【正文】 . 用意 寫的原因、寫給誰 2. 程序 收集信息的步驟，如會見、調(diào)查等 3. 發(fā)現(xiàn) 找到本報告的相關(guān)信息 4. 結(jié)論 總結(jié)“發(fā)現(xiàn)”中的關(guān)鍵要點 5. 建議 推薦應(yīng)該采取的行動 79 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 選擇最適合的呈現(xiàn)信息方法 ?對于工作總結(jié)、報告等專業(yè)文書呈現(xiàn)信息方法多種多樣， 不要只用文字陳述 ?明確文書的內(nèi)容、要求和使用意圖 ?選擇最有效、最簡明的呈現(xiàn)信息的方法 包括：文字敘述、各種表格、 圖畫圖形、各類圖表、 流程圖、真實照片 投影膠片、 投影幻燈片 等等 80 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 會議記錄 ? 用處 —— 真實客觀反映會議內(nèi)容和進程，為日后存查備考提供歷史依據(jù) ? 種類：摘要記錄、詳細記錄、 音像記錄 ? 格式： 1. 開頭（名稱、時間、地點、出缺人員、主持人、記錄人） 2. 正文（按會議進程記錄內(nèi)容） 3. 結(jié)尾（主持人總結(jié)、記錄人和主持人簽名） 81 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 會議記錄樣例 XXX 擴大會 地點： 1號會議室 時間： 2023年 8月 5日 出席人： XXX YYY JJJ FFF LLL 缺席人： RRR 主持人： NNN 記錄人： VVV 會議內(nèi)容：聽取考察 GG的匯報，研究我市實施意見。 本合同一式兩份 ， 合同雙方各執(zhí) 1份；合同副本1份 ， 送 XXXX集團公司備案 。（結(jié)尾應(yīng)酬語） 順頌 商祺?。ㄗｍ炚Z） 香港騰飛保險公司 副總裁 （手簽） 張洪山謹啟（署名） （日期） 附件： XXXX 接前頁向下 56 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 商務(wù)信函寫作要領(lǐng) ?稱呼正確，語氣適當 ?言簡意賅，表達正確 ?交談?wù)\懇，平實話語 ?避免幽默，不要抒情 ?祝頌語言，商業(yè)性強 ?先要手簽，后再打印 ?不要忘掉，附注說明 57 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 商業(yè)傳真寫法（傳真頭） 收件人 To 發(fā)件人 From 傳真號 fax 日期 Date 電話 Phone 頁數(shù) Pages 主題 Re 抄送 Cc 緊急 審閱 批注 答復(fù) 傳閱 Urgent For Review Comment Reply Recycle Please 58 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 商務(wù)傳真寫法 ?對外傳真，正規(guī)封頁 ?填寫齊全，不要遺漏 ?機密文函，注意保密 ?書寫內(nèi)容，如同信函 ?有效利用，電腦傳真 59 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 四、經(jīng)濟（法律）文書寫作 ?經(jīng)濟文書特點 ?意想書用處、要求、格式 ?協(xié)議、合同用處、要求、格式 ?標書用處、要求、格式 60 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 經(jīng)濟文書特點 ?含義 —— 為處理經(jīng)濟活動中發(fā)生的各種關(guān)系，并作為處理 財政經(jīng)濟業(yè)務(wù)規(guī)范和準則而行使的一種文書 ?特點 ： 具有法律效力，受法律保護的經(jīng)濟文書寫作格式嚴格，語言嚴密（合同） 不具法律效力，不受法律保護的經(jīng)濟文書寫作格式靈活，可采用多種文體（市場調(diào)查、產(chǎn)品說明） 61 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 經(jīng)濟文書寫作要求 ?遵循經(jīng)濟政策和法規(guī)，使文書有效 ?確切掌握專業(yè)內(nèi)容，使文件達到預(yù)期要求 ?制作內(nèi)容嚴肅、嚴謹，文字精確、嚴密 ?格式規(guī)范正確 62 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 意向書 ?用處 —— 雙方或多方合作開展業(yè)務(wù)，表示合作意向（設(shè)想、觀點、打算）的文書 ?作用 —— 不具有法律效力，是簽訂協(xié)議、合同的基礎(chǔ)文書 ?類別 —— 單 簽式、聯(lián)簽式、 換 文式 ?格式 —— 標題 X公司與 Y公司科技協(xié)作意想書 導(dǎo)語 單位全稱，要達成的意想 正文 分條款寫明 結(jié)尾 留有余地“未盡事宜，在正式 簽署 單 =對方簽副本， 換 =簽自己 63 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 合同（契約） ?用處 —— 雙方或多方對某問題協(xié)商一致，制訂出的須遵守執(zhí)行的條款，以書面形式作為憑證的文書 ?特點 —— 確定各自權(quán)利和義務(wù) 具有法律約束力 政策性強 平等互利，等價有償?shù)脑瓌t 64 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 合同格式： 1. 標題 （買賣、承攬、借款） 2. 雙方、多方單位名稱 （甲方、乙方， 賣方、買方，供方、需方） 1. 正文 ： 開頭 目的 2. 條款 包括標的、數(shù)量質(zhì)量、價款酬 3. 金、 履行期限、違約責任 4. 落款 ：份數(shù)、有效期限、簽章、電話、賬號、 5. 開戶銀行、地址 65 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 合同樣例 財產(chǎn)租賃合同 出租方：紅杉集團公司 （ 以下稱甲方 ） 承租方：綠葉有限公司 （ 以下稱乙方 ） 根據(jù) 《 中華人民共和國經(jīng)濟合同法 》 及有關(guān)規(guī)定 ， 為明確雙方權(quán)利和義務(wù) ， 經(jīng)協(xié)商一致 ， 簽訂本合同 。 5．簡潔（ Conciseness）文字簡煉，力戒修飾語堆積，函件冗長、拖沓。 本體 ：標題 會議名稱 +紀要 單位名 +會議名 +紀要 正題 （ 主題 ） +副題 （ 會 議名稱 +紀要 ） 時間 標題下寫紀要 印發(fā) 時間 ， 署名下寫 成文 時間 43 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 會議紀要 ?正文 概況：會期 、 會址 、 主持 、 參會 、 議題 、 結(jié)果六要素 主體：具體反映會議的主要情況 、 內(nèi) 容與成果 （ 方法見后 ） 結(jié)尾：可用簡短 、 明確 、 有力的語句 提出要求 、 希 望 、 號召 ?簽署 正文右下方署明主辦單位或會議 名稱 44 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 會議紀要的主體 主體：具體反映會議的主要情況 、 內(nèi)容與成果 。 突出會議中心 ， 內(nèi)容概括 ， 有取有舍 有主有次 ， 言語精練 。 40 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 函格式 主體 發(fā)函寫清商洽 、 詢問 、 請求的事項 ， 明確具體； 復(fù)函要針對來函事項逐一鄭重作答 ， 不能回避不答 。 3語言質(zhì)樸自然 多是陳述 、 說明性 ， 明白曉暢 ， 懇切平和 。 38 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 函形式 ?公函 — 內(nèi)容比較重要 ， 行文鄭重 ， 具有完整的公文 格式 。 ? 事項：系主體 ， 要求審批的具體問題或事項 ， 要寫明確 ,堅持一文一事 . ? 要求：系結(jié)尾 ， 提出肯定性要求 （ 當否 ， 請批示 ） ? 4發(fā)文單位和日期：同公文 ， 寫明確 ， 以便批復(fù) 。 ?請求幫助的請示 完成工作需要在人 、 財 、 物上得到上級的幫助 。 事項：系主體內(nèi)容 ， 情況措施 、 經(jīng)驗教訓(xùn) 、 意見建議等 。 按性質(zhì)分： ?綜合性報告 匯報全面或多方面工作的報告 。 ? 4答復(fù)報告 如實匯報和答復(fù)上級有針對的詢問問題 或催辦工作 。 ?終篇收束的慣用語 此致敬禮、特此 …… 、懇請 …… ；妥否，請 …… 、當否，請 …… 、以上 …… 如無不當請 …… 、 …… 為盼、 …… 為荷、 …… 為感等。 公文性質(zhì) —— 工具 公文作用 貫徹政策 、 規(guī)范行為； 通報情況 、 指導(dǎo)工作； 方便查找 、 積累史料； 14 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 公文的特點 公文特點 制發(fā)者的法定性； 作用的權(quán)威性； 效用的現(xiàn)實性； 體式的規(guī)范性；