shù)據(jù)輸出控制、數(shù)據(jù)存儲和檢索控制。 會計軟件一般應(yīng)提供中文，但有的外資企業(yè)可以提供某種外文的同時要提供中文。 會計軟件系統(tǒng)也是會計電算化檔案。 會計軟件系統(tǒng)按使用范圍可分為通用會計軟件和定點開發(fā)會計軟件；按提供信息的層次可分為核算型會計軟件和管理型會計軟件；按硬件結(jié)構(gòu)劃分可分為單用戶會計軟件和多用戶會計軟件。 其缺點是受到空間和時間的限制，只能在個別單位、一定時期內(nèi)使用。 其優(yōu)點是通用會計軟件實質(zhì)上是一個工具，由用戶自己輸入會計核算規(guī)則，使會計軟件突破了空間上和時間上的局限性，具有真正的通用性。 3．商品化會計軟件商品化會計軟件一般具有通用性、合法性和安全性等特點。 主要功能包括如下功能模塊： 第一臺計算機(jī)的發(fā)明是計算機(jī)時代的到來的標(biāo)志。 以計算機(jī)主機(jī)所使用的主要元器，把計算機(jī)的發(fā)展經(jīng)歷了四代： 大規(guī)模、超大規(guī)模集成電路計算機(jī) 新一代計算機(jī)最突出的特點是具有智能。 數(shù)據(jù)處理：計算機(jī)應(yīng)用最廣泛的領(lǐng)域 CAI計算機(jī)輔助教學(xué)；CAE計算機(jī)輔助工程 信息共享容易實現(xiàn) 二、數(shù)制 進(jìn)位制之間的轉(zhuǎn)換（參考基礎(chǔ)班的講解） ASCII碼：美國標(biāo)準(zhǔn)信息交換碼，用一個字節(jié)即8位二進(jìn)制代碼表示一個字符的編碼。 四、中文在計算機(jī)中的表示 各種圖形符號682個 （2）字音編碼：常見的音碼漢字輸入技術(shù)有全拼碼和智能ABC碼。 （3）字形編碼：如五筆字型。 一個漢字的輸入碼不是唯一的，在同一個計算機(jī)漢字系統(tǒng)中，對于同一個漢字所對應(yīng)的各種漢字碼存在的關(guān)系為輸人碼可以不同，機(jī)內(nèi)碼相同。 漢字輸入編碼方案大體可分為：序碼、音碼、形碼及音形碼等幾種。 常用漢字輸入法簡介五筆字型將漢字的基本筆劃分為橫豎撇捺折五種。 五筆字型中，字根是組成漢字的基本單位。對于使用漢語拼音比較熟練且發(fā)音較準(zhǔn)確的用戶，可以使用全拼輸入法。 一、計算機(jī)系統(tǒng) 計算機(jī)的工作原理：存儲程序與程序控制是由美籍匈牙利數(shù)學(xué)家馮 （一）輸入設(shè)備 將計算機(jī)的處理結(jié)果傳送到計算機(jī)外部的裝置。 （三）存儲器存儲器的基本操作：讀操作（從存儲器取出數(shù)據(jù)）；寫操作（將數(shù)據(jù)存入存儲器）。 內(nèi)存儲器（也叫主存儲器，簡稱內(nèi)存）：存放正在執(zhí)行的程序和數(shù)據(jù)。 在微機(jī)中存取速度最快的存儲器是內(nèi)存，內(nèi)存中每個存儲單元都被賦予一個序號，這個序號被稱為地址。 （1）隨機(jī)存儲器(RAM),又稱讀寫存儲器,能從存儲器取出數(shù)據(jù)也能存入數(shù)據(jù)（關(guān)機(jī)后信息丟失）,有SRAM、DRAM兩種。 微型計算機(jī)在工作中尚未進(jìn)行存盤操作，突然電源中斷，計算機(jī)中RAM中的信息全部丟失，再次通電后也不能恢復(fù)。 （2）只讀存儲器(ROM),只能從存儲器中取出數(shù)據(jù),有PROM、EPROM。 ROM中存儲的數(shù)據(jù)在斷電后不會丟失。 外存儲器（也叫輔助存儲器，簡稱外存）：存放暫時不用的程序和數(shù)據(jù)。 新的硬盤在使用前，必須進(jìn)行格式化處理，格式化分三個層次：低級格式化、分區(qū)、高級格式化。 軟磁盤是一種表面涂有磁性材料的柔性塑料片。 光盤存儲器與軟盤相比，主要優(yōu)點是讀取速度快、容量大。 存儲容量它常以字節(jié)（Byte）為單位來表示。 字節(jié)：（Byte） 八個二進(jìn)制位數(shù)稱為一字節(jié)（位bit表示信息最小的單位） 1MB=1024KB=220B 兆兆字節(jié)（TB） （四）運算器（ALU）運算器除了進(jìn)行信息加工外，還有一些寄存器可以暫時存放運算的中間結(jié)果，節(jié)省了從存儲器中傳遞數(shù)據(jù)的時間，加快了運算速度。 CPU每執(zhí)行一條指令，就完成一個最基本的算術(shù)邏輯運算或數(shù)據(jù)的存取操作。 微機(jī)硬件系統(tǒng)中地址總線的寬度對可訪問存儲器的空間大小影響最大。 2微機(jī)的主要技術(shù)指標(biāo) 五、微機(jī)常用輸入/輸出設(shè)備 鍵盤是最主要的輸入設(shè)備，微機(jī)的鍵盤是一種分離式的智能鍵盤，通過電纜與主機(jī)連接。通?？梢酝ㄟ^鼠標(biāo)器指針的形狀判別在鼠標(biāo)器指針?biāo)肝恢蒙夏茏瞿男┎僮鳌?（3）掃描儀顯示存儲器越大，顯示的色彩就越豐富，顯示速度也越快。第四節(jié) 沒有安裝軟件的微機(jī)稱為裸機(jī)，無法完成任何工作。 系統(tǒng)軟件一般是指用戶能夠使用計算機(jī)而提供的基本軟件，用于計算機(jī)的管理、維護(hù)、控制、運行和語言翻譯處理等，它管理和控制計算機(jī)的各種操作。 操作系統(tǒng)操作系統(tǒng)是軟件系統(tǒng)的核心。 ①機(jī)器語言：全部由0、1數(shù)字組成的命令，計算機(jī)能直接運行；構(gòu)成機(jī)器語言的是二進(jìn)制編碼。 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)其中數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是核心。 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)分為：關(guān)系型、層次型、網(wǎng)狀型三種。 微機(jī)中使用的大多數(shù)是關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，例如：FoxBase、FoxPro等。 應(yīng)用軟件是用高級語言編寫出來的具有特定功能的為解決某一具體問題而開發(fā)的程序。 通用應(yīng)用軟件 計算機(jī)病毒是一種程序。 發(fā)生下列情況時，計算機(jī)也可能感染了病毒：計算機(jī)啟動速度無原因就變得很慢、內(nèi)存無原因大量被占用、經(jīng)常無緣無故地死機(jī)、磁盤文件無原因地變長、磁盤讀寫的時間變長、出現(xiàn)莫明其妙的顯示信息、程序運行出現(xiàn)不合理的結(jié)果、程序或數(shù)據(jù)突然丟失。 計算機(jī)病毒防范可以從三個方面來進(jìn)行即：預(yù)防、檢查和消毒。 創(chuàng)建緊急引導(dǎo)盤和最新緊急修復(fù)盤、使用外來磁盤或其他機(jī)器的文件時，要先殺毒再使用、對不需要寫操作的磁盤進(jìn)行寫保護(hù)、為計算機(jī)安裝病毒檢測軟件，定期清查病毒，并注意及時升級、為計算機(jī)安裝專門用于防毒、殺毒的病毒防火墻或防護(hù)卡。 縱上所述，計算機(jī)系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)是：第五節(jié) 多媒體技術(shù) 媒體（Media），又稱介質(zhì)，是存儲、傳播、表現(xiàn)信息的載體，是承載信息的有形物體，是指信息的表現(xiàn)形式。 ①感覺媒體：聲音、文字、圖像 多媒體：是指多種媒體的集合，它是以數(shù)字技術(shù)為核心的，將文字、圖像、聲音、視頻與計算機(jī)通信融為一體的信息環(huán)境的總稱。 多媒體技術(shù)：是指能夠同時采集、處理、編輯、存儲和展示兩個以上不同類型信息媒體的技術(shù)。 多媒體計算機(jī)（MPC）：多媒體計算機(jī)是指能處理文字、圖形、影像與聲音等信息的計算機(jī)。 多媒體計算機(jī)軟件主要有以下三種：支持多媒體計算機(jī)工作的操作系統(tǒng)、多媒體編輯工具、多媒體應(yīng)用軟件。 Windows 2000操作系統(tǒng) 自問世以來，已經(jīng)經(jīng)歷了許多版本。 二、Windows 2000的特點及功能 強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)功能 更強(qiáng)的娛樂性Windows 2000的基本操作 按下計算機(jī)電源開關(guān)，屏幕出現(xiàn)Windows 2000的桌面 （3）任務(wù)欄 Windows 2000的關(guān)閉 鼠標(biāo)是控制屏幕上光標(biāo)的手持式設(shè)備，它是常用的輸入工具。 通過每個菜單包含一系列命令可完成各種功能。窗口恢復(fù)按扭和最大化按扭互相轉(zhuǎn)化。 （7）滾動條，單擊滾動條中滾動框以上或以下部分，可上下滾動一屏，當(dāng)窗口無法顯示所有內(nèi)容時，可使用滾動條查看窗口的其它內(nèi)容。 （8）狀態(tài)欄：顯示本窗口的工作狀態(tài)。 四、Windows菜單及其操作 注意菜單中的標(biāo)記 菜單命令前的單選標(biāo)志： 五、Windows對話框的組成及其操作 如果單擊其右邊的箭頭按鈕，會出現(xiàn)一個列表框。 （4）復(fù)選標(biāo)志 有的對話框還有應(yīng)用按鈕，單擊應(yīng)用按鈕，使選擇的設(shè)置有效，但不關(guān)閉對話框。 ①對話框不是一個獨立的程序 輸入法的切換 Ctrl+Shift Ctrl+空格 Shift+空格 Ctrl+. .開始按鈕,通常位于桌面的底行左側(cè)，Windows中用于引導(dǎo)用戶完成大多數(shù)日常操作的菜單在開始菜單中。 可以用鼠標(biāo)單擊桌面左下角的開始按鈕；或Ctrl+Esc 用鼠標(biāo)器啟動應(yīng)用程序方法是：單擊開始按鈕，再移動高亮條直到需要的命令單擊之。 鼠標(biāo)器指針指向開始菜單中有向右箭頭命令，將出現(xiàn)另一個菜單。 開始菜單中的設(shè)置命令功能：顯示能更改系統(tǒng)設(shè)置的組件清單。 文檔菜單中最多可放置15個文檔，文檔菜單中由用戶近階段用過的文檔文件名組成，文檔菜單中放滿15個文檔后，還可放入新文檔，但最早放入的文檔將被剔除。 （3）最下面的部分是關(guān)機(jī)命令。 一、文件夾和文件的概念 文件夾 A：C：D： 文件和文件夾的選定 （1）可利用開始菜單中的搜索命令。 （2）利用資源管理器中的工具欄點擊搜索命令。 （3）選中一個文件夾后點擊右鍵，點擊快捷菜單中搜索命令。 文件夾不能設(shè)置系統(tǒng)屬性。 1．軟盤的格式化 此時軟驅(qū)指示燈將閃爍，對話框中出現(xiàn)正在讀源盤…的提示，進(jìn)度條上顯示讀取進(jìn)度。 （3）當(dāng)源盤內(nèi)容讀取完后，對話框中會出現(xiàn)請插入目標(biāo)盤，單擊確定的提示。 資源管理器的啟動 （2）圖標(biāo)的排列方式有大圖標(biāo)、小圖標(biāo)、列表、詳細(xì)資料、縮略圖。 彈出快捷菜單的方式：①用鼠標(biāo)右鍵單擊某個圖標(biāo)，可彈出快捷菜單②用鼠標(biāo)右鍵單擊桌面上的空白區(qū)，也會彈出快捷菜單③右擊資源管理器窗口中的文件夾圖標(biāo)，也會彈出快捷菜單。 桌面圖標(biāo)如果需要，用戶可以在桌面創(chuàng)建應(yīng)用程序和文件夾和文件的快捷方式，也可以重新排列桌面圖標(biāo)。 桌面背景 任務(wù)欄是桌面上最重要的組件之一。 Windows可以同時啟用多個應(yīng)用程序，但是位于前臺的任務(wù)只有一個，在任務(wù)欄內(nèi)用鼠標(biāo)直接點擊相應(yīng)的應(yīng)用程序按鈕或圖標(biāo)，該應(yīng)用程序即為前臺任務(wù)。 （2）從我的電腦或資源管理器窗口中將應(yīng)用程序拖放到任務(wù)欄的快速啟動區(qū)。 標(biāo)準(zhǔn)型的計算器允許用戶做一些數(shù)值計算，科學(xué)型的計算器允許用戶做一些較高級的科學(xué)型和統(tǒng)計型的計算。 三、寫字板 記事本是一個小型的文本編輯程序，用來編輯便條式和無格式式的小型文本文件。 系統(tǒng)工具主要包括：備份、任務(wù)計劃、磁盤清理、磁盤碎片整理程序和字符映射表等。 二、使用備份工具 建立一個文本文件 重命名文件或文件夾 第一節(jié) 一、Word的特點 豐富的輔助功能 由開始菜單啟動Microsoft 桌面上的快捷圖標(biāo) 標(biāo)題欄：標(biāo)題欄直接位于WORD窗口頂邊的上方，由標(biāo)題圖形、應(yīng)用程序標(biāo)題及文檔名字組成。該欄的工具按鈕，是為了使用方便從菜單中選擇出來的常用命令，并以圖標(biāo)形表示。操作滾動條的方法有兩種（用鼠標(biāo)左鍵單擊滾動條兩端的黑三角；用鼠標(biāo)左鍵按住滾動條中間的滑動塊）。 當(dāng)按住垂直滾動框進(jìn)行拖動時，會顯示相應(yīng)頁碼提示，表明將要在屏幕上顯示哪一頁的內(nèi)容。 正文區(qū)域：位于WORD窗口的中間，是WORD窗口的最大區(qū)域，是文檔輸入與編輯排版的區(qū)域，用戶的主要工作區(qū)，又稱為文檔窗口，也叫做文檔編輯排版區(qū)。 狀態(tài)欄：用來顯示狀態(tài)。 四、Word的視圖模式 右擊標(biāo)題欄或任務(wù)按鈕/關(guān)閉 常用工具中的新建按鈕 Documents文件夾，保存類型為Word文檔，默認(rèn)的擴(kuò)展名為.DOC。 刪除文本 文本左側(cè)的右向箭頭雙擊選中整段 三種方法：第一，在當(dāng)前插入模式下，先刪除多余的字，再輸入缺少的字，或先插入缺少的字，再刪除多余的字。 （2）利用鼠標(biāo)直接拖動移動 復(fù)制文本 （3）利用鼠標(biāo)右鍵快速復(fù)制 字號：初號到八號，5磅到72磅。 字形：有常規(guī)、粗、斜、粗斜四種。 保存有圖片的文檔時，不論保存還是另存為都是將文本和圖片同時保存，因而文件比單文本文件要大。 Word中圖片與表格處理 圖片的來源：（1）剪貼畫；(2)WORD本身自帶的圖片；(3)來自文件；(4)預(yù)先保存在磁盤上的圖片文件(可以是網(wǎng)上下載的、自畫的、掃描儀生成的，數(shù)碼相機(jī)拍攝的等，但都應(yīng)知道保存在何處)。 （1）圖片大小的設(shè)置（鼠標(biāo)拖放、圖片對話框）16