【正文】 五．針對上述問題，我認為本小組的改進思路主要有以下幾點 （一）刪除冗余過程 9 首先，活動負責人審核自己所組織的活動參與名單，然后交組織部繼續(xù)審核，兩者之間存在重復審核，所以，本系統(tǒng)在流程上將刪除活動負責人審核這一環(huán)節(jié)，減少重復工作。因此，很可能便利審核員作假，出現(xiàn)審核錯誤，不利于公平公正的實現(xiàn)，有損實行第二課堂學分的目的，有害第二課堂學分制度的發(fā)展。 8 （五）服務的范圍很小 第二課堂學分直接反映了學生參與課外活動的情況，但是教師和學校領導并不能從第二課堂學分反映出來的信息中取得相應的信息。 三．現(xiàn)行系統(tǒng)存在的問題與不足 （一）缺少一個集中管理的平臺 第二課堂學分申請審核的過程與涉及的人員太多，使得原始資料不斷在不同的審核者中流轉，文檔和資料流通的時間居高不下，信息反饋不能及時地傳遞，并且原始資料一旦丟失，將無法彌補過失，審核過程將重新進行 。 步驟 7：結果反饋。 步驟 5：三次審核。 步驟 3：活動類型判斷。 一．現(xiàn)行系統(tǒng)的運作 在初步調查當中我們發(fā)現(xiàn)學院在管理第二課堂學分管理上的步驟 (如圖 121)為： 步驟 1：填表。其中活動負責人主要負責審核蓋章，組織部負責審核后進行手工統(tǒng)計學分，輔導員和學工部負責審核整理匯總表。 本課程設計針對鹿山學院現(xiàn)在的第二課堂學分管理上的缺陷， 采用 ACCESS 作為開發(fā)技術，VISIO作為輔助繪圖工具，創(chuàng)建數(shù)據庫，從而實現(xiàn)第 二課堂學分的高效率管理，本系統(tǒng)提供了第二課堂學分的查詢，刪除，添加，更新的功能 ，提供報表，信息存儲 及處理的能力，使得讓第二課堂學分的管理得到簡化，高效。 2 摘要 隨著鹿山學院的不斷擴大，在管理上就要求快速、高效的管理模式，而目前鹿山學院的第二課堂學分的管理效率低，容易出錯，認證審核步驟多又繁瑣。其中“優(yōu)”不得超過 1 名。查詢和處理是本系統(tǒng)的主要功能，解決了原手工進行審核和統(tǒng)計學分中的繁瑣、易錯、易漏的問題， 同時，也達到了優(yōu)化管理模式， 準確、高效的學分管理的目的。我們通過咨詢組織部部長、導員、學工部負責人，以及個人的親身經歷，在鹿山學院的第二課堂學分的申請過程中，學生是自己拿著 申請表給活動負責人審核蓋章，在交到組織部處進行審核，然后給輔導員復核，再給學工部審核確認。 現(xiàn)行系統(tǒng)的調查與分析 我們過咨詢組織部部長、導員、學工部負責人，查閱《廣西科技大學（籌）鹿山學院學生手冊》，以及個人的親身經歷，清晰地了解了現(xiàn)行系統(tǒng)的運作流程，發(fā)現(xiàn)其中存在的一些問 題，并依據這些問題提出了本小組的改進思路。團支書對本班同學提交的申請表進行初次審核，發(fā)現(xiàn)簡單的問題，如錯別字，格式要求等，提醒申請學生訂正，在糾正錯誤之后簽名確認。系團委學生會組織部對各班團支書提交的各班第二課堂學分申請表進行審核確認，符合評分標準的申請匯總各年級和各班的第二課堂學分申請表申請結果，形成第二課堂學分認定表交由輔導員審核，否則駁回申請。學工部對各系輔導員提交的第二學分認定表進行最終的審核確認，如通過形成 第二學分認定表交由各系團委學生會組織部，否則駁回申請。 （二）審批制度 實施層層審批的制度，由于學校所有的活動最初都是由團委發(fā)起，因 此需要各級的負責人的審核，同時有利于及時的發(fā)現(xiàn)錯誤，相互的監(jiān)督保證工作的質量與準確度，提高申報結果的真實性和相對公平性 （三）統(tǒng)一的評分標準 運用統(tǒng)一的評分標準，使操作過程和標準高度統(tǒng)一，消除同一問題因為不同標準造成結果不一致的情況，減少人為操作的不公平性。 （四）重復單純的審核 過程 團支書、輔導員和學工部在大多數(shù)的情況下，并不了解實際的情況，因此對于審批工作并沒有實際的作為，無法發(fā)現(xiàn)存在的問題，僅只是流程的需要，單純地走一個過場，但是卻因此增加了整個過程的工作量，降低了審批效率，增加了工作時間，拖長的學生取得結果的過程。 (六 )業(yè)務流程的不完善 在對本系及外系舉辦活動信息核對匯總時，完全由同一個人進行，在審核過程中缺少一個監(jiān)督的過程，而學工部的審核由于全院的學生太多不能每一條的信息都能了解，不能起到監(jiān)督的作用。 （三）不利于深化學校管理 給學校的教學管理的決策困難，不 利于激勵學校發(fā)現(xiàn) 和正視目前 存在的問題，改進工作 流程 ，深化教育改革，形成良好的校風、學風； 不 利于激勵學校完善 管理制度 ，促進高學校管理工作制度化、規(guī)范化和科學化建設 。 （二）糾正錯位過程 由于系團委學生會組織部在對活動信息核對匯總時，缺少監(jiān)督者，分散權利和制約的作用。 （四）整合并優(yōu)化結構 對于信息的反饋，原先是由組織部將匯總得分表交由各班團支書，現(xiàn)在本系統(tǒng)通過建立的信息平臺，將信息的反饋這一環(huán)節(jié)進行整合，使其化整為零，大家可以自己來查詢學分申報批準情況。 （四）管理更加方便 目標系統(tǒng)由于很多數(shù)據都是通過計算機核對，在管理上可以減少甚至消除了亂加分的不公平的現(xiàn)象，加強了學校對第二課堂學分的管理。 （二）通信便捷 11 在通信功能方面，我們有無線網絡通信和有限網絡通信，使得目標系統(tǒng)信息的傳輸更加方便和快捷。 12 第二章 鹿山學院第二課堂學分管理系統(tǒng)分析 組織結構描述與分析 一．組織結構描述 鹿山學院第二 課堂學分管理系統(tǒng)改進后的組織結構是經過對原業(yè)務流程分析之后制定的。 （二）學生工作部團委老師 制定第二課堂制度的具體計劃和評分標準、管理第二課堂學分實施的具體業(yè)務，通過最終的審核掌握第二課堂學分活動的開展和評定工作的情況。 改進后業(yè)務流程的 分析 一 ．改進之后的業(yè)務流程圖（如圖 221） 改進之后的業(yè)務流程，不但從管理上減少了不必要的環(huán)節(jié)，優(yōu)化了業(yè)務流程結構，提高了運作效率，同時，也避免出現(xiàn)工作重復的發(fā)生；在技術上，通過計算機技術的引用，提高了審核管理的效率以及信息的處理能力。組織部評審小組根據活動參與名單，對學分申報人申報的 14 信息予以核對。評定小組將其匯總的學分匯總表交由學工部審核，審核通過的計入統(tǒng)計匯總表，并及時更新歷年學分匯總表；不通過的予以駁回。系統(tǒng)之所分為這兩個模塊，好處有兩個方面：首先是本系和外系學生參與活動信息合并處理模塊包括了對學生參與活動信息進行準確的核對，這樣為下一步學分的計算提供了準確信息，減少了因核對而造成的計算失誤。其最后面向的用戶為學生、老師和校領導。圖 232 所示 P1 圖 232 （三）第二層數(shù)據流程圖 : 首先是學生根據自己實際參與的活動，提供個人參與活動信息，本系和外系組織部根據他們舉辦活動的參與名單，對學生提出申報第二課堂學分的個人參與活動信息進行核對，核對無誤后，進行信息的合并。 輸出的數(shù)據流 本學期的第二課堂學分匯總表 21 處理邏輯編號 P22 處理邏輯名稱 本學期第二課堂學分審核 簡述 把申 請的第二課堂學分進行審核 輸入的數(shù)據流 本學期第二課堂學分匯總表、歷年的學分匯總表 處理描述 根據本學期的學分匯總表和歷年的學分匯總表進行審核。參加公共服務與社會工作等公益活動累計 40小時（或40 次）以上，每小時 分，總共 分。針對數(shù)據流程圖中的 P1 P1 P22，分析對學生申報內容進行的審核結果。 （一）基礎數(shù)據管理 該功能主要是實現(xiàn)對學生信息和活動信息的管理。此功能可以滿足學生對于已修學分，待修學分查詢，以此來規(guī)劃自己今后應該多參加哪一類的活動；也可以滿足老師對于學生的學分狀況來了解，分析學生應該參加什么類別的活動才可以更好的促進學生的發(fā)展；另外，校領導可以根據查詢結果，了解學院組織的活動項目，并根據學生所修類別的差異，合理調節(jié)活動項目，以便學生全面發(fā)展。如圖 261 所示 圖 261 UC矩陣 圖 26 第三章 鹿山學院第二課堂學分管理系統(tǒng)設計 系統(tǒng)設計的目標 一．查詢統(tǒng)計學分信息 通過簡單的操作，可以方便快捷準確地查詢并統(tǒng)計學生第二課堂學分信息。 一．基礎數(shù)據管理 該功能主要是實現(xiàn)對學生信息和活動信息的管理。此功能可以滿足學生對于已修學分，待修學分查詢，以此來規(guī)劃自己今后應該多參加哪一類的活動；也可以滿足老師對于學生的學分狀況來了解，分析學生應該參加什么類別的活動才可以更好的促進學 27 生的發(fā)展；另外，校領導可以根據查詢結果，了解學院組織的活動項目，并根據學生所修類別的差異，合理調節(jié)活動項目，以便學生全面發(fā)展。 二．客戶機環(huán)境需求 （一）硬件要求 : X86 處理器及其兼容系統(tǒng) ,要求 CPU 類型為 Pentium III 700MHz 以上處理器 ： 128MB 以上 ： 200MB 以上的自由空間 A4 幅面的打印機 1 臺， A4 紙若干 口的 HUG（不間斷電源） （二）軟件環(huán)境： ： Microsoft Windows 98/2021 以上 , 推薦使用 Microsoft Windows xp ： TCP/IP 協(xié)議 30 數(shù)據庫設計 一． ER圖 圖 351 個人活動信息表 圖 352 本系舉辦活動參與名單 31 圖 353 外系舉辦活動參與名單 圖 354 活動評價標準 32 圖 355 用戶類型 圖 356 統(tǒng)計匯總表 二．物理模型： 學生個人信息表：（學號、姓名、專業(yè)、性別、活動名稱、系別、活動時間、活動類 33 別） 本系舉辦活動參與名單：（學號 、姓名、專業(yè)、性別、活動名稱、系別、活動時間、活動類別、活動時長、活動負責部門） 外系舉辦活動參與名單：（學號、姓名、專業(yè)、性別、活動名稱、系別、活動時間、活動類別、活動時長、活動負責部門） 評分標準：（活動類別、活動總分、活動分值） 用戶類型：（教師、學生、校領導） 統(tǒng)計匯總表：（姓名、學號、系別、活動負責人、活動名稱、活動時間、活動類型、專業(yè)、已修學分、待修學分） 界面設計 一．用戶登錄 設計說明：根據當前用戶名和用戶密碼，如果用戶填入的用戶名和密碼符合，則能進入該系統(tǒng)，如密碼錯誤，則彈出 錯誤提示框。 界面如圖所示 ： 圖 363 審核表 四．個人和活動申報表 設計說明：學生填入相應的活動名稱，時間、活動所屬類別、申請的分值，負 35 責人。邏輯安全是指系統(tǒng)在處理數(shù)據時，對應的是硬件、軟件、信息、時間等個層面的壓力，為保證快速平穩(wěn)地運行程序和準確無誤的處理數(shù)據，而為系統(tǒng)設計的應用邏輯程序。環(huán)境方面則要求有一定的防火設備，防雷電等。 系統(tǒng)設計說明 通過本階段的設計工作，我發(fā)現(xiàn)在理論與實踐中，實踐更重要一些。 38 第四章 本系統(tǒng)設計的總結、致謝、參考文獻 總結 當運用了快捷方便的教務系統(tǒng)，而在對比當下的第二課堂學分的申報審批方式，我們不得不急切地期待一個簡單操作方便使用的智能化系統(tǒng)運用到被引進到學分評定中來，減少投入到審核信息的人力物力。那種感覺就宛如在一場盛大的頒獎晚會上，的到了晚會的最高