辦公室用品和設(shè)備管理課件-全文預(yù)覽
【正文】 發(fā)傳真 發(fā)出傳真 ?擬寫文稿 發(fā)出傳真，除了一些有原來格式的文件，如發(fā)票、照片、公文等外，一般 需臨時(shí)擬寫傳真文稿 ，如果傳真業(yè)務(wù)比較多的組織，可制作 專門的傳真文件表 ，使用時(shí)只填上相關(guān)內(nèi)容則可。 對(duì)于普通紙傳真來說，紙張的好壞對(duì)傳真機(jī)的“卡紙”率及其使用壽命都會(huì)產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。 ●人工接收，操作步驟如下： ①使機(jī)器處于 “ 準(zhǔn)備好 ” (READY)狀態(tài)； ②當(dāng)電話振鈴后，拿起話機(jī)與對(duì)方通話； ③通話結(jié)束，按發(fā)方要求，按啟動(dòng)鍵 (START)，開始接收； ④掛上話機(jī)； ⑤若接收處現(xiàn)差錯(cuò)或質(zhì)量不好時(shí)，可與對(duì)方聯(lián)絡(luò)，要求重發(fā)，直至滿意為止。 ●自動(dòng)接收 具有自動(dòng)接收功能的傳真機(jī)才能按此方式操作。當(dāng)原稿圖文顏色較深時(shí)，將“原稿深淺”鍵置于“淺色”位置；若圖文顏色較淡時(shí)，就將該鍵調(diào)至“深色”位置。 ?選擇掃描線密度的檔次?；ヂ?lián)網(wǎng)工程任務(wù)組已經(jīng)成立了 Inter傳真工作組，與其他基于傳統(tǒng)電路交換網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)一樣，傳真與 IP網(wǎng)絡(luò)融合的趨勢(shì)也是不可逆轉(zhuǎn)的。 傳統(tǒng)傳真機(jī)的使用成本較高、而使用效率相對(duì)低下。 1．傳真技術(shù)概述 傳真通信是 現(xiàn)代圖像通信 的重要組成部分，它是 傳遞靜止圖像 的重要手段。 如果出現(xiàn)以下情況，如機(jī)器外殼變得過熱；機(jī)器里發(fā)出異響；機(jī)器部分被損傷；機(jī)器被雨淋或機(jī)器內(nèi)部進(jìn)水應(yīng)立即關(guān)掉電源，并請(qǐng) 維修人員進(jìn)行維修。不可未關(guān)閉機(jī)器開關(guān)就去插拔電源插頭，這樣容易造成機(jī)器故障。紙盒的紙不能超過復(fù)印機(jī)所允許放置的厚度。此時(shí)，需要對(duì)復(fù)印機(jī)進(jìn)行專業(yè)清潔。 在復(fù)印過程中一定要蓋好蓋板，以減少?gòu)?qiáng)光對(duì)眼睛的刺激。 應(yīng)使用穩(wěn)定的交流電，電源的定額應(yīng)為： 220240V， 50Hz， 15A。要注意防高溫、防塵、防震、防陽光直射，同時(shí)要保證通風(fēng)換氣。當(dāng)復(fù)印無法拆開的書本時(shí)，可兩頁中間夾一張厚白紙，遮擋暫不印的一頁和中縫。根據(jù)原稿尺寸、縮放倍率選取復(fù)印紙尺寸。將復(fù)印份數(shù)輸入控制面板中。 (2)放置原稿。 復(fù)印機(jī)的分類 按復(fù)印介質(zhì) 特殊涂層紙 復(fù)印機(jī) (又稱 EF機(jī)或直接法復(fù)印機(jī) )和 普通紙 復(fù)印機(jī) (又稱 PPC機(jī)或間接法復(fù)印機(jī) ) 按顯影狀態(tài) 濕法 (液態(tài) )機(jī)和干法 (固態(tài) )機(jī) 按潛像形成方法 放電成像法、電容成像或逆充電成像法、充電成像法、持久內(nèi)極化成像法和電荷轉(zhuǎn)移成像法 按光導(dǎo)體材料 硒 (包括硒 碲合金 )靜電復(fù)印機(jī)、 ZnO靜電復(fù)印機(jī)、 CdS靜電復(fù)印機(jī)和 OPC(有機(jī)光導(dǎo)體 )靜電復(fù)印機(jī) 按稿臺(tái)方式 稿臺(tái)移動(dòng)式 和 稿臺(tái)固定式 靜電復(fù)印機(jī) 按主機(jī)體型 臺(tái)式 復(fù)印機(jī)、 落地式 復(fù)印機(jī)和 組合式 復(fù)印機(jī) 按復(fù)印幅面尺寸 大型 (AL以上 )復(fù)印機(jī)、中型 (A3或 A2)復(fù)印機(jī)和小型 (A4以下及袖珍式、卡片式 )復(fù)印機(jī) 按色彩還原性能 黑白 (即不論原稿圖像是何種顏色，只能表示為不同程度的黑色 )、單彩色 (不管原稿圖像是何種顏色，復(fù)印品均為黑色以外的一種顏色 )和全彩色 3種功能的復(fù)印機(jī) 按特殊功能 具有信息存儲(chǔ)功能、自動(dòng)編輯功能、模擬功能、對(duì)開分頁功能、自動(dòng)進(jìn)紙功能、自動(dòng)雙面復(fù)印功能和人機(jī)對(duì)話等功能的靜電復(fù)印機(jī) 臺(tái)式復(fù)印機(jī) 落地式復(fù)印機(jī) 復(fù)印機(jī)面板 復(fù)印機(jī)紙盒 復(fù)印機(jī)玻璃臺(tái) 復(fù)印機(jī)的使用 靜電復(fù)印機(jī)的使用步驟： (1)預(yù)熱。 靜電復(fù)印機(jī)的基本原理是運(yùn)用電光學(xué)、計(jì)算機(jī)和精密機(jī)械為一體的 攝影技術(shù) ，將 原稿的文字、圖像 轉(zhuǎn)換為 靜電潛象 ，再由 靜電潛象 轉(zhuǎn)印成 復(fù)印圖像 的過程。 減少私人電話 ； 控制國(guó)內(nèi)國(guó)際長(zhǎng)途電話的使用 ；按單位有關(guān)規(guī)定使用移動(dòng)電話； 定期檢查并核對(duì)電話賬單 以控制開銷。 指定人員使用傳真機(jī)， 做登記并保留所有發(fā)送記錄 ，其中 包括日期 、 發(fā)送信息人的姓名 和 信息接收者的細(xì)節(jié) 。 申請(qǐng)復(fù)印 時(shí)必須 填寫 有細(xì)節(jié)要求的 申請(qǐng)表 ，并在復(fù)印前由主管人員簽字批準(zhǔn) 。 e、物品申請(qǐng)表包括下列細(xì)節(jié)： 申請(qǐng)表編號(hào)、申領(lǐng)部門、物品名稱（項(xiàng)目）、數(shù)量、特殊要求、發(fā)放人簽字、領(lǐng)取人簽字、授權(quán)批準(zhǔn)人簽字、日期。 (1)制作申請(qǐng)單 (2)備案清單 (3)發(fā)放物品應(yīng)有下列手續(xù)： (4)監(jiān)視控制 a、指定人員發(fā)放。 ? 體積大、分量重 的放置在 最下面 ，以減少?gòu)募茏由先∥飼r(shí)發(fā)生事故的危險(xiǎn)。當(dāng)需要時(shí)又能容易地找到。 (5)接收后，要及時(shí)更新庫存余額。 辦公用品的采購(gòu)與進(jìn)貨 提出購(gòu)買申請(qǐng) 審批，落實(shí)經(jīng)費(fèi) *招標(biāo)，選擇供應(yīng)商 簽訂供貨合同 貨物入庫 支付貨款 1．通常采購(gòu)辦公用品和設(shè)備的程序 2．辦公設(shè)備和易耗品的訂購(gòu)方式 直接購(gòu)買 因特網(wǎng)服務(wù) 傳真訂購(gòu) 電話訂購(gòu) 3．辦公設(shè)備及辦公用品的接收程序 (1)先用訂貨單和通知單核對(duì)對(duì)方交付貨物時(shí)出具的交貨單及貨物。第五章 辦公室用品和設(shè)備管理 本 章 體 系 辦公用品的管理 辦公設(shè)備的使用和管理 辦公用品的具體分類 紙簿類消耗品： A B5等辦公復(fù)印紙、信紙、信封、筆記本、直線紙、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽紙。 辦公設(shè)備耗材： 打印機(jī)墨盒、色帶、空白光盤等。 (4)接收的每一類貨物的詳情，應(yīng)輸入到辦公用品庫存卡的接收項(xiàng)中。
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